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Estudio de ingeniería de métodos en la empresa EMBolsa Express S. A.



Resumen

La presente investigación tuvo como propósito principal proponer un nuevo diseño para el método de almacenamiento de la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A, que optimice la ubicación de los productos en el espacio limitado del almacén, basado en la Metodología de ingeniería de métodos. Es un estudio de tipo no experimental y se apoya en una investigación de campo, aplicada y evaluativa, puesto que, abarcó la descripción y análisis de la situación actual así como la recomendación de las acciones requeridas que se deben aplicar para la incorporación de mejoras en el proceso de almacenamiento. La recolección de los datos para el diagnóstico inicial se basó en la observación directa, la aplicación de entrevistas no estructuradas a todo el personal inherente, así como la consulta en diversas fuentes de información. Posteriormente se procedió a la caracterización del proceso para determinar las fases claves del mismo, elaborándose el mapa de procesos, diagrama de flujo-recorrido, técnicas de interrogatorio. Seguidamente, se procedió a la formulación de la investigación; los objetivos; las iniciativas; las perspectivas; los indicadores. En general, se aplicó satisfactoriamente la metodología seleccionada y se interrelacionaron adecuadamente cada uno de los elementos con el fin de incrementar la eficiencia del proceso.

PALABRAS CLAVES: OPTIMIZACIÓN, INDICADORES, MÉTODO, ALMACENAMIENTO.

Introducción

La Gestión de Almacenes e Inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos-servicio del sistema logístico de una empresa. Es una herramienta que sirve para mejorar la coordinación demanda-suministro, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y del consumidor final.

El estudio de métodos es una de las técnicas más relevantes en el estudio del trabajo, pues se basa en la investigación exhaustiva y examen crítico sistemático del método actual y utilizado para llevar a cabo un proceso. El informe se desarrolla en la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A que se dedica a la comercialización y distribución de productos descartables, sin embargo se tomará como base el almacenaje de los productos, ya que, es donde se observa mayores debilidades.

La investigación se basa en describir el método de trabajo y la forma de ejecutar las diferentes etapas del proceso de almacenamiento, para obtener un enfoque global y así estudiar las posibles deficiencias que se presenten proporcionando las posibles mejoras que se puedan aplicar. La deficiencia que se presenta en el proceso de almacenaje en EMBolsa EXPRESS, S.A se ha tomado como el punto principal a estudiar.

La finalidad es proponer cambios en la distribución que puedan mejorar el rendimiento durante el proceso por lo cual se ha de diseñar un nuevo método de trabajo. Siguiendo el orden de ideas se hace un estudio de movimientos para reforzar al máximo el nuevo procedimiento de almacenamiento en el que se optimizara el uso del espacio de almacenaje.

El análisis operacional es instrumento sistemático utilizado para analizar todos los elementos productivos y no productivos de una operación con vistas a su mejoramiento, permitiendo así incrementar la producción por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios sin perjudicar la calidad. Es aplicable a todas las actividades de fabricación, administración de empresas y servicios.

El estudio de tiempo es una actividad que permite el implemento de un estándar de tiempo permisible para realizar la operación de almacenamiento con base en la medición del contenido de trabajo, considerando la fatiga, las demoras personales y los retrasos inevitables.

El desarrollo del presente informe se estructuró de la siguiente manera:

CAPÍTULO I

El problema

Actualmente, EMBolsa EXPRESS, S.A, presenta un mal método de trabajo y de almacenamiento que no se ajusta al espacio físico en los almacenes ni a la creciente demanda de sus productos que son vendidos a los clientes, lo cual origina demoras y trabajo innecesario al momento de despachar el pedido al cliente. Tal situación es contraria al enfoque de su misión, que la define como una empresa enfocada en atender las necesidades de los clientes y dar respuesta de satisfacción.

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente, la empresa está experimentando una creciente demanda en sus productos. Esta realiza pedidos a gran escala para satisfacer la creciente demanda, sin embargo cuando los productos son llevados a los almacenes para su identificación, clasificación, organización, acopio y distribución la empresa cuenta con un pequeño almacén lo que genera errores en el operario, demora del despacho y hasta pérdidas económicas.

En consecuencia como el espacio físico de los almacenes es limitado, se evidencia mercancía en el suelo del almacén, en la entrada del establecimiento y en los cuartos ubicados en las oficinas administrativas de la empresa aumentando las demoras y retrasos al momento de almacenar la mercancía. Este problema puede conllevar en un futuro a otras eventualidades, como por ejemplo: accidentes en el almacén, productos dañados debido al mal acopio, perdidas de clientes debido a las demoras y productos dañados.

Con lo antes expuesto, se puede argumentar que hay un mal diseño y visión del método de almacenamiento en la empresa EMBolsa EXPRESS, .S.A, aunado a que no cuenta con espacios amplios para el almacenamiento de los productos, lo que no permite una adecuada organización de estos.

Debido al problema que presenta la empresa en el área de los almacenes, el estudio de métodos está enfocado a ¿Cómo diseñar un método de almacenamiento que permite la ubicación de los productos en el espacio limitado de los almacenes y optimice el tiempo en que se lleva a cabo dicha actividad en la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A?

1.2.- OBJETIVOS

1.2.1.- OBJETIVO GENERAL

Analizar y describir el proceso de organización y almacenamiento de mercancía en la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A. Puerto Ordaz-Estado Bolívar, aplicando las herramientas de ingeniería de métodos tales como estudio de movimientos, análisis operacional y estudio de tiempos.

1.2.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.3.- JUSTIFICACIÓN

La Gestión de Almacenes e Inventarios es de gran relevancia en una empresa, ya que sirve para mejorar la coordinación demanda-suministro, la reducción de los costos de almacenamiento, lo que redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y del consumidor final.

Por consiguiente la importancia de esta investigación radica en proponer un método de almacenamiento más eficiente a la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A, mejorando así las actividades, los procedimientos de trabajo, la ubicación de los productos y aprovechando al máximo el espacio limitado del almacén. Para esto se aplicara un estudio de métodos con relación a la búsqueda de mercancía y a la organización del almacén de dicha empresa.

1.4.- DELIMITACIONES

Para efecto de esta investigación, se dispuso a realizar un estudio en el área de almacén debido a ciertas problemáticas que han presidido en cuanto a la organización de la mercancía, ya que el proceso no se encuentra estandarizado, por lo cual se procede a describir el proceso haciendo un seguimiento a los almacenistas empleando una de las herramientas para el desarrollo de un estudio de método eficiente, además, se situó el estudio de tiempo estándar de la actividad de descarga y almacenamiento de mercancía, tomando en cuenta el método de trabajo, por lo que resulta detallar el proceso para garantizar un almacenamiento eficiente, mediante la técnica de estudio de tiempo, ya que permite registrar los tiempos y ritmos de trabajo de una tarea definida.

1.5.- LIMITACIÓN

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

2.1.- RESEÑA HISTORICA

En el año 1990 es creada la empresa matriz EMBolsa, S.A y en el año 2013 nace EMBolsa EXPRESS, S.A, ubicada en el C.C Zulia. Puerto Ordaz.

EMBolsa EXPRESS, S.A, es una pyme (acrónimo de pequeña y mediana empresa) que se dedica a la comercialización y distribución de productos descartables. Fue creada en fecha 04 de febrero del 2013. Es nueva en el mercado de servicios, su funcionamiento y direccionamiento organizacional ha sido guiado por los líderes, basándose en la experiencia y capacidad de negociar. Es una empresa con un desarrollo joven pero con la experiencia y el respaldo de una organización de más de 20 años en el mercado venezolano. Tiene como visión expandir la marca que los representa considerando para ello, las nuevas tendencias en los mercados nacionales e internacionales. La actividad comercial está basada en la distribución de los productos descartables. Para lo cual cuentan con diversos números de productos plásticos (bolsas y envases) los cuales son utilizados en los hogares, restaurantes, supermercados, charcuterías, hoteles, empresas básicas, ferreterías, instituciones educativas y públicas, entre otros comercios.

Es una empresa con un desarrollo joven pero con la experiencia y el respaldo de una organización de más de 20 años en el mercado venezolano. Tiene una visión de expandir la marca que los representa considerando para ello, las nuevas tendencias en los mercados nacionales e internacionales.

2.2.- OBJETIVOS

La empresa aspira ofrecer un servicio de alta calidad y excelencia; facilidad y practicidad en las transacciones; mejores y más modernos accesos a los productos y servicios, desde la comodidad del lugar donde se encuentre.

Además brinda una robusta política de garantía de satisfacción a los amigos compradores. Esperando que estas políticas le permitan una exquisita experiencia integral en todas las relaciones comerciales.

Actualmente, esta empresa, cuenta con un grupo de personas compuesto por veinte colaboradores, las cuales se encuentran distribuidas en cada una de las actividades a ejecutar para el funcionamiento general de la empresa. Entre los procesos ejecutados se encuentran las tareas administrativas, financieras, de compras, logística y servicio de atención al cliente.

2.3.- ACTIVIDADES COMERCIALES

La actividad comercial está basada en la distribución de los productos descartables (Tabla N°1). Para lo cual cuentan con diversos números de productos plásticos, los cuales son utilizados en los hogares, restaurantes, supermercados, charcuterías, hoteles, empresas básicas, ferreterías, instituciones educativas y públicas, entre otros comercios.

Los procesos de comercialización y ventas se realizan a través de los siguientes medios:

2.4.- MISIÓN

Embolsa Express S.A, comercializa y distribuye la línea de productos descartables. Somos una empresa enfocada en atender las necesidades de nuestros clientes y además estamos comprometidos en dar respuesta de satisfacción por medio de la distribución express de nuestros productos y servicios.

2.5.- VISIÓN

Ser un sistema de negocio internacional exitoso, que desarrolle marcas líderes en el mercado, con innovación, excelencia y buen servicio; que satisfaga las necesidades de nuestros aliados y forme líderes que impacten al mundo, que provea mejor calidad de vida a sus colaboradores, con alta responsabilidad social, respetando al medio ambiente.

2.6.- VALORES

Compromiso: Damos importancia al cumplimiento de nuestro trabajo, tomando conciencia de la transcendencia que tiene su desarrollo para el alcance de los objetivos. Asumimos el trabajo con profesionalidad, responsabilidad y lealtad, dando lo mejor de nuestro esfuerzo con el fin de cumplir los requerimientos y las demandas de los clientes. Es nuestro compromiso, anticiparnos y cubrir sus necesidades de atención y respuesta. Estamos comprometidos con cumplir y respaldar los estándares de calidad de nuestros productos y sistema de negocio, a tal punto, que garantizamos la satisfacción de nuestro clientes, antes, durante y después de la negociación.

Pasión: Lo que hacemos produce en nosotros una absoluta satisfacción. No nos limitamos, la pasión es lo que nos impulsa y nos lleva a desempeñar con dedicación y vehemencia todas nuestras actividades administrativas, operativas y sociales.

Ética: Actuar correctamente es nuestro principal valor. Nos adaptamos a los principios legales para ejecutar todas las actividades. La Ética es nuestra carta de presentación ante los clientes, proveedores e instituciones del estado y bancarias.

Excelencia: Ejecutamos nuestras actividades de acuerdo a las normas y procedimientos que establecen el "qué hacer" en cada tarea ejecutada. Para nosotros ser excelente significa "no limitarnos e ir más allá", trabajamos para innovar y mejorar continuamente los procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente. Somos líderes en nuestras funciones y conducimos nuestras acciones hacia el éxito.

Integridad: Como personas actuamos con honestidad, honradez y lealtad hacia los demás, forma parte de nuestro principio generar confianza en los clientes y los proveedores.

Respeto: Mantenemos una actitud de valoración y tolerancia hacia las personas, dentro y fuera de nuestras instalaciones. El respeto significa considerar los niveles superiores de mando de la estructura organizativa e implica un trato amable y cortes entre compañeros. Se busca conservar un clima organizacional adecuado para un excelente trabajo en equipo.

Responsabilidad: Cumplir lo pactado en las negociaciones comerciales con nuestros clientes y proveedores, nos permite crear seguridad, credibilidad y respaldo en nuestro sistema de negocio.

Servicio: Trabajamos con un espíritu de servicio. Servir es una responsabilidad de todos nosotros que lleva a comprometernos por alcanzar la satisfacción de nuestros clientes internos y externos. Este valor debe darse en la relación entre el equipo de trabajo y cada una de las actividades que se ejecuten en la empresa.

2.7.- DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO

El Departamento de Almacén se encarga de asegurar el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, también se ocupa de verificar la exactitud del registro de los bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que el almacén, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Funciones

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.

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CAPÍTULO III

Marco teórico

En el presente capítulo se describen las técnicas y herramientas necesarias para poder realizar la investigación del proceso de almacenamiento de la empresa EMBolsa EXPRESS, S.A.

3.1.- INGENIERA DE MÉTODOS

Se define como ingeniería de métodos como el conjunto de procedimientos sistemáticos para someter a todas las operaciones de trabajo directo o indirecto a un concienzudo escrutinio, con vistas a introducir mejoras que faciliten más la realización del trabajo, en el menor tiempo posible y con una menor inversión por unidad. Su finalidad es incrementar las utilidades.

3.2.- RAMAS DE LA INGENIERA DE MÉTODOS

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3.3.- FINES DE LA INGENIERA DE MÉTODOS

3.4.- IMPORTANCIA DE LA INGENIERÍA DE MÉTODOS

El estudio de métodos o ingeniera de métodos es una de las más importantes técnicas del estudio del trabajo. Los objetivos principales de la ingeniera de métodos son aumentar la productividad y reducir el costo por unidad, permitiendo así que se logre la mayor producción de viene para obtener un mayor beneficio. Los beneficios de la aplicación de la ingeniería de métodos son:

3.5.- DIAGRAMAS

Los diagramas son una serie de instrumentos que se utilizan para realizar estudios de mejora métodos. Es decir, un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Existen diferentes clases de diagramas que se adecuan a la naturaleza de la actividad que se está estudiando y a la cantidad de detalles que conviene incluir en la descripción. Estos diagramas van de lo general a lo particular, se pasa de examinar un conjunto de operaciones a considerar una sola con más detalle. Estos gráficos no son estrictamente necesarios para llevar a cabo una mejora de métodos aunque si son de gran utilidad para ello. Entre los diagramas más empleados:

3.6.- ASPECTOS EN LA PREPARACIÓN DE LOS DIAGRAMAS

3.7.- SIMBOLOGÍA

Fueron desarrolladas por la Organización Internacional de Normalización (del nombre original en inglés, International Organization for Normalización, conocida por las sigles ISO), para representar de forma universal las distintas actividades en los procesos. Los símbolos utilizados en los diagramas son:

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3.8.- REGLAS PARA ELABORAR DIAGRAMAS

3.9.- DIAGRAMA DE OPERACIONES

Diagrama de operaciones de proceso muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones, inspecciones y materiales que se utilizan en un proceso de manufactura o de negocios, estos describen un proceso de ensamblaje o lineales, da una idea general del proceso, no da muchos detalles acerca el proceso, lo verbos utilizados deben estar en infinitivo. Los diagramas de procesos son utilizados para revisar cada operación e inspección desde el punto de vista de enfoques primarios.

3.10.- DIAGRAMA DE PROCESO

Diagrama de operaciones de proceso muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones, inspecciones, demoras, almacenamientos y traslados que son necesarios a la hora de realizar un determinado proceso, estos describen un proceso de ensamblaje o lineales, dan una visión más detallada del proceso y permiten detectar costos ocultos en el proceso.

3.11.- DIAGRAMA DE FLUJO DE RECORRIDO

Un diagrama de flujo de recorrido es una representación pictórica de la distribución de la planta, que se muestra la localización de todas las actividades del diagrama de flujo de procesos. Al contruir un diagrama de flujo de este tipo, debe identificarse cada actividad con el símbolo y número correspondiente al que parece en el diagrama de flujo del proceso. La dirección del flujo se indica con pequeñas flechas sobre las líneas. Se pueden usar varios colores para indicar sobre las líneas. Se pueden usar varios colores para indicar distintos flujos. Se debe seleccionar una escala para la elaboración del diagrama así como la orientación adecuada.

3.12.- PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA DISTRIBUCIÓN EN LA PLANTA

3.13.- ANALISIS OPERACIONAL

El análisis de operaciones es el procedimiento empleado por la ingeniería de Métodos para analizar todos los elementos productivos y no productivos de una operación para su mejoramiento. Este procedimiento es tan efectivo en la planificación de nuevos centros de trabajo.

3.13.1.- Puntos clave en el análisis de la operación

3.13.2.- Factores que detienen o retardan las actividades de mejoramiento continuo

3.13.3.- Propósito de la operación

La mejor manera de simplificar una operación es formular una manera de obtener los mismos resultados o mejores sin costo adicional. Una regla primordial a observar es tratar de eliminar o combinar una operación antes de mejorarla. La operaciones innecesarias son frecuentemente resultado de una planeación inapropiada en el momento de iniciar el trabajo estas pueden originarse por la ejecución inapropiada de una operación previa o cuando se introduce una operación para facilitar otra que le sigue.

3.13.4.- Diseño de la parte o pieza

Un buen Ingeniero industrial debe de revisar todos los diseños en busca de mejoras posibles. Los diseños no son permanentes y pueden cambiarse y si resulta un mejoramiento y la importancia del trabajo significativa, entonces se debe realizar el cambio.

Algunas indicaciones diseños de costo menor:

La simplificación del diseño se puede amplificar tanto a un proceso como a un producto. Los siguientes criterios se aplican al desarrollo de formas:

3.13.5.- Tolerancias y especificaciones

Se relaciona con la calidad del producto, a  veces se tiende de a incorporar especificaciones más rígidas de lo necesario. Esto se debe a veces por la falta de conocimiento en los costos de los productos. El analista de método debe de conocer bien los detalles de costos y estar consciente del efecto que la reducción innecesaria de las tolerancias o rechazos pueden tener en el precio de venta. Es común que este punto se considere al revisar el diseño. Sin embargo, generalmente esto es adecuado y conviene considerar el asunto de las tolerancias y especificaciones independientemente de los otros enfoques en el análisis de la operación.

Es importante señalar que los diseñadores tienen una tendencia natural a establecer especificaciones más rigurosas de lo necesario cuando desarrollan un producto. Generalmente se hacen por dos razones:

Mediante la investigación de tolerancias y especificaciones y la implantación de medidas correctivas en casos necesarios, se reducen los costos de inspección, se disminuye al mínimo el desperdicio, se abaten los costos de reparaciones y se mantiene en alta calidad.

3.13.6.- Material

Es uno de los primeros puntos que se debe de considerar, a veces suele ser difícil escoger el material correcto debido a la gran variedad disponible. Los analistas de método deben de examinar las siguientes posibilidades para los materiales directos e indirectos utilizados en un proceso:

3.13.7.- Análisis del proceso

Para el mejoramiento de los análisis del proceso hay que efectuar una investigación de cuatro aspectos:

 El tiempo dedicado al análisis del proceso se divide en tres pasos:

3.13.8.- Preparación y herramental

  El elemento más importante a considerar en todos los tipos de herramienta y preparación es el económico. La cantidad herramental más ventajosa depende de:

Cuando se habla de tiempos de preparación se incluyen elementos como llegar al trabajo, recibir instrucciones, dibujos, herramientas y materiales; preparar la estación de trabajo para iniciar la producción en la forma prescrita.

Para mejorar los métodos, se deben de analiza la preparación  y las herramientas para:

3.13.9.- Condiciones de trabajo

Está comprobado que establecimientos que se mantienen en buenas condiciones de trabajo sobrepasan en producción a los que carecen de ellas. Por lo que hay un beneficio económico que se obtiene de la inversión en mantener buenas condiciones de trabajo.

Algunas consideraciones para lograr mejores condiciones de trabajo:

3.13.10.- Manejo de materiales

Es movimiento, traslado, almacenamiento, control y protección de materiales y productos a lo largo de su proceso de fabricación y distribución.

Las consideraciones a tomar en cuenta son: tiempo, lugar, cantidad y espacio.

Se debe de considerar los siguientes puntos para reducir el tiempo dedicado al manejo de materiales:

3.13.11.- Distribución del equipo en planta.

El objetivo principal de una distribución de planta efectiva es desarrollar un sistema de producción que permita la manufactura del número deseado de productos, con la calidad deseada al menor costo. Abarca las tarjetas de operación y control de inventario, manejo de materiales, programación, encaminamiento, recorrido y despacho de trabajo

Tipos de distribución: