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Metodología de análisis y diseño de sistemas de información



Introducción

Un Sistemas de información es un conjunto o disposición de procedimientos o programas relacionados, que juntos forman una sola unidad. También puede entenderse como un conjunto de hechos, principios y reglas clasificadas y dispuestas de manera ordenada mostrando un plan lógico en la unión de las partes. Además de ser un método, plan o procedimiento de clasificación para hacer algo. Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta ciertos principios:

Para poder analizar y posteriormente diseñar un sistema de información, esta establecida una serie de pasos y reglas que permiten que estas actividades se realicen de la forma más eficiente posible.

Análisis de sistemas de información

La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este objetivo, un sistema información hace uso de seis elementos fundamentales:

Un Análisis de Sistema se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así como de la Ingeniería humana (Manejo y Administración de personal), y administración de base de datos.

Objetivos del análisis

Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso en Analista se reúne con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y presupuestal, líneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.

Algunos autores suelen llamar a esta parte "Análisis de Requisitos" y lo dividen en cinco partes:

Antes de su reunión con el analista, el cliente prepara un documento conceptual del proyecto, aunque es recomendable que este se elabore durante la comunicación cliente – analista, ya que de hacerlo el cliente solo de todas maneras tendría que ser modificado, durante la identificación de las necesidades.

Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de Sistemas los recursos y el tiempo no son realistas para su materialización sin tener pérdidas económicas y frustración profesional. La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro áreas principales de interés:

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta gerencia.

Análisis Económico y Técnico

El análisis económico incluye lo que llamamos, el análisis de costos – beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de Información estos son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varía de acuerdo a las características del sistema. El análisis de costos – beneficios es una fase muy importante de ella depende la posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el analista evalúa los principios técnicos del Sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar sobre si continuar o abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no tenga el rendimiento deseado, o si las piezas no encajan perfectamente unas con otras.

Modelado de la arquitectura del Sistema

Cuando queremos dar a entender mejor lo que vamos a construir en el caso de edificios, Herramientas, Aviones, Maquinas, se crea un modelo idéntico, pero en menor escala (mas pequeño).

Sin embargo cuando aquello que construiremos es un software, nuestro modelo debe tomar una forma diferente, deben representar todas las funciones y subfunciones de un Sistema. Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, estos modelos pueden incluir notación gráfica, información y comportamiento del sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

Especificaciones del Sistema

Es un documento que sirve como fundamento para la ingeniería hardware, software, base de datos, e ingeniería humana. Describe la función y rendimiento de un sistema de información y las dificultades que estarán presentes durante su desarrollo. Las especificaciones de los requisitos del software se producen en la terminación de la tarea del análisis.

Diseño de sistemas de información

El diseño de sistemas se define el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

El diseño de los datos

Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el software.

El Diseño Arquitectónico

Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

El Diseño de la Interfaz

Describe como se comunica el software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

El Diseño de procedimientos

Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del diseño del software se puede definir en una sola palabra calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del proyecto. El diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.

El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el Software.

El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.

Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de diseño del software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de diseño, metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

Cuando se va a diseñar un Sistema de Información se debe tener presente que el proceso de un diseño incluye, concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o modelo o croquis.

Diseño de la Salida

En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como analistas deben realizar lo siguiente:

Diseño de Archivos

Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:

No todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que la mayoría de ellos pueden utilizar los del viejo Sistema y solo tenga que enlazarse el nuevo Sistema al Archivo maestro donde se encuentran los registros.

Diseño de Interacciones con la Base de Datos

La mayoría de los sistemas de información ya sean implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan u administrador de base de datos, en este caso el diseñador no construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en el sistema.

Herramientas para el Diseño de Sistemas

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

Herramientas de especificación:

Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos.

Herramientas para presentación:

Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

Herramientas para el desarrollo de Sistemas

Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

Herramientas para Ingeniería de Software

Apoyan el Proceso de formular diseños de Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

Generadores de códigos

Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

Herramientas para pruebas

Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del Sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas.

La revolución del procesamiento de datos de manera computarizada, junto con las prácticas de Diseño sofisticadas está cambiando de forma dramática la manera en que se trasladan las especificaciones de Diseño d Sistemas de Información funcionales.

MEDSI

Es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo. Entre las características resaltantes de esta metodología podemos destacar:

Es Estructurada: esta característica se debe a dos razones esenciales:

Es Completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo de desarrollo de un sistema de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del sistema en la organización. Guía al grupo de desarrollo a través de las fases, a un nivel bastante detallado, explicando las actividades que deben hacerse y en la mayoría de los casos, enumerando las tareas específicas que los miembros del grupo deben efectuar.

Es Particionada: A fin de manipular mejor la inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases, y cada una de las fases esta compuesta por pasos los cuales están orientados a algún tipo de tópicos, aspecto o elemento de un sistema de información. Cada paso a su ves agrupa a un conjunto de actividades que han de ser realizadas por el grupo de desarrollo.

Fases de MEDSI

Fase I. Definición del proyecto. Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información y estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los siguientes pasos:

Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema. Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:

Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:

Así mismo se busca determinar las necesidades preliminares que puedan o no justificar el desarrollo del nuevo sistema. Alguna de las interrogantes que se han de responder son:

Para esta actividad el gerente del proyecto debe llevar a cabo las siguientes tareas:

El gerente presenta el informe preliminar a los directivos de las unidades involucradas quienes deciden, a partir de ese informe, si se emprende el proyecto o no, o si es necesario un mayor estudio.

Dependiendo de la decisión adoptada durante la discusión del informe preliminar, el gerente se dedica ahora a iniciar un estudio de factibilidad del proyecto, para ello debe realizar previamente las siguientes tareas:

2. Estudio de Factibilidad. Una ves que se ha justificado la necesidad de un nuevo sistema, el gerente debe estudiar, junto con el grupo seleccionado para este paso, la factibilidad técnica, económica y psicosocial de diferentes alternativas que puedan constituir soluciones aceptables al problema actual. Por consiguiente, el grupo de factibilidad debe realizar las siguientes actividades:

En esta actividad el grupo se dedica a establecer los requerimientos generales de un nuevo sistema.

El gerente del proyecto presenta el informe a la comisión de planificación, quienes junto con los otros directivos de las unidades involucradas discuten la factibilidad de cada alternativa y selecciona la más conveniente. El proyecto puede ser paralizado debido a que no existan alternativas factibles o convenientes a la organización

Fase II. Análisis De Contexto. En esta fase se busca ganar un sólido conocimiento del sistema ampliado dentro del cual se ubicará el nuevo sistema de información y determinar las deficiencias y problemas que presenta el actual sistema de información (Si existe). Dentro de esta fase encontramos los siguientes pasos:

Al finalizar la recopilación de documentos el gerente del proyecto asigna a una o más personas del grupo para que se encarguen de organizar la biblioteca, estas personas son denominadas bibliotecarios del proyecto.

Después de haberse organizado la biblioteca el grupo se dedica a estudiar a documentación. El gerente programa reuniones de discusión, distribuye el material para lecturas individuales y conduce las discusiones en equipo sobre algunos documentos en particular el objetivo de este estudio es familiarizarse con el sistema actual antes de iniciar su análisis formal

En esta actividad el grupo de desarrollo identifica los objetivos, estructuras y procesos del sistema actual, para ello deben efectuar las siguientes tareas:

Fase III. Definición de requerimientos.Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de información debe satisfacer.

Especificación de Requerimientos de Información. El grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con el usuario del nuevo sistema las salidas, las entradas y las estructuras necesarias de datos. Las actividades que realizas el grupo de desarrollo durante este paso son las siguientes:

En conjunto con los usuarios, el grupo de desarrollo determina las necesidades actuales y futuras de información que el nuevo sistema de información debe satisfacer. Dichos requerimientos son:

Este libro contiene una entrada para cada requerimiento de información nuevo o viejo. Los requerimientos se agrupan e divisiones de acuerdo al tipo señalado en la actividad anterior. La división de requerimientos de salida se organiza por sesiones. Cada sesión contiene los requerimientos de información de una unidad funcional que esta involucrada en el sistema.

Este modelo es constituido utilizando la técnica "Análisis Estructurado de Sistema", y constituye un medio gráfico de valioso apoyo descriptivo y documentado de cada una de las funciones del sistema en desarrollo debe realizar.

Bajo el nombre de especificación funcional del nuevo sistema se almacena en la biblioteca del proyecto el modelo lógico y la lista de restricciones y atributos y a partir de ellos se elabora un resumen que denominaremos informe del nuevo sistema.

Estas restricciones se pueden agrupar tal como se muestra a continuación:

Entre las interrogantes que se deben responder para algunos de los atributos de calidad se destacan las siguientes:

Fase IV. Diseño Preliminar.Esta fase se encarga de elaborar un diseño preliminar del sistema de información que satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos establecidos en la fase III. El diseño preliminar consta de un prototipo o modelo físico que delinea la interacción hombre- máquina del sistema de información y describe, en forma general sus procesos automatizados. Dentro de esta fase encontramos:

Tomando como datos las configuraciones de equipos existentes en la organización, que puedan ser utilizados por el nuevo sistema, se procede luego a evaluar estas configuraciones y a determinar que prototipos se pueden desarrollar con ellos en forma parcial o total.

Para aquellos prototipos que no puedan ser desarrollados totalmente con la tecnología disponible en la organización actualmente, se elaboran las configuraciones técnicas adicionales que ellos requieran y se solicitan las cotizaciones respectivas a los vendedores del mercado.

El informe producido en la actividad anterior se presenta a la comisión de planificación, quien lo discute y finalmente selecciona el prototipo que considere más conveniente para la organización.

De ser necesario el grupo de desarrollo, o en su defecto, el que designe la comisión de planificaciones, se encarga de adquirir, instalar y probar el equipo y los programas que el prototipo seleccionado requiera para su desarrollo u operación.

El modelo o prototipo obtenido en la actividad anterior se somete a una revisión estructurada o a una inspección de diseño.

Fase V. Diseñado Detallado.Esta fase busca elaborar un diseño detallado del sistema de información que muestre como se construirán los subsistemas de datos y el subsistema programado. Esta fase produce el paquete de diseño, el cual contiene todas las especificaciones para la construcción del sistema, y el plan de pruebas que regirán las diferentes pruebas del sistema de información durante las fases de construcción, pruebas e implantación. Dentro de esta encontramos los siguientes pasos: