Auditor en control de gestion (página 3)

Tabla XIV.IV Adquisición HOMAIN

Tabla XV.IV Almacén HOMAIN

4.1.3 Ejecución

En esta fase se aplicaron los programas de auditoria elaborados previamente en la planificación específica de los cual se determinaron los hallazgos en las área examinadas que se detallan adelante.

4.1.3.1 Determinación de hallazgos

Luego de la aplicación de los programas de auditoría se detectaron debilidades en el control interno de las áreas examinadas las cuales se detallan a continuación:

RECURSOS HUMANOS:

• 1. No existe una base de datos del personal que trabaja en el Hospital Materno Infantil.

• 2. El sistema utilizado para el control de asistencia y puntualidad carece de confiabilidad.

• 3. Existe personal que fue contratado sin realización previa de concurso de meritos.

• 4. El área de Recursos Humanos no cuenta con un manual de funciones.

• 5. Los reglamentos internos no se encuentran actualizados.

• 6. No existe un procedimiento para la evaluación del personal.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Recursos Humanos, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existe una base de datos del personal que trabaja en el Hospital Materno Infantil.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se constató que no existe una base de datos con la información detallada del personal que labora en la entidad debido a que la información del personal se la lleva a través de fichas.

EFECTO:

Esta situación deriva en lo siguiente:

• No se obtenga información inmediata sobre el personal que labora en la entidad.

• Retraso en la actualización de la información ya que no se realiza continuamente.

• Pérdida de las fichas del personal debido a la constante manipulación de las mismas.

RECOMENDACIONES:

Crear una base de datos informáticas para agilizar y optimizar la información del personal la misma que debe incluir: Información Personal y Académica así como experiencia profesional y evaluación de todo el personal que labora en la entidad incluyendo el nivel directivo.

• 2. El sistema utilizado para el control de asistencia y puntualidad carece de confiabilidad.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que el control de asistencia es llevado de forma manual por el personal de la garita principal, ya que no se cuenta con un sistema automatizado de control de asistencia.

EFECTO:

Esta situación permite que:

• Sean modificadas horas de entrada o asistencias diarias por parte del personal a cargo del registro de las mismas.

• Que los turnos no sean cubiertos por parte del personal responsable del área.

• La entidad cancele haberes por horas y/o jornadas que no fueron laboradas.

RECOMENDACIONES:

• Automatizar el sistema de control de entrada y salida del personal.

• Implantar controles que permitan constatar el ingreso, las actividades
  desarrolladas y la salida del personal.

• 3. Existe personal que fue contratado sin realización previa de concurso de meritos.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que muchos de los empleados de la entidad no realizaron concurso de méritos ya que ingresaron por recomendaciones de funcionarios de la entidad.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que la entidad no cuente con personal debidamente calificado y con el perfil idóneo para el área que fue contratado.

RECOMENDACIONES:

Establecer un procedimiento para la selección del personal que incluya la determinación de la necesidad de personal, perfil del puesto, concurso de mérito entre otras actividades.

• 4. El área de Recursos Humanos no cuenta con un manual de funciones.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que no existe un manual de funciones que defina claramente las actividades que deben realizar cada uno de los cargos de las diferentes áreas.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que en ocasiones se realicen funciones incompatibles.

RECOMENDACIONES:

Elaborar un manual de funciones que documente la estructura organizacional, así como, el objetivo y actividades de cada una de las áreas que conforman la entidad.

• 5. Los reglamentos internos no se encuentran actualizados.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que los reglamentos internos no han sido actualizados debido a que no se ha establecido el área responsable de dicha actualización.

EFECTO:

Esta situación origina que los reglamentos no sean cumplidos por parte del personal que labora en la entidad.

RECOMENDACIONES:

Establecer el área encargada de la actualización continua de los reglamentos y normativa interna de la entidad.

• 6. No existe un procedimiento para la evaluación del personal.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que el área de Recursos Humanos no posee un plan de evaluación que permita conocer el rendimiento del personal que labora en la entidad.

EFECTO:

Esta situación origina que no se posea información del desempeño de los empleados y por tanto no tomar medidas correctivas en caso de novedades.

RECOMENDACIONES:

Definir en el Manual de Funciones los procedimientos y actividades que deben realizarse para la evaluación del desempeño del personal.

TESORERÍA:

No existen políticas ni procedimientos que establezcan medidas para la protección de fondos.

• 1. No existe documentación que soporte los egresos de caja.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Tesorería, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existen políticas ni procedimientos que establezcan medidas para la protección de fondos.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que en varias ocasiones se produjo la sustracción de efectivo del área de recaudación lo cual fue debidamente informado a la Dirección de la entidad.

EFECTO:

Esta situación origina que continuamente se pierdan recursos de la entidad.

RECOMENDACIONES:

Definir políticas para el área de Recaudación de tal manera que se establezcan seguridades que permitan salvaguardar la integridad de las recaudaciones diarias.

• 2. No existe documentación que soporte los egresos de caja.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que ciertos egresos de caja no poseen los documentos de soporte respectivo y la debida autorización para la emisión del mismo.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los egresos que se originan en la entidad.

RECOMENDACIONES:

Organizar los archivos que respaldan el manejo de los fondos de forma secuencial y cronológica, cuidando que cada transacción cuente con todos los respaldos originales o copias certificadas y necesarias, a fin de que sean localizados fácilmente.

CARTERA:

• 1. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Cobranzas, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que algunos préstamos realizados a empleados no poseen los documentos de soporte respectivo.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los valores pendientes de cobro que se posee la entidad.

RECOMENDACIONES:

Vigilar que los montos entregados en calidad de préstamo a los empleados sean respaldados con documentación que permita gestionar su cobro.

ADQUISICIÓN:

• 1. No existe una planificación anual de las compras.

• 2. No se cumplen con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contratación Publica.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Adquisición, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existe una planificación anual de las compras.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que en la entidad no se elabora un plan de compras anual.

EFECTO:

Esta situación origina que no se controle las partidas presupuestarias restando disponibilidad económica para la ejecución de objetivos y metas planteadas para el año en curso.

