Importancia del presupuesto empresarial (página 2)

Existen los proyectos de expansión ocasionado por la competencia y el desarrollo de los mercados, así como de la evolución de los productos. Los proyectos se dan en una gama tan amplia basándose en las expectativas de crecimiento de la empresa y varían de una a otra, ya que es importante no perder de vista las características propias de las empresas, las cuales aunque tienen puntos de comparación, no siempre serán iguales la aplicación de los proyectos. Muchos ejecutivos se confunden en este punto, ya que esperan tener como receta de cocina un desarrollo ya aplicado y lo llevan a la práctica como si los recursos de la empresa, su medio ambiente económico y el desarrollo de su tecnología de producción fueran parecidas. No hay que equivocarse, se requiere de tiempo de estudio y de dominar al 100% el conocimiento de su empresa. Ya que de esto depende la supervivencia de la misma en los mundos de la economía y las finanzas.

Pasos A La Preparación Del Presupuesto De Capital.

1. Costo del proyecto.

2. Estimación de los flujos de efectivo esperados del proyecto incluyendo la depreciación y el valor de rescate.

3. Estimación del grado de riesgo de los flujos de efectivo del proyecto.

4. Costo de capital apropiado al cual se deberán descontar los flujos de efectivo.

5. Valuar a VPN (valor presente neto), para obtener la estimación del valor de los activos para la empresa.

6. Comparar los VPNs con el costo de capital, para decidir sobre su rendimiento esperado.

Técnicas De Evaluación Del Presupuesto De Capital.

1. Período de evaluación.

2. Período de recuperación descontado.

3. VPN.

4. Tasas internas de rendimiento. (TIR) ó (IRR).

5. Tasas internas de rendimiento modificado. (TIRM) ó (MIRR).

Analicemos un pequeño ejemplo:

 Sean dos proyectos "A" y "B"

 Flujo de efectivo para los proyecto "A" y "B"

Flujo neto de efectivo para el proyecto "A"

Período de recuperación = 2.33 años.

Flujo neto de efectivo para el proyecto "B"

Período de recuperación = 3.33 años.

El período de recuperación para que los ingresos recuperen el costo de la inversión será:

pr"A" = 2+(100/300) = 2.33 años.

pr"B" = 3+(200/600) = 3.33 años.

Como nota, recordemos que un proyecto mutuamente excluyente será aquel conjunto de proyectos en que solo se pueden aceptar a uno de ellos. Y los

proyectos independientes cuyos flujos de efectivo no se ven afectados por la aceptación o no de otros proyectos.

Ahora bien, el período de recuperación descontado será el plazo en que se requiere, para que los flujos de efectivo descontados sean capaces de recuperar el costo de la inversión. (Los flujos se descuentan a través del costo de capital del proyecto)

Costo de capital = 10%. ( este dato se determina mediante el análisis ponderado de los elementos del capital contable, para efectos de este ejercicio solo se presenta como dato supuesto).

 PROYECTO "A"

flujo neto de efectivo descontado = 2.67 años.

 PROYECTO "B"

Flujo neto de efectivo descontado 3.50 años.

FORMULA: fned = p + (-vp / pp), de donde:

p = último período negativo acumulado

vp = valor de p acumulado.

pp = valor del periodo posterior descontado.

De ahí que los resultados de cada proyecto sean:

proyecto "A" = 2.67 y

proyecto "B" = 3.50

Estos cálculos nos dan información de acerca del plazo en el cual los fondos permanecen comprometidos en un proyecto. El tiempo más corto proporciona mayor liquidez, además, el grado de riesgo se comporta menor ya que a mayor tiempo, mayor riesgo del proyecto.

Cabe mencionar que los riesgos de cada proyecto varían según el comportamiento de los factores exógenos del proyecto. Tal como el comportamiento de las tasas de mercado, movimientos devaluatorios de la moneda, factores políticos, inflación, etc. Es por eso que estos proyectos deberán de ser seguidos y revisados en forma constante para así establecer premisas sobre la base de los comportamientos exógenos. En cuanto a los endógenos es similar la actitud de supervisión y control, aunque estos factores de riesgos suelen ser mayormente controlables por los directivos de la empresa.

Podemos realizar un análisis mediante la aplicación del valor presente neto (VPN), el cual como técnica de flujo de efectivo descontado, iguala a cero los flujos en base al costo de capital a través del tiempo, dándole un valor al dinero. Es una técnica que da un valor a los activos de la empresa al igual que la tasa interna de rendimiento (TIR), esta última se presenta en % y el VPN en términos absolutos.

Cuadro Comparativo:

Como conclusión final tendríamos que inclinarnos por el proyecto "A", tiene menor período de recuperación (riesgo), su valor presente neto mejora sustancialmente que en le proyecto " B ", y aunque los dos proyectos están por encima de la tasa de descuento o sea la tasa del costo de capital, el proyecto " A ", siempre presenta mejores resultados. Algunos ejecutivos podrían establecer que el proyecto " B " sería el idóneo si tuvieran bien controladas las variables externas, dejando un pequeño margen para cualquier salvedad, o sea, sería la posición más cómoda para no tener complicaciones por si algo resultase mal en la planeación y ejecución del proyecto.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO

El presupuesto de efectivo es una herramienta altamente significativa en los procesos de control y planeación financiera de empresas de negocios. Es una proyección de las entradas y salidas futuras de efectivo a lo largo de un intervalo de tiempo. Esto proporciona al administrador financiero un marco de referencia para revisar y controlar las entradas y las salidas futuras de efectivo en el futuro.

El administrador financiero puede revisar sus procedimientos de cobranzas y desembolsos para determinar si está maximizando los flujos netos de efectivo de la empresa. Si a pesar de sus mejores esfuerzos por controlar los flujos de entrada y salida de efectivo, el presupuesto de efectivo indica que se requerirán financiamientos adicionales, el administrador financiero tendrá algún plazo para tomar las acciones necesarias y así obtener el financiamiento futuro.

Procedimientos para preparar un presupuesto de efectivo:

El Presupuesto efectivo mira hacia el futuro. Trata de estimar las entradas y salidas futuras de efectivo. Intervienen necesariamente algunos pronósticos. La

clave de los pronósticos financieros y del análisis de muchas decisiones financieras es el pronóstico de ventas.

Se usan generalmente dos técnicas fundamentales para el pronóstico de ventas. Estas se denominan método del "extremo inferior" y de "fondo ascendente".

En el método del "extremo inferior", el análisis comienza con un pronóstico de la economía. Posteriormente se desarrolla una relación entre la economía y las ventas de la industria. El reconocimiento implícito del papel de la economía suele encontrarse en informes anuales que reflejan afirmaciones como "la economía fue débil, lo cual impactó severamente a nuestra industria. Con un pronóstico de la industria, se hace a continuación un intento para estimar la participación del mercado de la empresa por productos específicos. Este también puede incluir el desarrollo esperado de los nuevos productos que van a introducirse. La participación en el mercado multiplicada por las ventas de la industria en cada área de producto-mercado proporcionará un pronóstico de ventas por líneas de producto se obtiene un pronóstico de ventas para la empresa como un todo.

El método de "fondo ascendente" generalmente empieza con estimaciones de ventas realizadas por representantes individuales de ventas. Luego, los gerentes de ventas de productos consolidarán estos pronósticos individuales dentro de las estimaciones de ventas por líneas de productos. Al combinar el pronóstico de ventas por líneas de productos se obtiene un pronóstico de ventas para la empresa como un todo.

Mediante ambos métodos se llega a la misma cifra final: un pronóstico de ventas por línea de producto para la empresa como un todo. La ventaja del método de "fondo ascendente" es que toma en cuenta aspectos poco usuales, como pedidos nuevos particularmente grandes o cancelaciones sustanciales provenientes de clientes individuales. La ventaja del "método de extremo inferior" es que las

tendencias en la economía y en la industria pueden alterar en forma importante el comportamiento del cliente. Las órdenes pueden incrementarse o cancelarse según las modificaciones económicas generales. Pero el hacer el pronóstico de ventas por líneas de productos y para la empresa como un todo es una actividad crítica en cada empresa. Proporciona la base para otros pronósticos y presupuestos que no sólo afectan a las finanzas sino a factores como obtención, producción y políticas de empleo. Puesto que los pronósticos de ventas son muy importantes, hay probabilidad de que intervengan todos los ejecutivos clave de la empresa.

Como es claro, para la planeación a plazo más prolongado la empresa necesita un presupuesto efectivo que abarque más de un período de seis meses. Típicamente, se prepararan presupuestos efectivos sobre la base de un año para los presupuestos anuales y posteriormente para períodos hasta de cinco o diez años para una planeación financiera a largo plazo. El objetivo final es el mismo: obtener un panorama de la posición de saldo de efectivo de la empresa respecto de la disponibilidad de fondos o el financiamiento que se requerirá.

Además de requerir planes a plazo más prolongado, la empresa necesita tomar en cuenta la variabilidad que probablemente se experimentará en los flujos de efectivos realizados. Hemos visto que cada segmento del presupuesto efectivo se basa en un pronóstico de ventas. Las ventas obviamente están sujetas a variación. Se debe hacer una previsión para poder alterar el presupuesto de efectivo tomando como base diferentes niveles posibles de ventas. Al igual que hay variabilidad en las ventas, también otras entradas y salidas están sujetas a error. Las cobranzas pueden no seguir en realidad el patrón exacto que se haya supuesto. Los gastos y otros desembolsos pueden diferir debido al desempeño en el control del material, de la mano de obra y de los costos.

Debe destacarse que el presupuesto de efectivo, al igual que otros elementos de la planeación financiera, no representa un fin en sí mismo. Proporciona una herramienta para una administración de la empresa más eficaz .Con las técnicas modernas de computación es posible reflejar los efectos sobre los flujos futuros de efectivo provenientes de un alto número de posibilidades. Pueden analizarse los efectos de un incremento o un decremento de las ventas, un cambio en el período medio de cobranza, un cambio en los costos de mano de obra, y así sucesivamente, y estimarse sus efectos sobre la posición futura del flujo de efectivo de la empresa

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PMO)

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

• Personal diverso

• Cantidad horas requeridas

• Cantidad horas trimestrales

• Valor por hora unitaria

Presupuesto de mano de obra directa

El presupuesto de mano de obra directa suele ubicarse en tres dimensiones, a saber: por centro de responsabilidad o costo (operación, departamento o estación de trabajo), por subperiodo (mes, bimestre, trimestre) y por producto. Los dos primeros son. primordiales para la práctica del control cuantitativo y financiero, en tanto que el de productos es capital para la fijación apropiada de los precios.

El cómputo de los fondos presupuéstales exigidos para remunerar el recurso humano comprometido directamente en la producción se supedita al estudio de los factores siguientes:

Sistema salarial. Las empresas pueden recurrir a una remuneración fija o a pagos que interpreten la productividad individual, de una cuadrilla o de una línea de producción. Para estimar el monto anual de salarios debe considerarse la remuneración acordada para cada operario y multiplicar por el número de mesadas fijado por disposiciones gubernamentales o mediante arreglos sindicales. Establecida la remuneración individual del periodo, el monto global a incorporar en el presupuesto cobijará la sumatoria de los salarios anuales por trabajador.

Cuando la remuneración se apoya en parámetros de productividad, deben establecerse estándares de salario por hora a menudo determinados mediante el sistema de los costos estándar, con el cual el factor cantidad se mide en horas de mano de obra directa por producto o proceso, al tiempo que el costo va sujeto a la cuota salarial promedia por hora. La remuneración también puede estimarse con base en la cuantificación de salarios subordinados a la producción alcanzada por un operario o un grupo de trabajadores, dando así lugar al sistema del "destajo". Por razones asociadas con las exigencias de instrucción o capacitación técnica, con las destrezas o habilidades que deben reunirse para el desempeño laboral en cada una de las fases del proceso industrial o con el grado de complejidad tecnológica particular a las operaciones, las tasas salariales varían entre

trabajadores, estaciones de trabajo o pasos abarcados en la secuencia seguida para transformar insumes o ensamblar componentes.

La determinación de las cuotas promedias de salarios correspondientes a un departamento específico de producción, centro de costos o estación de trabajo encargada de una operación, suele hacerse a partir del conocimiento de los salarios previstos para cada uno de los operarios vinculados a cada departamento, centro o estación, como información consultada para calcular el promedio por persona y por hora. De igual modo, es viable acudir a registros históricos que permiten correlacionar los salarios devengados con las horas trabajadas por centro, estación u operación. Los datos obtenidos se ajustan para dar cabida a circunstancias cambiantes como la adición, sustitución o baja de equipos. Cuando no puede identificarse el tiempo laborado por centro de costo, como ocurre cuando los operarios tienen constantes desplazamientos de un centro a otro, o si la gerencia, amparada en un criterio de equidad remunerativa, no juzga razonable establecer diferencias en los salarios por hora o por unidad productiva, se acoge el método de calcular el costo total de la mano de obra directa y asignarla posteriormente para estimar el costo por unidad producida por hora-máquina.

Cuantificación de estándares. Es recomendable que con el concurso de la observación directa expertos en tiempos y movimientos calculen los tiempos estándares o promedios atinentes a cada una de las operaciones. Con los tiempos estándares la empresa conoce cuántos segundos o minutos deben invertirse en la fabricación o ensamble total de un producto y en las diversas etapas que hacen parte de la transformación industrial experimentada por un artículo. Este procedimiento de cálculo puede sustituirse, aceptando el riesgo de una menor confiabilidad. por las apreciaciones de los supervisores apoyadas en las opiniones de técnicos, sus juicios personales y la evaluación de resultados históricos.

Plan de producción. El plan de producción seleccionado a partir del estudio de costos derivados de decisiones particulares al comportamiento de los niveles de inventarios, de la producción por subperiodos y de la plantilla laboral, se integra a la información sobre estándares y costos para cuantificar los presupuestos de mano de obra directa globales por departamento o centro de costo y por producto.PRESUPUESTO DE GASTO DE FABRICACIÓN

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

• Horas-hombres requeridas.

• Operatividad de maquinas y equipos.

• Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones:

Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

EL PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo.

El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi

todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.

Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se  explicarán a continuación sus planteamientos básicos.

Normalización:

El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el período de un año, aunque cualquier período futuro es aceptable.

El Pronóstico de ventas

El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronostico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronostico de producción y ventas.

Este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como externos.

• Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.

• Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores

económicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de como se pueden comportar las ventas en un futuro. Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales.

Entradas de caja:

Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.

"El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente."

Desembolsos de efectivo:

 Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de prestamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones.

El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:

 El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes. Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener

un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.

Interpretación del Presupuesto de caja:

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

 Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de caja:

 Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronostico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre ( Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse") del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:

• El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa.

• El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la realidad.

La preparación de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por estar tan íntimamente ligado con los datos de pronóstico, son estos los que permitirán tomar las decisiones adecuadas por los administradores financieros.

PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS (PGA)

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades d la empresa, ya que su contenido es tan amplio y que la determinación de su naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en particular.

De este tipo de gastos se mencionan:

• Honorarios

• Gastos de representación, de ejecutivos, de administración.

• Pagos a abogados.

• Otros.

En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un análisis de los gastos efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las variantes.

El presupuesto de de gastos administrativos se considera como la parte medular de todo presupuesto porque son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Características:

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.

• Son gastos indirectos.

• Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. 

• Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Observaciones:Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.

Control presupuestario

Etapa del proceso presupuestario que consiste en el registro de operaciones realizadas durante el ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las acciones emprendidas y apreciar el cumplimiento de los propósitos y políticas fijadas previamente, a fin de identificar desviaciones y determinar acciones correctivas. Es un sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la autorización, tramitación y aplicación de recursos humanos, materiales y financieros integrantes del gasto del Sector Público Federal en el desempeño de sus funciones. Principio básico de contabilidad gubernamental que establece la competencia del sistema contable en el registro de los ingresos y egresos comprendidos en el presupuesto del ente, así como su vinculación con el avance físico financiero de los proyectos programados.

SISTEMAS DE CONTROL

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. También, permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

FACTORES DEL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

• Cantidad

• Tiempo

• Costo

• Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.  El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.  A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.  La calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

CONTROLES UTILIZADOS CON MÁS FRECUENCIA EN LOS FACTORES DEL CONTROL

TÉCNICAS DE CONTROL

Técnica:

Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan esos procedimientos. Método habilidad, táctica

Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a las técnicas del control como todos los procedimientos o métodos usados un una organización para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.

Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para propósitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulación de presupuestos, es esencialmente una función de control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de acuerdo con el proceso de control.

A continuación se muestra algunas técnicas de control mas comúnmente usadas:

Presupuesto:

Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestación es el mecanismo para llevar a cabo el control.

La presupuestación es la formulación de planes para un determinado periodo futuro en términos numéricos. Como tales los presupuestos son estados de resultados anticipados, en términos financieros –como en los de ingreso y capital- o en aspectos no financieros –como en el caso de horas de mano de obra directa, materiales, volumen físico de ventas o unidades de producción -. Se dice que los presupuestos es la monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin perdida de control. Es decir, la reducción de los planes a números definitivos obliga a usar una clase de método que permite al administrador ver claramente qué capital será necesario, para quién, dónde y qué costo, ingreso o unidades de insumo o producto físico incluirán sus planes. Una vez hallado esto, puede delegar más libremente la autoridad para efectuar el plan dentro de los límites del presupuesto.

Balance General Comparativo

Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En el puede observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.

Un resumen de las partidas del balance general que abarquen un período relativamente largo, muestra importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciación amplia de la actuación general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones.

Estado De Ganancias Y Pérdidas:

Muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y pérdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Pérdidas tentativos, utilizándolos como metas hacia las cuales tender. La actuación se mide con referencia a esas metas, que equivalen a normas para fines de control.

Este tipo de instrumento se aplica más comúnmente a una empresa completa o, en el caso de una corporación, a sus subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá tener suficiente autoridad para manejarlo, porque de otra manera, este no revelará íntegramente las actividades sobre las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no será un buen medio de control.

Auditoria Financiera:

La auditoria financiera es la inspección periódica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente preparados y estén correctos, además ayuda al control general de la empresa.

Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa.

Permite hacer comparaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad está logrando. Pone en evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de acciones correctivas.

Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la misma área, debe ser realizado por una firma externa de contadores públicos.

Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables aprobadas forma una base confiable para los propósitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa:

Es la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativo de una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa. Además, chequea las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando el máximo resultado de sus esfuerzos.

Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una organización que tenga suficientemente tiempo funcionando. Esto ayuda a establecer un patrón de su comportamiento.

Los beneficios de este tipo de auditoria son:

a) Revisión de las nuevas políticas y prácticas, tanto respecto a su conveniencia como a su cumplimiento.

b) Identificación de áreas débiles dentro de la organización, que requieren mayor apoyo.

c) Mejor comunicación, esto permite informar a los empleados del estado de la compañía.

d) Mide el grado de efectividad de los controles administrativos actuales.

e) La auditoria administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento personal.

Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en un reporte de auditoria que esta escrito desde un punto de vista y con un estilo que presente resultados y recomendaciones objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible. El trabajo del auditor es practicar la auditoría; la implantación de sus recomendaciones es potestad del gerente que tenga la autoridad suficiente sobre el área o la actividad de que se trate. En otras palabras, si un funcionario puede hacer el cambio deseado, un reporte de auditoria debe ir dirigido a el.

