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1ra.Etapa: pre-feria (planificacion y organización)



Introducción

Esta 1ra.Etapa: Pre-Feria (Planificación y Organización) describe la forma de cómo planificar y organizar este tipo de eventos previo a su ejecución. Especialmente, trata de las actividades concretas que debe realizar cada una de las comisiones asignadas. Así mismo, se definen las funciones o roles de cada uno de los miembros que integran el comité organizador, Coordinación general de evaluación, Equipo de trabajo y comisiones..

1RA.ETAPA: PRE-FERIA (PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN)

Coordinación general

Coordinación General: La Coordinación General de la Feria está a cargo de la coordinación nacional, regional, distrital, escolar, etc., de acuerdo a la instancia que corresponda la feria.

Composición

1. Comité organizador

2. Equipo de trabajo y comisiones

3. Coordinación general de evaluación

Coordinación General de Evaluación: está compuesta por el Coordinador General de Evaluación y los Evaluadores (Coordinadores de Área). No podrán intervenir en ella, el Coordinador General de la instancia que corresponda la Feria, ni sus colaboradores en la organización.

Designación:

a) Coordinación General de Evaluación: Por lo general a nivel nacional, regional, distrital, escolar, etc. la Coordinación General de Evaluación es designada por la Coordinación General de la Feria y/o la Entidad Gubernamental Encargada de la Nación sede. En las distintas instancias de participación, lo ideal es repetir el esquema de designación propuesto.

b) Cuerpo de Evaluadores: La designación de los evaluadores se atendrá a las siguientes normas:

1- Serán seleccionados por la Coordinación General de Evaluación a partir de una base de datos de evaluadores jerarquizados a partir de sus respectivos Currículum Vitae.

2- Los evaluadores deberán tener dedicación exclusiva al evento durante el desarrollo del mismo.

Funciones:

Comité Organizador

Comité Organizador: Arma el Programa Oficial; encargada de acreditar a los expositores, docentes, orientadores y evaluadores; deberá prever la habilitación y acceso a un espacio físico para el montaje de los stands, un lugar para los evaluadores, y facilitar los medios necesarios para la exhibición y buen desenvolvimiento, ameno y ordenado en la Feria.

Montaje y Exhibición

Los Exhibiciones deberán ser mostrados exclusivamente por los integrantes o participantes inscriptos.

En caso de que los integrantes inscriptos del grupo no puedan asistir por distintas razones podrán ser reemplazados por otro(s) integrante(s) inscriptos.

Se debe disponer en el stand de un ejemplar del informe (Anexo III del reglamento) y otro de la carpeta de campo. Se entiende que la carpeta de campo es el registro diario de los temas a tratar en el Stand, por lo tanto no puede ser trascripta ni modificada, allí además quedarán registradas las observaciones de los asesores y/o consultores si las hubiera.

Los expositores o participantes deberán respetar el horario del Programa Oficial.

Para más información, comunicación de la Feria, es posible establecer una página Web para consultas del programa y en la que puedan encontrar el Reglamento completo de la feria, la planilla

Equipo de trabajo y comisiones

Equipo de trabajo y comisiones: Se constituye el día del inicio de la Feria y hasta el final del evento. Tiene como finalidad corroborar que se cumplan con los requisitos específicos detallados en el reglamento y todas las actividades que complementan el desarrollo de la actividad principal

Está integrado de la siguiente manera:

Ejemplos de Comisiones para realizar el proceso de una feria:

Comisión de finanzas

Es la encargada de buscar los recursos necesarios para la ejecución de la feria.

El financiamiento está basado en los planes de trabajo de cada comisión. Los miembros de esta comisión deben buscar a los patrocinadores o donantes.

Además de buscar y controlar los ingresos, es la encargada de controlar los egresos, para lo cual podrán llevar su control d gastos en base a facturas o recibos contables.

Comisión de formación y capacitación

Esta tiene a su cargo la preparación previa de los empresarios para participar efectivamente en la feria, así mismo debe de ofrecer al público objetivo, que en este caso serán los expositores durante el evento, la posibilidad de escuchar conferencias o ponencias, talleres, foros, etcétera, sobre temas relacionados con el desarrollo de las PYMES, marketing, avances de tecnología, entre otros. La idea es ofrecer temas de actualización que interese a los productores.

Comisión de Cultura

Debido a que las ferias concentran al público, es una buena oportunidad promover la cultura de la región o país donde se lleva a cabo dicho evento, sin importar si la feria está dedicada a agricultura, forestal, industria, etc. Lo interesante de esta comisión es que se encargue de presentar lo más valioso de su región o país en el tema cultural, y de esta forma promover la identidad de uno o varios grupos étnicos, grupos musicales o de otra índole. Dentro de las actividades que se pueden realizar se tienen festivales culturales, gastronomía, tours, artesanías locales, etcétera. Esta comisión deberá coordinar con la comisión de stands para montar un escenario y organizar diferentes presentaciones durante los días de exposición en horarios clave. Uno de los propósitos es llamar más la atención del público objetivo que asiste a una feria, así como de los participantes y darle un toque de amenidad y distracción.

Comisión de voluntariado

El voluntariado estará formado por estudiantes de carreras afines a los objetivos de la feria, provenientes de colegios, institutos, universidades, así como por personas interesadas en participar en su ejecución, sin recibir remuneración por el tiempo dedicado a la misma. Esta comisión debe buscar recursos humanos (voluntarios) de acuerdo a los planes de trabajo de cada comisión, y al número de personas que necesitarán para la realización de sus diferentes actividades. La comisión debe capacitar a los voluntarios sobre "los servicios que presta un voluntario" y también darle indicaciones técnicas para lo que estará realizando. Las charlas que estas personas reciben deben ser motivacionales, llevadas a cabo por profesionales que tomen en cuenta el servicio a la comunidad. Es importante contar con un banco de información de todas las personas que participarán, y delegar a un responsable por cada grupo de voluntarios para la ejecución de las actividades.

Comisión de gastronomía

El servicio de alimentación dentro del recinto ferial es muy importante. Esta comisión tiene como responsabilidad ofrecer a los participantes un lugar cercano que ofrezca alimentos, ubicado dentro de las instalaciones donde se realiza el evento. Además, puede ofrecer comidas típicas de la región a todo el público. La comisión puede invitar a una empresa especializada en este servicio o bien a diversas micro, pequeñas o medianas empresas de la comunidad, de esta forma también se generan ingresos para estos empresarios, que podrán ofrecer comida en lugares destinados por la comisión.

Comisión de promoción y publicidad

Tiene como objetivo motivar e incentivar la participación de la mayor cantidad de empresas vendedoras y compradoras, y la presencia del público en general. Para ello esta comisión debe contemplar todos los medios publicitarios, tanto televisivos, prensa, impresos y auditivos. El éxito de la feria se deberá a la calidad, eficiencia y eficacia de esta comisión; es muy importante promover la feria para lograr la mayor participación tanto de la oferta como de la demanda. La promoción se debe planificar y ejecutar al momento de haber sido aprobado el plan de trabajo y contar con los recursos financieros necesarios. Los medios eficaces de publicidad y promoción dependerán del área geográfica a la que se dirigirá.

Comisión de protocolo e inauguración

Esta comisión tiene bajo su responsabilidad la inauguración y clausura de la feria. Lo importante de estas actividades es presentar los objetivos y los logros esperados en la realización de la feria. Es importante contar con la presencia de las autoridades de máxima relevancia en el sector, los patrocinadores y los (as) empresarios (as) participantes. Además, esta comisión tiene a su cargo la logística de todas las actividades planificadas para el evento, siempre deben de proveer a las otras comisiones: mobiliario, decoración y recepción de los participantes o invitados.

Comisión de ruedas de negocios

Esta es la comisión que tiene bajo su responsabilidad que los resultados de la feria sean lo más positivo posible. Las ruedas de negocios, se convierten en una actividad central de la feria. Es en este escenario en el que se llevan adelante una serie de encuentros entre los empresarios oferentes y demandantes, con el fin de cerrar un negocio o iniciar el contacto.

Comisión de seguridad

Tiene bajo su responsabilidad que el recinto ferial tenga la seguridad necesaria para el cuidado de los productos y/o servicios que se exponen, debe garantizar adicionalmente los servicios de salud e higiene, contar con una caja de cambio, un botiquín básico y los servicios de logística de la feria (fax, computadora, internet, teléfono, materiales y sonido)

Comisión de logística

Debe garantizar que se tenga un recorrido de la feria de forma escrita y señalización del área ferial, debe apoyar en la información de opciones de hospedaje, servicios varios como alquileres de muebles necesarios para el montaje. Adicionalmente apoya la distribución de espacio, el diseño y decoración o ambientación.

Comisión de monitoreo y evaluación.

Esta comisión debe garantizar que se tenga la información adecuada que muestre los resultados alcanzados durante la feria y posterior a ella, para esto se deben desarrollar los instrumentos de monitoreo y evaluación del proceso. Esta información se amplía en la tercera etapa Post-feria (evaluación y monitoreo).

Comisión de seguimiento y planificación de próxima feria

Esta comisión es importante para garantizar que la herramienta feria sea sostenible como herramienta de apoyo a la comercialización y se vuelva un instrumento de utilidad permanente, en función a ello se recomienda nombrar a las personas encargadas de iniciar el proceso de la siguiente feria buscando el mejoramiento continuo.

Conclusión

Las Ferias facilitan la promoción, comercialización y fortalecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas, logrando el desarrollo económico local de una región o un país, a través del uso de herramientas de apoyo a la búsqueda de nuevos mercados.

Son un instrumento de utilidad para asesores, gobiernos locales, instituciones, organizaciones empresariales y actores locales, para la promoción de uno o diversos sectores productivos a nivel regional, nacional o internacional.

Dimos a conocer la primera etapa de una feria llamada también, Pre-Feria (Planificación y Organización) y nos complace tener este conocimiento.

Anexo

Ejemplo de organización necesaria para realizar el proceso de una feria: Feria de ecoturismo

ORGANIZACIÓN

RESPONSABLE

Coordinación General

Asesoría Técnica

Cultura

Gastronomía

Mercadeo

Finanzas

Rueda de Negocios

Promisión y Publicidad

Montaje de stands

Tours al publico

Protocolo de inauguración

Formación y capacitación

Comisión de Seguridad

Comisión de logística

Comisión de Monitoreo y Evaluación

Comisión de seguimiento de planificación de próxima feria

 

 

Autor:

Saint Isaac