RECOMENDACIONES:

Elaborar en plan anual de compras que incluya un control presupuestario que permita ubicar las partidas presupuestarias y conciliarlas con cada uno de los proyectos para precisar la disponibilidad económica que permita tomar decisiones adecuadas con respecto a la adquisición de bienes y contratación de servicios.

• 2. No se cumplen con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contratación Publica.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que en la entidad no se elabora un plan de compras anual.

EFECTO:

Esta situación origina que no se controle las partidas presupuestarias restando disponibilidad económica para la ejecución de objetivos y metas planteadas para el año en curso.

RECOMENDACIONES:

Cumplir las disposiciones establecidas en la Codificación de la Ley de Contratación Pública y su Reglamento Sustitutivo respecto a los procedimientos precontractuales en lo referente a cada instancia desde la Publicación de convocatoria, presentación de propuestas, análisis de la comisión técnica, aclaraciones, la adjudicación, la notificación, los informes de Ley si son licitados y la celebración de los contratos con la respectiva asignación de los recursos económicos.

ALMACÉN:

• 1. No existe un procedimiento definido para el control y protección de existencias.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Almacén, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existe un procedimiento definido para el control y protección de existencias.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar no existe un procedimiento para el control y protección de existencias debido a que no se ha definido la persona responsable del establecimiento del mismo.

EFECTO:

Esta situación origina que:

Existan bienes innecesarios sin utilizar y en cantidades significativas.

Algunos materiales debido a la presencia de humedad en la bodega se desgastan y pasan a ser inservibles e inutilizables.

No se posea información precisa que refleje el movimiento de existencias, valores y saldos.

RECOMENDACIONES:

Establecer un sistema adecuado que permita el control de existencias en bodega, con el fin de que el área de Proveeduría y Almacén cuente con controles oportunos y adecuados de ingresos y egresos que permitan conocer a cualquier momento el stock de existencias así como máximos y mínimos optimizando el uso de los recursos institucionales y concilien periódicamente los saldos de existencias.

Implantar las debidas seguridades, con el fin de preservar y mantener a resguardo los bienes de la entidad así como de los suministros de oficina.

4.1.3.2 Técnicas de auditoria

Las técnicas de auditoría aplicadas para la revisión del Hospital Materno Infantil fueron las siguientes:

4.1.3.2.1 Técnicas de verificación ocular

Comparación:

A través de la aplicación de esta técnica se pudo determinar la conformidad de la presentación de los estados financieros de acuerdo al Manual de Contabilidad Gubernamental así mismo permitió obtener información sobre la razonabilidad de los saldos de la cuenta de inventario.

Observación:

A través de la aplicación de ésta técnica se comprobó la forma de operar de la entidad, la aplicación de procedimientos establecidos y el cumplimiento de controles por parte de las áreas del Hospital Materno Infantil.

Rastreo:

Por medio del la aplicación de ésta técnica se pudo evidenciar el desarrollo del proceso de adquisición y de ingreso a caja obteniendo información acerca del cumplimiento de cada una de las actividades de dichos procesos.

4.1.3.2.2 Técnicas de verificación verbal

Indagación:

Se llevo a cabo a través de entrevistas con funcionarios de la
entidad para obtener información sobre su funcionamiento así mismo
con la aplicación de cuestionarios para la evaluación preliminar
del sistema de control interno aplicado en el Hospital Materno Infantil.

4.1.3.2.3 Técnicas de verificación documental

Comprobación:

Mediante la comprobación se evidenció la existencia, legalidad e integridad de documentación de soporte, cumplimiento de controles en el área de Recursos Humanos, autorización y aprobación de operaciones por parte de la autoridad competente entre otras.

4.1.3.2.4 Técnicas de verificación física

Inspección:

Se realizó la constatación física de las actividades desarrolladas por el personal del Hospital Materno Infantil y de existencia de bienes en el Almacén.

4.1.3.3 Conclusiones de la evaluación del control interno

Durante la evaluación del control interno se pudo constatar que muchas de las deficiencias encontradas fueron detectadas en auditorías anteriores y para las cuales se emitieron recomendaciones que en algunos casos fueron aplicadas y otras que aún no han sido implementadas ocasionado que persistan las debilidades del sistema de control interno del Hospital Materno Infantil.

Las actividades administrativas y procedimientos que se llevan a cabo en la Entidad se alejan totalmente de los controles internos y normatividad vigente del Hospital Materno Infantil lo que torna vulnerable al sistema de control interno imperante al desarrollo de prácticas ilícitas por parte del personal.

La evaluación del control interno permitió identificar falencias que constituyen riesgos que podrían originar fraudes en la Entidad como son la contratación de personal sin debido concurso de méritos, falta de un sistema de evaluación del personal, falta de documentación de soporte de gastos, inadecuada programación de compras, entre otras.

Por lo expuesto se evidencia la debilidad del sistema de control interno del Hospital Materno Infantil siendo necesario priorizar medidas correctivas tendientes a fortalecer y optimizar los controles internos evitando de esta forma impactos negativos en el desarrollo de las actividades de la Entidad.

4.1.3.4 Recomendaciones

Crear el Departamento de Auditoria Interna que tenga entre sus funciones el seguimiento de las recomendaciones emitidas por parte de las auditorias externas realizadas a la Entidad para controlar y evaluar el cumplimiento de las mismas.

Conformar una comisión de funcionarios de la Entidad, a fin de que actualice la estructura organizativa y el Reglamento Orgánico y Funcional del Hospital, los cuales deben ser funcionales y, consecuentemente, estar acorde con la realidad en que se desenvuelve la Entidad, y desarrollados bajo los sistemas de organización por procesos y de desarrollo de los recursos humanos.

Difundir entre los empleados de la Entidad el nuevo Reglamento Orgánico y Funcional de la Entidad para que conozcan las actividades y funciones asignadas.

Implementar un sistema contable informático multiusuario que permita cumplir con la normativa contable expedida por el Ministerio de Economía y Finanzas; que, permita agilizar la emisión y trámite de los estados y reportes financieros en forma completa e íntegra y con sus respectivos anexos, y que brinde las seguridades del caso.

Definir políticas para el área de Recaudación de tal manera que se establezcan seguridades que permitan salvaguardar la integridad de las recaudaciones diarias.

Planificar anualmente las compras incluyendo un control presupuestario que permita ubicar las partidas presupuestarias y conciliarlas con cada uno de los proyectos de adquisición.

Establecer un sistema adecuado que permita el control de existencias en bodega, con el fin de que el área de Proveeduría y Almacén cuente con controles oportunos y adecuados de ingresos y egresos que permitan conocer a cualquier momento los stocks de existencias, máximos y mínimos optimizando el uso de los recursos institucionales y concilien periódicamente los saldos de existencias.

Analizar el proceso de adquisiciones, con el objeto de definir trámites necesarios para los procesos de compras que considere la normativa vigente para el sector público y con la inclusión de controles y prácticas sanas para mejorarlas y optimizarlas.

4.1.4 Comunicación de resultados

En el transcurso de la evaluación del control interno realizada al Hospital Materno Infantil se comunicaron cada una de las debilidades encontradas en las áreas evaluadas con el fin de que se tomen las medidas correctivas así como para determinar responsabilidades.

4.2 Evaluación de la efectividad del control interno en la Empresa Pesquera Nacional

4.2.1 Planificación Preliminar

4.2.1.1 Información introductoria

4.2.1.1.1 Motivo del examen

La evaluación del sistema de control interno de la Empresa Pesquera Nacional se efectuó para obtener información de la efectividad de dicho sistema en entidades del sector público.

4.2.1.1.2 Objetivo del examen

Los objetivos del examen son los siguientes:

Comprobar si los controles internos aplicados en la entidad proporcionan seguridad razonable para la protección de sus respectivos recursos; para la integridad de la información financiera; así como, para alcanzar sus objetivos institucionales.

Recomendar, en los casos que aplique, la toma de acciones que tiendan a mejorar los controles internos; y, consecuentemente, preservar los recursos financieros, materiales y activos en general de la Empresa Pesquera Nacional.

4.2.1.1.3 Alcance del examen

Abarcó el estudio y la evaluación de la estructura del control interno en los aspectos financieros y de recursos humanos, existentes en el período comprendido entre el 01 de junio del 2007 y el 30 de noviembre del 2007.

Aunque en el control interno intervienen todas las áreas de una entidad, es importante enfocarlo en cuatro áreas claves ya que constituyen factores de riesgo y son:

Recursos Humanos, a fin de procurar una ejecución ordenada y eficiente de los procedimientos de contratación y evaluación.

Contabilidad, Presupuesto y Cartera; siendo necesaria la existencia de normas y procedimientos que aseguren la exactitud de los registros contable, que deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del presupuesto y de los resultados de la Entidad.

Tesorería, área especialmente sensible debido a la disponibilidad inmediata de los activos que integra, en la que los procedimientos y sistemas de control deben garantizar la protección de los saldos de caja y bancos, siendo necesario la existencia de una adecuada segregación de funciones, así como una adecuada política de autorizaciones.

Adquisiciones e Inventarios, con el fin de verificar la legalidad y transparencia del proceso de compras así como los sistemas utilizados para la identificación y localización de todos los bienes de naturaleza inventariable y que, en definitiva, aseguran la salvaguarda de los bienes de la entidad, uno de los objetivos fundamentales del control interno.

4.2.1.1.4 Base Legal

Del Acuerdo Básico entre el Gobierno del Ecuador y el Fondo Especial de las Naciones Unidas, para la ejecución de Proyectos de Desarrollo Económico el 5 de diciembre de 1960, se crea la Empresa Pesquera Nacional, la cual se encuentra regulada por la normativa legal siguiente:

• Constitución Política de la República del Ecuador.

• Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.

• Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador.

• Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero y su Reglamento.

• Ley de Contratación Pública codificada y su Reglamento General.

• Ley de Consultoría y su Reglamento.

• Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y

• Homologación de las Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento.

• Reglamento General de Bienes del Sector Público.

• Ley de Gestión Ambiental.

• Ley de Régimen Especial para la Conservación y Desarrollo Sustentable de la Provincia de Galápagos.

• Reglamentación Interna: disposiciones e instructivos emitidos por la Empresa Pesquera Nacional.

4.2.1.1.5 Objetivo de la entidad

Los objetivos de la Empresa Pesquera Nacional son los siguientes:

• Realizar investigaciones científicas y tecnológicas de los recursos bioacuáticos, basada en el conocimiento del medio ambiente y de los organismos que lo habitan con la finalidad de evaluar su potencial, diversificar la producción, propender al desarrollo de la actividad pesquera y lograr su óptima y racional utilización.

• Prestar asistencia científica y técnica a las actividades relacionadas con la investigación de los recursos bioacuáticos y sus actividades conexas.

• Realizar el control de calidad de los productos pesqueros.

• Divulgar los resultados de sus investigaciones.

4.2.1.1.6 Estructura orgánica

La Empresa Pesquera Nacional cuenta con la siguiente estructura orgánica funcional:

Nivel Directivo

Encargado de establecer las políticas de la entidad, conocer y aprobar los planes de trabajo y nombrar el reglamento institucional.

Este nivel esta conformado por las siguientes áreas:

• Junta Directiva.

Nivel Ejecutivo:

Encargado de la representación legal, judicial y extrajudicial de la entidad; elaboración de programas proyectos; elaboración y presentación del presupuesto; administración de fondos; presentación de informe de labores; nombramiento y remoción del personal de la entidad.

Este nivel esta conformado por las siguientes áreas:

• Director

• Subdirector

Nivel Asesor:

Encargado de proponer programas, metas y presupuestos de los proyectos que presentan los jefes de las Divisiones; apoyar a la Dirección en los problemas administrativos, financieros y de recursos humanos que se presenten en la entidad; coordinar y evaluar las investigaciones realizadas; recomendar políticas de capacitación, y, asesorar a la Dirección en los asuntos sobre pesca y acuacultura.

Este nivel esta conformado por las siguientes áreas:

• Consejo Técnico

• Asesoría Jurídica

Nivel de Apoyo Administrativo:

Encargado de los servicios generales; sistema de documentación y archivo; controlar el sistema de adquisiciones; distribución de los materiales necesarios para el funcionamiento institucional; mantener el inventario de los bienes de toda clase de la entidad.

Son funciones del Departamento Financiero todas las acciones necesarias para desarrollar actividades financieras de conformidad con las normas y leyes existentes para el efecto, como son la planificación, programación, organización, dirección y ejecución; la elaboración del presupuesto institucional; manejo de la contabilidad, la información sobre los gastos de cada programa, y el flujo de caja.

Este nivel esta conformado por las siguientes áreas:

• Departamento Administrativo

• Departamento Financiero

• Departamento de Procesamiento de datos

Nivel Operativo:

Este nivel esta conformado por las siguientes áreas:

• División de Acuacultura.

• División de Biología y Evaluación de Recursos Pesqueros.

• División de investigaciones Básicas y Evaluación Ambiental.

• División de Control de Calidad e Inspección de Productos Pesqueros.

4.2.1.1.7 Políticas institucionales

Entre las principales políticas que rigen el funcionamiento de la Empresa Pesquera Nacional tenemos las siguientes:

Promover y controlar el desarrollo e implementación de sistemas de calidad en las plantas industriales autorizadas para procesar productos provenientes de la pesca y acuacultura.

Aprobar proyectos y programas de investigación de los recursos acuáticos.

Fomentar la difusión de los resultados de investigaciones científicas y tecnológicas de los recursos bioacuáticos.

4.2.1.1.8 Financiamiento

El financiamiento de la Empresa Pesquera Nacional se desglosa de la siguiente manera:

El 25% del financiamiento del INP proviene de las asignaciones fiscales a través del Presupuesto General del Estado y el 75% de autogestión.

Fondos Gubernamentales US$ 242.271,08

Fondos Autogestión US$ 942.352,80

Total US$ 1.184.623,88

La Empresa Pesquera Nacional se financia a través de fondos transferidos por el gobierno que corresponden a la asignación presupuestaria anual y por fondos de autogestión a través de los servicios de laboratorios que presta.

4.2.2 Planificación Específica

4.2.2.1 Objetivos específicos por área

Los objetivos específicos por área que van a ser evaluados se detallan más adelante en los programas de auditoria.

4.2.2.2 Resultados obtenidos de la evaluación del control interno

La evaluación del sistema de control interno de la Empresa Pesquera Nacional se la realizó a través del método de cuestionarios de control interno el cual consiste en una serie de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y demás normativa emitida por la Contraloría General del Estado.

Ver Anexos

4.2.2.2.1 Resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos.

Tabla XVI.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos EMPENA

4.2.2.2.1.1 Interpretación del resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos.

La evaluación del control interno del área de Recursos Humanos determinó un grado de efectividad de 90.9% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección de la Empresa Pesquera Nacional:

La contratación del personal no cumple con los requisitos establecidos en el Manual de descripción de puestos.

4.2.2.2.2 Resultado de la evaluación de control interno del área de Contabilidad.

Tabla XVII.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Contabilidad EMPENA

4.2.2.2.2.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Contabilidad.

La evaluación del control interno del área de Contabilidad determinó un grado de efectividad de 88.8% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección de la Empresa Pesquera Nacional:

La estructura de los Estados Financieros no es presentada de acuerdo con la normativa vigente.

4.2.2.2.3 Resultado de la evaluación de control interno del área de Presupuesto.

Tabla XVIII.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Presupuesto EMPENA

4.2.2.2.3.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Presupuesto.

La evaluación del control interno del área de Presupuesto determinó un grado de efectividad de 87.5% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección de la Empresa Pesquera Nacional:

Los registros utilizados para el control de la ejecución presupuestaria no guardan conformidad con los formatos establecidos en la normativa vigente.

4.2.2.2.4 Resultado de la evaluación de control interno del área de Tesorería.

Tabla XIX.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Tesorería EMPENA

4.2.2.2.4.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Tesorería.

La evaluación del control interno del área de Tesorería determinó un grado de efectividad de 94.7% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección de la Empresa Pesquera Nacional:

Los egresos realizados a través de fondos de caja chica no poseen documentación de soporte.

4.2.2.2.5 Resultado de la evaluación de control interno del área de Cartera.

Tabla XX.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Cartera EMPENA

4.2.2.2.5.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Cartera.

La evaluación del control interno del área de Cartera determinó un grado de efectividad de 75% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección de la Empresa Pesquera Nacional:

No se constatan la existencia de documentos de soporte de los valores por cobrar.

4.2.2.2.6 Resultado de la evaluación de control interno del área de Adquisición.

Tabla XXI.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Adquisición EMPENA

4.2.2.2.6.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Adquisición.

La evaluación del control interno del área de Adquisición determinó un grado de efectividad de 100% de los controles aplicables a dicha área sin embargo se evidencio un posible riesgo el cual se detalla a continuación:

No se cumplan con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contratación Publica y en el Reglamento Interno de Adquisiciones.

4.2.2.2.7 Resultado de la evaluación de control interno del área de Almacén.

Tabla XXII.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Almacén EMPENA

4.2.2.2.7.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Almacén.

La evaluación del control interno del área de Almacén determinó un grado de efectividad de 66.6% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Dirección del Hospital Materno Infantil:

No se verifica periódicamente la existencia física de los bienes.

4.2.2.3 Identificación y evaluación de riesgos

Tabla XXIII.IV Matriz de Riesgo EMPENA

4.2.2.4 Método de muestreo

El método de muestreo utilizado en la evaluación de control interno en la Empresa Pesquera Nacional es el muestreo no estadístico en el que el auditor se apoya en su criterio de acuerdo a los resultados obtenidos de la evaluación preliminar.

4.2.2.5 Programas de auditoría

Tabla XXIV.IV Recursos Humanos EMPENA

Tabla XXV.IV Contabilidad EMPENA

Tabla XXVI.IV Presupuesto EMPENA

Tabla XXVII.IV Tesorería EMPENA

Tabla XXVIII.IV Cartera EMPENA

Tabla XXIX.IV Adquisición EMPENA

Tabla XXX.IV Almacén EMPENA

4.2.3 Ejecución

En esta fase se aplicaron los programas de auditoria elaborados previamente en la planificación específica de los cual se determinaron los hallazgos en las área examinadas que se detallan adelante.

4.2.3.1 Determinación de hallazgos

Luego de la aplicación de los programas de auditoria se detectaron debilidades en el control interno de las áreas examinadas las cuales se detallan a continuación:

RECURSOS HUMANOS:

• 1. Ingreso de personal sin concurso de merecimiento y requisitos establecidos en el Manual de Descripción de Puestos.

• 2. El personal contratado por la entidad no cumple con los requisitos establecidos en el Manual de Descripción de puestos.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Recursos Humanos, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. Ingreso de personal sin concurso de merecimiento y requisitos

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se constató el ingreso a de personal que no participaron en concurso de merecimientos alguno debido a la inobservancia de los procedimientos establecidos para el efecto.

EFECTO:

Esta situación permite el ingreso de personal no calificado a cada una de las áreas de la entidad.

RECOMENDACIONES:

Designar entre los aspirantes que hayan participado y obtenido los mejores resultados en los concursos de merecimiento y oposición para ocupar las vacantes que la entidad requiera.

• 2. El personal contratado por la entidad no cumple con los requisitos establecidos en el Manual de Descripción de puestos.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se constató que el personal que ha ingresado a la entidad no cumple con los requisitos mínimos establecidos en el Manual de Descripción de puestos.

EFECTO:

Esta situación permite el ingreso de personal cuyo perfil no coincida con los establecidos para el puesto para el que fue designado.

RECOMENDACIONES:

Realizar las convocatorias a concursos de merecimientos y oposición observando los requisitos mínimos establecidos en el Manual de Clasificación de Puestos para el cargo que se encuentre vacante y que sea calificado como indispensable.

CONTABILIDAD:

• 1. Los estados financieros no son estructurados en base a los requisitos establecidos en la normativa vigente.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Contabilidad, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que la presentación de estados financieros no se estructura de acuerdo a los formatos establecidos en el Manual General de Contabilidad Gubernamental

EFECTO:

Esta situación ocasiona que la estructura no permita conocer la clasificación económica de las cuentas tal como establece la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental referente a los modelos de Informes.

RECOMENDACIONES:

Formular los Estados de Situación Financiera, de Resultados y Ejecución Presupuestaria observando la estructura y los esquemas establecidos en la Normativa y en el Manual General de Contabilidad Gubernamental vigentes.

PRESUPUESTO:

• 1. Los auxiliares presupuestarios no son estructurados en base a los requisitos establecidos en la normativa vigente.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que la presentación de los auxiliares presupuestarios no se estructura de acuerdo a los formatos establecidos en el Manual General de Contabilidad Gubernamental

EFECTO:

Esta situación ocasiona que la estructura no permita evaluar la ejecución presupuestaria de cada partida.

RECOMENDACIONES:

Registrar la ejecución presupuestaria de ingresos y gastos, así como la elaboración de las cédulas presupuestarias, basados en la estructura establecida en la Normativa y en el Manual General de Contabilidad Gubernamental vigentes.

TESORERÍA:

• 2. No existe documentación que soporte los egresos de caja chica.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que ciertos egresos de caja chica no poseen los documentos de soporte respectivo al momento de solicitar reposición.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los egresos correspondiente a la caja chica que se realizan en la entidad.

RECOMENDACIONES:

Organizar los archivos que respaldan el manejo de los fondos de forma secuencial y cronológica, cuidando que cada transacción cuente con todos los respaldos originales o copias certificadas y necesarias.

CARTERA:

• 2. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Cobranzas, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 2. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que algunos servicios realizados no poseen los documentos de soporte para el cobro respectivo.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los valores pendientes de cobro que se posee la entidad.

RECOMENDACIONES:

Vigilar que los servicios prestados por la entidad sean respaldados con documentación que permita gestionar su cobro.

ADQUISICIÓN:

• 1. Se presentan demoras en el proceso de adquisiciones.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Adquisición, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. Se presentan demoras en el proceso de adquisiciones.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que en algunos trámites de adquisición presentan retrasos debido a la aprobación que debe tener por parte de algunas áreas.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que las necesidades de bienes o servicios que se presentan en la entidad no sean atendidas dentro del plazo requerido.

RECOMENDACIONES:

Analizar el proceso de adquisiciones, con el objeto de definir trámites innecesarios que demoran los procesos de compras.

Presentar a las autoridades una propuesta que considere la normativa vigente para el sector público con la inclusión de controles y practicas sanas para mejorarlas y optimizarlas a fin de que las adquisiciones no sobrepasen el tiempo prudencial y se demore la entrega de los recursos necesarios.

ALMACÉN:

• 1. No se verifica la existencia física de los suministros y materiales que se encuentran en el Almacén.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Almacén, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No se verifica la existencia física de los suministros y materiales que se encuentran en el Almacén.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que al conciliar los saldos contables con los del Almacén no se realiza una verificación de la existencia física de los bienes.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que no se tenga la certeza de que los saldos conciliados reflejen la existencia física de los bienes.

RECOMENDACIONES:

Verificar constantemente que los reportes de inventario generados por el sistema coincidan con la verificación física obteniendo así confiabilidad en la información.

4.2.3.2 Técnicas de auditoria

Las técnicas de auditoría aplicadas para la revisión la Empresa Pesquera Nacional fueron las siguientes:

4.2.3.2.1 Técnicas de verificación ocular

Comparación:

A través de la aplicación de esta técnica se pudo determinar la conformidad de la presentación de los estados financieros y auxiliares presupuestarios de conformidad con el Manual de Contabilidad Gubernamental.

Observación:

A través de la aplicación de ésta técnica se comprobó la forma de operar de la entidad, la aplicación de procedimientos establecidos y el cumplimiento de controles por parte de las áreas de la Empresa Pesquera Nacional.

Rastreo:

Por medio del la aplicación de ésta técnica se pudo evidenciar el desarrollo del proceso de adquisición y de ingreso a caja obteniendo información acerca del cumplimiento de cada una de las actividades de dichos procesos.

4.2.3.2.2 Técnicas de verificación verbal

Indagación:

Se llevo a cabo a través de entrevistas con funcionarios de la entidad para obtener información sobre su funcionamiento así mismo con la aplicación de cuestionarios para la evaluación preliminar del sistema de control interno aplicado en la Empresa Pesquera Nacional.

4.2.3.2.3 Técnicas de verificación documental

Comprobación:

Mediante la comprobación se evidenció la existencia, legalidad e integridad de documentación de soporte, cumplimiento de controles en el área de Recursos Humanos, autorización y aprobación de operaciones por parte de la autoridad competente entre otras.

4.2.3.2.4 Técnicas de verificación física

Inspección:

Se realizó la constatación física de las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa Pesquera Nacional y de existencia de bienes en el Almacén.

4.2.3.3 Conclusiones de la evaluación del control interno

Durante la evaluación del control interno se pudo constatar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en auditorías anteriores debido a que existe un alto grado de compromiso por parte de la Dirección por el mejoramiento continuo del sistema de control interno imperante en la Empresa Pesquera Nacional.

Los procedimientos administrativos que se llevan a cabo son acordes a los controles y normatividad vigente de la Empresa Pesquera Nacional, sin embargo se pudo evidenciar la existencia de debilidades en el área de Recursos Humanos con respecto a la contratación del personal; en el área de Contabilidad y Presupuesto en cuanto a la estructura de la presentación de informes financieros y presupuestarios; en el área de Tesorería debido a la falta de soporte documental de los egresos y cuentas por cobrar; en el área de Almacén la falta de constatación física de los bienes.

Aunque las actividades se realizan enmarcadas en la normativa vigente que rige la entidad y existe el compromiso por parte del nivel directivo de desarrollar un sistema de control interno idóneo y efectivo, aún existen debilidades en el desarrollo de procesos claves que aumentan la probabilidad de ocurrencia de errores o fraude.

Por lo expuesto y luego de determinar que las falencias detectadas no
representan un riesgo significativo, puede concluirse que el sistema de control
interno imperante en la entidad es efectivo, lo que permite que los directivos
cuenten con la seguridad razonable sobre la protección de los recursos,
logro de los objetivos institucionales e integridad de la información
financiera.

4.2.3.4 Recomendaciones

Realizar una adecuada planificación para la contratación de personal basada en la metodología descrita en el Manual de Descripción de puestos de la entidad.

Formular los Estados de Situación Financiera, de Resultados y Ejecución Presupuestaria observando la estructura y los esquemas establecidos en la Normativa y en el Manual General de Contabilidad Gubernamental vigentes.

Organizar los archivos que respaldan el manejo de los fondos de forma secuencial y cronológica, cuidando que cada transacción cuente con todos los respaldos originales o copias certificadas y necesarias.

Elaborar una propuesta que considere la normativa vigente para el sector público con la inclusión de controles y practicas sanas para mejorar y optimizar el proceso de las adquisiciones de manera que no sobrepasen el tiempo prudencial y se demore la entrega de los recursos necesarios en la entidad.

Verificar constantemente que los reportes de inventario generados por el sistema coincidan con la verificación física obteniendo así confiabilidad en la información.

4.2.4 Comunicación de resultados

En el transcurso de la evaluación del control interno realizada a la Empresa Pesquera Nacional se comunicaron cada una de las debilidades encontradas en las áreas evaluadas con el fin de que se tomen las medidas correctivas así como para determinar responsabilidades.

4.3 Evaluación de la efectividad del control interno en la Empresa Eléctrica Central.

4.3.1 Planificación Preliminar

4.3.1.1 Información introductoria

4.3.1.1.1 Motivo del examen

La evaluación del sistema de control interno de la Empresa Eléctrica Central se efectuó para obtener información de la efectividad de dicho sistema en entidades del sector público.

4.3.1.1.2 Objetivo del examen

Los objetivos del examen son los siguientes:

Comprobar si los controles internos aplicados en la entidad proporcionan seguridad razonable para la protección de sus respectivos recursos; para la integridad de la información financiera; así como, para alcanzar sus objetivos institucionales.

Recomendar, en los casos que aplique, la toma de acciones que tiendan a mejorar los controles internos; y, consecuentemente, preservar los recursos financieros, materiales y activos en general de la Empresa Eléctrica Central.

4.3.1.1.3 Alcance del examen

Abarcó el estudio y la evaluación de la estructura del control interno en los aspectos financieros y de recursos humanos, existentes en el período comprendido entre el 01 de junio del 2007 y el 30 de noviembre del 2007.

Aunque en el control interno intervienen todas las áreas de una entidad, es importante enfocarlo en cuatro áreas claves ya que constituyen factores de riesgo y son:

Recursos Humanos, a fin de procurar una ejecución ordenada y eficiente de los procedimientos de contratación y evaluación.

Contabilidad, Presupuesto y Cartera; siendo necesaria la existencia de normas y procedimientos que aseguren la exactitud de los registros contable, que deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del presupuesto y de los resultados de la Entidad.

Tesorería, área especialmente sensible debido a la disponibilidad inmediata de los activos que integra, en la que los procedimientos y sistemas de control deben garantizar la protección de los saldos de caja y bancos, siendo necesario la existencia de una adecuada segregación de funciones, así como una adecuada política de autorizaciones.

Adquisiciones e Inventarios, con el fin de verificar la legalidad y transparencia del proceso de compras así como los sistemas utilizados para la identificación y localización de todos los bienes de naturaleza inventariable y que, en definitiva, aseguran la salvaguarda de los bienes de la entidad, uno de los objetivos fundamentales del control interno.

4.3.1.1.4 Base Legal

La Empresa Eléctrica Central fue creada mediante resolución el 26 de octubre de 1998, la cual se encuentra regulada por la normativa legal siguiente:

Constitución Política de la República del Ecuador.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.

Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del Ecuador.

Ley de Régimen del Sector Eléctrico. Ley Orgánica de Defensa del Consumidor. Ley de Contratación Pública codificada y su Reglamento General.

Ley de Consultoría y su Reglamento.

Reglamento Sustitutivo del Reglamento de Suministro de Electricidad Codificación del Reglamento de Tarifas Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural – Urbano Marginal, FERUM Reglamentación Interna: disposiciones, reglamentos e instructivos emitidos por la Empresa Eléctrica Central.

4.3.1.1.5 Objetivo de la entidad

Administrar el servicio de distribución y comercialización de energía eléctrica para el área de concesión y la actividad de generación, llevará a cabo todas las acciones necesarias a fin de prestar el servicio público indicado, para lo cual, utilizará los bienes, instalaciones y demás recursos afectados al servicio público y que sean necesarios para cumplir su objetivo, sin perjuicio de la obligación de reconocer a favor de los propietarios, los pagos a que tuviere derecho por el uso que se haga de sus propiedades.

4.3.1.1.6 Estructura orgánica

Los siguientes niveles constituyen la estructura orgánica la Empresa Eléctrica Nacional:

NIVEL DIRECTIVO:

Encargado de orientar y disponer la ejecución de las políticas y responsabilidades generales de la Empresa, y está conformado por los siguientes organismos:

• Consejo Nacional de Electricidad.

NIVEL DE CONTROL:

Encargado de vigilar y controlar los resultados alcanzados frente a los previstos en los distintos procesos de administración interna de la Empresa, esta conformado por los siguientes organismos:

• Auditoria Interna

NIVEL EJECUTIVO:

Responsable final del cumplimiento de todos los actos y funciones de la Empresa, de acuerdo a las políticas, planes y programas aprobados por el Nivel Directivo, esta conformado por los siguientes organismos:

• Administrador

NIVEL DE APOYO:

Encargado de desarrollar actividades importantes y específicas de soporte, asistiendo en forma directa a la gestión de la Administración como a las demás áreas en la marcha administrativa de la Empresa, está integrado por:

• Recursos Humanos

• Financiero

• Sistemas

• Obras Públicas

NIVEL OPERATIVO

Encargado de hacer efectivo el desarrollo de la infraestructura eléctrica, y de distribuir y comercializar la energía a través de las siguientes áreas:

• Departamento Técnico

• Departamento de Distribución

• Departamento de Comercialización

• Departamento de Medidores

4.3.1.1.7 Políticas institucionales

• Promover y participar en proyectos de generación hidroeléctricas

• Negociar la compra de energía en contratos a mediano y largo plazo

• Promover proyectos de generación de energías alternativas

• Fomentar el uso responsable de la energía

• Asegurar el abastecimiento suficiente de energía de calidad a precios adecuados

4.3.1.1.8 Financiamiento

La Empresa Eléctrica Central, para el desarrollo de sus actividades contó con los siguientes recursos:

Del 1 de junio de 2007 al 30 de noviembre de 2007.

Ingresos de Operación US $ 102.892.500.33

Total US $ 102.892.500.33

La Empresa Eléctrica Central se financia a través de los ingresos que perciben por la venta de energía eléctrica del área concesionada.

4.3.2 Planificación Específica

4.3.2.1 Objetivos específicos por área

Los objetivos específicos por área que van a ser evaluados se detallan más adelante en los programas de auditoria.

4.3.2.2 Resultados obtenidos de la evaluación del control interno

La evaluación del sistema de control interno de la Empresa Eléctrica Nacional se la realizó a través del método de cuestionarios de control interno el cual consiste en una serie de preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de las Normas de Control Interno y demás normativa emitida por la Contraloría General del Estado.

Ver Anexos

4.3.2.2.1 Resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos.

Tabla XXXI.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos EMELCEN

4.3.2.2.1.1 Interpretación del resultado de la evaluación de control interno del área de Recursos Humanos.

La evaluación del control interno del área de Recursos Humanos determinó un grado de efectividad de 81.81% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Administración de la Empresa Eléctrica Central:

No se cumple con el proceso de contratación establecido.

No existe un Código de Ética en la entidad.

4.3.2.2.2 Resultado de la evaluación de control interno del área de Presupuesto.

Tabla XXXII.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Presupuesto EMELCEN

4.2.2.2.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Presupuesto.

La evaluación del control interno del área de Presupuesto determinó un grado de efectividad de 50% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Administración del la Empresa Eléctrica Central:

No existe un control para el manejo del presupuesto y determinación de desviaciones.

4.3.2.2.3 Resultado de la evaluación de control interno del área de Tesorería.

Tabla XXXIII.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Tesorería EMELCEN

4.3.2.2.3.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Tesorería.

La evaluación del control interno del área de Tesorería determinó un grado de efectividad de 82.3% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Administración del la Empresa Eléctrica Central:

No se exige la doble firma para la disposición de fondos.

No todos los gastos que se realizan por caja chica están debidamente soportados.

4.3.2.2.4 Resultado de la evaluación de control interno del área de Cartera.

Tabla XXXIV.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Cartera EMELCEN

4.3.2.2.4.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Cartera.

La evaluación del control interno del área de Cartera determinó un grado de efectividad de 75% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Administración de la Empresa Eléctrica Central:

No se constatan la existencia de documentos de soporte de los valores por cobrar.

4.3.2.2.5 Resultado de la evaluación de control interno del área de Adquisición.

Tabla XXXV.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Adquisición EMELCEN

4.3.2.2.5.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Adquisición.

La evaluación del control interno del área de Adquisición determinó un grado de efectividad de 100% de los controles aplicables a dicha área sin embargo se evidencio un posible riesgo el cual se detalla a continuación:

No se cumplan con todos los requisitos establecidos en el Reglamento Interno de Adquisiciones de la entidad.

4.3.2.2.6 Resultado de la evaluación de control interno del área de Almacén.

Tabla XXXVI.IV Resultado de la evaluación de control interno del área de Almacén EMELCEN

4.3.2.2.6.1 Interpretación del resultado de control interno del área de Almacén.

La evaluación del control interno del área de Almacén determinó un grado de efectividad de 83.3% de los controles aplicables a dicha área además se estableció las siguientes deficiencias que fueron informadas a la Administración de la Empresa Eléctrica Central:

No se verifica la existencia física de los bienes.

4.3.2.3 Identificación y evaluación de riesgos

Tabla XXXVII.IV Matriz de Riesgo EMELCEN

4.3.2.4 Método de muestreo

El método de muestreo utilizado en la evaluación de control interno en la Empresa Eléctrica Central es el muestreo no estadístico en el que el auditor se apoya en su criterio de acuerdo a los resultados obtenidos de la evaluación preliminar.

4.3.2.5 Programas de auditoría

Tabla XXXVIII.IV Recursos Humanos EMELCEN

Tabla XXXIX.IV Presupuesto EMELCEN

Tabla XL.IV Tesorería EMELCEN

Tabla XLI.IV Cartera EMELCEN

Tabla XLII.IV Adquisición EMELCEN

Tabla XLIII.IV Almacén EMELCEN

4.3.3 Ejecución

En esta fase se aplicaron los programas de auditoria elaborados previamente en la planificación específica de los cual se determinaron los hallazgos en las área examinadas que se detallan adelante.

4.3.3.1 Determinación de hallazgos

Luego de la aplicación de los programas de auditoria se detectaron debilidades en el control interno de las áreas examinadas las cuales se detallan a continuación:

RECURSOS HUMANOS:

• 1. No se cumple con el proceso de contratación establecido.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Recursos Humanos, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No se cumple con el proceso de contratación establecido.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se constató el ingreso de personal al área operativa sin la aprobación del curso de capacitación previa que se establece en el manual de organización esto se debe a que tienen parentesco con personal que labora en la institución.

EFECTO:

Esta situación permite el ingreso de personal que no cumple con el perfil establecido en la normativa vigente de la institución.

Incremento de personal innecesario en la institución aumentando el gasto administrativo.

RECOMENDACIONES:

Solicitar al departamento de Recursos Humanos que previa a la contratación de personal emita un informe técnico que justifique la necesidad del ingreso de nuevo personal a la institución, documento que permitirá a la Administración contratar al personal mínimo indispensable y necesario de conformidad con los planes y estrategias institucionales.

PRESUPUESTO:

• 1. No existe un control para el manejo del presupuesto y determinación de desviaciones.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Presupuesto, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No existe un control para el manejo del presupuesto y determinación de desviaciones.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se constató que no existe un procedimiento para la planificación, elaboración y ejecución presupuestaria tal como lo estipula las normas de control interno del sector público debido a que no existe un departamento de presupuesto y la elaboración del mismo esta a cargo del departamento de contabilidad.

EFECTO:

Esta situación permite que la institución no cuente con un proceso de presupuesto adecuado e incumpla la normativa vigente.

Incremento de personal innecesario en la institución aumentando el gasto administrativo.

RECOMENDACIONES:

Implantar dentro de la estructura organizacional el departamento de presupuesto para que se lleven a cabo cada una de las epatas del presupuesto tal como lo establece la normativa vigente, así mismo definir los procedimientos y actividades que debe realizar el departamento.

TESORERÍA:

• 1. No se exige la doble firma para la disposición de fondos.

• 2. No todos los gastos que se realizan por caja chica están debidamente soportados.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Tesorería, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 1. No se exige la doble firma para la disposición de fondos.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que los cheques son emitidos con una sola firma cuando existen en la institución cuatro firmas autorizadas para cada una de las cuentas bancarias con las que cuenta la institución, esto se debe a la falta de una política que establezca el uso de doble firma.

EFECTO:

Esta situación permite que las personas autorizadas para firmar los cheques puedan disponer libremente de los fondos sin la supervisión y control debido.

RECOMENDACIONES:

Revisar el procedimiento para la emisión de pagos de tal manera que se determine el uso de doble firma en los cheques evitando así que un funcionario pueda disponer de los fondos de la institución sin control y autorización.

• 2. No todos los gastos que se realizan por caja chica están debidamente soportados.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que ciertos egresos de caja chica no poseen los documentos de soporte respectivo al momento de solicitar reposición.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los egresos correspondiente a la caja chica que se realizan en la entidad.

RECOMENDACIONES:

Organizar los archivos que respaldan el manejo de los fondos de forma secuencial y cronológica, cuidando que cada transacción cuente con todos los respaldos originales o copias certificadas y necesarias.

CARTERA:

• 3. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Cobranzas, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 3. No existe documentación de soporte de las cuentas por cobrar.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que algunos servicios realizados no poseen los documentos de soporte para el cobro respectivo.

EFECTO:

Esta situación origina que no se lleve un adecuado control de los valores pendientes de cobro que se posee la entidad.

RECOMENDACIONES:

Vigilar que los servicios prestados por la entidad sean respaldados con documentación que permita gestionar su cobro.

ADQUISICION:

• 2. Se presentan demoras en el proceso de adquisiciones.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Adquisición, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 2. Se presentan demoras en el proceso de adquisiciones.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo constatar que en algunos trámites de adquisición presentan retrasos debido a la aprobación que debe tener por parte de algunas áreas.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que las necesidades de bienes o servicios que se presentan en la entidad no sean atendidas dentro del plazo requerido.

RECOMENDACIONES:

Analizar el proceso de adquisiciones, con el objeto de definir trámites innecesarios que demoran los procesos de compras.

Presentar a las autoridades una propuesta que considere la normativa vigente para el sector público con la inclusión de controles y practicas sanas para mejorarlas y optimizarlas a fin de que las adquisiciones no sobrepasen el tiempo prudencial y se demore la entrega de los recursos necesarios.

ALMACÉN:

• 2. No se verifica la existencia física de los suministros y materiales que se encuentran en el Almacén.

A continuación se presenta un análisis detallado de las debilidades encontradas en el Área de Almacén, su efecto y recomendaciones a fin de superar dichas deficiencias.

• 2. No se verifica la existencia física de los suministros y materiales que se encuentran en el Almacén.

SITUACIÓN ACTUAL

Durante la revisión se pudo observar que al conciliar los saldos contables con los del Almacén no se realiza una verificación de la existencia física de los bienes.

EFECTO:

Esta situación ocasiona que no se tenga la certeza de que los saldos conciliados reflejen la existencia física de los bienes.

RECOMENDACIONES:

Verificar constantemente que los reportes de inventario generados por el sistema coincidan con la verificación física obteniendo así confiabilidad en la información.

4.3.3.2 Técnicas de auditoria

Las técnicas de auditoría aplicadas para la revisión Empresa Eléctrica Central fueron las siguientes:

4.3.3.2.1 Técnicas de verificación ocular

Comparación:

A través de la aplicación de esta técnica se pudo determinar la conformidad de las labores realizadas en la institución con las normas y reglamentos internos vigentes.

Observación:

A través de ésta técnica se comprobó la forma de operar de la entidad, la aplicación de procedimientos establecidos y el cumplimiento de controles por parte de las áreas de la Empresa Eléctrica Central.

Rastreo: