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Administración: Tipos de Comunicación



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Comunicación interna Persigue tres objetivos: Informar Formar Motivar Los problemas de la comunicación interna son más actitudinales, que técnicos Un buen sistema de comunicación se caracteriza por: Fácil difusión Se favorece la retroalimentación Existe una versión oficial que atenúa rumores Hábito de comunicación a todos los niveles La comunicación es efectiva y eficaz
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La comunicación interna II Agentes implicados: Dirigentes: función motivadora, de sensibilización Trabajadores: reconocimiento laboral, obtención de información y participación En función del contenido puede ser: Operacional Motivacional Comunicación externa
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Direcciones de la comunicación Descendente: para transmitir órdenes, motivar, reforzar autoestima y solidaridad Ascendente: favorece la participación, mejora de las decisiones y calidad, conocimiento de problemas. Poco fiable por: Canales no formalizados Información distorsionada No admisión de críticas de los superiores Horizontal: mejora compañerismo, evita mal entendidos, enriquece la información y la coordinación
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Comunicación oral Debe dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué quiero comunicar? ¿Por qué lo quiero comunicar? ¿A quien lo voy a comunicar? ¿Cómo lo comunico? Estrategias de escucha eficaz: Dejar hablar Crear un ambiente de confianza Manifestar interés Empatizar No interrumpir Dominar el temperamento No criticar ni argumentar en exceso Preguntar las dudas
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La comunicación escrita Características básicas: Claridad Brevedad Corrección gramatical Presentación y originalidad
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Utilización de la comunicación
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Normas básicas de redacción Frases y párrafos cortos Orden sencillo: sujeto, verbo, predicado Información relevante al principio Realizar conclusiones Utilizar lenguaje positivo Evitar frases en pasivo y nominal Escoger adecuadamente las palabras, evitando: Muletillas Repeticiones innecesarias Palabras técnicas sin explicarlas Comodines inapropiados
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Ventajas y desventajas Oral: Más rápida Hay retroalimentación Muy utilizada Fácil distorsión Riesgo de interpretación personal Escrita: Registro permanente y verificable Contenido más preciso, lógico y claro Consume más tiempo Carece de retroalimentación inmediata No hay seguridad de recepción e interpretación
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Defectos del emisor No se organizan las ideas antes de emitir No se tiene seguridad en el mensaje Se incluyen demasiadas ideas Se ignora la capacidad del auditorio y las preguntas que formula Uso incorrecto del código
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Estrategias de comunicación Precisar y concretar las ideas previamente Seguridad en el mensaje Atmósfera de credibilidad Mensaje sencillo y razonado Adaptarlo al auditorio Analizar los factores humanos y ambientales que influyen en la transmisión Momento y método adecuados Realizar aclaraciones Favorecer la retroalimentación Reforzar con hechos los mensajes
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Comunicación no verbal Refleja los sentimientos y pensamientos de una forma más clara En todo proceso de comunicación: Las palabras suponen el 7% La voz (tono, velocidad) el 38% El lenguaje no verbal (gestos, mirada) el 55% Elementos a tener en cuenta en la comunicación no verbal son: La mirada Gestos y posiciones
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La mirada Actúa como señal y como canal Es difícil de controlar, por tanto, aporta mucha información del interlocutor Las cejas
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Gestos y posiciones Manos y brazos
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Gestos y posiciones II Las piernas
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Gestos y posiciones III Cabeza y cara
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Mandamientos del lenguaje no verbal Adoptar posturas positivas. Respetar la distancia que marque el interlocutor. Evitar la invasión de su espacio personal. Mantener la cabeza en posición neutral o ligeramente ladeada, nunca echada hacia atrás. Mostrar las palmas de las manos al hablar. Si se señala a algo o alguien, se hará con la palma de la mano hacia arriba. Evitar cubrirse la mano con la boca para hablar, demuestra falta de seguridad, exageración o mentira. Evitar llevar la mano a algún punto de la cabeza, excepto cuando se muestre interés. Responder a las posturas cerradas con posturas abiertas. Evitar hablar con las manos en los bolsillos. Observar y analizar el lenguaje corporal de los demás, para ser conscientes del nuestro.