Curso básico de contabilidad

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1.1 Introducción

A partir de este momento, nos debemos ubicar mentalmente dentro del ambiente de los negocios y especialmente entorno a lo que es conocido como contabilidad: El lenguaje de los negocios. Si bien en cierto que al finalizar este curso no seremos maestros de negocios, también lo es el hecho que estaremos más cerca del entendimiento de lo que la administración de negocios significa.

La organización normal de un negocio descansa en cuatro pilares fundamentales: El área de producción, el área de mercadeo y ventas, el área Gerencial y controles y el área financiera (Gráfico 01). No obstante que, la contabilidad está ubicada dentro de esta última área, el producto final del departamento contable es ampliamente usado por el personal de alto rango de la empresa en cada una de sus distintas áreas de trabajo, ya que muchos de los informes que se preparan valúan a los encargados sobre su eficacia. Ahí es donde estriba el hecho que el contador de una empresa debe ser un profesional en su más amplio sentido, además por que para su labor requiere de normas de conocimiento, estudios profundos, pruebas rigurosas y un alto nivel de ética. Como prueba de ello podemos citar el hecho que para ejercer esta profesión se necesita tener una licencia especial autorizada por las leyes del País.

Para poder registrar las actividades de un negocio, la contabilidad lo realiza mediante la utilización de una serie de técnicas que más adelante iremos analizando, practicando y aprendiendo; por ahora baste con decir que debido a que la contabilidad registra y procesa todas las actividades del negocio en términos monetarios es que se dice que la contabilidad es el lenguaje de los negocios. Como lenguaje que es, encontraremos términos que tienen un significado diferente al comúnmente conocido.

GRAFICO 01

ORGANIGRAMA BASICO

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1.2 Historia y evolución de la contabilidad

En la antigüedad la actividad comercial se realizaba através del trueque, lo que se buscaba era satisfacer las necesidades básicas de subsistencia. Por esta razón no fue necesario tener control del intercambio que se daba. Sin embargo, conforme fueron incrementándose las necesidades humanas, el intercambio de productos también fue variando y la producción de estos, poco a poco se fue diversificando en cantidad y calidad; hasta que surgió la necesidad de "contar".

En la antigua Grecia (Siglo IV A.C.) y en Roma existía la costumbre de llevar libros contables donde se registraban las salidas y entradas. Durante el siglo XII en Italia, se conocieron algunos documentos contables como resultado del florecimiento de las industrias y el comercio en la época de las Comunas Libres; sin embargo, no fue sino hasta el siglo XIV que los mercaderes venecianos perfeccionaron las técnicas de los libros contables através de un principio de partida simple y en el siglo XV un fraile franciscano

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Luca Paccioli planteó el principio de la partida doble, sobre el que se basa la contabilidad actual y que se refiere a la correlación existente entre dos o más cuentas contables que afectan una transacción.

Con el paso del tiempo el comercio se fue intensificando y surgió la necesidad de registrar los bienes, las deudas y los costos en que se incurrían en los procesos productivos, por lo que se desarrollaron los principios y las reglas que regulan la actividad contable.

Durante los años 30 del pasado siglo, a raíz de la deflación ocurrida en los Estados Unidos de Norte América, muchas empresas de muy diversas actividades cerraron repentinamente sus actividades. Esta circunstancia obligó a la Bolsa de Valores de Nueva York a efectuar un estudio de las razones principales de dichos cierres. Para nuestros efectos debemos anotar que en esta oportunidad se determinó que la mayoría de las empresas utilizaban algunas reglas de registro comunes, pero como estos no eran de carácter obligatorio, muchas presentaban su Estados Financieros a su conveniencia. Fue así como a partir de esa fecha la actividad contable se establece bajo principios de registro generales de acatamiento obligatorio, hoy día conocidos como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.[1]

Posteriormente se formó una organización de carácter mundial, que es la que regula actualmente toda la actividad contable, através de las Normas Internacionales de Contabilidad (N.I.C.). A esta organización pertenecen: Estados Unidos de Norteamérica, México, Holanda, Inglaterra y otros seis países.

1.3 Principios de Contabilidad

La actividad contable se rige por la aplicación de los principios de contabilidad, los cuales son de aplicación obligada en los registros que ha el contador. La definición común del término "Principio" deja entrever la obligatoriedad, ley o regla general que sirve de guía para la acción en la profesión contable. En consideración a que son muchos los conceptos, los principios y los procedimientos que se aplican en la profesión, es que a continuación procedemos a mencionar los más comunes, en el transcurso de este documento conforme sea necesario, los iremos mencionando:

Concepto de la entidad económica: Conforme a este principio para fines contables, a todo negocio se le considera como un ente separado y distinto de sus dueños y de cualquier otro negocio. Por lo tanto los registros contables e informes de un negocio no deberán incluir ni las transacciones o activos de otros negocios, ni los activos personales o transacciones de sus dueños, toda vez que incluir esta información adicional distorsionaría la posición financiera y las utilidades del negocio.

Principio del Costo: Esto quiere decir que todos los bienes y servicios comprados por la empresa deben registrarse al costo en que se adquirieron y así deben aparecer en los Estados Financieros. Para estos efectos es irrelevante que a la hora de adquirir un bien, por ejemplo un terreno, el valor del mercado sea superior a lo que la empresa pagó, o que varios años después de haberse adquirido, el valor del terreno sea superior a lo que está registrado en los libros de la empresa.

Principio de Objetividad: Con este principio se da razón del porqué las transacciones deben registrarse al costo y consiste en que el monto de las transacciones puedan ser determinadas de una manera objetiva, de modo que las extravagancias, especulaciones y fantasías sobre el valor de los activos no puedan tener cabida dentro de la contabilidad. Para que la información contable sea plenamente útil, debe ser objetiva y por regla general, puede decirse que los costos son objetivos.

Concepto de Negocio en marcha: Los saldos que muestren los estados e informes financieros preparados por la contabilidad, respecto a los activos utilizados para llevar a cabo las transacciones del negocio, no deben modificarse con el transcurso del tiempo, ya que este principio establece que el negocio para el cual se hacen los informes y Estados financieros habrá de continuar operando indefinidamente. Como negocio en marcha debe entenderse que los activos de la empresa no están para la venta, toda vez que ello representaría la disolución de la empresa.

Si un negocio se va a liquidar o se va a vender, el concepto de negocio en marcha y los principios del costo y de la objetividad no se aplicarían durante la elaboración de los estados financieros.

Concepto de Unidad Monetaria: Este concepto obliga a que todas las transacciones realizadas por una empresa se deben medir, registrar e informar en la moneda de su país.

Sin embargo, ninguna moneda constituye una unidad de medida estable, ya que al cambiar el Índice de Precios el valor de la moneda también cambia, por lo que el valor adquisitivo varía. Esta circunstancia hace que cuando se comparan informes de un año con respecto a otro, se estén sumando y restando partidas de diferente valor adquisitivo aunque tengan el mismo valor nominal. Por lo anotado es plenamente lícito preguntarse o poner en tela de duda, la validez de los Estados Financieros através de los años. Es por esta razón que se han diseñado algunas técnicas para convertir el valor de la moneda de otras épocas al valor de la moneda actual. A estos estados se les conoce como "Estados ajustados por Índice de Precios" ó "Estados Financieros Reexpresados"[2]

1.4 Importancia de la información contable

El mundo de los negocios, la era del cambio y la apertura de fronteras, entre otras características actuales del mundo empresarial, exige cada vez más que los protagonistas en el campo gerencial de las empresas, sean estas con fines lucrativos o no, profesionalismo constante en la administración de negocios.

En este aspecto es indudable que el concepto de la contabilidad como técnica de información ha logrado un predominio absoluto, toda vez que actualmente la contabilidad ya no es más un simple registro de hechos históricos, sino más bien es la herramienta informativa que se utiliza para facilitar la toma de decisiones, tanto para los funcionarios internos de una organización como para aquellos usuarios externos.

Por lo anterior, entonces, podemos indicar que la contabilidad es la ciencia-técnica que enseña las normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas, ya sean estas individuales u organizacionales.

Desde este enfoque, es oportuno indicar que existen varias ramas de la contabilidad que en conjunto forman el sistema de información requerida en la empresa para la toma de decisiones oportunas y acertadas, estas se mencionan en el cuadro 01.

De dicho cuadro se deduce que la contabilidad constituye una actividad de prestación de servicios, cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas. La información que la contabilidad proporciona es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para la toma de decisiones, con ella podremos determinar las deudas que tiene el negocio, podemos observar si el negocio tiene capacidad de pago para atender sus créditos, así como, se podrá valuar si la administración del negocio ha sido eficiente o no y se podrá determinar la rentabilidad de las gestiones realizadas.

Cuadro 01

Sistemas de información contable

CONTABILIDAD FINANCIERA: Es el sistema de información contable orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, ya sean, accionistas, bancos , inversionistas. También sirve de apoyo al personal interno de la empresa

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CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA : Sistema de información al servicio de las necesidades de información internas de la empresa, orientada a facilitar las funciones de planificación, control y tomas de decisiones[3]

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CONTABILIDAD FISCAL: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

1.5 Objetivos fundamentales de la contabilidad

Los fines fundamentales que la contabilidad debe conseguir podemos detallarlos así:

1. Establecer un control absoluto sobre los recursos y obligaciones del negocio.

2. Registrar en forma clara todas las operaciones efectuadas por el ente económico.

3. Proporcionar una imagen clara de la situación financiera de la empresa a una fecha dada.

4. Debe de proporcionar información útil para la toma de decisiones.

1.6 Lenguaje contable

Anteriormente se indicó que a la contabilidad se le identifica como el lenguaje de los negocios. El significado de algunos términos que son importantes que se reconozcan, los detallamos a continuación:

Activo: Este término se refiere a todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa; como bienes el mobiliario, el equipo, los vehículos, los terrenos y edificios; y como derechos están las cuentas por cobrar, derechos telefónicos, depósitos en garantía, etc.

Pasivo: Con este vocablo se identifica a todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa con propios y terceros. Los préstamos hechos a los Bancos, las compras a crédito hechas a los proveedores del negocio, los impuestos recaudados a favor del fisco, son ejemplos de los pasivos que puede tener un negocio.

Patrimonio: Generalmente se dice que es el capital (dinero) que dispone una persona, o bien, que es el conjunto de bienes que posee esa persona, expresando su valor en dinero; por ejemplo, cuando afirmamos que un señor es propietario de un terreno con valor de ¢1.000.000,00 y que tiene un edificio con un valor de ¢5.000.000,00, automáticamente pensamos que el patrimonio (capital) de ese señor asciende a ¢6.000.000,00.

Para poder entender el verdadero significado que el capital tiene en el estudio de la contabilidad, debemos explicar los tres aspectos que este vocablo puede presentar por sí mismo: Capital económico, capital financiero y capital contable.

- Capital en economía: Para efectos de la ciencia económica, el capital es uno de los factores de producción y representa el conjunto de bienes que sirven para producir riqueza, por lo cual se identifica como capital las herramientas, maquinaria y demás implementos utilizados para labrar la tierra.

- Capital financiero: Es el dinero que se invierte para que se produzca un ingreso o interés, de esta forma el dinero que los bancos prestan a las personas por lo que les cobrar un interés es su capital financiero.

- Capital contable: En el estudio de la contabilidad el capital contable (patrimonio) se determina restando del valor de todos los bienes que tiene una empresa, el monto de las deudas. A manera de ejemplo supongamos que su usted tiene un negocio que cuenta con mobiliario, equipo, dinero en el banco por valor de ¢800.000,00 y le debe al Banco la suma de ¢300.000,00, su capital contable sería de ¢500.000,00.

De esta forma definimos que el patrimonio representa la diferencia aritmética entre el Activo y el Pasivo de una empresa. Dependiendo del resultado de esta operación aritmética, una empresa puede tener un capital contable positivo o negativo. El primero es cuando el valor de los activos es mayor que los pasivos y el segundo caso se presenta cuando el valor de los pasivos es mayor que el valor de sus activos.

Capital Contable

Positivo

Capital Contable

Negativo

Activo

¢1.250.000,00

¢ 800.000,00

Pasivo

1.000.000,00

1.050.000,00

Capital Contable

250.000,00

250.000,00

REPASO DE MATERIA

Repaso teórico

Repaso práctico

1. Si una persona compra una tienda cuyos activos valían 2.000.000, pero tuvo que pagar al dueño la suma de 2.500.000. Este sobre-precio se considera como un…

2. Las cuentas por cobrar a mis clientes, son…

3. Se afirma que la contabilidad Fiscal es…

4. El principio del Costo en el registro contable indica que…

5. Se puede afirmar que la contabilidad es…

6. Si yo hago un préstamo con un amigo por $3.600.000 que no me cobra intereses, pero debo pagarle la suma de $100.000 mensuales, entonces debo registrar…

7. El principio del costo, el concepto de negocio en marcha y el concepto de unidad monetaria deben considerarse en los registros contables…

8. Cuál de los tipos de contabilidad que se presentan en el siguiente gráfico es para usted la menos importante, díganos porqué….

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UNIDAD 02

Informes Financieros y Ecuación Contable

2.1 Cuentas comúnmente utilizadas

Las transacciones de un negocio originan aumentos y disminuciones de los activos, pasivos y del capital contable; para registrar estos movimientos se utilizan las cuentas.

Unas cuentas se utilizan para medir las variaciones que se presentan en los activos, en lospasivos y en el capital contable, que conforman el Estado de Situación del negocio. Otras cuentas se utilizan para medir las variaciones que se dan en los ingresos y en los gastos que forman el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas.

CUENTAS DE ACTIVOS:

Las cuentas de los activos que tienen mayor uso, son las siguientes:

Caja: Representa el dinero en efectivo que la empresa tiene en su poder, como billetes y monedas.

Bancos: Es el dinero en efectivo que tiene la empresa depositada en una cuenta corriente de su banco.

Inventarios: Son los artículos que tiene la empresa con el objeto de venderlos.

Cuentas por Cobrar: Aquí se registran los montos de las facturas por ventas realizadas a crédito o los saldos de ellas.

Documentos por cobrar: Son los títulos de crédito girados a favor del negocio, como los pagarés, letras de cambio e hipotecas.

Terrenos: Son los espacios de tierra que pertenecen al negocio.

Edificios: Son las construcciones de plantas, oficinas y otras que son propiedad de la empresa.

Mobiliario y Equipo : Es donde se registra la compra de escritorios, sillas y todo aquel equipo, como computadoras y máquinas de escribir, que se necesitan en la empresa.

Maquinaria : Representa el conjunto de máquinas que utilizan las industrias para la transformación de la materia prima.

Depósitos en garantía : Representa los fondos en custodia que se entregan para garantizar un contrato, como el depósito que se entrega al Instituto Costarricense de Electricidad al adquirir una línea telefónica o a las Cervecería cuando dejan cajas y envases en un negocio.

Gastos Diferidos: Corresponde a los desembolsos que hacen las empresas para cubrir gastos anticipadamente. Los casos típicos son: a.) Las primas de seguros que se hacen a las empresas aseguradoras para cubrirse contra incendios, accidentes y otros riesgos. B.) Las rentas (alquileres) que se cancelan a los propietarios de los inmuebles cubriendo varios períodos.

CUENTAS DE PASIVOS:

Cuentas por pagar : La mayoría de estas cuentas surgen por las compras que hace la empresa a sus proveedores, por la cual se firma una factura.

Documentos por pagar: Son las cantidades adeudas por préstamos recibidos, la cual se garantizó con la firma de un pagaré, Letra de Cambio o Hipoteca.

Productos diferidos: Estas cuentas surgen cuando la empresa recibe dinero anticipadamente, tal es el caso cuando… a.) la empresa alquila alguna propiedad y recibe el valor del alquiler por varios meses anticipadamente. (b) Cuando recibe el pago de intereses adelantados por préstamos otorgados.

CUENTAS DE PATRIMONIO:

Las cuentas de mayor uso del capital contable lo forman las siguientes:

Capital Acciones: Es el aporte que hacen los socios en una sociedad y lo forman todas y cada una de las acciones emitidas por la empresa.

Aporte de Capital: Se utiliza cuando una persona invierte en su negocio propio y esta actividad se ejerce a nombre personal.

Cuenta de retiros: Generalmente cuando una persona invierte en un negocio y lo ejerce a nombre personal espera tener utilidades al final del año, sin embargo, él necesita en el transcurso de ese año hacer algunos retiros de fondos para cubrir sus gastos personales y familiares. Estos retiros se registran en esta cuenta.

CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS

Estas son las cuentas que se utilizan para elaborar un Estado de Resultados, para ello se necesita conocer el monto de cada uno de los ingresos y los gastos que tuvo la operación. Para efectuar esto se necesitan varias cuentas de ingresos y gastos y en consideración a que no todas las empresas tienen los mismos ingresos y gastos, sería imposible hacer un listado de todas la cuentas que se necesitan, o que por lo menos son de mayor uso. No obstante, conforme avancemos en este documento no iremos familiarizando con el uso de algunas cuentas que forman el estado de resultados o estado de ganancias ó pérdidas.

2.2 La Ecuación contable en el Estado de Situación

En la unidad anterior indicamos que los activos son todos los bienes que tiene la empresa para trabajar. Estos activos se adquieren de muy diversas formas; comprándolos al contado, al crédito o mediante una combinación de ambas formas. Así mismo indicamos que los activos menos los pasivos dan como resultado el Patrimonio. Pues bien, la forma de presentar los activos se hace através de un informe financiero conocido como "Estado de Situación" o "Balance General". En este informe se deben igualar los activos, con los pasivos y el capital contable. De esta igualdad surge la Ecuación Contable siguiente:

ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

Toda la contabilidad basada en la partida doble descansa en esta ecuación.

2.3 Partida Doble del registro

El concepto de partida doble del registro lo que indica es que toda transacción que se realice, afecta necesariamente, como mínimo a dos cuentas en el registro contable. Lo anterior obedece al fenómeno de "causa-efecto" que se genera con toda transacción comercial.

La transacción comercial implica un intercambio de bienes o servicios; independientemente de que tipo de transacción se realice en una empresa, la ecuación contable siempre se mantiene en equilibrio, por lo que sus activos siempre serán iguales a la suma de sus pasivos y al aporte de sus socios.

A manera de ilustración de este aspecto, siga cuidadosamente el siguiente ejemplo

(1) El 1 de octubre del año pasado, el Lic. Arturo Bolaños abrió en esta ciudad el Despacho Jurídico Bolaños". Para ello invirtió parte de sus ahorros por ¢100.000,00 que depositó en la Caja.

Después de esta transacción observe la composición de su ecuación contable:

ACTIVOS ¢100.000,00 = PATRIMONIO ¢100.000,00

En este caso su único activo es el efectivo que depositó en la Cuenta Bancaria por ¢100.000,00 y el capital contable del Sr. Bolaños son los mismos ¢100.000,00.

Continuando con este ejemplo, supongamos que:

(2) El Lic. Bolaños pago la renta de la oficina por tres meses adelantados por un valor de ¢30.000,00 y ...

(3) Compró equipo de oficina por valor de ¢50.000,00.

Estas transacciones implican un cambio en la composición de sus activos, que generan un cambio en su ecuación patrimonial. Estos cambios se presentan en la figura 01. Observe que la ecuación contable en cada transacción mantiene el equilibrio entre activos y capital.

Figura 01

Efectivo

Alquiler Pagado

Equipo Oficina

=

Capital

(1) 100.000

100.000

(2) -30.000

30.000

(3) -50.000

50.000

20.000

30.000

50.000

=

100.000

En la anterior figura se refleja el mecanismo de operación de la ecuación contable.

Podemos ahora a observar como afecta a la ecuación contable las transacciones que se realicen por la adquisición de pasivos.

Para tal efecto suponga que...

(4) El Sr. Bolaños necesita adquirir Equipo de oficina adicional para su oficina por un valor de ¢35.000,00, pero como tiene en efectivo solamente la suma de ¢20.000, decide adquirir el equipo através de una compra a crédito.

La anterior transacción se presenta en la figura 02, donde se puede observar que sus activos por equipos de oficina se incrementaron como producto de la compra, pero a la vez se incrementaron sus pasivos, puesto que el proveedor que le vendió a crédito adquirió un derecho especial sobre los activos del Sr. Bolaños.

Figura 02

Efectivo

Alquiler Pagado

Equipo Oficina

=

Cuenta a

pagar

Capital

(1) 100.000

=

100.000

(2) -30.000

30.000

(3) -50.000

50.000

(4) +35.000

=

35.000

20.000

30.000

85.000

=

35.000

100.000

2.4 La Ecuación contable en el Estado de Resultados

El objetivo primordial de cualquier negocio es el incrementar el capital contable mediante la obtención de utilidades. El informe financiero que contablemente se utiliza para registrar y analizar las utilidades obtenidas, como ya hemos mencionado es el Estado De Resultados (Estado de Ganancias y Pérdidas). En este Informe se detallan todos los ingresos, costos y gastos que la operación genera en un período de tiempo determinado.

En el Estado de Resultados es donde se muestra en forma detallada la forma en que se ha obtenido la utilidad o la pérdida, que se determina por la simple diferencia entre los ingresos generados y los gastos incurridos. Es importante anotar que este informe se considera como un estado complementario al Estado de Situación ya que en este último se muestra solamente el monto de utilidad o la pérdida obtenida y la forma como ocurrió se presenta en el Estado de Resultados.

Más adelante analizaremos con mayor detalle la forma como se determina este informe financiero, por ahora, continuemos analizando los efectos de los ingresos y gastos en la ecuación contable y específicamente en el capital contable.

(5) El Sr. Bolaños cobra por sus servicios los honorarios que el Colegio de Abogados le exige, por tal motivo cobró en efectivo la suma de ¢55.000 a uno de sus clientes por la confección de una escritura para el traspaso de una propiedad.

(6) El Sr. Bolaños incurrió en gastos de timbres y otros trámites para la confección de la anterior escritura, la suma de ¢15.000,00.

Los efectos en la ecuación patrimonial de las dos transacciones anteriores se presentan en la Figura 03.

En primer término debemos destacar que los honorarios cobrados constituyen en este caso un ingreso, el cual no solo aumentó los activos del Sr. Bolaños (Caja), sino que además que este ingreso incrementó el capital contable de la ecuación patrimonial.

Al observar el comportamiento de los gastos podemos determinar que estos disminuyeron los activos (en este caso el activo Caja) y paralelamente disminuyó el capital contable.

De esta forma, podemos deducir dos importantes hechos:

i.) Los ingresos aumentan el capital contable y los gastos lo disminuyen.

ii.) Con el movimiento de los ingresos y gastos la ecuación patrimonial sigue manteniendo su equilibrio.

Figura 03

Efectivo

Alquiler Pagado

Equipo Oficina

=

Cuenta a

pagar

Capital

(1) 100.000

100.000

(2) -30.000

30.000

(3) -50.000

50.000

(4) +35.000

35.000

(5) 55.000

55.000

(6) -15.000

-15.000

60.000

30.000

85.000

=

35.000

140.000

Este es el principio que regula el registro de los ingresos, para ello define...

(A) Un ingreso como el incremento de los activos: Esta circunstancia no necesariamente tiene que ser en efectivo como en el caso anterior. Si por ejemplo, los honorarios por el servicio de abogado del Sr. Bolaños de la transacción (5) que vinos anteriormente, el cliente no los hubiera cancelado de inmediato y en su lugar hubiera firmado una factura, el aumento en los activos se hubiera producido por el registro de una "cuenta por cobrar".

(B) De lo anterior se deduce que este principio establece que el ingreso debe registrarse, independientemente de que se haya cobrado o no, toda vez que...

(C) este principio también indica que el ingreso se reconoce o se registra en el momento en que este se dé, pero no antes de que se gane

Otro término que el estudiante debe tener claro, es que en el lenguaje contable se define como "Cuenta Mayor" aquella que bajo su concepto general se abrigan varias cuentas de la misma naturaleza.

A manera de ejemplo, suponga que una empresa trabaja con varias cuentas bancarias : Con El Banco de Costa Rica, tiene las cuentas 100-A con un saldo de ¢25.000,00, la 101-A con ¢125.000,00, así mismo con el Banco Nacional opera la cuenta 587-54 cuyo saldo asciende a ¢10.000,00. La cuenta Mayor "Bancos" de esta empresa mantendrá, entonces, un saldo de ¢135.000,00.

Igual que en este caso de la cuenta de Bancos, un negocio puede utilizar para cada una las cuentas y subcuentas que necesite para su operación; desde una docena de cuentas hasta miles de ellas.

En realidad, el término de cuenta mayor, tal como se utiliza en la contabilidad, es para identificar la agrupación de varias cuentas de naturaleza común.

2.7 Formato de Informes Financieros:

Hemos comentado en los párrafos anteriores de los dos informes financieros más importantes: El Estado de Situación y el Estado de Resultados. En este aparte vamos a estudiar el formato de estos y la clasificación de cuentas.

A.) El Estado de Situación que presentamos en dos partes. En una se clasifican los activos (Figura 04) y en otra el pasivo más el capital contable (Figura 04-A). En cada una de sus partes, las cuentas se agrupan según valores homogéneos.

En la figura 04 se presenta la clasificación del activo.

El Estado de Situación debe ser encabezado por el nombre de la empresa, con el objeto de definir a quien pertenecen los montos que se muestran en este informe. La segunda parte del encabezado es el nombre del informe y la fecha en que fue preparado.

Las partidas del activo se deben anotar de acuerdo con su grado de disponibilidad; de mayor a menor disponibilidad.

Debe entenderse como grado de disponibilidad como la facilidad que tiene la partida para convertirse en efectivo, de esta forma los activos clasificados como circulantes están todos aquellos bienes que podrían convertirse en efectivo a un año plazo o en un período de tiempo igual a su ciclo de operación. El orden en que deben aparecer las principales cuentas de activos es el siguiente:

Caja y Bancos : Aparecen en primer lugar por ser valores en efectivo que están disponibles de inmediato y no necesitan de ninguna conversión.

Inventarios : Este activo aparece después del efectivo, por ser el activo de más fácil conversión en dinero efectivo, ya que esta es la mercadería que se adquirió para la venta.

Cuentas por cobrar : Esta cuenta aparece en el activo circulante ya que por definición estos son montos de muy fácil recuperación y por lo tanto su convertibilidad en efectivo es casi inmediato.

Documentos por cobrar: Por definición estas partidas lo forman documentos que deben cobrarse a un año plazo. La razón para anotarlos en el último lugar del activo circulante, obedece a que, normalmente, estas partidas pertenecen a documentos con vencimientos mayores y su conversión en efectivo es un tanto más difícil que las cuentas por cobrar.