Redacción administrativa



Aprenderemos a identificar los formatos administrativos.

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MODULO: Digitación

Presentación

El artículo desarrolla una exhaustiva revisión del concepto de documento. Partiendo de una perspectiva informativa que entiende el documento como manifestación de un acto comunicativo, se establecen los ejes que identifican las funciones básicas de fijación y trasmisión de mensajes. La proliferación de una nueva generación de tipos de documentos obliga a revisar los componentes de los ejes básicos para verificar y ampliar el campo de validez y aplicación del concepto, constatando su suficiencia y consistencia teórica actual.

También, contiene en forma secuencial y alfabética un glosario administrativo básico. Este tópico léxico-semántico facilitara la comunicación y comprensión en el campo administrativo.

Redacción Administrativa

La redacción administrativa es un medio de Información muy importante en la sociedad; el uso apropiado e indispensable para una comunicación escrita de carácter formal en el ámbito público, comercial y empresarial.

El motivo principal de editar un documento es expresar claramente un mensaje de tal forma evite generar dudas, para ello la terminología de la ortográfica y la redacción es indispensable.

Capítulo I

La redacción

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Toda comunicación escrita debe estar redactada de manera tal, que resulte fácilmente entendible en su integridad, sin causar esfuerzo ni duda al lector. En este sentido debemos cuidar que ningún párrafo resulte oscuro o ambiguo.

Para ello, tenemos que utilizar un lenguaje sencillo, sin extranjerismos, adecuado al asunto que se trata. Con un debido planeamiento, conseguiremos que el motivo o la idea principal del documento resalte.

Nuestras palabras deben fluir con naturalidad, sin afectación. Entendamos que la lengua documentaria es lógica y objetiva, prescinde de las figuras literarias y de las palabras en sentido figurado.

A continuación, presentaremos algunos párrafos de documento que atenta contra la claridad y el orden.

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Debemos emplear solo la cantidad de palabras necesarias y suficientes para expresar el mensaje que queremos transmitir. El contenido debe estar referido a un asunto específico, con una visión de síntesis, para lo cual usaremos términos exactos y adecuados.

Emplear oraciones cortas, para ello se debe usar con frecuencia el punto. Si el texto es recargado y tiende a incurrir en errores de monotonía (uso frecuente de un mismo término en un corto intervalo) y redundancia (repetición innecesaria de palabras y conceptos).

Ejemplos:

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La cortesía es expresión de respeto, afecto y cordialidad. Por eso un documento administrativo debe translucir todo ello.

Por muy desagradable que resulte una situación (cobro judicial, reclamo, llamada de atención, queja, etc.), escribiremos nuestra comunicación con sutileza mucho tino y procurando crear confianza, comprensión y colaboración en nuestro destinatario.

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Antes de empezar a redactar, debemos considerar la calidad de papel, tipo de letra y la nitidez del teclado .debido al avance tecnológico facilita el trabajo de corrección antes de imprimir el documento.

Si las abreviaturas no son conocidas no abusemos de ella.

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Cualquier duda se aconseja consultar un diccionario.

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Principios fundamentales que rigen la redacción.

MOTIVACIÓN. La elaboración de cualquier documento surge fundamentalmente como consecuencia de la necesidad de comunicar un mensaje. Las motivaciones no son imaginarias, responden a una situación concreta y real.

Esta necesidad la experimenta toda persona en cualquier momento de su vida social o laboral. En cierta medida, refleja nuestra cultura, personalidad y preparación.

BOSQUEJO. Es indispensable que antes de pasar en limpio debemos redactar un borrador. Para ello, recomendamos tener en cuenta:

1r°. Establecer qué mensaje vamos a trasmitir y por qué lo hacemos: finalidad.

Ejemplo:

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2d°.Recolectar y ordenar todos los datos necesarios, de acuerdo a la naturaleza del asunto.

3r°.Redactar el primer borrador ordenando nuestras ideas.

AUTOCORRECCIÓN. El borrador que redactamos en un primer momento debe someterse a una necesaria autocrítica y autocorrección; para tal fin, tenemos que revisar cuidadosamente el documento, tratando de identificar los errores.

Verificaremos si nuestro mensaje es:

_ Claro y ordenado

_ Breve y preciso

_ Íntegro y completo

_ Respetuoso y cordial

REDACCIÓN FINAL. Cumpliendo con todas las recomendaciones anteriores lograremos un documento óptimo, listo para su firma y remisión.

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El memorándum

Es un término latino que significa "memorable´, `cosa que debe tenerse en la memoria`. Deriva de la forma latina memorare (mencionar, referir, recordar).

En castellano podemos decir memorando (singular) y memorandos (plural)

1. Concepto. Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.

2. Función. Sirve para transmitir un mensaje: información, pedido, orden, justificación, permiso, amonestación, etc. Todos ellos de acción inmediata.

A través del memorándum también se hace entrega formal de un folleto, catálogo, reglamento, programa, etc.

3. Usos. Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institución. Por su calidad de interno es un documento de "inter oficina".

Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias propias de la oficina.

El memorándum permite un enlace:

-Vertical descendente (de un supervisor a su subalterno). En este caso se sugiere:

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Ejemplo:

JC/fe.

Cuando a un memorándum se adjunta algo, se detalla debajo se las iniciales con la denominación de anexo o incluso.

Incl. 1 reglamento interno.

Asimismo, si una copia del documento va a ser entregada a otra persona o sección para que tome conocimiento del mensaje, se mencionará:

*c.c. Departamento del Personal.

Formatos de memorandos impresos.

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"EL AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN:

DEL MAR DE GRAU"

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Por el presente le comunico que, a partir de la fecha, queda terminantemente prohibido extraer de las oficinas cualquier documento que este bajo la administración y custodia de esta Dirección, por considerarlo de absoluta reserva.

Sírvase comunicar la presente disposición a todos los empleados de su unidad, y por el cumplimiento de la misma deberá Ud. Responder a la superioridad.

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INSTITUCIÓN EDUCATIVA N° 3082

"PARAÍSO FLORIDO"

MEMORANDUM N° 005-2016/SGIE3082-PF/UGEL02

A : Lic. Diego P. Alvares Contreras.

Director de la I.E. N° 3082 P.F.

DE : Lic. Daniel Dongo Contreras

Sub Director de la I.E. 3082 P.F.

ASUNTO : Justificación de Inasistencia.

FECHA : SMP, 02 de setiembre del 2016.

Tengo a bien dirigirme a Ud. A fin de justificar mi inasistencia del día martes 05 de setiembre por motivo de salud. Adjunto certificado del descanso médico correspondiente.

Sin otro particular, me despido, agradeciendo su atención a la presente.

Atentamente,

------------------------------------------

Lic. Daniel Dongo Contreras

Sub Director de la I.E 3082 P.F.

DDC/tv

Carta Comercial

Entre distintas clases de carta tenemos las familiares, comerciales y notariales.

Se emplea a nivel nacional e internacional.

Realiza operaciones importantes como las de cobro, compra, propaganda, venta, queja, notificación, ofrecimiento, etc.

Las cartas comerciales pueden clasificarse en:

El lenguaje que se utiliza en la redacción de una carta tiene que ser adecuado a la intención sicológica de ganar la buena voluntad del lector, crearle interés y asegurar una reacción favorable hacia el mensaje comercial. Por eso las palabras deben ser d simpatía, confianza y preferencia.

Cuanto más grande es una empresa tiene mayor necesidad de usar este documento, porque se incrementa el número de las personas y entidades con las que tiene que interrelacionarse comercialmente. Debemos tener mucho cuidado en la redacción y en la presentación del documento.

5. ESTRUCTURA

Se indica localidad, día, mes y año.

Ejemplo:

Lima, 02 de setiembre del 2016.

En cuatro líneas se coloca el nombre o razón social, dirección y lugar.

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Observamos de los ejemplos cuando trata de una persona natural, en singular: Señor y razón social se coloca en plural: Señores.

Aquí se expone el tema a tratar, viene a ser la síntesis del cuerpo. Dé rápida compresión del contenido.

Ejemplo:

ASUNTO: Reajuste de precios.

Es la introducción cordial y respetuosa para la persona a quien nos dirigimos. Cómo un inició de trato. Puede ser:

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Es la parte central de la carta que contiene el mensaje comercial. Debemos evitar errores en la redacción.

Hay que balancear bien los párrafo y distribuir adecuadamente las entrelineas y los márgenes.

Tener muy presente las recomendaciones generales que mencionamos en el capítulo I.

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Deber ser amable, para mantener la simpatía.

Ejemplo:

Afectuosamente,

Atentamente.

Firma : rúbrica a mano.

Posfirma : nombre y apellido del que sigan el documento y cargo que posee.

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Con mayúsculas las del remitente y con minúsculas del mecanógrafo(a). Permite deslindar responsabilidades en caso de errores y/o deficiencias. Se escriben en el margen izquierdo del documento.

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Algunas cartas comerciales, cuando las circunstancias lo exigen, presentan algunos elementos más debajo de las iniciales.

*Incl.: Cheque

Letra

Contrato

*Significa incluso. Se especifica todos los documentos que se adjunta. También se llama anexo.

**c.c.: Gerencia

Sec. Ventas.

** Quiere decir con copia. Se menciona a la(s) persona(s) que recibirá(n) una copia para que este(n) informada(s) del contenido de la carta.

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La carta notarial

1.- CONCEPTO. Es una comunicación escrita que se hace por intermedio de un notario, el cual autoriza y otorga el documento.

Los notarios son abogados nombrados por la Corte Superior de Justicia y dan fe de los actos públicos o privados.

2.- FUNCIÓN. Una carta redactada o llevada ante él, para garantizar la autenticidad del documento y de la firma.

Entre las situaciones que motivan una carta notarial se pueden mencionar:

En lugares donde no hay notarios, las funciones de estos son ejercidas por los jueces de paz.

3.- Usos. La carta notarial la utiliza toda persona natural o jurídica cuando requiere de ella para ejercer sus derechos.

Usan los abogados en sus trámites judiciales, las casas comerciales en sus negocios, las entidades en sus relaciones laborales, etc.

Se redacta en papel simple y por duplicado. Lo hace el notario o el propio interesado.

4.- Estructura

Lima, 02 de setiembre del 2016

Señores

Distribuidora Codex Peruana S.A.

Jr. Cusco 520

Lima 1

De mi consideración:

Por la presente, que le será entregada mediante conducto notarial, hago renuncia al empleo que vengo desempeñando desde e l 5 de marzo de1 2016.

Mucho le agradeceré que tengan en cuente la fecha para los efectos del plazo que contempla el artículo primero de la ley 4916. Finalizando dicho lapso, solicitaré la liquidación de beneficios sociales que la citada ley estipula.

Aprovecho la oportunidad para agradecerle por el trabajo brindado y por las consideraciones recibidas durante el desempeño de mis funciones.

Atentamente,

………………………………………………….

Pedro Ruiz Lee

D.N.I. 08325912

Jr. Recuay 732 (Breña)

CERTIFICO: Que en la fecha se ha entregado el original de la presente carta notarial, en la dirección indicada, al destinatario……………………………………………………………………………………… Que enterado del contenido firmó el presente duplicado en señal de recepción.- Lima, 4 de octubre de 1996. ------------------

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Firma y sello del notario.

Lima, 31 de agosto 2016

Señores

IRON COMPANY PERÚ S.A.

Presente.-

Atención: sr Mark Schiller

Gerente de operaciones

Estimado señor:

Por medio del siguiente documento, formulo mi renuncia al cargo que venía desempeñando en la empresa desde el 20 de febrero del 2013 en el área de operaciones.

Agradeceré considerar como último día de trabajo el 01 de setiembre.

A la vez, expreso mi sincero agradecimiento por la oportunidad que me brindaron y por la confianza depositada en mí desde el inicio del vínculo laboral con ustedes.

Agradeciendo de antemano de su gentil y cordial atención, me despido.

Atentamente,

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Tomas Lopez Arce

DNI: 70155583

La Solicitud

A través de la solicitud hacemos uso de un derecho.

La presentación de una solicitud inicia el trámite administrativo de un expediente; por ello debe ser entregada dentro de su debido tiempo para que no sea rechazada por extemporánea.

Algunos casos en donde podemos usar la solicitud:

- Certificado de estudios.

- Inscripción como postulante.

- Concesión de becas.

- Trabajo y empleo.

- Licencia.

- Traslados

- Bonificaciones

- • Préstamos, etc.

Permite un enlace vertical ascendente, o sea de persona a autoridad o de subalterno a superior.

Un menor de edad si puede redactar una solicitud cuando las circunstancias lo permitan. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios de un colegio.

En la síntesis del pedido, se escribe en el margen superior derecho, todo con mayúscula y subrayado. Con pocas palabras que deben describir íntegramente el pedido. Se aconseja dos renglones cortos antes que uno largo.

SOLICITA REPOSICIÓN

DE_ LETRERO

Se designa el cargo completo. En renglón seguido solo las iniciales.

SEÑOR INSPECTOR DE LIMPIEZA PÚBLICA DE LA MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DE LIMA.

Se consigna los datos necesarios de acuerdo al pedido que se plantea. Cada caso exige determinados datos específicos.

Si se trata de una persona jurídica sería más o menos así.

Ejemplo:

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Se comprende la argumentación y petición. Se aconseja hacerlo en un solo párrafo. Si se recurre a dos, evitar que el segundo comience con el tradicional "Que..." de lo contrario pecaremos de monotonía.

Ejemplo:

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Equivale a la despedida. Viene a ser:

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Clases de solicitud

Se puede establecer en tres clases.

Ofrece la ventaja de orientar a los solicitantes, ya que presenta campos vacíos para ser llenados con datos requeridos.

Son empleadas en las empresas públicas y privadas.

Ejemplo: Solicitud de crédito, de empleo, de admisión, etc.

Se recomienda escribir con letra legible y evitar borrones.

*modelo

SOLICITA

CERTIFICADO JUDICIAL

SEÑOR PRESIDENTE DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

S.P.

FRANCO GALARZA VALENZUELA, de 30 años de edad, natural de la provincia de Trujillo, departamento de La Libertad, identificado con DNI Nº 75150103, domiciliado en Av. Bolívar 545 (Pueblo Libre), ante Ud. Respetuosamente expongo:

Que siendo requisito indispensable la presentación de un Certificado Judicial para obtener trabajo, recurro a su Despacho a fin de que tenga a bien ordenar que por el Registro Central de Condenas se me expida el documento mencionado, para lo cual cumplo con los requisitos de ley correspondiente.

POR TANTO:

Pido a usted, señor Presidente, acceder a mi petición por ser de justicia.

Lima, 08 setiembre del 2016.

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FIRMA

El Currículum vitae

Es la principal herramienta de presentación que te define profesionalmente. Es la expresión clara y concisa de tus datos personales, formación, experiencia profesional y valores añadidos adaptados al puesto que solicitas.

Tu currículum vitae debe ser un documento:

No seas demasiado humilde ni demasiado presumido.

Sé conciso. El currículum completo ha de constar de 1 o 2 páginas como máximo

El tono ha de ser formal. Es conveniente evitar ambigüedades y connotaciones negativas

Cuando aparezca un verbo conjugado, la redacción ha de ser en primera persona del singular

Es preciso restringir al máximo el uso de las siglas y es preferible escribir la denominación completa que corresponde a éstas.

Sin faltas ortográficas

Información

Su contenido no es rígido y dependerá de tu perfil y de los puntos que quieras destacar

Con una pequeña frase puedes demostrar que tienes claro tu objetivo profesional.

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Objetivo Profesional:

Obtener una posición para participar y colaborar con mi experiencia, habilidades, conocimientos y competencias personales en el logro de los objetivos de la empresa y proseguir con mi desarrollo profesional.

Formación Académica:

2016 TECNICO AUXILIAR CETPRO SAN MARCOS

2000-2004 SECUNDARIA COLEGIO SAN JUAN DE HUASAHUASI

1994-1999 PRIMARIA E.I. SOR IRENE THERESE MC CORMACK - HUASAHUASI

Experiencias:

Junio/2004 -julio/2016 Operativo Outbound

Iron Compañía del Perú, callao.1. supervisar y Capacitar al personal a cargo.

Febrero/2002 - junio/2004 Operativo

Informática:

Microsoft Office a nivel básico.

Manejo de programas específicos como Word, Excel y Power Point y atenciones en cabinas de internet

Otros Datos de Interés:

Carnet de Conducir B1. Vehículo propio. Disponibilidad para viajar.

El Oficio

Es un medio para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.

Permite un enlace externo horizontal, de institución a institución. Los oficios son cursados, y por lo tanto rubricados, por personas que poseen cargo jerárquico o que son miembros de una directiva. Son utilizados entre los distintos escalones de la administración pública.

Se indica localidad, día, mes y año.

Lima, 24 de julio de 2016

Se procede igual que en el memorándum, Debe contener los tres datos: orden correlativo, siglas de oficina de procedencia y año de la expedición.

OFICIO Nº 084/OP-ME/2016.

OFICIO Nº 058 -CR-2016

En cuatro líneas o más se coloca el nombre completo, el cargo y lugar.

Ejemplo:

Señor Doctor

Alberto Sandoval vega

Director General de Administración

Presente.-

Se menciona la síntesis del cuerpo. Permite al lector enterarse rápidamente de la finalidad del documento.

ASUNTO: Ejecución del presupuesto bienal.

Este elemento se utiliza solamente cuando se quiere mencionar la numeración de un documento recibido anteriormente y al cual se alude o se va a responder. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc. en que se va basar el mensaje a transmitir. Se escribe debajo del ASUNTO.

REFERENCIA: Oficio N°083/DGCI-MC/2016.

Parte esencial en la que se da a conocer todo el mensaje de la comunicación. Se debe redactar en el menor número de párrafos. Suele iniciarse con las siguientes expresiones:

"Tengo el agrado (honor) de dirigirme…"

"Me es muy grato (honroso) manifestarle..."

"Tengo a bien comunicarle…"

La despedida de un oficio suele ser:

Hago propicia esta oportunidad para testimoniarle nuestra

Especial consideración y estima personal.

Atentamente,

Van acompañadas del sello respectivo.

Es igual que los documentos anteriores.

AUP/gr

Sirve para señalar toda la documentación que se adjunta al oficio como catálogo, programa, revistas, tarjeta, etc.

Este elemento es usual en los oficios múltiples y en las transcripciones, y no así en los directos o simples. Se menciona en términos generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

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Anexo:

Una revista del Ministerio

De Educación de Rusia.

Distribución:

Ministerio R.R.E.E. : 1

INIDE : 1

Archivo : 2

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El Certificado y la constancia

Constar deriva del latín constare; de cum (¨con¨) y stare (estar en pie) significa ser cierta y manifiesta una cosa

Así tenemos que son situaciones distintas hablar de Constancia de Estudios y Certificados de Estudio.

También se certifica o se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier especie de valor.

Puede tratar de los siguientes asuntos:

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En todos ellos hay que ceñirse a la realidad y verdad de los hechos.

Es un documento muy importante y útil para la realización de algún trámite o gestión personal.

Se extiende a petición del interesado. Algunas veces la certificación se redacta en el mismo papel en que se solicitó (parte Inferior); y en otras veces, en hojas impresas, tipo formulario.

5. ESTRUCTURA.-

a) Certificante Suele ser una autoridad o persona de prestigio, con mayoría de edad. Se escribe Todo con mayúscula.

b) Cuerpo Es la parte central en la que se certifica o hace constar algo.

c) Frase final

Generalmente se estila:

"Se expide la (el) presente a solicitud del interesa-

do para los Que considere convenientes".

d) Fecha

e) Firma y sello

f) Iniciales

* Modelo

Escuela Superior de Administración

De Negocios para Graduados

ESAN

Av. A. la Molina 1698 - Santiago de Surco

LIMA -PERÚ. APARTADO 3593

"AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU"

LA DIRECCIÓN ACADÉMICA DE LA ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS PARA GRADUADOS DEJA CONSTANCIA QUE:

Don Luis Edmundo Pio Valenzuela, funcionario del Ministerio de Educación, ha sido participante del curso de Máster en Administración, realizado en esta institución del 17 de enero al 30 de marzo 2016.----------------

Asimismo, deja constancia que el Sr. Pio Valenzuela alcanzó 17.4 como Promedio Final y obtuvo el 4to. Puesto en orden de mérito entre 31 participantes.---------------------------------------------------------------------------------------

Se expide la presente a solicitud del interesado, para los fines que considere conveniente, en Santiago de surco a los dieciséis días del mes de abril de dos mil dieciséis.

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