La selección del personal que ingresa a la administración pública



Una estrategia para el mejoramiento de los recursos humanos

Introducción

El desarrollo humano es considerado hoy, factor más importante en la determinación del grado de eficacia en las organizaciones, cualquiera sea el producto o servicios que estas presten. Por lo tanto una política de mejoramiento de los recursos humanos tiene una alta prioridad en toda organización.

Las actuales teorías sobre las organizaciones han aportado esta nueva visión para la revalorización de los de las personas dentro de las mismas y se ha lo enunciado con el slogan la organización es su personal.

De allí que el funcionamiento de una institución, tiene mucho que ver entonces con el conocimiento, las habilidades, el trabajo en equipo, los procesos de desarrollo, la creatividad, la innovación, la experiencia, las interrelaciones y las actitudes de las personas que la conforman.

Vale como ejemplo que, las estrategias de mejora continua y calidad pueden efectivizarse sólo cuando existe disposición en el grupo de personas que componen la organización. Además estas pueden desarrollarse en culturas abiertas, ámbitos flexibles y en una relación coherente entre las posibilidades de la organización y las demandas del medio en que la misma está inserta. Cuando la organización en cuestión es la Administración Pública, es necesario contar con una organización objetiva, profesionalizada, más eficaz y eficiente, que pueda cumplir con la prestación de los servicios demandados por lo ciudadanos. Por lo tanto, desde la óptica planteada, la Administración Pública es responsable de generar las posibilidades para lograr el desarrollo y la promoción de sus trabajadores, ya que depende de sus conocimientos y competencias para brindar buenos servicios a la población. Esta responsabilidad se manifiesta, no sólo con los trabajadores que ya se desempeñan en los organismos públicos, sino también en el momento que incorpora personal a la organización, a través del cumplimiento de mecanismos eficientes de selección de personal para el ingreso al empleo público.

La selección de personal

Se define a la selección de personal como la búsqueda de la persona más apta para ocupar un puesto de trabajo. Un proceso de selección puede estar destinado a cubrir un cargo con personas que ya pertenecen a la organización o a cubrir un cargo vacante con ingresantes. Esta última es el tipo de selección que reviste mayor importancia para las organizaciones del estado por la característica de la estabilidad de los agentes públicos. En el sector privado, cuando el personal ingresado no responde a las necesidades del puesto de trabajo, la organización pierde tiempo y dinero, pero existe la posibilidad de decidir un despido y reiniciar la búsqueda. En el caso del sector público, pasado el tiempo asignado para la provisionalidad (generalmente entre 3 meses y un año) y confirmado en el cargo, el agente adquiere estabilidad y sólo puede ser despedido mediante la implementación de un sumario administrativo. En el mismo debe determinarse su responsabilidad y si corresponde por la gravedad de lo ocurrido, se lo sanciona con la cesantía o la exoneración.

Pero la ineficiencia, la falta de compromiso, la falta de voluntad y disposición en un puesto de trabajo no son causa de despido, por lo que un error en la selección se paga con 30 años de servicio de personal no apto para la función que le fue asignada.

Por otra parte, los recursos invertidos en capacitación no dan los frutos esperados cuando no se ha seleccionado personal con determinadas competencias. Se acentúa esta problemática ante las dificultades que regularmente existen en el sector público para la rotación de personal entre los distintos organismos.

Si bien una gran mayoría de estatutos provinciales y municipales declaman en sus textos que el ingreso se hará a través de un proceso de selección, la situación por la que atravesaron nuestras instituciones estatales determinó que se desestimara este procedimiento ante el congelamiento de vacantes.

Cuando se presentó la necesidad de cubrir distintos puestos de trabajo se recurrió a los contratos de locación de servicios, becas y pasantías como alternativas válidas para superar la falta de personal. Con el tiempo estas modalidades de contratación, por presiones gremiales o decisiones políticas, se transformaron en ingresos a la planta permanente.

Actualmente al descongelar las vacantes, existe la posibilidad de seleccionar personal adecuado para responder a los objetivos institucionales y planes de gestión de cada organismo.

En la Provincia de Buenos Aires durante el último año se realizaron distintos mecanismos de selección de personal para cobertura de nuevos cargos en las áreas de seguridad.

Aspectos conceptuales

Toda selección es, en última instancia, un proceso de decisión por comparación y como tal debe estar sustentada tanto por criterios específicos de la organización, como por los propios del procedimiento de selección.

Por lo tanto deben respetarse la Ley de ética pública y las normativas vigentes en cada ámbito, de forma que se manifieste la legalidad al organizar un proceso de selección de personal para el ingreso, y también los criterios de:

El procedimiento

En función del plan de gestión de una organización, la visión y misiones del organismo, y la estrategia en el ámbito de los recursos humanos, surge en determinado momento la necesidad de cubrir puestos de trabajo con personal ingresante.

El proceso de selección consta de pasos específicos que se siguen para decidir cuál solicitante cubrirá el puesto vacante.. La función de las oficinas de recursos humanos o personal consiste en ayudar a la organización a identificar al candidato que mejor se adecue a las necesidades específicas del puesto y a las necesidades generales de la Administración Pública.

El procedimiento para ocupar estos puestos con las personas competentes puede separarse en cuatro etapas:

1 - Etapa inicial

Se inicia con la decisión de cubrir uno o mas cargos en función de las necesidades del un área o dependencia, luego la determinación de vacantes, descripción de cargos, especificación de puestos, descripción de tareas, que son aspectos inherentes a la organización.

2 - Etapa de planificación

Consiste en determinar el mecanismo adecuado para este proceso y los responsables de la implementación del mismo en los distintos momentos.

3 – Etapa de implementación del procedimiento

Es el momento de la ejecución y se lleva a cabo el procedimiento determinado a fin de culminar con la elección de las personas más adecuadas para cubrir los puestos vacantes

4 – Etapa de incorporación e inducción

Es paso en el que se deben cumplir todos los requisitos legales para la incorporación del personal al organismo y su preparación para el trabajo.

Existe abundante bibliografía con respeto al reclutamiento y selección de personal para las empresas, ya que históricamente estas han llevado a cabo procesos de selección basados en técnicas psicológicas debidamente validadas. No ocurre lo mismo con el sector público, por lo que se pretende sugerir la adaptación de las etapas mencionadas a estas grandes organizaciones estatales guiadas por la dirigencia política.

1 Etapa inicial

Se deben determinar la disponibilidad de vacantes, la definición de las características del personal deseado en cuanto a sus competencias y formación y la cantidad a incorporar, no sólo en función de las necesidades que surgen de los distintos sectores de trabajo, sino teniendo en cuenta el presupuesto disponible, los planteles básicos aprobados, el estatuto de personal, las normativas existentes, etc..Un buen proceso de selección se inicia definiendo correctamente los primeros pasos, dejando en claro las expectativas del área solicitante y las reales posibilidades de la organización de satisfacerlas.

Para poder aplicar las distintas técnicas adecuadas para seleccionar personal, deben establecerse pautas sobre las que puedan compararse a los postulantes, para ello es necesario disponer de la descripción de los cargos a cubrir para lo que se requiere haber realizado previamente un análisis de niveles ocupacionales[1]y de cargos[2]especificación de puestos [3]y descripción de tareas[4]que deben realizarse en cada puesto de trabajo donde se define qué es lo que se hace, como se hace y por qué. Estos aspectos inherentes a cada organización en particular definen el nivel de formación, el perfil y las competencias que deberán alcanzar los postulantes.

En la mayoría de las organizaciones públicas estas especificaciones no están actualizadas y muchas veces ni siquiera están escritas, lo que dificulta la tarea de definir el tipo de personal que se requiere.

En esta primera etapa los encargados de la tarea son los responsables del área de Recursos Humanos o Personal, conjuntamente con los especialistas en selección de personal que pueden o no pertenecer a la misma, contando con las definiciones al respecto de las autoridades el organismo.

