Programa de auditoría al subsistema de cobros y pagos UEBase Ómnibus Nacionales (Cuba)



Resumen

Para lograr cumplir los objetivos con eficiencia, orden y disciplina, elevar la responsabilidad y facultad de las empresas, y desplegar al máximo sus potencialidades, es imprescindible el fortalecimiento de las acciones de control, en ese caso la auditoría juega un papel fundamental como herramienta para detectar y erradicar problemas que dificultan un control interno absoluto. El presente trabajo se llevó a cabo en la Unidad Empresarial de Base Ómnibus Nacionales de la cual fue objeto de una auditoría especial al subsistema de cobros y pagos para examinar y evaluar su situación económico-financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones vigentes, de esta manera mejorar los procedimientos relativos a su gestión y evaluar el sistema de control interno. Se realizó un diagnóstico a los componentes y normas que integran este sistema comprobándose que tienen instrumentado documentalmente los mecanismos para un buen control. En tal sentido se elaboró un programa de auditoría especial al subsistema de cobros y pagos y la contratación económica, detectándose deficiencias enfocadas a incumplimiento de contratos, errores en los procedimientos contables, etc., esto implica un daño económico y a su vez una calificación de Deficiente.

Palabras Claves:

Auditoría Especial, Subsistemas de Cobros y Pagos.

Introducción

El desarrollo de la economía y la expansión de las relaciones económicas en la actualidad ha traído aparejado una serie de conflictos que de una forma u otra afectan el entorno internacional provocando una crisis financiera global, esta situación trae consigo una incansable lucha por la supervivencia de las empresas las cuales cada vez más exigen una información precisa para la toma de decisiones, por ello la información económica y contable debe ser transparente para que proporcione confianza y de esta forma poder ser utilizada en una economía competitiva.

Cuba no está exenta de los impactos de esta crisis, es por ello que se encuentra inmersa en un proceso de cambios sustanciales manifestados en la actualización de su modelo económico a través del proyecto de lineamientos de la política económica y social aprobados en el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba (PCC), en el cual se establecen una serie de medidas encaminadas a resolver los complejos problemas de la economía cubana. Uno de los eslabones en los que se han venido presentando dificultades es precisamente los medios de transporte; estos constituyen los medios básicos fundamentales para la ejecución del transporte terrestre, marítimo y fluvial y sus servicios auxiliares.

El transporte en Cuba se ha visto deteriorado debido al envejecimiento y rotura de antiguos medios y la dificultad para la adquisición de nuevos de ellos por el embargo económico, financiero y comercial de Estados Unidos y la crisis económica a la que ha estado sujeto el país. Hoy este medio tan necesario para el desarrollo del país ha ido progresando paulatinamente a través de las empresas que han sido creadas con ese fin ya sea para transporte aéreo, marítimo como terrestre siendo este último el más demandado en Cuba, hecho que provoca el surgimiento de la Empresa de Ómnibus Nacionales conocida anteriormente como Grupo Empresarial ASTRO, desde el 1ro de enero de 2012 este cambio de nombre trae consigo, además de una nueva estructura empresarial, un objeto social más flexible que le permite desplegar al máximo sus potencialidades.

En la Unidad Empresarial de Base (UEB) Ómnibus Nacionales de Santa Clara subordinada a la Empresa de Ómnibus Nacionales perteneciente al Ministerio del Transporte, tiene como principal función la prestación de servicios de transportación y traslado hacia y desde las distintas provincias del país, en la misma se pretende evaluar las operaciones originadas del subsistema de cobros y pagos y su correspondencia con los registros contables.

En la UEB se realizan periódicamente inspecciones, controles y auditorías tanto por el organismo superior como por otras entidades y organizaciones involucradas como Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), la Contraloría General de la República de Cuba (CGR), el Ministerio del Transporte (MITRANS), entre otras, a pesar de esto continúan presentando problemas en el subsistema de cobros y pagos así como la contratación económica, la más reciente auditoría ocurrió en el mes de junio del 2015 la misma no emitió calificación, en la última inspección realizada en octubre del 2015 se obtuvo una calificación de deficiente, estos resultados hacen necesario la realización de una auditoría especial a las operaciones de cobros y pagos así como la verificación de los contratos correspondientes a partir de la implementación del programa que sirve de guía para la realización de la misma, siendo esta la situación problémica de esta investigación.

A raíz de esta situación se plantea el siguiente Problema Científico: Insuficiente control al subsistema de cobros y pagos en la UEB Ómnibus Nacionales que limita la confiabilidad de la información financiera para la toma de decisiones.

Hipótesis

Para dar solución al problema científico de esta investigación se plantea como hipótesis: Si se realiza una auditoría especial al subsistema de cobros y pagos en la UEB Ómnibus Nacionales se contribuirá con la obtención de una información financiera confiable para la toma de decisiones.

Lo anterior define como Objetivo General: Realizar una auditoría especial al subsistema de cobros y pagos en la UEB Ómnibus Nacionales que permita evaluar el grado de confiabilidad de la información financiera, determinando si la situación existente es favorable o no para el trimestre octubre-diciembre de 2015.

Para cumplimentar el objetivo general se plantean los siguientes Objetivos Específicos:

Desde el punto de vista de la factibilidad del estudio, en principio, se dispone de los recursos básicos para llevar adelante la investigación. Es conveniente y de gran utilidad entonces para la UEB Ómnibus Nacionales contar con una herramienta que permita perfeccionar el subsistema de cobros y pagos.

Se aprecian varios motivos que limitan el desarrollo efectivo de esta investigación como son: las características de la entidad y las nuevas normativas de auditoría que se complejizan a la hora de aplicarla.

En la UEB Ómnibus Nacionales cuando se efectúan inspecciones y controles no involucran en la evaluación del programa el subsistema de cobros y pagos, por lo que es necesario que se aplique un programa que incluya este subsistema.

La investigación está estructurada de la siguiente manera; un primer capítulo en el que se fundamenta desde el punto de vista teórico lo relacionado con la auditoría, específicamente en la auditoría especial, sus particularidades, procedimientos y normas por las que se rige su ejecución, así como también se generaliza el control interno y las operaciones de cobros y pagos; en un segundo capítulo se caracteriza a la entidad objeto de investigación, así como también se realiza una evaluación y diagnóstico al sistema de control interno en la misma; y en un tercer capítulo se propone el programa de auditoría que se aplica en la entidad, así como el informe correspondiente a los resultados obtenidos del trabajo realizado. Al finalizar se arriban a conclusiones y recomendaciones. Además, se relaciona la bibliografía consultada y se incluyen los anexos que se consideran necesarios para demostrar la validez práctica de los datos utilizados en el contenido del trabajo.

Desarrollo

Programa para evaluar el subsistema de cobros y pagos y la contratación económica

Para la ejecución de la auditoría al subsistema de cobros y pagos se utilizó el siguiente programa en el cual se muestran los objetivos del mismo, así como los aspectos fundamentales a verificar.

Objetivos específicos:

COBROS Y PAGOS:

CONTRATACIÓN ECONÓMICA:

Una vez expuesto el programa de auditoría para el subsistema de cobros y pagos teniendo en cuenta las características propias de la empresa se procede a aplicar el mismo, desarrollando de esta manera la fase de ejecución de la auditoría, en la que se detectan hallazgos para la obtención de un resultado.

Resultados de la auditoría

Para la aplicación del programa de auditoría al subsistema de cobros y pagos se tuvo en cuenta una muestra representativa mayor del 10% según la importancia que presentan los saldos de las cuentas en el balance. A continuación, se presenta el informe de auditoría una vez terminada la misma y valorados los principales hallazgos encontrados durante la fase de ejecución.

Entidad auditada: UEB Ómnibus Nacionales de Santa Clara

Dirección: Carretera Central 303 km banda a Placetas Santa Clara. Villa Clara

Subordinada a: Ministerio del Transporte

Tipo de auditoría: Especial

Fecha de inicio: 11/01/2016

Fecha de terminación: 30/03/2016

Auditoría ejecutada por: Maria Pilar Quintero Villegas

Informe de auditoría

INTRODUCCIÓN

La entidad es creada en virtud de la Resolución No.40/2012 del Ministerio del Transporte de fecha 20 de enero de 2012, la misma está subordinada a la Empresa Ómnibus Nacionales adscrita al Grupo Empresarial Automotor (GEA) subordinado al Ministerio del Transporte (MITRANS). Su actividad económica se distingue por la prestación de servicios de transportación de pasajeros, alquiler de vehículos y otros asociados.

Su Objeto Social está definido por resuelvo tercero de la citada Resolución No.40/2012 del MITRANS en consonancia con la Resolución No.650/2011 del MEP donde sus principales funciones son: efectuar la venta de pasajes a la población y la transportación de pasajeros, ofrecer servicios de alquiler de ómnibus, minibuses y microbuses a entidades, ofrecer servicios de custodia de equipajes a la población, prestar servicios de transportación de mensajería y paquetería a la población y a entidades, prestar servicios de transportación de valijas a la población y a entidades y ofrecer servicios de auxilio en la vía y de remolque en pesos cubanos.

La auditoría tuvo como objetivos: Comprobar la eficacia del control interno, la utilización adecuada de los recursos financieros, materiales y humanos vinculados con su actividad principal, el cumplimiento de la legislación financiera y si están establecidas las bases para la identificación y análisis de los riesgos. Además, verificar el cumplimiento de la Resolución No.101/ 2011 dictada por el BCC, que establece las normas bancarias para los cobros y pagos; evaluar la situación actual y control de las cuentas por cobrar y pagar, así como las cuentas relacionadas y comprobar que el proceso contratación concertados entre entidades económicas, se realiza de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

Para dar cumplimiento a estos objetivos fue necesario comprobar el nivel de actualización del control interno, tomando muestra de las operaciones provenientes del subsistema de cobros y pagos y su correspondencia con el proceso de contratación económica, aplicando los programas de auditoría confeccionados utilizando las técnicas de auditoría de estudio general; comparación o confrontación; comprobación y computación; análisis, conciliación, confirmación y cálculo. Las muestras se escogieron mediante la técnica de selección no estadístico y dentro de esta al azar, se desarrollaron las comprobaciones para el período comprendido de octubre a diciembre de 2015.

Se aplicaron los siguientes cuerpos legales: la Resolución No.101/2011 del BCC, Reglamento de la Ley No.107/2009 de la Contraloría General de la República de Cuba, Decreto Ley No.304/12 ambas emitida por el Consejo de Estado y el Decreto Ley No.310/12 del Consejo de Ministros, Resolución No.60/2011 y la 36/2012 todas estas emitidas por la Contraloría General de la República de Cuba, y por último la Resolución No.360/2013, la 314/2014 que modifica la cuenta Gastos Acumulados por Pagar de la Resolución No.360/2013, la 235/2005 y la 11/2007 todas del Ministerio de Finanzas y Precios, realizándose la auditoría de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría establecidas en la Resolución No.340/12 de la Contraloría General de la República de Cuba sin existir limitaciones.

Conclusiones

En correspondencia con los objetivos de la auditoría cumplidos, los resultados obtenidos en la práctica de la misma y en conformidad con lo preceptuado en la Resolución No.36/2012 de la Contraloría General de la República de Cuba, se evalúa de Deficiente el estado de control que la entidad ejerce sobre las actividades que desarrolla que fueron objeto de la auditoría, toda vez que, existen inobservancias de las regulaciones establecidas que afectan el cumplimiento de los objetivos del control interno, evidenciándose también incumplimientos de procedimientos inherentes al subsistema de cuentas por cobrar y pagar y contratación económica, así como inadecuada revisión y fiscalización de la documentación primaria. El Plan de Prevención de Riesgos no fue efectivo, lo que ha contribuido a que el sistema de control interno implementado por la entidad no es del todo eficaz.

Durante la práctica de las comprobaciones, se detectaron incumplimientos y errores que constituyen deficiencias en el desempeño y funcionamiento de la entidad, siendo los más relevantes los que se detallan a continuación:

Principales deficiencias

Causas y Condiciones:

Resultados

Subsistema de cobros

En análisis realizado se pudo apreciar que la entidad incumple lo establecido en las Resoluciones No.235/2005 del MFP y la No.60/2011 de la CGR en su componente Actividades de Control en su norma Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos, además del Decreto Ley No.304/2012 del Consejo de Estado y el Decreto No. 310/2012 del Consejo de Ministros.

Deficiencias detectadas:

Aspectos que no presentaron deficiencias

Subsistema de pagos

En análisis realizado se pudo apreciar que la entidad incumple lo establecido en la Resolución No.60/2011 de la CGR en la norma Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos de su componente Actividades de Control

Deficiencias detectadas

Aspectos que no presentaron deficiencias

Recomendaciones

Intensificar las acciones de control y supervisión en las áreas más vulnerables para de esta manera conseguir un sistema de control eficiente de acuerdo con las características propias de la entidad.

ANEXOS

GENERALIDADES

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad debe interponer Recurso de Apelación ante el nivel superior al que ejecuta la auditoría, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la notificación del informe final acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Ley No.107 "De la Contraloría General de la República de Cuba", artículo 63.

De acuerdo con el artículo 57, inciso k) del Reglamento de la Ley No.107, la entidad deberá presentar en un término no mayor de 30 días el Plan de Medidas aprobado para dar solución a las deficiencias detectadas.

La entidad a tenor de lo dispuesto en el inciso j) del artículo antes mencionado, dispone de hasta diez días naturales a partir de la recepción de este informe para consultar, de manera obligatoria con quien ejecuto la auditoría, las medidas administrativas que se propone adoptar en los casos que proceda, con el interés de que reciba los criterios correspondientes. Y este a su vez dispone de diez días naturales, a partir de recibir la consulta para evaluar la misma y emitir los criterios al respecto.

De acuerdo con lo establecido en la Ley No.107 de la Contraloría General de la República de Cuba, capítulo III, artículos 15 al 17.1, el máximo dirigente de la entidad es el responsable sobre el sistema de control interno, por lo que debe discutir en su Consejo de Dirección los resultados de esta acción de control.

Deseamos patentizar nuestro agradecimiento a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la atención y colaboración prestada durante la realización de la auditoría.

Una vez elaborado el informe de auditoría culmina la etapa de informe y se pasa a la última fase de seguimiento a las acciones de control verificando el plan de medidas para erradicar las deficiencias detectadas. De esta manera el autor ha expuesto el trabajo de auditoría realizado, los resultados del mismo, así como la metodología o programa seguido, con el fin de servir como herramienta para mejorar el control en la entidad.

Conclusiones:

Bibliografía

 

 

 

 

Autor:

Yasmany Coca Montero.

Yenive Barrios Hernández.