La auditoria en sí certifica: a) Lo que la organización ha hecho por sí misma y lo que ha hecho para sus clientes o receptores de los productos o servicios que proporciona, para esto debe evaluar ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera, eficiencia de la producción, efectividad en las ventas, desarrollo del personal, aumento de utilidades, relaciones públicas y responsabilidad cívica, etc.

Reportes – Informes:

Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de producción, informes de embarque, reportes financieros etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un mayor conocimiento del estado de la empresa.

PRINCIPIOS DEL CONTROL PRESUPUESTARIO

Principios de previsión

• De predictibilidad.- es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

• De determinación cuantitativa.- debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.

• De objetivo.- se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

Principios de planeación

• De precisión.- los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.

• De costeabilidad.- el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.

• De flexibilidad.- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

• De unidad.- debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

• De confianza.- el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantísimo para su buena marcha.

• De participación.- es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el último de los empleados con el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

• De oportunidad.- los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.

• De contabilidad por áreas de responsabilidad.- la contabilidad debe modificarse en tal forma que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.

Principios de organización

• Del orden.- la planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.

• De la comunicación.- la comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

Principios de dirección

• De la autoridad.- este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

• De la coordinación.- el interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

Principios de control

• De reconocimiento.- debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

• De las excepciones.- los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.

• De las normas.- el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

• De la conciencia de costos.- si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tenderán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es esencial para el éxito de los negocios.

SISTEMA DE CONTROL DEL RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN (ROI)

Sistema du pont:

Es un proceso que conjunta las razones de actividad y margen de utilidad sobre las ventas, y muestra la forma en que estas razones interactúan y determinan la rentabilidad de los activos.

Cuando este sistema se utiliza para el control de divisiones, el proceso se denomina Control del rendimiento sobre la Inversión (ROI). El rendimiento se mide mediante las utilidades en operación (el ingreso ante intereses e impuestos). Algunas veces la cifra de utilidades se calcula antes de la depreciación, y los activos brutos se miden antes de la deducción de la reserva para depreciación. La medición sobre los activos brutos tiene la ventaja de evitar diferencias en el ROI debidas a diferencias en la antigüedad promedio de los activos fijos. Los activos más antiguos se encuentran más depreciados y tienen una reserva de depreciación más alta y un monto de activos fijos netos más bajos. Esto hace que el ROI sobre los activos netos totales sea más alto cuando los activos fijos son más antiguos.

Si el ROI de una división disminuye por debajo de una cifra establecida como meta, el personal corporativo centralizado ayuda al personal financiero de la división a hacer un análisis valiéndose del sistema du Pont para determinar la causa de que el ROI se encuentra por debajo del nivel estándar. Se evalúa cada gerente de división mediante el ROI de la división, y se recompensa o se penaliza según esa división. Los gerentes de división, pues, suelen estar motivados a mantener su ROI hasta el nivel establecido como meta. Sus acciones individuales deben a la vez mantener al ROI de la empresa a un nivel apropiado.

Además del uso en el control administrativo, el ROI puede aplicarse a la distribución de fondos entre las diversas divisiones. La empresa como un todo tiene recursos financieros: utilidades retenidas, flujo de efectivo proveniente de la depreciación y capacidad para contraer deudas y fondos de capital contable a partir de mercados de capitales. Estos fondos pueden aplicarse sobre la base de los ROI de las divisiones haciendo que las que lo tengan alto reciban más fondo de las que lo tienen bajo.

El ROI depende de otros factores que no son exclusivamente la competencia administrativa, algunos se señalan en seguida:

• 1. Depreciación

• 2. Valor en libros de los activos

• 3. Precio de transferencia

• 4. Períodos de tiempo

• 5. Condiciones de la industria

Existen ciertos problemas con el control por el ROI, pero si la presupuestación y este control se consideran como un sistema de comunicación que ayuda al flujo de información entre los administradores de la empresa, puede obtenerse una interacción dinámica entre administradores. Si el énfasis se pone sobre un

proceso de interacción informado, los resultados de las operaciones, como se miden por el ROI, se verán mejorados. La comunicación y la motivación, y los aspectos de comportamiento del proceso presupuestal nunca se recomendaran lo bastante.

Ajustes financieros

Los ajustes no solamente se aplican a los balance de la empresa sino también a los estados de pérdidas y ganancias en todos sus rubros, a los estados de costos y a los estados presupuestales, de tal manera que los resultantes financieros permanezcan actualizados y uniformes ; sin embargo el proceso de presentar los datos con ajuste no está institucionalizado y ahora tímidamente las empresas apenas comienzan a utilizar esta herramienta internamente para efectos de desarrollo institucional o gerencial ; además, se tiene la creencia que el costo administrativo de efectuar los ajustes es alto, pero por ejemplo, en países con alto grado inflacionario permanente se hacer necesario realizar los ajustes inflacionarios para apreciar la verdadera marcha de la empresa y su desarrollo futuro. Los gobiernos prácticamente no están dispuestos a aceptar la aplicabilidad de los ajustes inflacionarios argumentando que por este medio se institucionaliza la inflación, sin embargo es un hecho que la información financiera sin ajuste inflacionario presenta varios defectos, entre ellos se mencionan:

• Los resultados reales con el ajuste inflacionario son muy diferentes de los obtenidos contablemente.

• El estado de ganancias y pérdidas no refleja efectivamente cifras concretas con la pérdida paulatina del poder adquisitivo de la moneda

• Los estados de comparación de balances, a las fuentes o aplicación de fondos pierden significados cualitativos sin hacerles el ajuste inflacionario.

• En países donde la inflación es permanente si a los estados financieros no se les hace el ajuste inflacionario las cifras obtenidas son muy engañosas.

• Sin los ajustes inflacionarios se están contabilizando permanentemente depreciación y reservas insuficientes que pueden llevar a las empresas a colapsos gravísimos.

PROCESO DE PROGRAMACION-PRESUPUESTACION

Etapas interrelacionadas que forman parte del proceso de control administrativo en las que se definen objetivos y metas, así como los recursos que se requieren para alcanzarlos. Constituye la estrategia de acción a corto plazo que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público utiliza para definir competencias, responsabilidades y actividades a realizar tanto por las entidades globalizadoras como por las coordinadoras de sector y las entidades coordinadas sectorialmente en la formulación del proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación. Las etapas que lo integran son formulación, ejecución, control y evaluación.

Casos y problemas

CASO 1

Al igual que para el presupuesto de caja, el insumo clave de los estados pro forma es el pronóstico de ventas.

Este pronóstico está basado tanto en información externa como interna. Los precios de venta por unidad de los productos reflejan un incremento de $20 a $25 para el modelo X y de $40 a $50 en el modelo Y. Tales incrementos son

necesarios para cubrir los costos anticipados en la mano de obra, materia prima, gastos generales y de operación.

CASO 2

El estado de resultado del año pasado (1992) y el estado pro forma (1993) de Metcalfe Manufacturing, los cuales están divididos en componentes de costos fijos y variables.

Al dividir los costos y gastos de Metcalfe en componentes fijos y variables, se obtiene una proyección más exacta de las unidades pro forma de la empresa. Si todos los costos hubieran sido tratados como variables, las utilidades netas antes de impuestos pro forma (1993) serían igual al 9% de las ventas, exactamente como fue el caso de 1992 ($9.000 en utilidades netas antes de impuestos + $100.000 en ventas). Al suponer que todos los costos son variables, las utilidades netas antes de impuesto hubieran sido de $12.150 (0,90x$135.000 en ventas proyectadas), en lugar de los $28.250 de utilidades netas antes de impuestos, cuyo resultado fue obtenido arriba mediante el desglose de los costos fijos y variables de la empresa.

CASO 3

El papel de la requisición formal de las compras para el control presupuestario dentro de Molina Group corresponde una descripción detallada de aquello que se va a comprar, la estimación de los costos involucrados, los ahorros que pueden resultar, las causas que han generado la necesidad, el efecto de la compra en la organización como un todo y cualquier otra información que considere pertinente quien hace la requisición. A la luz de estos hechos, junto con la información que se refiere a otros requerimientos financieros de la compañía y a su posición financiera, se toma la decisión de autorizar el gasto particular bajo consideraciones.
PROBLEMA 1

Supóngase que una empresa tiene un ingreso o utilidad neta de $100 (antes de impuestos). La tasa de impuesto sobre la renta a cargo de la empresa es del 40%. Compare los rendimientos netos para un inversionista en $1.000 de obligaciones emitidas por una sociedad anónima que paguen intereses del 10% respecto a una inversión que pudiera hacer en $1.000 de acciones preferentes que rindan un 6%.

Las obligaciones habrán de permitir una mayor conservación de efectivo, considerando repercusiones mutuas en el emisor e inversionista, respecto a las acciones preferentes.

PROBLEMA 2

Una compañía está considerando emitir $10.000.000 de obligaciones con vencimiento a 40 años o acciones preferentes. Las obligaciones ser emitidas, de manera tal, que paguen intereses del 10% en tanto que se espera que las acciones preferentes tengan un rendimiento del 12%. La tasa de impuesto sobre la renta a cargo de la empresa es del 46%. Al desear calcular el número años que se requerirían para que los ahorros fueran utilizados para retirar las obligaciones (los ahorros en impuestos son ajustados por razón de cualquier diferencia en rendimientos).

PROBLEMA 3

Si se tuviera que pagar una tasa de interés del 46%, los intereses de $100 sobre un bono u obligación habrán de disminuir hasta $54 después de impuestos. Por otra parte, dado que solamente el 85% del ingreso por dividendos es acumulable para efectos de impuestos, sólo se pagana $690 de impuesto. La empresa inversionista en acciones preferentes habrá de obtener un neto de $93,l0. Además de las consideraciones relacionadas con el riesgo, una empresa podría obtener un préstamo al 10%, invertir en acciones preferentes que reditúen el 10% y habrá de obtener una utilidad si tuviere otras utilidades gravables. Por ejemplo, supóngase el caso que una empresa tiene ingreso gravable de $1.000 y $540 después de impuestos. Si la empresa obtuviera un préstamo de $8.000 a un costo del 10% e invirtiera los $8.000 en acciones preferentes que pagan el 10% de dividendo, se tendría:

El neto se incrementó de $540 a $852,80 como resultado de recibir $800 dividendos y de pagar $800 de intereses. Por supuesto, el riesgo para la empresa siguiendo esta estrategia se ha incrementado.

Conclusiones

Los presupuestos son herramientas que se utilizan con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su ve una herramienta eficaz para la administración.

Las clasificaciones deben hacerse de una manera balanceada, puesto que una inclinación a nivel contable dañaría la información para la formulación y ejecución de los programas, es preciso que cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor comprensión y manejo tanto en el ámbito fiscal como a nivel de programación y administración. Estas son de gran ayudan pues dotan de información a tiempo para la toma de decisiones y en algunos casos como es la clasificación por objeto de gastos que sirven de auxiliar para mantener un control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las malversaciones de fondos y los gastos injustificados.

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como los privados, los gastos y las funciones y estas a su ve sirven a los propósitos múltiples que incurren en el presupuesto; si es posible integrar cada una de estas divisiones se estaría generando un presupuesto moderno que cumple con los propósitos y las metas trazadas por las instituciones y los gobiernos.

Las clasificaciones económicas permiten identificar cada renglón de los gastos y de los ingresos según su naturaleza económica, esto hace posible investigar las influencias que ejercen en las finanzas públicas sobre el resto de la economía nacional, esto hace permisible las gestiones del gobierno y facilita las decisiones a

tomar, debido a que se tiene a mano una forma más fácil de analizar y concluir con detalles el estado económico en que se encuentra un país.

Bibliografía

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• www.5campus.com

• www.overture.com

PUERTO ORDAZ, JUNIO DE 2003

Profesor: Ing. Andrés Blanco

Autor:

Conde, Andreína.

SOLÓRZANO SANZ, Analucía.