2 Etapa de planificación

Ya definidos los cargos y puestos que deberán cubrirse, es necesario planificar el mecanismo de selección, que deberá incluir:

A - El análisis ocupacional, que consiste en la definición de competencias y la determinación del perfil. La Organización Internacional del Trabajo –OIT- define el análisis ocupacional como la "acción que consiste en identificar, por la observación y el estudio, las actividades y factores técnicos que constituyen una ocupación. Este proceso comprende la descripción de las tareas que hay que cumplir, así como los conocimientos y calificaciones requeridos para desempeñarse con eficacia y éxito en una ocupación determinada.

La definición de las competencias que el trabajador necesita para desempeñar sus funciones en el caso de puestos ya existentes, surge entonces del análisis de la actividad, en cambio si se trata de un nuevo puesto de trabajo se presenta mayor complejidad.

Existen distintas definiciones de competencias que explican con distintas palabras un mismo concepto básico, se han seleccionado las siguientes:

En cuando a la clasificación de las competencias de la diversidad existente se adopta la siguiente:

Las Competencias cognitivas corresponden a los niveles precisos de conocimientos y de información requeridos para desarrollar una o más tareas, como así también adaptabilidad, capacidad de aprendizaje, y trabajo en equipo.

Las Competencias prácticas se refieren a las aplicaciones prácticas precisas para ejecutar una o más tareas, como por ejemplo dinamismo y energía , iniciativa, productividad, tolerancia a la presión, etc.

Las competencias sociales responden a la integración fluida y positiva del individuo a grupos de trabajo siempre vivenciadas desde la perspectiva laboral : colaboración, , liderazgo, autonomía, etc

Finalmente las competencias éticas que tienen relación con aspectos como responsabilidad, puntualidad, confiabilidad, honradez, etc.

Las evaluaciones tradicionales, generalmente miden sólo los conocimientos y el nivel de información sobre algunos temas, es decir las competencias cognitivas. Sólo en algunos casos, se evalúan las competencias prácticas, y, casi nunca son evaluadas las competencias sociales y éticas. Esto se debe, por una parte, a la falta de definición previa de estos requisitos en un proceso de selección, lo que no quita que siempre estén presentes en los deseos del empleador, y por otra, por que es difícil evaluar actitudes en momentos previos al desarrollo laboral en un puesto de trabajo. Para superar estas dificultades es necesario establecer correctamente los instrumentos de medición que den cuenta de presencia de estas competencias.

La integración de estos cuatro tipos de competencias, relacionadas con un actividad laboral es lo que se denomina Perfil Ocupacional del puesto en torno a conocimientos, habilidades y conductas individuales y sociales y señalan las cualidades que se buscan en los aspirantes. El perfil es la base de todo proceso de selección.

El resultado de la evaluación de las competencias de un postulante, en función del perfil definido, ayuda a tomar la decisión de si conviene o no incorporarlo.

B -Otro aspecto a definir previamente son las Condiciones de trabajo, que son aquellas pautas que debe conocer el aspirante, relacionadas con el puesto y la institución, como por ejemplo horarios, normas internas, período de prueba, normas legales, tradiciones de la institución, etc

C – Paralelamente se requiere elaborar un mecanismo que incluya la difusión, inscripción y la selección propiamente dicha con un cronograma de acciones.

Difusión: es necesario definir el mensaje de convocatoria, la información que debe incluir y los canales de divulgación específicos para llegar a la población destinataria.

Inscripción: elaborar las planillas de inscripción donde consten los datos personales, de formación y algunos otros aspectos que den cuenta de las competencias del postulante como por ejemplo experiencias, preferencias, etc.. Definir las formas en que los interesados pueden obtenerla, cuando y donde deben presentarla y fecha de cierre de la inscripción.

Etapas del proceso de selección: se deben establecer las herramientas para medir las competencias de los postulantes, definir en que consiste cada uno de las pasos, el tiempo asignado para ellos y los responsables de llevarlos a cabo. Sintéticamente se las define como:

3 Etapa de implementación del procedimiento

Es el momento de la ejecución cuando se pone en marcha el mecanismo planificado y se llevan a cabo todos los pasos. La responsabilidad de la ejecución queda en manos del equipo designado para la selección, quien deberá elaborar los informes sobre los candidatos seleccionados y elevarlos a quien debe tomar la decisión final . Este procedimiento culmina con la elección de las personas más adecuadas para cubrir los puestos vacantes.

4 Etapa de incorporación e inducción

Una vez seleccionadas las personas aptas para cubrir los cargos que están en condiciones de ser designadas, se les solicitará la documentación necesaria para efectuar el acto administrativo de designación.

Entre la presentación de la documentación y la notificación de la designación que efectiviza la incorporación a la Administración Pública, transcurre un lapso que debe ser utilizado como período de aprestamiento laboral.

Para preparar a los ingresantes es recomendable un curso de inducción a distancia, con algunas instancias presenciales si fuera posible [5]de manera que en el momento del inicio de la prestación de servicios por parte del ingresante conozca misiones y funciones de la dependencia, productos y servicios que brinda, estructura orgánico funcional, planteles básicos, normas que regulan las tareas que allí se desarrollan, pautas de procedimiento administrativo, estatutos de personal, paginas web oficiales, procesos importantes, etc.

El tiempo invertido en la inducción de un nuevo empleado es fundamental para la relación laboral futura. Este es un proceso formal tendiente a familiarizar a los nuevos empleados con la organización, su trabajo y su área laboral.

El rol de las dependencias que participan

En un proceso de selección de personal exitoso deben conformarse equipos de trabajo interdisciplinarios en lo profesional y de variados sectores en cuanto a la participación de las distintos organismos públicos y gremiales.

Con respecto a las dependencias de la administración los responsables de llevar a cabo la convocatoria y la selección se requiere la participación de :

El organismo o dependencia donde existen las vacantes

La dirección de Recursos Humanos o de Personal del organismo.

El organismo Centralizado de Personal

Las dependencias responsables de Gestión Pública, Estructuras o similares que tienen incidencia en las relaciones laborales.

Existen además organizaciones externas a la Administración a las cuales se debe invitar a participar, especialmente los gremios con ingerencia en el sector donde se producen las vacantes, como asi también los colegios profesionales, las universidades u organismos de formación de recursos vinculados con las vacantes, etc..

Cabe mencionar que el equipo de selección propiamente dicho debe tener formación y especialización sobre el tema de selección de personal, fundamentalmente para la administración y corrección de pruebas psicotécnicas y entrevistas.

El Patronato de Liberados Bonaerense

Una experiencia de selección de personal en la Provincia de Buenos Aires

En razón de la disminución de la capacidad operativa institucional del Patronato de Liberados Bonaerense se declaró la Emergencia del Sistema de Ejecución Penal en Libertad por el término de 6 meses, de conformidad con lo establecido en la Ley 13.190.

Esta respuesta del Gobierno Provincial a la situación de desproporción entre el número de supervisores y supervisados, permite efectuar la designación de personal dentro del régimen de la Ley 10.430, que desempeñe las funciones inherentes al seguimiento de los liberados. Este incremento alcanza a 1592 agentes en el lapso de tres ejercicios presupuestarios (2004/6).

En la primera etapa correspondiente al año 2004 podían designarse hasta 592 agentes, de los cuales 400 corresponden a asistentes o trabajadores sociales, ya que estos desempeñan las funciones de control, asistencia y tratamiento de los liberados en forma directa.

Las autoridades del Patronato de Liberados solicitan a la Subsecretarìa de la Gestión Pública la elaboración de un mecanismo para efectuar la selección de los asistentes sociales a designar. Para ello se conformó un equipo interdisciplinario bajo la órbita del Instituto Provincial de la Administración Pública con la participación de Agentes de Modernización. Este equipo interactuó con personal del Patronato a fin de obtener la información necesaria y acordar pautas de trabajo.

En una primera reunión con autoridades del Patronato se acordaron los requisitos para la selección de personal en función de las necesidades de la dependencia, como por ejemplo prioridades en cuanto a la formación, domicilio de los postulantes, horarios de trabajo, actitudes de los Asistentes dentro de la organización, etc. Además se obtuvo información para conocer la cultura organizacional y la visión institucional.

Una segunda reunión se realizó con profesionales de nivel intermedio, responsables de grupos de trabajo, que aportaron información sobre la organización del trabajo y las características personales necesarias para desempeñar eficientemente las tareas en el Patronato.

La tercera reunión con Asistentes Sociales, que cumplen funciones en las Delegaciones del Patronato, con las que se trabajó la descripción de las tareas y los casos a resolver en las pruebas psicotécnicas.

El mecanismo de selección elaborado incluyó la descripción del cargo en el marco de la Ley 10430 del Personal de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires y la Disposición 777/93 que incorpora al nomenclador de cargos la descripción de los cargos de Asistentes Sociales para los Agrupamientos Profesional y Técnico.

Luego la especificación del puesto de trabajo, la descripción de tareas y la definición del perfil. Para ello se consideraron la cultura organizacional, las necesidades actuales de la organización y las exigencias y requisitos del puesto. Si bien no se incorporó al documento la descripción de las competencias éstas fueron definidas en el grupo de trabajo para poder elaborar el perfil ocupacional.

En cuanto a la convocatoria se determinó en forma conjunta los canales de divulgación, la modalidad para inscripción y la planilla correspondiente con los datos necesarios para la primera preselección y el cronograma respectivo. Además se determinaron sugerencias para la citación de los postulantes.

El proceso de selección incluyó las siguientes etapas

Con respecto a cada una de las etapas se efectuaron indicaciones para la implementación de cada una de ellas, se fijaron las pruebas a efectuar, los casos a resolver y las grillas necesarias para la evaluación de los aspirantes en cada etapa.

La implementación de este mecanismo fue responsabilidad del Patronato de Liberados y comenzó a implementarse a partir del mes de junio de 2004. Se inscribieron un total de 1475 postulantes, de los cuales 994 respondían a la convocatoria ya que se exigía la titulación de Asistentes Sociales , de este total se presentaron 743 a las pruebas de selección, se preseleccionaron 468 candidatos y se han designado 283 Asistentes sociales en función de la localización de las vacantes que se encuentran prestando servicios en toda la Provincia. Hay un banco de 102 profesionales preselecionados disponibles.

A partir de enero del 2005 se ha inició una nueva convocatoria para la selección de los agentes para el presente período, se inscribieron 852 asistentes sociales. Además organizaron un registro de otros profesionales aspirantes a pertenecer al Patronato de Liberados.

Conclusión

Bibliografia

Alles, Martha Alicia Empleo: El proceso de selección. Ed. Macchi. Buenos Aires 2001

Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos Humanos. Ed. McGraw-Hill Mexico 1990.

Fernandez, Julia y otros Mecanismo de Selección de Personal. Patronato de Liberados Bonaerense. IPAP Provincia de Buenos Aires. 2004

Filippo, Edwin Principios de Administración de Personal . Ed. McGraw-Hill Mexico 1990.

Frech, Wendwll Administración de Personal. Desarrolllo de Recursos Humanos. Ed. Limusa Mexico 1989.

Notas:
[1] NIVEL OCUPACIONAL: Nivel del trabajador de acuerdo con la jerarquía de la organización (directivos, empleados, agentes especializados, técnicos y obreros generales).

[2] CARGO: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. Un cargo puede consistir en varias tareas, como mecanografiar, archivar y tomar un dictado o puede estar formado por una sola tarea.

[3] PUESTO DE TRABAJO: Conjunto de tareas ejecutadas por una sola persona. "El trabajo total asignado a un trabajador individual, constituido por un conjunto específico de deberes y responsabilidades. El número total de puestos de trabajo en una organización equivale al número de empleados más los puestos vacantes" (American Compensation Association, 1992).

[4] TAREA: Una unidad de trabajo "organizada discretamente" (que se puede asignar a un puesto de trabajo u otro), con un principio y un fin claramente definidos, realizada por un individuo para conseguir las metas de un puesto de trabajo. Acto o secuencia de actos agrupados en el tiempo, destinados a contribuir a un resultado final específico, para el alcance de un objetivo, ... (Fine y Wiley, 1971).

[5] Tener en cuenta que estas personas aún no pertenecen al organismo y que por lo tanto ante accidentes u otros inconvenientes el estado no se hace cargo.

Enviado por: Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

Santiago de los Caballeros, República Dominicana, 2016.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"®

 

 

 

Autor:

Prof. Emilce Milito.