Módulo SAP: la gestión integrada



Introducción

El Sistema SAP es un sistema de información que gestiona de manera integrada, "on-line", todas las áreas funcionales de una empresa.

Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía de sistemas informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP R/2, antecesor al SAP R/3.

Un Sistema de Información ERP es un sistema de Gestión de Recursos Empresariales, mejor conocido como ERP (Enterprise Resource Planning), el cual es un conjunto de aplicaciones con el fin de integrar muchas o todas las funciones de una empresa.

La empresa SAP

Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial en el mundo, que comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios.

La empresa SAP es considerada el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo. Con 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y más de 1.500 socios.

HISTORIA DE LA EMPRESA SAP

SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim, Alemania, por antiguos empleados de IBM.

A comienzos del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet".

La compra de SAP por parte de Microsoft habría sido uno de los acuerdos más grandes en la historia de la industria del software, dado el valor de mercado de la alemana, de más de 55.000 millones de euros (junio 2004).

PRODUCTOS DE LA EMPRESA SAP

SAP ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales.

SAP trabaja en el sector de software de planificación de recursos empresariales (o ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning). El principal producto de la compañía es R/3, en el que la R significa procesamiento en tiempo real y el número 3 se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de R/3 fue R/2.

SAP también ofrece una nueva plataforma tecnológica denominada SAP NetWeaver. Esta convierte a SAP en un programa Web-enabled, lo que significa que estaría totalmente preparado para trabajar con él mediante la web, se puede trabajar con SAP mediante cualquier navegador de internet si se tienen los componentes apropiados de SAP NetWeaver (SAP Portals).

El software de gestión diseñado por SAP le brinda visibilidad de toda su empresa en tiempo real para que pueda agilizar su cadena de abastecimiento, sacar los productos al mercado más rápidamente, obtener más del área de aprovisionamiento y eliminar los esfuerzos duplicados. El uso de un sistema de gestión a medida de la más alta calidad es un factor diferencial frente a sus competidores en el mercado.

SAP es el líder mundial en sistemas de empresas, y ofrece software de gestión y servicios que satisfacen sus necesidades específicas. SAP ofrece soluciones escalables en más de 1,000 procesos de negocios y desarrolla software de clientes que trabajan con mejores prácticas empresariales.

Con el software de gestión de SAP usted ganará visibilidad y podrá optimizar su modelo de negocio para poder advertir ineficiencias a tiempo y convertirlas en ventajas competitivas. Estos sistemas de gestión le aumentarán la previsión para detectar nuevas oportunidades y la agilidad para responder a ellas. Los sistemas de empresas le brindarán la funcionalidad para optimizar sus operaciones y los recursos para extender las mejores prácticas a toda su cadena de valor.

Módulo o sistema SAP R/3

El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la información es almacenada, está disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de información.

Tiene un conjunto de normas estándares en el área de software de negocios y ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de información de una compañía.

El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemán, creado por SAP. Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.

Las aplicaciones o módulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas: Financiera, logística y de recursos humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros. Además de éstos, existen otros componentes, llamados Cross Aplications, que son válidos para todas las aplicaciones.

Los diferentes módulos que componen el sistema R/3 son:

Arquitectura del sistema SAP R/3

El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de iteración entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.

ODBC. Open Data Base Connectivity. Son las normas utilizadas para el acceso abierto de los datos a los datos comerciales de R/3 en las bases de datos relaciónales.

OLE/DDE. Object Linking and Embedding. Es el estándar principal para integrar las aplicaciones de las PC´s con el sistema R/3.

X.400/X.500, MAPI. Messaging Application Programming Interface y EDI (Electronic Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas.

Principios de sistema abierto incluidos en el sistema R/3.

NORMAS INTERNACIONALES PARA INTERFAZ ABIERTA

TCP/IP. Protocolo de comunicaciones en red.

RPC. Incluido en ABAP/4 como RFC (Remote Function Call) Constituye la interfaz de programación abierta de R/3, permitiendo que otros sistemas se conecten con las funciones de R/3.

CPI-C. Common Programming Interface-Communication). Utilizado para las comunicaciones programa-a-programa a través de sistemas múltiples.

SQL. Structured Query Language.

SISTEMAS OPERATIVOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3

BASES DE DATOS COMPATIBLES CON EL SISTEMA R/3

COMPATIBILIDAD ENTRE LAS PRESENTACIONES DEL TIPO FRONT-END

SAP-GUI (Interfaz gráfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de lista o gráfico en la mayoría de los sistemas de presentación front-end, Incluidos los siguientes:

MÓDULO SAP R/3

El Sistema SAP R/3 consta, en la vista modular, de áreas empresariales homogéneas, que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en tiempo real.

La integración en SAP se logra a través de la puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de datos común.

Los módulos funcionales de los que está compuesto el sistema SAP responden de forma completa a los procesos operativos de las compañías.

Módulos de aplicación

Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

Gastos generales, costos de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.

Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.

Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.

Grafos, contabilidad de costos de proyecto, etc.

Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.

Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc.

Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, Kanban, etc.

Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.

 Ventas, expedición, facturación, etc.

Contienen funciones que se pueden aplicar en todos los módulos.

MÓDULO SISTEMA DE PROYECTOS

Con este módulo se pueden distinguir los siguientes grupos de tareas como:

Planificación aproximada inicial, con tiempos y valores establecidos desde un desglose de la estructura de trabajo o, al menos, desde un listado de los que hay que hacer.

Planificación ajustada, que puede utilizar elementos de costo o métodos de cálculo de costos unitarios e implicar la inserción manual de fechas críticas, detalles de las actividades, programación automática con R/3 y la identificación de las actividades del camino crítico.

Coordinación de los recursos a través de requisiciones de compras automáticas y planes de reserva de materiales, control de inventario de existencia, planificación en red del equipo de personas, capacidades, materiales, recursos operativos y servicios

Seguimiento de los materiales, capacidades y fondos, toda vez que el proyecto se aprueba y ejecuta utilizando la administración de presupuestos, la reserva y asignación de fondos, comprobando su disponibilidad, así como la de los materiales y capacidades, con una alarma a la dirección del proyecto en caso de exceder ciertos límites.

Finalización del proyecto, con análisis de los resultados y cancelación.

MÓDULO PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

Este módulo ha sido diseñado para ser utilizado en cualquier sector industrial.

Provee procesos comprensivos para todo tipo de manufactura. El enfoque clásico de la planificación de los requisitos de material (MRP II) parte de la planificación de las operaciones que debe llevarse a cabo, tanto en el área de ventas o pedidos, como en la de proyectos. A partir de esta fase inicial el sistema ofrece métodos aceptados de planificación y control de los materiales hasta la entrega misma de los productos.

La administración integrada de la cadena de suministro es el método que utiliza SAP para construir y soportar la planificación y el control de la producción.

MÓDULO MANTENIMIENTO DE PLANTA

Provee una planeación y el control del mantenimiento de la planta a través de la calendarización, así como las inspecciones, mantenimientos de daños y administración de servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos entregados a los clientes.

MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD

Monitorea, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspección de los procesos e inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de información.

MÓDULO VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

El diseño de este módulo hace hincapié en el uso de una estrategia de ventas que responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio contable y en el futuro. Este módulo proporciona un conjunto de registros maestros de datos y un sistema de transacciones comerciales documentadas.

MÓDULO RECURSOS HUMANOS

La mayoría de los componentes del módulo HR de Recursos Humanos pueden implementarse de forma gradual según se vaya necesitando. Algunos pueden configurarse como sistemas autónomos, como una etapa de transición antes de tener una instalación totalmente integrada a SAP. Los módulos constituyentes de la aplicación HR de Recursos Humanos han sido diseñados para cubrir dos apartados importantes de la empresa, el financiero y el relativo a las calificaciones de los trabajadores.

MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de producción, incluidos la energía y los servicios.

Integración de la seguridad SAP R/3 organizacional de recursos humanos

El sistema SAP R/3 a partir de la Versión 4.0x, incorpora la funcionalidad de Gestión Organizacional por medio del módulo de Recursos Humanos (HR, por sus siglas en inglés), lo cual permite definir la estructura organizativa y funcional de la Compañía, mediante el "plan organizacional".

El sistema SAP R/3 cuenta con un módulo para realizar la administración de la seguridad y de los usuarios a nivel del sistema, denominado "Basis". Una de las principales características de dicho módulo es la administración de seguridad y accesos a las distintas aplicaciones de negocio implantadas, como por ejemplo: Gestión de Materiales (MM), Ventas y Distribución (SD), Contabilidad Financiera (FI), Recursos Humanos (HR), Gestión de Calidad (QM), Planificación de Mantenimiento (PM).

PLAN ORGANIZACIONAL EN SAP R/3

Un plan organizacional es un conjunto de información que describe la estructura organizativa y el ambiente funcional de la compañía; éste debe contar con los elementos denominados objetos predefinidos del sistema SAP R/3, los cuales se mencionan a continuación:

"El objetivo principal de diseñar y desarrollar el plan organizacional en el sistema SAP R/3, es el de integrar la administración de usuarios a la estructura organizacional de la Compañía, lo cual permitirá simplificar y minimizar las actividades realizadas por los administradores de usuarios."

ESQUEMA DE SEGURIDAD SAP R/3

Un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3, podría definirse como un conjunto de directrices, que en concordancia con las políticas y procedimientos de las áreas de negocio apoyadas por el sistema SAP R/3, sistematizan y codifican la administración de las autorizaciones que se deben otorgar a los usuarios definidos en el sistema.

El principal componente de un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3, son las denominadas "Matrices de Roles". Los roles se traducen dentro del sistema SAP R/3 en lo que comúnmente se conoce como grupos de actividades (papeles).

Un esquema de seguridad SAP R/3 basado en un plan organizacional, consiste en asociar los grupos de actividades (papeles) a cada una de las posiciones definidas en el Plan Organizacional. Para ello, es necesario contar con "Matrices de Roles" claramente definidas y aprobadas por las unidades de negocio que apoya el sistema SAP R/3, debido a que en éstas radica una adecuada definición de segregación de funciones en el ambiente de seguridad de acceso a las funcionalidades del sistema.

MATRIZ DE ROLES

Monografias.com

La implantación de este esquema basado en un plan organizacional, inducirá a la Compañía a modificar la manera tradicional de realizar la administración de la seguridad en un ambiente SAP R/3, lo que generará múltiples beneficios para ésta:

EJEMPLOS

1. PDVSA, adopta el sistema de SAP R/3 para integrar toda la información de la corporación y poder responder de esta forma a la necesidad de consolidación que exige la competitividad de los mercados de hidrocarburos a nivel mundial. 

La implementación en PDVSA del sistema SAP se basó en una estrategia común con la idea de estandarizar a toda la industria en el manejo de su información.

2. CVG EDELCA que hoy es parte de CORPOELEC, adoptó la plataforma SAP en varias áreas de negocio desde hace varios años.  Hasta hoy ha llevado a cabo dos nuevos proyectos con SAP: uno relacionado con el desarrollo de una plataforma gerencial de información para soportar la toma de decisiones y la evaluación de la gestión del negocio; el otro, referido a la actualización del software para pasar de la versión SAP R/3 4.5B a SAP R/3 Enterprise, y aprovechar así las ventajas tanto funcionales como tecnológicas que ofrece la nueva versión.

La implementación de la solución SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM, por su nombre y siglas en inglés) en EDELCA responde a la incorporación de un proceso de mejoramiento continuo, que consistió en revisar la metodología tradicional de planificación estratégica a fin de adaptarlo a la nueva realidad, para asegurar la coherencia entre las distintas unidades de negocio. SAP representa un cambio de cultura en la forma de hacer las cosas, contribuye en la mejora de los procesos y disminuye el tiempo para registrar y obtener la información sobre la gestión. Esto lleva a que se disponga de mayor tiempo para analizar los resultados y proponer acciones, es decir, controlar el negocio

Todas las empresas básicas como ALCASA, VENALUM, BAUXILUM, y CARBONORCA han implantado como sistema ERP al sistema SAP como solución a sus procesos administrativos, mejora en función de auditorías, efectividad de entrega en sus productos y estadísticas. 

Entre las ventajas que trajo la implantación del sistema SAP en las empresas de la CVG del Estado Bolívar se pueden decir que se logró la integración de todas las áreas en un solo sistema y un gran avance tecnológico y competitivo en la Región. 

Conclusiones

El sistema SAP comprende muchos módulos completamente integrados, que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos

La característica más importante del sistema SAP es que la información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

SAP se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial, sean grandes o pequeñas, en torno a administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc.

La empresa SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales.

La implantación de un esquema de seguridad en un ambiente SAP R/3 basada en un plan organizacional adecuadamente definido, le permitirá a la Compañía estandarizar y controlar los accesos que se otorgan a los usuarios que ingresen al sistema, además le permitirá reducir los costos de administración de usuarios y disminuirá el riesgo de poseer personal, realizando actividades incompatibles dentro del sistema SAP R/3.

Una de las empresas venezolanas que aplica hoy en día el Sistema SAP es PEQUIVEN, quien a obtenido beneficios tanto cualitativos como cuantitativos, como por ejemplo reducciones en las áreas financieras, de producción, cobranzas y en el manejo de los inventarios.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CIUDAD GUAYANA, MARZO DE 2010

PROFESOR:

MSc. Ing. Iván J. Turmero Astros.

 

 

 

Autor:

Camacho, Litzabeth.

Cortés, Beatriz.

Díaz, Gelson.

León, Nataly.

Sequera, Isandra.

Sandoval, Luis.

(Grupo 2).