Realidades de la comunicación interna en la empresa azucarera Guantánamo



Resumen

El tema que aborda este artículo, Realidades de la Comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo, tuvo como problema científico ¿Cómo se manifiesta la comunicación interna para evitar su deterioro entre los miembros de la Empresa azucarera Guantánamo?, con el objetivo de diagnosticar el estado actual que presenta la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo, y para su solución se utilizaron métodos y técnicas de investigación, que llevaron a la realización de una análisis estratégico de los resultados del diagnóstico de comunicación a través de una matriz DAFO.

Abstrac:

The topic that approaches this article, Realities of the internal Communication in the sugar Company Guantánamo, had as scientific problem How the internal communication is manifested to avoid its deterioration among the members of the sugar Company Guantánamo?, with the objective of diagnosing the current state that it presents the internal communication in the sugar Company Guantánamo, and does it stop its solution methods they were used and technical of investigation that took to the realization of a strategic analysis of the results of the communication diagnosis through a main DAFO.

Palabras claves: Organización, Comunicación Organizacional, diagnóstico de comunicación interna.

Key words: Organization, Organizational Communication, diagnostic of internal communication.

Introducción

El proceso de actualización del modelo económico cubano, la subida de los precios en el mercado internacional del azúcar, sus derivados, principales insumos, y la agudización de la crisis económica, política, ecológica, mundial, marcaron cambios en el desarrollo económico del país, con la extinción del antiguo Ministerio del azúcar (Minaz) en el 2010 y la aparición del Grupo empresarial Azcuba, se inició el reordenamiento del importante sector agroindustrial, tanto en el país como en la provincia de Guantánamo.

La Empresa azucarera Guantánamo tiene entre sus principales producciones caña de azúcar, azúcar, mieles, energía eléctrica, alcoholes, rones, licores, vinos, alimento animal, otros servicios y productos derivados, para lo que dispone de un fondo de tierra, con un área agrícola actual de 31 486.2 hectáreas distribuidas en el Valle de Guantánamo y se encuentra representada en los municipios de Manuel Tames, Guantánamo y El Salvador.

La problemática que más prevaleció en la organización estuvo el deterioro de la comunicación interna entre los trabajadores de la organización, por lo que se determinó como problema de investigación:

¿Cómo se manifiesta la comunicación interna para evitar su deterioro entre los miembros de la Empresa azucarera Guantánamo?

Objetivo general:

Se utilizaron diferentes métodos y técnicas de investigación desde la perspectiva de investigación cualitativa:

Del nivel teórico

Histórico-lógico: Permitió establecer la lógica de los elementos de comunicación organizacional, adaptada a la lógica del desarrollo histórico de la comunicación interna, determinando los aspectos que inciden en el problema y el estado actual que presenta la Empresa azucarera Guantánamo.

Análisis-síntesis: Permitió analizar los elementos establecidos en el fenómeno que se investiga en su totalidad y multiplicidad, seleccionar aquellos aspectos que tenían relación y buscar unidad y variedad.

Inducción-deducción: Permitió utilizar el análisis de los datos obtenidos de los instrumentos aplicados y consultas bibliográficas realizadas, se arribaron a conclusiones sobre la manera de mejorar la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo.

Análisis documental: Se revisaron las actas de reuniones del consejo de dirección, actas de reuniones departamentales, actas de reuniones sindicales, el reglamento disciplinario interno, y reglamento orgánico de la Empresa azucarera Guantánamo.

Del nivel empírico

Entrevista: Es una técnica para la recopilación de información, cuyas características distintivas se basaron en profundizar los conocimientos y dominio que poseen los trabajadores de la organización respecto a la comunicación interna.

Encuesta: Es el método de obtención de información primaria sociológica basado en el planteamiento de preguntas orales o al conjunto de personas investigado, en este caso se realizaron a los trabajadores dentro de la organización.

Observación participante: Es una técnica y se realizó a los trabajadores de las diferentes categorías ocupacionales dentro de la Empresa azucarera Guantánamo, apoyándose en reuniones de departamentos, consejos de dirección, balances, entre otras que ocurrieron en el período y en donde se les permitió su participación.

Desarrollo

1.1 Reflexiones en torno a la organización y la comunicación organizacional.

Las tendencias actuales de los estudios relacionados con la comunicación en las organizaciones en América Latina y en el mundo están centrados en la institución u organización, y en esta investigación se trabaja desde la perspectiva de la organización, la que es definida por los autores (Rodríguez, 2004: 6), (Lucas Marín, 1997: 6) y (Bartoli citada por Trelles, 2004: 5) como sistemas sociales de tipo propio, caracterizados por la capacidad de conformar redes de individuos coordinados espacial y temporalmente como sistemas sociales bien establecidos, en el cumplimiento de una serie de funciones muy diversas que exigen de un esfuerzo continuo de adaptación, transformación, producción, reunión y mantenimiento, por lo que a partir de su desarrollo aporta unidad a cualquier grupo de hombres, constituido conscientemente con el propósito de alcanzar un determinado objetivo.

Es el concepto de (Trelles, 2004: 7) el que califica a la organización de estar formada por series de individuos que ocupan ciertas posiciones o representan diferentes roles. En el funcionamiento de los colectivos de trabajo, y la concepción de estos como grupo organizado para alcanzar objetivos determinados. Sin el concurso del flujo comunicacional adecuado entre los miembros del grupo, y entre estos y su entorno externo, no hay posibilidad alguna de lograr éxito, ni obtener resultados.

En los procesos funcionales de la organización que sirven de material de estudio para la Comunicación Organizacional como la Institucional. Los investigadores (Fernández, 1997:18), (Rodríguez, 1997: 31), y (Goldhaber, 1999: 18) la designan como la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante, siendo el conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan dentro de una red de relaciones interdependientes entre los miembros de la organización,

(Martín, 1997: 31) y (Benavides citado por Trelles, 2004: 7) la establecen como la realización de actividades muy puntuales como coordinar y canalizar el plan o la estrategia de comunicación de la organización; gestionar acciones encaminadas a mejorar la imagen pública; conseguir que la comunicación sea clara, veraz, transparente; mantener estrecha relación de colaboración con los medios de comunicación masiva, y le atribuyen una función globalizadora y al mismo tiempo diversificada; abarca otros contenidos y acciones como la práctica del marketing, o la publicidad, la gestión de comunicación externa o las relaciones con los medios.

(Trelles, 2004: 7) centra su atención investigadora en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, a fin de mejorar la interrelación entre sus miembros y entre estos y el público externo, lo que conduce a un mejor funcionamiento de la empresa o institución, y al fortalecimiento de su identidad.

La Comunicación Organizacional se manifiesta desde dos vertientes fundamentales: comunicación interna o intrainstitucional y la externa o extrainstitucional. (Rodríguez de San Miguel, 1997: 31) expresa que la comunicación interna ocurre cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, especialistas, empleados, trabajadores y obreros), y la comunicación externa es cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, entre otros.).

La comunicación externa comprenderá las relaciones públicas y la publicidad, y marcara sus pautas en las relaciones con las administraciones públicas de los gobiernos municipales, las relaciones con el inversor, la comunicación del mercado de trabajo, la publicidad corporativa, la comunicación ambiental y la comunicación interna. Denota un grupo de actividades comunicativas heterogéneas que solo tienen unos pocos puntos en común (Van Riel, 1997: 31).

Toda organización está compuesta por personas, y estas en su interior asumen distintos roles por función, jerarquías, área de responsabilidades, entre otros, por lo cual el flujo de comunicación más común en la organización, y según (Goldhaber, 1999: 21) es vertical descendente, es decir , desde la dirección hacia la base; existe numerosos eslabones por los que transita el mensaje con alto riesgo de deformación paulatina y no hay interés marcado por la búsqueda de retroalimentación

Sus debilidades se concentran en su desatención al receptor, y a la falta de retroalimentación, en la distancia que se establece entre la dirección de las organizaciones y la base, el poco uso de las redes de comunicación, escasa variedad de mensajes y la reducción de funciones del sistema de comunicación lo que en sentido general produce una organización estática, poco flexible, con eliminación casi

absoluta de un entorno vertiginosamente cambiante que implica una sensible reducción de supervivencia.

Las redes de comunicación, debido a la importancia que tienen ambos en el sistema comunicacional de la organización, implica considerar que están participando varios sujetos en el proceso, en forma similar a como se vinculan los eslabones componentes de una cadena.

Constituyen flujos de mensajes entre personas que en las organizaciones están formados por series de individuos que ocupan ciertas posiciones o representan determinados roles (Trelles, 2004: 63)

Las redes formales siguen un camino oficial dictado por la jerarquía de la organización o por la función laboral; fluyen ascendentes o descendentes cuando se emplea el principio escalar de autoridad o jerarquía, y a través de la organización cuando se aplica el principio funcional de la calificación de trabajo. La comunicación descendente se aplica a todos aquellos mensajes que fluyen de la dirección con destino a los empleados.

Las redes informales que con frecuencia operan en el seno de la organización, son los mensajes que no fluyen siguiendo la línea escalera o funcionales y son clasificados como informales, porque no son mensajes racionalmente específicos. Se deriva de incidentes de los arreglos espaciales en la personalidad o en la capacidad de la personas.

El mensaje es el estímulo que la fuente trasmite al receptor; es la idea o sentimiento que se comunica. Los mensajes se componen de símbolos que tienen un significado común para la fuente y el receptor. La codificación es la traducción de una idea ya concebida a un mensaje apropiado para ser trasmitido por la fuente. Codificar es la consecuencia de cambiar un significado por un símbolo.

Los mensajes ascendentes son aquellos mensajes que fluyen de los empleados a los superiores normalmente con el propósito de formular preguntas, proporcionar feedback o retroalimentación y hacer sugerencia. Tienen además el efecto de mejorar la moral y las actitudes de los empleados por lo que los mensajes siguen las redes ascendentes y son clasificados como de integración o humanos.

Los mensajes descendentes son aquellos que fluyen desde los superiores hasta los subordinados. La mayoría son de tarea o mantenimiento, relacionados con directrices, objetivos, disciplina, órdenes o preguntas (Goldhaber, 1999: 105)

Los mensajes horizontales consisten en el intercambio lateral de mensajes entre personas que se encuentra en el mismo nivel de autoridad dentro de la organización. Fluyen con el principio funcional que siguen las redes horizontales, y están relacionados por regla general con las tareas o con factores humanos, coordinación, resolución de problemas, arreglos de conflictos, información.

A pesar de la distorsión de la información los mensajes informales son rápidos, debido a que no siguen los canales de difusión formales, y son muchos más personales en la trasmisión. Son exactos cuando se trata de información no controvertida.

Los mensajes informales existen en cualquier institución, y pueden ser de provecho a los directivos para difundir información, traduciéndola a un mensaje comprensible para todos y así poder obtener retroinformación acerca de los sentimientos de los empleados.

Las relaciones de los públicos con la organización, es de vital importancia para su propia supervivencia. Se entiende por público a todo grupo social con un interés determinado y, a veces también, con un nivel cultural específico, que integran el organigrama de la empresa o institución.

Los públicos internos están formados por las personas que se encuentran directamente vinculadas a la institución en virtud de que la constituyen a manera de componentes individuales. Estos públicos se ubican por lo tanto en lo que pudiera concebirse como el interior de la institución.

El vínculo que se establece entre la organización y estos públicos es muy fuerte porque el grado de dependencia mutua que se da entre ellos es muy alto. Esta dependencia del sistema proviene del hecho de que la organización requiere de sus componentes individuales para el logro de sus objetivos, y en última instancia para su misma supervivencia como sistema.

La efectividad de la comunicación entre la organización y sus públicos internos y externos, tanto intrainstitucional como extrainstitucional, dependerá en gran medida de que exista entre ellos una relación satisfactoria. Esta a su vez se dará cuando las necesidades de los componentes individuales; es decir, de sus públicos internos, sean satisfechas. (Muriel y Rota, citadas por Trelles, 2004: 134)

Los públicos externos o extrainstitucionales son aquellos individuos o sistemas sociales que forman parte del medio ambiente externo del sistema institucional y que afectan o son afectados por el, en mayor o menor grado, en función del logro de los objetivos de ambos (institución y públicos).

1.2 Diagnóstico de comunicación interna a la Empresa Azucarera Guantánamo

El diagnóstico permite conocer los problemas, necesidades y áreas de oportunidad o amenaza en la interacción y los flujos de comunicación del personal interno. A partir de los resultados se plantearán posibles estrategias correctivas que refuercen o encaminen las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa.

Después del triunfo revolucionario del Primero de enero de 1959 comenzó una etapa de restructuración, institucionalización y creación de ministerios para atender las esferas de la economía, la producción y los servicios. Constantes fueron los cambios que tuvo la industria azucarera en el país, con la creación del Ministerio del Azúcar MINAZ, que administraba en Cuba más de 140 centrales azucareros nacionalizados por el gobierno revolucionario a compañías nacionales y de capital norteamericano.

El denominado Periodo Especial en la década de los 90 del pasado siglo XX, provocó la caída de la producción azucarera, que unido al descenso de los precios del azúcar en el mercado internacional, resultó insostenible para la economía cubana, bloqueada económicamente por el gobierno de los Estados Unidos desde el mismo triunfo de la Revolución Cubana.

Se inicio entonces un proceso de reordenamiento laboral dentro del sector azucarero en el país, conocidos como la Tarea Álvaro Reinoso I y II, que conllevo al cierre de centrales azucareros, redimensionamientos y creación de empresas agropecuarias, así como la superación académica y cultural de los trabajadores del sector, con la apertura de sedes universitarias en los bateyes azucareros.

La extinción del antiguo Ministerio del Azúcar (MINAZ) y la creación del Grupo empresarial AZCUBA, implicó en el 2011 realizar el proceso de reordenamiento del importante renglón económico en el país.

En la provincia de Guantánamo después del proceso quedó conformada la Empresa Azucarera Guantánamo, con el objeto social de producir caña de azúcar, azúcar, mieles, energía eléctrica, alcoholes, rones, licores, vinos, alimento animal, y presenta además otros servicios y productos derivados, para lo que dispone de un fondo de tierra, con un área agrícola actual de 31 486.2 hectáreas ha distribuidas en el Valle de Guantánamo y se encuentra representada en los municipios de Manuel Tames, Guantánamo y El Salvador.

Su Misión consiste en producir azúcar, energía y derivados a costos competitivos para satisfacer el consumo interno y la exportación, con la visión de hacerlo con eficiencia y alta calidad.

Tuvo varios cambios estructurales internos, y en la actualidad predomina el trabajo por calificadores de cargos y que existe la ubicación jerárquica, desde el director que es la máxima autoridad hasta los subordinados, determinando un grupo de mandos. Tiene por estructura organizativa:

Dentro de las funciones que se le atribuyen a la comunicación en las organizaciones, las cuales son: descriptiva, evaluadora y de desarrollo, la que más se manifiesta en la Empresa azucarera de Guantánamo es la descriptiva, porque en dicha organización se expone lo que sucede, el estado de las cosas en los diferentes ámbitos y escenarios organizacionales, manifestando el modo de actuación y la manera en que lo hacen.

Los públicos son los protagonistas de los procesos comunicativos en la organización. En el caso de la empresa que es objeto de estudio los fundamentales son los internos y externos.

El público interno es el que conforma la platilla de la organización y en dependencia del lugar que ocupen en el organigrama pueden ser:

En la entidad existen ingenieros en procesos industriales, mecánicos, agrónomos, y de otras especialidades, responsables de dirigir todo el proceso de reparaciones tanto del central azucarero, centros de limpieza, maquinaria agrícola, cosechadoras de cana, entre otras áreas claves dentro del proceso agroindustrial.

Publico externo: Se trata de los públicos que no forman parte de la organización. En el caso de la Empresa azucarera Guantánamo, se trata de las empresas que mantienen estrechos vínculos comerciales, como son el caso del Grupo empresarial comercio, con la mayorista de productos alimenticios e industriales, grupo Biocubafarma, UBPC, CPA, entre otras empresas y formas productivas.

En cuanto a la edad oscilan entre los 35, 40, 50 y 60 años, y existen un número considerable de jóvenes, el sexo que predomina es el masculino, y el nivel socioeconómico es creciente, debido a que se logran altos índices de productividad en tiempo de zafra, porque hay mayor ganancia en los salarios de los trabajadores, alcanzada por el cumplimiento en la producción de azúcar, con mayores niveles de ventas.

Pero ocurre lo contrario en tiempo de reparaciones, porque se ajusta la compra de insumos agrícolas para la fertilización de la caña, el mantenimiento de equipos, las inversiones industriales, entre otros, lo que varían mucho el presupuesto y ajusta las remuneraciones salariales.

El liderazgo en la Empresa azucarera Guantánamo recae mucho en la directora, quien logra métodos y estilos de trabajo, con mayor control y rigor en la coordinación y cumplimiento de las tareas, así como la exigencia a su consejo de dirección, cuestión que se observo por parte de las autoras en las reuniones semanales de zafra, y las sindicales, fundamentalmente.

La razón de la relación entre los públicos y la institución parten desde las expectativas de cada publico respecto a la institución y de la institución respecto a cada público. Este aspecto se sustenta a partir del logro o no de las expectativas, con la aplicación del método de encuesta a partir de la muestra escogida de 91 trabajadores, se pudo determinar que existe conflicto en la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo.

La relación de los públicos con la organización influyen en la imagen proyectada de estos con la empresa, en lo que hace y la que dice que hace o la que da a entender, y que tiene toda su importancia porque es la responsable de las desviaciones y de las frustraciones que se generan entre muchas de las expectativas del público y la realidad que este experimenta después.

Es la «disonancia cognitiva» la que da crédito a la divergencia entre la imagen proyectada e imaginada para el público, que resulta inducida para la creación publicitaria de deseos en favor de un producto a un servicio, y la imagen real experimentada para los individuos en el contacto con la realidad.

La evaluación de la calidad se fundamenta en la relación lograda o no, desde la perspectiva de alcanzar una imagen favorable o no dentro de la organización. En el caso de la Empresa azucarera de Guantánamo la imagen fue evaluada de desfavorable, porque la relación no cumple con las expectativas que de este aspecto tiene el público interno.

Al ser desfavorable la imagen y no alcanzar un logro de expectativas del publico interno con la organización, se deben de promover objetivos como: lograr la consolidación de los textos que detallan el cómo debe ser la imagen, como la implementación del Manual de Gestión de la Comunicación Institucional, y terminar la confección del Manual de Identidad Corporativa, textos que ayudarían a cambiar la imagen real desfavorable a la imagen deseada.

Es de vital importancia conocer el funcionamiento de las redes, porque permiten canalizar los mensajes dentro de la organización, y se pueden clasificar en dos tipos fundamentales: formales e informales. En el caso de la Empresa azucarera Guantánamo el análisis de los aspectos mencionados con anterioridad, se realizó a través de la identificación de los diferentes grupos y subgrupos de redes

1.3 Concepción de la matriz DAFO para analizar las problemáticas y realidades de la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo

En el análisis estrategico de los resultados del diagnóstico de comunicación, se empleo la matriz DAFO para evaluar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, de la problemática más actual que presenta la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantanamo.

Entre las Fortalezas se pudieron verficar:

En lo relacionado con las Oportunidades se pudieron constatar las siguientes:

Entre las Debilidades apreciadas en la investigación estuvieron:

En cuanto a las Amenazas se expresaron las siguientes:

Conclusiones

La comunicación interna es vital para el funcionamiento y mantenimiento de la organización, de ahí su importancia en conocer como funciona en la Empresa azucarera Guantánamo, con la realización del diagnostico que permitió un acercamiento a su realidad actual.

La inclusión de la matriz DAFO en el diagnóstico de comunicación interna permitió conocer más de cerca que nivel de impacto presenta el marcado deterioro de la comunicación interna en la Empresa azucarera Guantánamo, a pesar de todos los cambios estructurales y organizativos por los que ha transitado, se mantiene con su principal problema relacionado con la existencia de conflictos comunicativos en su público interno en los flujos de mensajes, las redes, y los canales de información existen son pobres y no alcanzan el objetivo deseado.

Referencias bibliográficas

Fernández Collado, Carlos (1997), La comunicación en las organizaciones, Editorial Trillas, México.

Goldhaber, Gerald (1999) Comunicación organizacional, Editorial Pablo de la Torriente, La Habana.

Martín Martín, Fernando (1997) Comunicación en empresas e instituciones, Editorial Universidad de Salamanca.

Rodríguez de San Miguel, Andrade Horacio (1997) ¿Qué es la Comunicación organizacional?, La comunicación en las organizaciones, compilación Fernández, Collado, Carlos, México, 1997.

Trelles, Irene (2004) Comunicación organizacional, selección de lecturas, Editorial Félix Varela, La Habana.

Van Riel, Ces (1997) Qué es la Comunicación organizacional, La comunicación en las organizaciones, compilación Fernández Collado, Carlos, México.

Webgrafía

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/mision-concepto.html

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2lecc2_1.html

 

 

Autor:

Francisco Martín Fernández.

Categoría docente: Asistente.

Categoría científica:-

Centro de trabajo: Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas, Universidad de Guantánamo.

Fecha de entrega: 1/12/16

Yoima Leyva Estévez.

Categoría docente: Instructor.

Categoría científica:-

Centro de trabajo: Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas, Universidad de Guantánamo.

Fecha de entrega: 1/12/16