Estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos



Resumen

La capacitación de profesionales es un proceso que constituye una vía imprescindible para incrementar la preparación en gestión documental de gestores y técnicos de archivos de las entidades para su desempeño profesional, siempre que se asuma desde un enfoque sistémico y contextualizado; es por ello que la formación permanente de estos recursos humanos es objeto de una continua transformación. A partir del estudio y valoración de bibliografía relacionada con el tema, se puede contribuir al diseño e implementación de alternativas de capacitación, según las características y particularidades del contexto en el cual se emplean, por lo que se pone en práctica una estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivo que contribuya al perfeccionamiento de su desempeño laboral. Como parte de la metodología se asume como método general el materialismo dialéctico utilizando los métodos de investigación científica de los niveles teórico, empírico y estadístico que permiten diseñar una estrategia fundamentada en la Pedagogía Profesional y en la Educación Avanzada. La evaluación del resultado científico se realizó mediante la aplicación de los métodos criterio de especialistas y el experimento a través de su variante pre-experimento, lo cual constituye una opción para el tratamiento de la problemática existente en las entidades municipales de Pinar del Río.

Palabras clave: estrategia de capacitación, gestión documental, gestores y técnicos de archivos.

Introducción

Para implementar el Sistema Institucional de Archivo en cada entidad se requiere de un personal calificado y capacitado para este fin por lo que la presente investigación tiene como punto de partida las debilidades que presentan los gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales de Pinar del Río en su desempeño profesional, que limita la implementación del Sistema Institucional de Archivo. Ante esta problemática tiene una significación considerable el perfeccionamiento del proceso de capacitación en gestión documental para el mejoramiento de su desempeño profesional. Es por ello que como objetivo se plantea el diseño de una estrategia de capacitación en gestión documental para el mejoramiento del desempeño profesional en gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales de Pinar del Río.

Como parte de la metodología se asume como método general el materialismo dialéctico utilizando los métodos de investigación científica de los niveles teórico, empírico y estadístico que permiten diseñar una estrategia fundamentada en la Pedagogía Profesional y en la Educación Avanzada.

Para poner en práctica esta estrategia se llevaron a cabo un conjunto de acciones como el Curso de Postgrado para gestores y técnicos de archivos, Talleres integradores, Entrenamientos en el puesto de trabajo, Seminario de capacitación a gestores y técnicos y un Evento en Gestión Documental para socializar los resultados de esta estrategia. La evaluación del resultado científico se realizó mediante la aplicación de los métodos criterio de especialistas y el experimento a través de su variante pre-experimento, lo cual constituye una opción para el tratamiento de la problemática existente en las entidades municipales de Pinar del Río.

Desarrollo

Estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales de Pinar del Río.

Para la contribución a la práctica de una estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río se hace necesario la puesta en práctica de la misma, a través de acciones específicas sustentadas en el basamento teórico con la presentación de los fundamentos de esta investigación.

El término estrategia ha sido empleado en diversas espacios militares, pedagógicas, investigativas, lo cual queda demostrado de acuerdo a las definiciones de diferentes autores como Díaz y Martins (1982); Mintzberg (1995); Menguzzato y Renau (1997); Torres (2003); Marimón y Guelmes (2004); De Armas et al (2005); Valle (2007); Deler (2007); Sierra (2008); Vento (2010), entre otros; por lo que en la literatura existen desde las estrategias generales, didácticas, pedagógicas, metodológicas, educativas hasta las más específicas.

En esta investigación se asume como definición de estrategia la propuesta de De Armas et al (2005), cuya esencia expresa que, "las estrategias han sido concebidas como la manera de planificar y dirigir las acciones para alcanzar determinados objetivos y tienen como propósito esencial la proyección del proceso de transformación del objeto de investigación desde un estado real hasta un estado deseado y vencer las dificultades con una mayor optimización de tiempo y recursos". De Armas et al (2005: 7)

Al concebir la estrategia de capacitación que se propone, se tuvo en cuenta el carácter flexible e integrador de contenidos que su desarrollo requiere, frente a los cambios que como resultado de su aplicación se producen en el contexto; esto permite su enriquecimiento desde la práctica, al tener en cuenta la preparación y experiencia del personal involucrado en su implementación.

En la estructura de las estrategias elaboradas en la última década por un grupo de investigadores, se encontró mayor coincidencia con la propuesta presentada por De Armas et al. (2005), pues incluyeron, con ligeras variaciones: introducción, diagnóstico, objetivo general, acciones estratégicas específicas y evaluación, tal es el caso de López (2005); Frías (2008); Breijo (2009); Lufriú (2009); Osorio (2010); Ordaz (2011); Gato (2012); Gamez (2013); Hernández (2016); entre otros.

La estrategia de capacitación queda estructurada a través del enfoque de sistema siendo esto el basamento de esta investigación científica y su contribución a la práctica debido a esto el diseño de la estrategia cuenta con la siguiente estructura

I- Introducción. En ella se exponen los fundamentos filosóficos, sociológicos, psicológicos y pedagógicos de la estrategia.

II- Diagnóstico. Realizado a partir de la aplicación de técnicas para la identificación de fortalezas y debilidades en la implementación de la estrategia de capacitación en gestión documental y su estructuración, teniendo en cuenta los criterios de los especialistas.

III- Objetivo general. En su planteamiento se concreta el estado deseado del proceso de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río.

IV- Acciones específicas. Se orientan al perfeccionamiento del proceso de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río, con énfasis en un conjunto de acciones, con sus objetivos y procedimientos para alcanzarlos, así como los indicadores de medición de los avances logrados.

V- Evaluación de la estrategia. Se evalúa el desarrollo del proceso de capacitación atendiendo a las variables e indicadores identificados en la investigación.

A continuación, se presenta la estrategia de capacitación, a partir de la estructura antes mencionada.

I- Introducción:

La estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales de Pinar del Río, tiene sus fundamentos en la necesidad del perfeccionamiento de dicho proceso, cuya aspiración es el mejoramiento del desempeño profesional de gestores y técnicos, frente a la insuficiencia de variadas acciones en las que participan los gestores y técnicos de archivos que influye negativamente en la implementación del Sistema Institucional de Archivo en las entidades.

De forma general la estrategia se sustenta en el conjunto de fundamentos filosóficos, sociológicos, psicológicos y pedagógicos, que constituyen pilares en los que se apoyan las acciones específicas propuestas. En ese sentido, resulta significativo el reconocimiento del Materialismo Dialéctico como sustento filosófico de la estrategia de capacitación, y su base metodológica es por consiguiente la teoría Marxista Leninista del Conocimiento.

El conocimiento de la teoría y el método dialéctico materialista se pone de manifiesto en el proceso de capacitación a través de la realidad laboral. Con este método se traza el orden de la estrategia; desde la percepción viva (estado actual del problema), al pensamiento abstracto (apropiación de los conocimientos, actitudes y desarrollo de habilidades) hasta llegar al estado deseado que es la preparación de los gestores y técnicos de archivos para su buen desempeño laboral que influye en la implementación del Sistema Institucional de Archivo.

Desde la Sociología de la Educación, es importante tener presente que el desarrollo de los gestores y técnicos de archivos bajo la influencia de la educación y el medio laboral tiene lugar, por su contenido social, como una unidad dialéctica entre la subjetivación (asimilación) y objetivación (materialización) de los contenidos socialmente necesarios. De esta forma, los gestores y técnicos de archivos se convierten en personalidades que establecen, por medio de sus actividades y de la comunicación, relaciones históricas, entre sí y con los objetos y sujetos de la cultura pedagógica profesional. Por tanto, es necesario apreciar la unidad dialéctica entre la socialización y la individualización.

En correspondencia con el tema que se investiga, se considera que la capacitación dirigida a gestores y técnicos de archivos, se logra a partir de la interacción social la cual una vez lograda, les permite utilizarla para formarse en otros contextos y transformar la realidad social en que vive.

Estos fundamentos se observan en la estrategia a partir de la organización y desarrollo del proceso de capacitación, pues se diseñan las actividades a partir de acciones que garantizan la interacción de los implicados para obtener, integrar y aplicar el contenido, objeto del conocimiento que tributen al mejoramiento de su desempeño laboral.

La estructura interna de cada una de las entidades debe poner de manifiesto su función social, así como el papel que desempeñan todas las agencias que intervienen en el logro del encargo social.

La estrategia propuesta tiene sus fundamentos psicológicos en el enfoque histórico- cultural del desarrollo de Vygotsky (1981) y sus seguidores donde la educación se considera la guía del desarrollo lo cual se expresa entre la relación de la estrategia propuesta y los resultados alcanzados en la preparación de los gestores y técnicos de archivos para implementar con calidad el Sistema Institucional de Archivo lo cual constituye la esencia del desempeño profesional de los mismos.

La propuesta se basa en la apropiación de la experiencia socio-histórico-cultural que se materializa en la problemática asociada al proceso de capacitación y al mejoramiento del desempeño profesional de gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río.

Debido a esto se considera a los gestores y técnicos de archivos como facilitadores de su autodesarrollo de una forma consciente, activa y colaborativa a través de la interacción grupal en correspondencia con las condiciones históricas concretas en la que se desarrolla laboralmente por lo que se establece la unidad entre lo cognitivo- afectivo y la actividad y comunicación lo cual propicia el desarrollo de la personalidad de dichos actores.

A través de esta propuesta se tiene en cuenta la categoría zona de desarrollo próximo (ZDP) pues se considera el nivel de desarrollo actual de los gestores y técnicos de archivos en cuanto a las diferentes temáticas que debe dominar en cuanto a gestión documental para realizar con eficiencia su actividad laboral.

Debido a esto se hace necesario que el proceso de capacitación se estructure en función de las potencialidades y debilidades de los gestores y técnicos en el desempeño de sus funciones con el objetivo de determinar los niveles de ayuda que debe recibir el capacitado y así lograr los niveles deseados en el aprendizaje.

Otra categoría importante lo constituye la situación social del desarrollo (SSD) como combinación de los procesos psicológicos internos y de las condiciones externas, propia de cada contexto educativo la cual es una condicionante en la dinámica del desarrollo integral de los sujetos.

Otro aspecto importante lo constituye el aprendizaje formativo y crecimiento personal de Bermúdez y Pérez (2004) donde los gestores y técnicos de archivos aprovechan sus potencialidades a través del aprendizaje consciente, responsable y de forma cooperativa transformando la realidad por medio del perfeccionamiento del proceso de capacitación en gestión documental para el desarrollo de habilidades archivística demostrando así su autodeterminación a través de la solución a los problemas de la práctica laboral enriquecido por la interacción con otros y con el medio que los rodea, que les va a permitir autorregularse a partir del conocimiento de sus posibilidades y limitaciones.

Desde el punto de vista pedagógico, la estrategia parte de las concepciones pedagógicas marxistas-leninistas y martianas en las que se sustenta la pedagogía cubana, y en particular la Pedagogía Profesional, en tanto que el objeto investigado es un proceso de formación de profesionales, resultando también la Educación Avanzada, constituyendo el paradigma educativo alternativo para el contexto cubano, lo cual brinda posibilidades de estudiar y sistematizar el proceso de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos lo cual influirá en la formación de nuevos conocimientos, habilidades, hábitos, capacidades, sentimientos, actitudes y valores, en aras de elevar la profesionalidad, la ética de la cooperación y el mejoramiento de su desempeño profesional.

Se asume como base teórica de la estrategia la Pedagogía Profesional que orientará los contenidos de la capacitación y organizará las acciones, en relación con los problemas profesionales que emergen en las entidades laborales donde interactúan los gestores y técnicos de archivos, de manera que su accionar en el proceso profesional, contribuya a la formación de las futuras generaciones de profesionales.

La estrategia que se diseña tiene en cuenta el trabajo cooperado entre capacitadores y capacitados, a partir de la orientación, ejecución y control de tareas docentes que dinamicen la profesionalización del proceso en sí mismo.

Desde estas relaciones, el autodesarrollo profesional de los gestores y técnicos de archivos en el proceso de capacitación se concibe no sólo desde la comprensión del contenido de las actividades, sino también el modo de proceder que permita la solución de los problemas en la práctica, como un proceso regulador y motivacional de la formación permanente que potencia el desarrollo de estos profesionales en su ámbito laboral.

Esto permite valorar que la capacitación en gestión documental de gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río tiene su fundamento teórico-metodológico en la Teoría de la Educación Avanzada, la cual como señala Añorga (1995), tiene como objetivo "Modelar y validar un Proyecto de Mejoramiento Profesional y Humano, que proporcione al hombre una mejor calidad de vida, mayor profesionalidad, funcionalidad y conducta ética y cooperadora, para satisfacción personal y beneficio de la población, consolidando el potencial humano del país". (Añorga, 1995: 12)

La Educación Avanzada no sólo contribuye a resolver problemas cognitivos de los sujetos implicados, sino también incide en la formación y consolidación de valores, actitudes y conductas profesionales, formando al individuo integralmente para que pueda solucionar los problemas que se presentan en la realidad social donde interactúa laboralmente.

Para la estructuración del contenido de la estrategia y su sistema de relaciones se asumen los principios de la Educación Avanzada enunciados por Añorga (1996: 19- 35) los cuales se enuncian a continuación:

1. Relación entre pertinencia social, los objetivos y la motivación.

Este principio establece la relación existente entre la pertinencia social del problema profesional y la necesidad de solucionar el mismo basado en su utilidad, la precisión de los objetivos formativos profesionalizados, acorde con los contenidos profesionales en el orden laboral que se requieren lograr favorece la motivación en los gestores y técnicos de archivos por alcanzar esos propósitos lo cual estará dado por la determinación de sus necesidades para establecer los objetivos y las potencialidades en su profesión con el propósito de definir aquellas que serán resueltas por la vía de la capacitación.

2. Vínculo entre la racionalidad, la creatividad y la calidad del resultado.

Este principio tiene que ver con la coherencia del proceso de capacitación teniendo en cuenta la racionalidad, fomentando la creatividad a través de enfoques y modalidades de capacitación, según las características de los gestores y técnicos de archivos y su entorno laboral, que contribuyan al aprovechamiento del tiempo sin que ponga en riesgo la calidad del proceso de cada una de las acciones de capacitación y no obstaculice el contenido de trabajo de gestores y técnicos de archivos.

Estos aspectos se tienen en cuenta en el diseño de la estrategia, a partir del curso de postgrado, los talleres integradores y reflexivos y el entrenamiento, en tanto privilegian la observación de las habilidades en el puesto de trabajo, donde se evidencia la indagación, el intercambio colaborativo y la evaluación, así como la autopreparación que se requiere para ampliar y profundizar en los contenidos.

3. Vínculo del carácter científico del contenido, la investigación e independencia cognoscitiva y la producción de nuevos conocimientos.

Este principio tiene como condición el vínculo entre contenido, la investigación e independencia cognitiva, así como la producción de nuevos conocimientos está matizado por el trabajo en grupos, la búsqueda de información y de relaciones profesionales que se potencia desde el desarrollo del proceso de capacitación, para solucionar problemas profesionales de acuerdo con el contexto. Para ello es de vital importancia la experiencia profesional de los capacitadores en los contenidos a tratar.

4. Relación entre las formas, las tecnologías y su acreditabilidad.

Este principio tiene en cuenta el tratamiento en el diseño de las modalidades de capacitación, propiciando la flexibilidad en cada una de las actividades presenciales y no presenciales, relacionándolas con la utilización de las tecnologías que agrupen diversas formas, métodos y técnicas, así como su acreditación que garantice la satisfacción desde el punto de vista del conocimiento.

En la estrategia se propone la utilización de un curso, entrenamientos y talleres, donde los implicados desarrollan habilidades archivísticas que coadyuven a la solución de los problemas profesionales identificados en la gestión documental permitiendo la correcta implementación del Sistema Institucional de Archivos.

5. Vínculo de la teoría con la práctica y la formación de valores.

El vínculo entre la teoría y la práctica en el proceso de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos está enriquecido por los valores morales de estos sujetos en el puesto de trabajo manifestándose en la responsabilidad laboral y la ética de cada uno de estos profesionales.

A través de este principio se asume que el contenido profesional tiene un fuerte vínculo con lo afectivo por lo cual en los gestores y técnicos de archivos se percibe un mejoramiento de su desempeño profesional desde la planificación, organización, ejecución y evaluación del proceso de capacitación promoviendo los valores y convicciones en cada una de las tareas realizadas.

Este principio revela la integración de contenidos cognitivos a través del significado práctico de la actividad que desarrollan los gestores y técnicos de archivos en el proceso profesional y de lo que espera de él la sociedad, de la necesidad e importancia de las funciones que realiza en el cargo basadas en los conocimientos teóricos.

6. Vínculo entre el enfoque de sistema y sus expresiones: ramales, sectoriales y territoriales.

El enfoque sistémico de la capacitación en gestión documental se evidencia en su carácter de proceso en constante desarrollo y permite comprender la realidad laboral en su complejidad e integralidad, conforme a consideraciones generales en las que se revelan las posiciones acerca de la formación continua del trabajador para el empleo, lo que facilita la comprensión de la existencia misma de la estrategia elaborada.

Estos principios, como reguladores de este proceso, se expresan al asumir la transformación del desempeño profesional desde el contexto laboral; en el reconocimiento de las necesidades, intereses y motivaciones profesionales a través del trabajo colaborativo entre los sujetos inmersos en el proceso de capacitación en gestión documental.

La Educación Avanzada incide en la consolidación y formación de valores profesionales a la vez que contribuye a resolver problemas cognitivos de los gestores y técnicos de archivos preparándolos para que sean capaces de transformar la realidad social desde el puesto de trabajo.

Conclusiones

Con la implementación de una estrategia de capacitación en gestión documental para gestores y técnicos de archivos de las entidades municipales en Pinar del Río, a partir de su basamento teórico así como la puesta en práctica de 5 acciones específicas, o sea, el Curso de postgrado, el Entrenamiento, los Talleres integradores y reflexivos, en la dimensión curricular; y el Seminario de preparación al colectivo de capacitadores y el Evento Científico Provincial en gestión documental en la dimensión extracurricular, posibilitaron optimizar el proceso de capacitación a través de una mayor coordinación lo cual se asume con un carácter sistémico y contextualizado.

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Autor:

Ana María Barrial Martínez1

Carlos Alberto Gato Armas2

1Lic en Historia.

Archivo Histórico Provincial de Pinar del Río. Correo electrónico: 2Dr. C. Profesor auxiliar. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca".