Relación de la auditoría financiera con el sistema contable
Se puede efectuar una Auditoría sin contar con un sistema de control interno o cualquier otro sistema, pero es imposible llevar a cabo una Auditoría sin un sistema contable. El sistema contable abarca los libros y registros o documentos formales que proporcionan información respecto a la situación financiera y económica de una entidad a una fecha determinada, así como los resultados de las operaciones del período que termina. Están basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados y el establecer un buen sistema es de responsabilidad de la empresa.
9.1. PROCESO DE LA AUDITORIA
El Proceso de Auditoria, Según los autores Mario Vergara Barreto, Olga Vergara Silva y Mario
Vergara Silva en su libro GUIA DE AUDITORIA, indica que este proceso, comprende el periodo de
tiempo transcurrido entre el inicio y el termino del examen de la información financiera.
Este proceso contiene las siguientes etapas:
1. Relación con clientes potenciales
2. Invitación
3. Evaluación de las operaciones de la empresa
4. Propuesta de servicios profesionales.
5. Aceptación de la propuesta
6. Carta compromiso de la Auditoria
7. Memorandum de Planeamiento
8. Primera visita.
9. Visita interina
10. Visita final
11. Termino de la Auditoria
Según Pedro Yarasca Ramos y Enma Álvarez Guadalupe en su libro AUDITORIA PRACTICA DE ESTADOS FINANCIEROS,indican que el Proceso de Auditoria comprende las siguientes fases:
1. Planeamiento
Donde el auditor plantea su estrategia a seguir.Esta fase fase concluye con la preparación del Memorando de Planeamiento y de los Programas de Auditoria.
2. Ejecución o trabajo de Campo
En esta etapa se aplican los procedimientos de auditoria planificados para obtener los elementos de juicio o evidencia de afirmaciones que refleja los componentes de los estados financieros.
3. Elaboración del Informe.
En esta fase se concluye el proceso de Auditoria.
Cabe indicar que el Proceso de Auditoria tiene una Relación directa con la NAGAS, porque en estas normas indican los conceptos básico a aplicar dentro de una auditoria.
Planeamiento, Proceso de Planeamiento
Planeamiento
Según La Norma Internacional de Auditoria 300, el Planeamiento significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperado de la auditoria. El auditor planea realizar la auditoria de manera eficiente y oportuna.
Proceso de Planeamiento.
1. Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:
a) los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar;
b) Las características particulares de la empresa cuya información
financiera se examina, incluyendo dentro de este concepto las características
de operación, sus condiciones jurídicas y el sistema
de control interno existente.
2. La planeación implica prever cuales procedimientos de
auditoria van a emplearse, la extensión yoportunidad en
que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.
3. El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria.
Según Nicolás Canevaro en su libro El Auditor Financiero y sus Papeles deTrabajo indica que el Proceso de Planeamiento contiene las siguientes fases:
1. Estrategia o Plan General(Global)
2. Detalle
3. Programas de Trabajo
El Plan General. Es elaborado por los niveles mas altos de la empresa auditora – Gerente y Socio- culmina con el Plan Estratégico.
Contenido – Análisis.
Antecedentes del Negocio – Conocimiento general del cliente.
Principales funcionarios – Entrevistas con personal ejecutivo y de decisión.
Determinar situaciones de importancia – Según auditoria anterior o que se presenten recientemente.
Factores de Riesgo – Identificarlos para minizarlos
Aserciones afectadas – Para dirigir nuestro esfuerzo de auditoria
Procedimientos generales que cubran los riesgos – Adelanto de procedimientos posibles de auditoria
Situaciones pendientes de complemento o ratificación – Puntos pendientes para revisión
Memorando de Planificación – Resultado del Plan General.
Fases de la auditoría financiera
1. Contratación del Servicio: Se da por.
Requerimientos Legales (Conasev, Sunat, Superintendencia de Banca y Seguro.)
Requerimientos de entidades crediticias (Bancos, Financieras, etc)
Voluntad de los administrativos, los que están interesados en incrementar la confiabilidad de sus EE.FF.
En el sector privado será a través de la Carta de Compromiso que es el sustento y confirmación de la designación del Auditor.
2. Formulación del Plan de Trabajo: Se debe considerar:
Condiciones generales de la empresa.
Confianza en el Sistema de Control Interno.
Determinación de áreas problemas potencial es en los EE.FF.
La clase de informe que se prevé.
3. Trabajo de Campo: Se aplicará:
Procedimientos y Técnicas de Auditoría.
Pruebas de Auditoría: de cumplimiento, seguimiento o funciones, y de saldos o sustantivas.
4. Informe de auditoría: Es la comunicación de los resultados a través de un producto principal: EL DICTAMEN sobre la razonabilidad o no de los EE.FF. y un subproducto: INFORME LARGO, la Carta de Control Interno o Recomendaciones para mejorar los controles internos en existencia.
12. ETAPAS DE LA AUDITORIA FINANCIERA
1. Planificación: Se inicia con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear. Planificar cuales serán los procedimientos a seguir y obtener evidencia que resulte válida.
2. Ejecución: Se desarrolla un plan de auditoría, se lleva a cabo los procedimientos planificados. Se debe obtener suficiente información y estar satisfecho de la auditoría sobre la cual se va a emitir su informe.
3. Conclusión: El auditor debe revisar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida como base para la expresión de una opinión sobre los estados financieros.
En el Libro Auditoría: Un nuevo Enfoque Empresarial, Carlos A. Slosse y otros tiene las etapas siguientes:
"ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA
Las etapas del proceso de auditoría pueden sintetizarse de acuerdo con el siguiente detalle:
ETAPA | OBJETIVO | RESULTADO | ||
PLANIFICACIÓN | Predeterminar procedimientos | Memorando de planificación y programas de trabajo | ||
EJECUCIÓN | Obtener elementos de juicio, a través de la aplicación de los procedimientos planificados | Evidencias documentadas en papeles de trabajo | ||
CONCLUSIÓN | Emitir un juicio basado en la evidencia de auditoría obtenida en la etapa de ejecución | Informe del auditor | ||
En general se puede afirmar que los objetivos primordiales de cada una de la etapas en las que ha sido dividido el proceso de auditoría son los siguientes:
Planificación: El objetivo último de esta etapa es la determinación del enfoque de auditoría a aplicar y su consecuencia inmediata, la selección de los procedimientos particulares a ejecutar. Esto se verá reflejado en un memorando de planificación que documenta las consideraciones analizadas durante toda la etapa, como asimismo los respectivos programas detallados de trabajo que indican de qué forma, en qué momento y con qué alcance se ejecutarán los procedimientos seleccionados.
Ejecución: Su finalidad será la de complementar los procedimientos planificados para obtener elementos de juicio válidos y suficientes para sustentar una opinión. Todos esos elementos de juicio se traducirán en papeles de trabajo que constituyen la documentación y evidencian el examen realizado. Es de destacar que en esta etapa no sólo se realizarán los procedimientos previstos en la etapa de planificación, sino también todas aquellas pruebas alternativas que deban efectuarse reemplazando o complementando a las originalmente planificadas, ya sea por dificultades propias de la empresa, de los sistemas, del resultado de los procedimientos realizados o por eficiencia en el examen.
Conclusión: En esta etapa se evalúan todas las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución que deben permitir formar un juicio o una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, emitiendo el respectivo informe del auditor."
Programa de auditoría
Es un esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Para llevar a cabo el examen de auditoría es necesario que el Contador Público lleve a cabo la planificación de un conjunto de técnicas y procedimientos debidamente planificados y por esa razón se recurre a la elaboración de los programas. Ningún programa de auditoría es rígido e invariable sino por el contrario es flexible y adaptarse a las circunstancias del examen.
Philip L. Defliese y otros, en su Libro Auditoría, tiene el siguiente concepto:
"La evaluación preliminar de los controles proporciona las bases para esbozar el primer proyecto de programa de auditoría. El programa de auditoría es una lista, generalmente detallada, de los pasos a seguir en el curso de un examen; indica su naturaleza y extensión; ayuda a distribuir y determinar la oportunidad del trabajo; evita omisiones y duplicaciones y muestra el trabajo que se ha hecho cuando se usa para este control. El programa de auditoría es necesario para ejercer una adecuado planeación y supervisión del trabajo, como lo indica la primera de las normas de auditoría generalmente aceptadas aplicables a la ejecución del trabajo. En la práctica, sin embargo, la presión del tiempo con frecuencia impide la elaboración escrita y detallada de un programa antes de iniciar el trabajo. Ante una presión de esta naturaleza, un auditor experimentado puede empezar a planear y supervisar el trabajo de sus ayudantes y obtener adecuada documentación de la auditoría sin contar con un programa escrito, pero debe proceder a escribirlo en cuanto le sea posible."
14. CLASES DE PROGRAMA DE AUDITORIA
El CPC Jesús Hidalgo Ortega en su libro Auditoría de Estados Financieros, tiene los siguientes conceptos:
1. Programas Estándar: Son aquellos programas que contienen un conjunto de procedimientos que han resultado de la operación de un número de empresas de similar actividad.
2. Programas Generales: Son aquellos programas que expresan en forma genérica y sin mayor detalle los aspectos más importantes a ser cubiertos durante el examen de auditoria y cumplen una función de orientación.
3. Programas Analíticos: Contiene en forma detallada y pormenorizada la forma de cómo se llevará a cabo el examen en cada rubro haciendo una descripción del que se va a realizar paso a paso en cada partida que se examina.
4. Programas Específicos: Son aquellos procedimientos debidamente reunidos y que resultan aplicables solamente a determinadas partidas de EE.FF. teniendo que aplicarse en forma específica y concreta.
Flexibilidad del Programa de Auditoria: El programa de auditoria debe considerarse como un instrumento flexible, es decir, que puede reajustarse de acuerdo a las situaciones y circunstancias que se presentan en el campo.
Una vez aprobado por el Socio Principal de la Empresa Auditora o Auditor Independiente el programa de auditoría no debe ser considerado fijo e incambiable. Es muy importante que el programa de auditoría sea flexible. Las circunstancias cambian, aún de un año a otro. Puede ser que algunos procedimientos planeados no sean suficientes o necesarios debido a cambios en las circunstancias o en el sistema contable.
El auditor encargado de la auditoría tiene que revisar y reajustar el programa, una vez en marcha, según lo que encuentre en el curso de la auditoría. Puede encontrar nuevas cuentas bancarias, nuevas cuentas registradas, etc., que requieren procedimientos adicionales. Puede encontrar mejoras en los sistemas contables y de control interno que permitan una reducción en el volumen de las pruebas originalmente programadas. El auditor debe vigilar los cambios de situación que requieren revisiones o reajuste significativo debe ser discutido, y aprobado por el auditor supervisor.
Procedimientos de auditoría
Es el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los EE.FF., sujetos a examen, mediante las cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
1. Procedimientos de Cumplimiento: Son aquellos que complementan la evaluación del control interno, básicamente los controles claves. Proporcionan evidencia de que realmente los controles existen y de que son aplicados con eficacia y en forma consistente.
2. Procedimientos Sustantivos: Son aquellos que proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos reflejados en los registros contables, o saldo en los EE.FF., considerando la revisión selectiva de la documentación sustentatoria.
3. Procedimientos Analíticos: Consisten en el estudio y evaluación de la información financiera.
4. Procedimientos Alternativos: Son aquellos procedimientos que cuando se presenta la imposibilidad de aplicar los procedimientos de auditoría programados.
15.1. Philip L. Deflise y otros, en su libro Auditoría define lo siguiente:
Un auditor debe comprender los sistemas de su cliente y estar familiarizado con la forma en que se efectúan las operaciones antes de comenzar su auditoría. Esto parece elemental y aun redundante. Pero merece que se le dé énfasis porque en el pasado era muy común iniciar algunas pruebas de auditoría antes o mientras el control interno se evaluaba. Por política, se efectuaba gran número de chequeos de rutina y se hacía mucho trabajo de detalle. Esas y otras prácticas parecidas, en alguna forma daban a entender que ciertos tipos y volúmenes de pruebas eran necesarios sin que importaran las características o condiciones del cliente.
Desde luego, en una auditoría bien concebida no deberían hacerse pruebas solamente por el hecho de hacerlas. Toda prueba como procedimiento de auditoría tiene (o debería tener) uno o más fines específicos y prácticos, determinados por el lugar que ocupa en la lógica de la auditoría. Ese lugar, a su vez, está determinado por las características del cliente; su negocio, la naturaleza de las transacciones, el tipo de sistema de contabilidad y de equipo para procesamiento de datos, el tipo de controles, la importancia relativa y el riesgo probable de error en los datos que se están probando, etc.
PRUEBAS EN OPOSICIÓN A PROCEDIMIENTOS
Los auditores usan el término "prueba" en diferentes contextos, y con frecuencia lo usan en forma indistinta con "procedimiento" de auditoría. Obviamente, hacer pruebas es un procedimiento de auditoría, y a la inversa, todos los procedimientos de auditoría tienen como finalidad "probar" la validez y confiabilidad de los datos de los estados financieros. Los procedimientos de auditoría con frecuencia se llevan a cabo "a base de pruebas", lo que quiere decir que un procedimiento dado se aplica a una parte de lo que se está examinando, pero no al todo. Por ejemplo, la confirmación de saldos de clientes es un procedimiento de auditoría muy conocido cuyo objetivo es probar la validez del saldo de cuentas por cobrar que aparece en el balance. En muchos casos, este procedimiento se lleva a cabo a base de pruebas, dependiendo de las circunstancias particulares de la auditoría, el número de cuentas que se seleccionen para confirmación. Este uso indistinto de los términos "prueba" y "procedimientos" rara vez causa confusión en la práctica.
15.2. Carlos A. Slosse y otros, en su Libro Auditoría: Un Nuevo Enfoque Empresarial, define lo siguiente:
1. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Los procedimientos de auditoría pueden dividirse, según la evidencia que brindan, en procedimientos de cumplimientos y sustantivos.
En la práctica, resulta difícil clasificarlos ya que muchos cumplen un doble propósito. Los procedimientos que proporcionan evidencia de control también pueden proporcionar evidencia sustantiva acerca de transacciones y saldos individuales examinados. En forma similar, los procedimientos que proporcionan evidencia sustantiva generalmente permiten inferir la existencia y efectividad de los controles relacionados.
2. PROCEDIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO
Los procedimientos de cumplimiento proporcionan evidencia de que los controles clave existen y de que son aplicados efectiva y uniformemente. Aseguran o confirman la comprensión de los sistemas del ente, particularmente de los controles clave dentro de dichos sistemas, y corroboran su efectividad.
Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia de control se encuentran:
Inspección de la documentación del sistemas.
Pruebas de reconstrucción.
Observaciones de determinados controles.
Técnicas de datos de prueba.
3. PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
Los procedimientos sustantivos proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables o estados financieros y, por consiguiente, sobre la validez de las afirmaciones.
Entre los procedimientos que pueden utilizarse para obtener evidencia sustantiva se encuentran:
Indagaciones al personal de la empresa.
Procedimientos analíticos.
Inspección de los documentos de respaldo y otros registros contables.
Observación física.
Confirmaciones externas.
Algunos procedimientos sustantivos, por sus características, también son llamados pruebas detalladas de transacciones y saldos.
4. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Como algunos procedimientos de auditoría pueden usarse con doble propósito, obtener evidencia de control o sustantiva, a continuación se detallan las características más salientes de cada uno de ellos, independientemente de la clasificación antes planteada.
5. INSPECCION DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
La revisión de la documentación de los sistemas del ente incluye el examen de manuales de operación, cursogramas y descripciones de tareas. Generalmente estos elementos describen los sistemas establecidos por la gerencia pero no proporcionan evidencia de que los controles son realmente aplicados en forma uniforme. Debe complementarse con las pruebas de reconstrucción y de observación de determinados controles.
Usos más frecuentes:
En la etapa de planificación para documentar la comprensión de los sistemas de información.
6. PRUEBAS DE RECONSTRUCCIÓN
Este procedimiento ayuda a comprender el flujo de datos dentro de los sistemas, los métodos que se utilizan para procesar dichos datos y los controles vigentes. Adicionalmente, permite identificar los cambio que se hayan producido o, al contrario, validar la permanencia del sistema sin modificaciones.
Una prueba de reconstrucción implica la observación y seguimiento de unas pocas transacciones, confirmando con los empleados del ente las funciones de procesamiento realizadas y los controles aplicados.
Las pruebas de reconstrucción proporcionan moderada satisfacción de auditoría con respecto a la existencia de los controles y las funciones de procesamiento vigentes.
Usos más frecuentes:
En la etapa de planificación confirmando la comprensión del auditor de la forma en que operan los sistemas del ente y como fluyen las transacciones y los documentos.
Ayuda a identificar cambios y a realizar evaluaciones de los sistemas de control durante la planificación.
Proporciona evidencia sobre la existencia y efectividad de los controles y funciones de procesamiento clave.
Paso previo para la determinación de los controles clave antes de observar su cumplimiento en forma exhaustiva.
En períodos en que se aplica "rotación de énfasis".
7. OBSERVACIONES DE DETERMINADOS CONTROLES
Proporciona evidencia de que los controles existen, están en vigencia y operan de la forma esperada.
Cuando se obtiene evidencia de control por observación, se requiere obtener la satisfacción adicional de que los controles han operado en forma continua durante el período.
Usos más frecuentes:
Permite verificar el cumplimiento de los "controles clave" a través de distintas pruebas.
Debe complementarse con el análisis de los cambios en los sistemas probados.
8. TÉCNICAS DE DATOS DE PRUEBA
Las técnicas de datos de prueba implican el ingreso de transacciones de prueba "ficticias" en los sistemas computarizados del ente y la comparación de los resultados con los resultados predeterminados. Son desarrolladas para obtener evidencia acerca de la operación efectiva de los controles y funciones de procesamiento.
Cuando los controles del departamento de sistemas de información computarizado son efectivos, una transacción de prueba bien diseñada proporciona tanta satisfacción de auditoría para comprobar que un control de procesamiento clave específico o una función de procesamiento operan eficazmente, como lo haría una muestra representativa de transacciones completadas.
Usos más frecuentes:
Para evaluar la lógica general de los procesos computarizados.
Para evaluar la existencia y efectividad de controles clave.
Cuando los sistemas son altamente confiables.
9. INDAGACIONES AL PERSONAL DE LA EMPRESA
Consiste en obtener información importante por parte del personal del cliente, oralmente o por escrito. Se pueden realizar indagaciones para obtener o actualizar conocimientos o recibir explicaciones de los funcionarios sobre temas contables y de auditoría.
La confiabilidad de la evidencia obtenida a través de las indagaciones depende de varios factores como por ejemplo:
Evidencia proporcionada oralmente o por escrito;
Competencia, posición o jerárquica, experiencia, independencia e integridad del informante;
Alcance de la corroboración de la evidencia obtenida.
Generalmente, este procedimiento no constituye evidencia de auditoría adecuada, importante y confiable en sí misma sino que requiere algún tipo de corroboración. Esta corroboración puede incluir indagaciones a otras personas de la organización, preferentemente de un nivel de supervisión superior al del informante inicial, u otros procedimientos de auditoría.
Usos más frecuentes:
Permite obtener o actualizar los conocimientos sobre el negocio en la etapa de planificación.
Como complemento de los procedimientos analíticos obteniendo de la gerencia del ente su percepción sobre la evolución de las distintas variables que afectaron su actividad (ventas, producción, costos, financiamiento, resultados, etc.)
10. PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS
Los procedimientos analíticos implican el estudio y evaluación de la información financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes. Los procedimientos analíticos se basan en la premisa de que existen relaciones en los datos y que continuarán existiendo en ausencia de información que evidencie lo contrario. Si las relaciones esperadas se mantienen, éstas proporcionan la evidencia de que los estados financieros representan los hechos y transacciones subyacentes. Si las relaciones esperadas no se manifiestan, se deberá realizar una mayor investigación para resolver la discrepancia.
Por ejemplo, si los principales insumos que utiliza el ente son importados y durante el período bajo análisis se produjo un incremento real de las cotización de la moneda extranjera, la relación utilidad bruta sobre ventas debe ser inferior en el período bajo análisis en relación con el ejercicio anterior.
Los procedimientos analíticos se utilizan comúnmente para examinar y comparar información financiera y no-financiera relevante del año, incluyendo presupuestos y datos reales. También se realizan comparaciones similares que analizan la relación de la información seleccionada con ejercicios anteriores y con la correspondiente a empresas del mismo ramo de actividad.
Los controles gerenciales pueden ser una considerable ayuda para la aplicación de los procedimientos analíticos.
Usos más frecuentes:
Ayudan a desarrollar el enfoque de auditoría en la planificación, comparando los estados financieros a la fecha en que se planifica con los de años anteriores y el presupuesto identificando los cambios en el negocio que deberían ser considerados en esa etapa.
Evaluaciones de la razonabilidad de los montos de los estados financieros, especialmente en cuentas acumulativas.
Consideración de los estados financieros en su conjunto es una verificación final para determinar si los mismos son coherentes y si no lo son, para identificar la información adicional necesaria. Normalmente esto se realiza a través de índices o relaciones como por ejemplo: análisis comparativos horizontales y verticales, índices de liquidez, solvencia y rentabilidad.
Inspección de los documentos de respaldo y otros registros contables
Consiste en obtener y examinar la concordancia entre los registros contables y la documentación respaldatoria. Generalmente se hacen sobre las partidas que componen un determinado saldo en los estados financieros.
La inspección de documentos normalmente es una fuente de evidencia de auditoría altamente confiable. La confiabilidad es afectada por los siguientes factores:
Los documentos producidos en ámbitos externos generalmente son más confiables que los producidos por el ente.
Los documentos recibidos directamente de una fuente externa son más confiables que los obtenidos del ente.
El documento original es más confiable que sus copias.
Usos más frecuentes:
Análisis de cuentas acumulativas de pocas transacciones significativas.
Cuando los sistemas son débiles.
12. OBSERVACIÓN FÍSICA
Consiste en la inspección o recuento de activos tangibles y la comparación de los resultados con los registros contables del ente. Proporciona, por lo general, la evidencia más directa sobre la existencia (veracidad) calidad y condición (valuación) de dichos activos. Las observaciones físicas no procuran proporcionar evidencia de los otros elementos de la afirmación con respecto a la veracidad de los activos, por ejemplo, con respecto a su propiedad.
La observación generalmente proporciona evidencia altamente confiable referida al momento en que se la lleva a cabo, pero no proporciona evidencia referida a otros momentos.
Usos más frecuentes:
Verificación de la existencia de activos tangibles (normalmente a través de arqueos y recuentos físicos) como: dinero en efectivo, inversiones en metales preciosos, certificados de inversiones transitorias, títulos públicos, acciones, documentos y bienes de cambio y de uso.
13. CONFIRMACIONES EXTERNAS
La confirmación externa consiste en obtener una manifestación de un hecho o una opinión de parte de un tercero independiente al ente pero involucrado con las operaciones del mismo. La obtención de este tipo de confirmación, que normalmente es escrita, es por lo general, una forma muy satisfactoria y eficiente de obtener evidencia de auditoría, ya que habitualmente es de esperar que el informante sea imparcial.
Estas manifestaciones se podrán obtener de especialistas, incluyendo
abogados, actuarios, ingenieros. Como parte de los procedimientos relativos
a asuntos legales de importancia, se requiere a menudo, manifestaciones del
asesor legal del ente para corroborar las manifestaciones que la gerencia realizó
al respecto.
Las confirmaciones pueden ser:
Positivas: Es aquella manifestación solicitada que proporciona evidencia de auditoría sólo en el caso de ser recibida la respuesta.
Negativas: Es aquella manifestación de conformidad sobre un saldo o transacción que se solicita y proporciona evidencia de auditoría a pesar de no ser recibida la respuesta. En las solicitudes de este tipo se incorpora una leyenda en la cual se aclara que en el caso de no ser respondida se la considerará conforme sin observaciones.
Directas: Corresponde a las solicitudes en las cuales se incluyen los saldos o transacciones que se quieren confirmar. Este tipo de confirmaciones se utiliza generalmente para la validación de activos.
Ciegas: Corresponde a las confirmaciones en las cuales se solicita que se informen los saldos pendientes a una fecha o las transacciones realizadas en un período. Este tipo de confirmación se utiliza generalmente para la validación de pasivos y saldos con entidades financieras.
Usos más frecuentes:
Circularizaciones de saldos: clientes, proveedores, bancos, etc.
Opiniones de especialistas.
Opiniones de la gerencia.
Oportunidad de aplicar los procedimientos: Se refiere a la época o momento en que los procedimientos se deben aplicar.
16. LAS MUESTRAS
Parte de un universo de datos relacionados, seleccionados para reflejar o ayudar a a determinar la exactitud, acierto u otras características del conjunto.
17. TÉCNICAS DE AUDITORIA
Son métodos prácticos de investigación y pruebas que el auditor utiliza para lograr información y comprobación necesaria para emitir una opinión profesional.
18. TIPOS DE TÉCNICAS DE AUDITORIA
1. Acción Ocular:
a. Comparación: Es el estudio de los casos o hechos, para descubrir igualdad o diferencias al examinar, con el fin de apreciar semejanzas.
b. Observación: Es el examen ocular que se cerciora de la veracidad y legalidad de ciertos hechos y circunstancias.
c. Revisión selectiva: Es un ligero examen ocular, con el fin de separar mentalmente las transacciones que no son típicas.
d. Rastreo: Consiste en efectuar un seguimiento a una transacción o grupo de transacciones de un punto a otro dentro del proceso contable para determinar su registro correcto.
2. Acción Verbal:
Indagación: Consiste en obtener información verbal a través de averiguaciones y conversaciones.
3. Acción Escrita:
a. Análisis: Consiste en la clasificación o agrupación de los distintos elementos que forman una cuenta o un todo. Clases: A. De Saldos y A. De Movimientos.
b. Conciliación: Consiste en hacer que concuerde dos conjuntos de cifras relacionadas e independientes.
c. Confirmación: Consiste en obtener una afirmación escrita de una fuente distinta de la entidad bajo examen. Clases: C. Positiva y C. Negativa.
4. Acción de Revisión:
a. Inspección: Consiste en comprobar hechos a través de la documentación comprobatoria. SE debe tener en cuenta la legalidad, autoridad, propiedad y autenticidad del documento.
b. Cálculo: Consiste en verificar la exactitud matemática de las operaciones o cálculos efectuados por la empresa.
c. Totalización: Consiste en verificar la exactitud de los sub-totales y totales verticales y horizontales.
d. Verificación: Consiste en probar la veracidad o exactitud de un hecho o una cosa.
e. Inspección: Consiste en examinar físicamente bienes, documentos y/o valores con el objeto de demostrar su atenticidad.
18.1. De acuerdo al CPC Jesús Hidalgo Ortega, en su libro Auditoría de Estados Financieros, expone lo siguiente:
TÉCNICAS DE AUDITORIA
El Contador Público, que actúa como Auditor Independiente, y que emite dictámenes sobre la situación financiera de una empresa o institución, requiere de la evidencia de hechos y operaciones ocurridas en un período determinado, esta evidencia, la obtendrá mediante la aplicación de TÉCNICAS DE AUDITORIA.
Durante la fase de planeamiento y programación de Auditoría se determina cuales técnicas van a emplearse. Luego, éstas se convierten en procedimientos.
Dichas técnicas de auditoría, debido a la variación de circunstancias en que el auditor realiza su trabajo y a la diversidad de condiciones de las empresas o instituciones cuyos estados financieros se someten al examen del auditor, son de muy diversas clases, pero pueden agruparse bajo los siguientes rubros:
Definición: La técnica de auditoría, son
los métodos prácticos de investigación y prueba que el
Auditor utiliza para lograr la evidencia necesaria para fundamentar su opinión
acerca de la razonabilidad o no de los estados financieros examinados.
Clases: A continuación, se muestran las clases de técnicas de auditoría:
Técnicas de Auditoría aplicables en la "acción ocular"; comparación, observación selectivas, y rastreo.
Técnicas de Auditoría aplicables en la "acción verbal", es la Indagación.
Técnicas de Auditoría aplicables en la "acción escrita": análisis, conciliación y confirmación.
Técnicas aplicales en la "acción de revisión": comprobación, computación, examen, totalización y verificación.
Técnicas de Auditoría aplicables en la "acción combinada": inspección.
Para una mejor ilustración de los estudiantes universitarios, es conveniente definir cada una de las técnicas de auditoría.
Análisis: Normalmente, el auditor aplica la técnica de análisis a los diferentes rubros de los estados financieros para comprobar su veracidad y legalidad de las operaciones que reflejan dichos estados financieros. En este sentido, ANALIZAR, significa; separar en elementos o partes la operación o transacción.
Comparación: Establece la relación que hay entre los conceptos. Ejemplos: Comparar cuenta proveedores con facturas y letras por pagar. En este sentido, COMPARAR es observar la similitud o diferencia de los conceptos.
Comprobar: Significa examinar, fundamentando la evidencia que apoya a una transacción u operación, o la verificación de un asiento contable, demostrando autoridad, legalidad y veracidad.
Computar: Significa verificar la exactitud matemática de las operaciones o efectuar cálculos.
Conciliación: Significa hacer que concuerden dos conjuntos de cifras relacionadas, separadas e independientes. Ejemplo: la conciliación bancaria.
Confirmación: Significa obtener comprobación de una fuente distinta a la entidad bajo examen y sus registros.
Confirmación Positiva: Es cuando en la solicitud o circularización, se pide al confirmante que conteste al Auditor si está o no conforme con el dato expuesto en dicha solicitud.
Esta confirmación a su vez puede ser: Directa o Indirecta:
Directa: Es cuando en la solicitud de confirmación, se suministran los datos relacionados al saldo de la cuenta a fin de que sean verificados y contestados a vuelta de correo.
Indirecta: Es cuando no se suministra al confirmante ningún dato, solamente se le pide que proporcione al Auditor los datos de sus propias fuentes de información.
Confirmación Negativa: Es cuando, en la solicitud se pide al confirmante que conteste al Auditor solamente en el caso de no estar de acuerdo o conforme con los datos que se le envían.
Exámen: Consiste en comprobar, investigar, o inspeccionar mediante métodos adecuados y según las normas generales aceptadas.
Examinar, significa investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud.
Indagar: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho, o hechos. El empleo eficiente de ésta técnica puede dar como resultado, obtener información valiosa que sirva al Auditor en su opinión que deberá emitir.
Indagar, es obtener información verbal de los ejecutivos, empleados de la empresa o institución a través de averiguaciones y conversaciones.
Inspección: También se le denomina a esta técnica examen físico y recuento. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo que respecta al dinero en efectivo, existencias, incrementos en el Activo Fijo y similares.
Inspeccionar, significa, examen físico de bienes, obras o de documentos con el objeto de demostrar su autenticidad.
Observación: Es el examen ocular para cerciorarse de la veracidad y legalidad de ciertos hechos y circunstancias.
Revisión Selectiva: Es el examen rápido mediante la selección de las operaciones o transacciones, con el objeto de verificar la legalidad y veracidad de dichas operaciones o transacciones de la empresa o institución bajo examen de auditoría.
Rastreo: Consiste en seguir el rastreo de una cosa. Rastrear, es seguir una transacción o grupo de transacciones de un punto a otro dentro del proceso contable para determinar su registro correcto.
Totalizar: Significa verificar la exactitud de los subtotales y totales verticales y horizontales de las operaciones o transacciones.
Verificar: Es probar la veracidad o exactitud de un hecho.
Pruebas Selectivas: Denominado también muestreo, por algunos tratadistas, siendo a la vez, considerada como técnica. Su definición sería: "es la práctica de simplificar la labor total de medición, tomando una muestra típica del total. El cálculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cual debe ser el tamaño de la muestra.
Muestreo Estadístico: Es el análisis matemático que confirme la tesis de que una muestra adecuada de partidas homogéneas es representativa del grupo de operaciones o transacciones y que lo probable es que los errores se distribuyan dentro de cada grupo de un modo uniforme.
La técnica de selección de muestras.- Los métodos para seleccionar los elementos de la muestra, para ello existen tres diferentes técnicas con que cuenta el Auditor, para seleccionar elementos de muestra y satisfacer determinados criterios estadísticos de muestreo. Dichos métodos son los siguientes:
a. Selección por números aleatorios.
b. Selección de muestra por intervalos.
c. Selección por intervalos aleatorios.
Símbolos de auditoría
Es la representación gráfica que se realiza en los papeles de trabajo de las evidencias que van reuniendo el auditor durante el desarrollo del examen de auditoría.
20. MARCAS DE AUDITORIA
Sin símbolos que utiliza el auditor indican una técnica, procedimiento de auditoria o trabajo realizado en el examen de los componentes de los EE.FF. Las marcas de auditoria se consignan en los papeles de trabajo del auditor, así como también en los registros y documentos revisados, anotándose con lápiz de color rojo.
21. SIGNOS CONVENCIONALES EN LA AUDITORIA
En la preparación de sus papeles de trabajo el auditor usará numerosas contraseñas de varias formas, tamaños y colores tanto en la contabilidad, documentos y expedientes del cliente, como en sus papeles de trabajo. Con objeto de ayudar a su memoria acerca del significado de cada símbolo o contraseña, y para que otro miembro del personal o un supervisor que revise el trabajo comprenda el significado de cada uno, debe prepararse una tabla de signos convencionales.
22. CODIGOS DE AUDITORIA
Representan expresiones gráficas en forma de números y/o letras que se aplican en los papeles de trabajo con el objeto de ordenarlos, agruparlos, clasificarlos y referenciarlos de modo que permitan su fácil manejo bajo un lenguaje propio del auditor.
Arthur W. Holmes, en su libro Auditoría Principios y Procedimientos establece:
Indice de papeles de trabajo: Los papeles de trabajo se marcan con un número de índice, de índice secundario y de índice cruzado, bien sea en el curso de la auditoría o a su término. Deben llevar todos un número de índice para que pueda hallarse con facilidad su relación con cualquier cuenta, análisis o sección de la auditoría, o con cualquier relación o estado en cualquier tiempo durante o después de la auditoría sin pérdida de tiempo. Existen diversos métodos satisfactorios para hacer índices. Las partidas que aparecen en este modelo y sus números y letras correspondientes no están completos. Se citan únicamente los suficientes para que pueda entenderse el sistema.
Método I. Este método asigna un número a cada papel de trabajo principal y a cada relación principal. Las relaciones auxiliares llevan el número de la relación principal, seguido de un número secundario en secuencia. El método I es susceptible de ampliarse en forma indefinida.
Método II. Este método usa una letra del alfabeto para designar las relaciones principales, seguida de números que indican las relaciones auxiliares. Si se agota el alfabeto con las relaciones principales, pueden usarse letras dobles.
Método III. La forma de hacer un índice siguiendo este método se basa en letras dobles para designar todas las relaciones no financieras. Las relaciones financieras y los datos que las acompañan llevan un número de índice (número de centanas), seguido de letras para los datos auxiliares.
En caso de que se use más de una hoja para una partida, se pone una letra como sufijo, como se muestra en las reconciliaciones de caja y las ratificaciones de las existencias en el banco. En caso de que se usaran diez hojas para las existencias en efectivo, la décima se marcaría 101K.
Método IV. Este método –y mucho puede decirse en su favor- comienza simplemente con el número 1 y marca cada hoja siguiente en progresión consecutiva.
Comentarios generales sobre los índices. Entre los ejemplos mencionados para formar índices, el primero se presta a desarrollarse indefinidamente con la simple adición de números y usa éstos tanto para las relaciones principales como para los auxiliares, facilitándose de esta forma la localización de papeles en el archivo. Cada contador tiene preferencias individuales y actualmente está aumentando el uso del cuarto método.
Todos los papeles de trabajo deben llevar su número de índice en una esquina superior o en una inferior. Los asientos en las relaciones auxiliares que se transfieren a las relaciones principales llevan un número de índice con la página de la relación principal y viceversa. Los totales de las relaciones auxiliares transferidos a las relaciones principales llevan un número de índice que los une con la relación principal.
Papeles de trabajo
Es el conjunto de cédulas y documentos en los que el auditor registra los datos y la información obtenida durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripción de las mismas.
Naturaleza y confidencialidad de los Papeles de Trabajo: las hojas o cédulas de trabajo son de naturaleza confidencia, es decir, sólo podrán ser manejadas por el auditor o sociedad de auditoria involucrados en el contrato de trabajo, los cuales deben ser retenidos por un período no menor de 5 años según Resolución CONASEV Nº 103-99-EF/94.10 (26.NOV.99).
Definición de papeles de trabajo
El Comité de Procedimientos de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos, al discutir las normas de ejecución del trabajo, ha señalado que "deberá obtenerse evidencia comprobatoria suficiente y adecuada mediante inspección, observación, investigación y confirmaciones, para obtener una base razonable para la expresión de una opinión con respecto a los estados financieros sujetos a examen". Para la adquisición de esta evidencia el auditor prepara papeles de trabajo. Algunos de éstos pueden tomar la forma de cédulas contables tales como las conciliaciones bancarias o análisis de cuentas de mayor; otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actos de asamblea de accionistas y consejo de administración, y listas de accionistas; otros podrían ser gráficas de organización o una presentación gráfica de las condiciones de la planta. Balances de comprobación, programas de auditoría, cuestionarios de control interno, certificados obtenidos del cliente, confirmaciones recibidas – todas estas diferentes cédulas, análisis, listas y documentos- forman parte de los papeles de trabajo del auditor.
El término "papeles de trabajo" es, en consecuencia, amplio; incluye toda la evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. En los papeles de trabajo el auditor tiene las bases para su informe al cliente, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional tenida en el curso de su investigación.
Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo
En su Libro Principios de Auditoría Walter B. Meigs establece que:
Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria el auditor deberá tener acceso irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente. Mucha de esta información es confidencial (como es el caso de los márgenes de utilidad en productos individuales y los sueldos de funcionarios y empleados clave). El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la cual no tienen acceso empleados y competidores, a menos que pudiesen confiar en el secreto profesional que deberá mantener el auditor respecto a estos asuntos.
Una gran parte de la información obtenida por el auditor, con carácter de confidencial, se registra en sus papeles de trabajo; consecuentemente, los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. El Código de Etica profesional observada por el AICPA incluye la siguiente norma: "Un miembro asociado no deberá violar la relación confidencial existente entre él y su cliente". Al interpretar esta norma el Comité de Etica Profesional ha expresado la opinión de que, en caso de que un C.P. venda su práctica profesional a otro, no deberá permitir el acceso del comprador a los papeles de trabajo sin antes obtener autorización del cliente.
La NIA 230 establece que:
– El auditor deberá documentar (sustentar) los asuntos que son importantes para respaldar la opinión de auditoría y como evidencia que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría.
– La documentación está constituida por el material (papeles de trabajo) preparados u obtenidos y conservados por el auditor en relación con el trabajo de auditoría. Los papeles de trabajo pueden tomar la forma de datos contenidos en documentos, películas, medios electrónicos u otros medios.
– Los papeles de trabajo:
a) Ayudan en el planeamiento y ejecución de la auditoría;
b) Ayudan en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría; y
c) Guardan la evidencia del trabajo de auditoría llevado a cabo, para sustentar la opinión del auditor.
Forma y contenido de los papeles de trabajo
El auditor deberá preparar papeles de trabajo completos y suficientemente detallados para proporcionar una comprensión global de la auditoría.
El auditor deberá registrar en los papeles de trabajo información sobre el planeamiento del trabajo, la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados, los resultados y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida. Los papeles de trabajo debe incluir el razonamiento del auditor sobre todos los aspectos significativos que requieran la aplicación de su criterio, junto con sus respectivas conclusiones. En áreas que impliquen cuestiones difíciles de principios o criterios, los papeles de trabajo registrarán los hechos relevantes que fueron conocidos por el auditor en el momento en que estableció las conclusiones.
La extensión de los papeles de trabajo es cuestión de criterio profesional, puesto que no es necesario ni práctico para el auditor documentar cada observación efectuada. En la determinación de la extensión de los papeles de trabajo que se deberán preparar y conservar respecto a una auditoría, puede ser de utilidad para el auditor determinar lo que sería necesario proporcionar a otro auditor sin experiencia previa en la auditoría, a fin de que obtenga un conocimiento del trabajo realizado y de la base de las principales decisiones tomadas, peor no de los detalles.
El otro auditor sólo podría conocer los detalles de la auditoría discutiéndolos con los auditores que prepararon los papeles de trabajo.
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores como:
La naturaleza del compromiso asumido.
El tipo de dictamen o informe del auditor.
La naturaleza y complejidad del negocio.
La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.
Las necesidades de dirección, supervisión y revisión del trabajo realizado por los asistentes, en las circunstancias particulares.
Metodología y tecnología de auditoría específicas utilizadas en el curso de la auditoría.
Los papeles de trabajo deben estar diseñados y organizados para responder a las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoría en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo. Listas de control, cartas específicas, organización uniforme de los papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.
Para mejorar la eficiencia de la auditoría, el auditor puede utilizar cédulas, análisis y otros documentos preparados por la entidad. En tales circunstancias, el auditor deberá cerciorarse de que estos papeles de trabajo han sido preparados en forma adecuada.
Los papeles de trabajo normalmente incluyen:
Información concerniente a la estructural legal y organizacional de la entidad.
Extractos o copias de documentos legales, convenios y minutas importantes.
Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno jurídico de los que opera la entidad.
Evidencia del proceso de planeación incluyendo programas de auditoría y los cambios efectuados en ellos.
Evidencia del conocimiento del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad.
Evidencia de la evaluación del riesgo inherente y del riesgo de control y de las revisiones efectuadas en ellas.
Evidencia de la consideración prestada por el auditor al trabajo de auditoría interna de la entidad y de las conclusiones alcanzadas.
Análisis de transacciones y saldos.
Análisis de tendencias e índices significativos.
Un registro de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de los resultados de su aplicación.
Evidencia de que el trabajo realizado por los asistentes fue supervisado y revisado.
Una indicación sobre quien efectuó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron aplicados.
Detalles de los procedimientos aplicados con respecto a las subsidiarias cuyos estados financieros fueron auditados por otro auditor.
Copias de comunicaciones con otros auditores, especialistas u otros.
Copias de cartas o notas referentes a aspectos de auditoría comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del compromiso y las debilidades importantes del control interno.
Cartas de representación recibidas de la entidad.
Conclusiones del auditor sobre aspectos significativos de la auditoría, incluyendo la forma en que se resolvieron o trataron las observaciones y asuntos inusuales, si los hubo, y cuáles fueron los procedimientos del auditor que permitieron detectarlos.
Copias de los estados financieros auditados y del dictamen o informe del auditor.
En el caso de auditorías recurrentes, algunos archivos de papeles de trabajo pueden ser clasificados como archivos permanentes de auditoría que son actualizados con nueva información de importancia para las auditorías posteriores, a diferencia de los archivos corrientes de auditorías que contienen información que se relaciona básicamente con la auditoría de un solo período.
Confidencialidad, custodia, conservación y propiedad de los papeles de trabajo
El auditor deberá adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y custodia de los papeles de trabajo y su conservación por un período suficiente para cumplir con los requerimientos del ejercicio profesional y con los requisitos legales o profesionales de conservación de registros.
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Este puede, a su criterio, poner a disposición de la entidad auditada, parte de sus papeles de trabajo o extractos de ellos. No obstante, los papeles de trabajo no pueden sustituir a los registros contables de la entidad.
PROPÓSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
1. Registra las labores.
2. Registra los resultados.
3. Respalda el informe del auditor.
4. Indica el grado de confianza del sistema de control interno.
5. Sirve como fuente de información.
6. Mejora la calidad del examen.
7. Facilita la revisión y supervisión.
8. Ayuda en el desarrollo profesional
9. Respalda el informe del auditor en los procesos judiciales.
CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
1. Por el grado de Permanencia o Utilización de la Información:
a. Cédulas Operativas o Archivo Corriente: Son aquellos documentos cuya utilización o funcionalidad está referida exclusivamente al período que se está evaluando y que para ejercicios futuros dejaran de ser utilizados o perderán su importancia.
b. Archivo Permanente o Históricas: Son aquellos documentos utilizados que no sólo serán empleados en el período que se examina, sino que también en períodos sub-siguientes debiendo ser actualizados permanentes.
2. Por su Naturaleza:
a. Cédulas Auxiliares: Son aquellas hojas de trabajo que cumplen una función de análisis y de soporte de todas las partidas que están siendo examinadas de los EE.FF.
b. Cédulas Sumarias: Estas cédulas recogen la información de las analíticas o auxiliares mostrando el resumen de los resultados obtenidos durante la evaluación de las partidas a través de las analíticas.
c. Cédulas Matrices: Cumplen una función de centralización de los títulos que corresponden a las cédulas sumarias, para poder elaborar el EE.FF. auditado.
Contenido de la Cédula de Trabajo:
1. Encabezamiento: Se anota en la parte superior de la cédula el nombre de la entidad auditada y el nombre de la cédula.
2. Cuerpo de la Cédula: Es donde el auditor de acuerdo al propósito que busca en su análisis o examen decide sobre la información que requiere para aplicar sus procedimientos de auditoría, que le permita obtener la evidencia suficiente.
3. Trabajo realizado: Es donde el auditor consigna un resumen del trabajo realizado y de los resultados obtenidos, así mismo indicará las técnicas o procedimientos aplicados.
4. Observaciones: Son las deficiencias o desviaciones encontradas por el auditor durante el examen, indicando la situación o condición de la observación encontrada.
5. Recomendaciones: Son las sugerencias prácticas y flexibles que formula el auditor para subsanar las observaciones detectadas.
6. Recuadro para el índice de referenciación: Se anotará el código o índice de referenciación de acuerdo a la estructura adoptada por los auditores.
7. Recuadro para fecha e iniciales del auditor: Se anotará la fecha e iniciales del auditor que elaboró la cédula, así como del supervisor.
En cuanto a la hoja de trabajo, Walter B. Meigs en su libro Principios de Auditoría, define:
La hoja de trabajo o balance. La hoja de trabajo es una cédula que enlista los saldos de la cuentas de mayor y que, además, contiene columnas para los ajustes y reclasificaciones del auditor y para las cantidades finales, ajustadas, que aparecerán en los estados financieros. Una hoja de trabajo es la "columna vertebral" de un juego completo de papeles de trabajo, es la cédula clave que controla y resume todos los papeles de trabajo. Los encabezados de una hoja de trabajo, usualmente incluyen los siguientes:
1) La finalidad de esta primera columna es identificar los papeles de trabajo relativos a cada cuenta. Muchas de las cuentas serán analizadas en detalle durante la auditoría. La referencia a estas cédulas o análisis se anota en la hoja de trabajo, la que se convierte, en consecuencia, en un instrumento de control que resume el trabajo de verificación efectuado y ayuda al auditor a organizar sus actividades de investigación.
2) La segunda columna (Títulos de las cuentas) deberá incluir todas las cuentas de mayor (a excepción de lo que se explicará posteriormente en la sección de "Cédulas sumarias"). Las cuentas del mayor saldadas deberán, en términos generales, incluirse en la hoja de trabajo, en vista de que pueden ser necesarias en la realización de los ajustes. Al preparar la hoja de trabajo es frecuentemente recomendable dejar una o más líneas en blanco entre las diferentes cuentas. Esta práctica permite la inclusión de numerosos ajustes a una sola cuenta, y además facilita la inserción, en el debido orden, de los títulos de cuentas adicionales que se requieran.
3) En la tercera columna se enlistan los saldos finales ajustados, provenientes de la auditoría del año anterior. La inclusión de las cifras del año anterior fachita la comparación con las entidades correspondientes al año anterior y enfoca la atención hacia cualesquiera cambios extraordinarios.
4) La cuarta columna proporciona los saldos finales al cierre del ejercicio sujeto a la auditoría; estos saldos son, normalmente, tomados directamente del mayor general. Los saldos de las cuentas de ingresos y egresos deberán ser incluidos aun cuando dichas cuentas hubiesen sido cerradas en la cuenta de utilidades por aplicar, antes de la llegada del auditor. La cantidad que se anotará bajo el rubro de utilidades por aplicar, será el saldo al iniciarse el ejercicio. Los dividendos declarados serán listados como una partida por separado.
5) La quinta columna es, en realidad, un par de columnas (cargo y crédito) dedicadas a cualesquiera ajustes que se consideraron necesarios en el curso del examen. Para efectos de presentación en los estados financieros frecuentemente es necesario efectuar asientos de reclasificación. Algunos auditores prefieren utilizar un par adicional de columnas para los asientos de reclasificación. En el caso que las reclasificaciones que incluyeren en las columnas de los ajustes, deberán identificarse por medio de diferentes series de letras o números.
6) La sexta y última columna muestra las cantidades finales ajustadas, aprobadas por el auditor para su inclusión en los estados financieros.
Los Archivos de Papeles de Trabajo: Es el conjunto de cédulas ordenadas estratégicamente que acumulan información homogénea durante el desarrollo del examen, estas pueden ser:
1. Archivo Permanente.
2. Archivo de Control Interno.
3. Archivo de Comunicaciones Cursadas.
4. Archivo de Planeación y Supervisión del Examen.
5. Archivo de Activos.
6. Archivo de Pasivos.
7. Archivo de Patrimonio.
8. Archivo de Cuentas de Resultados.
9. Archivo de Informe de Auditoría.
Planeamiento
La NIA 300, establece que:
El auditor deberá planificar el trabajo de auditoría de tal modo que la auditoría sea realizada de manera efectiva.
"Planeamiento" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperado de la auditoría. El auditor planea realizar la auditoría de manera eficiente y oportuna.
22.1. Planeamiento del trabajo
El planeamiento adecuado del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se preste atención apropiada a las áreas importantes de la auditoría, que se identifiquen los problemas potenciales y que se concluya el trabajo expeditivamente. El planeamiento también asiste en la asignación adecuada de labores a los asistentes y en la coordinación del trabajo realizado por otros auditores y expertos.
El alcance del planeamiento variará según el tamaño de la entidad, la complejidad de la auditoría y la experiencia del auditor con la entidad y el conocimiento del negocio.
La obtención del conocimiento del negocio es una parte importante del planeamiento del trabajo. El conocimiento del negocio ayuda al auditor en la identificación de eventos, transacciones y prácticas que pueden tener efecto material en los estados financieros.
El plan global de auditoría y el programa de auditoría, responsabilidades del auditor.
22.2. El plan global de auditoría
El auditor debería desarrollar y documentar un plan global de auditoría describiendo el alcance y la conducción esperada de la auditoría. Mientras que el registro del plan global de auditoría tendrá que ser lo suficientemente detallado para guiar el desarrollo del programa de auditoría, su forma y contenido.
22.3. Riesgo y materialidad
a. Las evaluaciones esperadas de los riesgos inherentes y de control y la identificación de áreas de auditoría importantes.
b. El establecimiento de niveles de importancia relativa para propósitos de la auditoría.
c. La posibilidad de distorsiones importantes en los estados financieros, incluyendo la experiencia de períodos anteriores, o de fraude.
d. La identificación de áreas contables complejas, incluyendo aquellas que requieran estimaciones contables.
22.4. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
a. Posible cambio en el énfasis sobre áreas de auditoría específicas.
b. El efecto de la tecnología de información en la auditoría.
c. El trabajo de auditoría interna y su efecto esperado en los procedimientos de auditoría externa.
Coordinación, dirección, supervisión y revisión
a. La participación de otros auditores en la auditoría de componentes, por ejemplo subsidiarias, sucursales y divisiones.
b. La participación de expertos.
c. Las localidades donde se desarrollará la auditoría.
d. Los requerimientos de personal.
22.6. Otros asuntos
a. La posibilidad que el supuesto de empresa en marcha pueda ser cuestionado.
b. Condiciones que requieren atención especial, tales como la existencia de partes relacionadas.
c. Los términos del compromiso y las responsabilidades estatutarias.
d. La naturaleza y oportunidad de los informes u otra comunicación con la entidad que son esperados como parte de los términos del compromiso.
23. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
La NIA 310 establece lo siguiente:
Al realizar una auditoría de estados financieros el auditor debería tener u obtener un conocimiento del negocio de la entidad, suficiente como para permitirle identificar y entender los eventos, transacciones y prácticas que, a juicio del auditor, puedan tener un efecto importante en los estados financieros, en el examen o en el dictamen.
23.1. Obtención del conocimiento
Antes de aceptar un compromiso, el auditor debería obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los propietarios, gerencia y operaciones de la entidad a ser auditada.
El auditor puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de diversas fuentes. Por ejemplo:
De su experiencia previa con la entidad y su industria.
De discusión con el personal de la entidad (por ejemplo, directores y personal ejecutivo de operaciones).
De discusión con el personal de auditoría interna y revisión de los informes de auditoría interna.
De discusión con otros auditores y asesores legales y otros que hayan prestado servicios a la entidad o en la industria.
De discusión con personas entendidas del negocio que no pertenecen a la entidad (por ejemplo, economistas de la industria, ejecutivos de entes reguladores de la industria, cliente, proveedores, competidores).
De publicaciones relacionadas a la industria (por ejemplo, estadísticas gubernamentales, encuestas, textos, revistas de negocios, informes preparados por bancos y agentes de seguros, periódicos financieros).
De las legislaciones y regulaciones que afectan en forma importante a la entidad.
De las visitas a los locales y plantas de producción de la entidad.
De los documentos producidos por la entidad (por ejemplo, actas de sesiones, material enviado a los accionistas o presentado a las autoridades reguladoras, material promocional, memorias anuales de años anteriores, presupuestos, informes de la gerencia, informes financieros interinos, manual de políticas administrativas, manuales de contabilidad y del sistema de control interno, plan de cuentas, descripción de funciones, planes de mercado y ventas).
23.2. Utilización del conocimiento
El conocimiento del negocio es un marco de referencia dentro del cual el auditor ejercita su juicio profesional. El entendimiento del negocio y la utilización apropiada de esta información ayuda al auditor a:
Evaluar riesgos e identificar problemas.
Planificar y ejecutar la auditoría de manera efectiva y eficiente.
Evaluar la evidencia de auditoría.
Proveer un mejor servicio al cliente.
El auditor debería asegurarse que los demás integrantes del equipo de trabajo asignados a un compromiso de auditoría obtengan un conocimiento del negocio suficiente como para que les permita realizar el trabajo de auditoría que se les ha delegado.
Para realizar de manera efectiva el conocimiento del negocio, el auditor debería considerar como afecta los estados financieros tomados en conjunto y si las afirmaciones en los estados financieros son consistentes con el conocimiento del negocio obtenido por el auditor.
Control interno
Control Interno: El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información financiera correcta y segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección.
La NIA 400 indica que:
El término "Sistema de control interno" significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la Gerencia de una entidad para el logro de los objetivos de la Gerencia de asegurar, hasta donde sea factible, la ordenada y eficiente conducción de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas de la Gerencia, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la exactitud e integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable. El sistema de control interno se extiende más allá de aquellos aspectos que se relacionan directamente con las funciones del sistema contable y comprende:
a) "El ambiente de control", que se refiere a la actitud, conocimiento y acciones de la Gerencia y Directores con respecto al sistema de control y de su importancia para la entidad. El ambiente de control tiene un efecto en la efectividad de los procedimientos específicos de control. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, con estrictos controles presupuestarios y una función efectiva de auditoría interna, puede complementar en forma importante a los procedimientos de control específicos. Sin embargo, un ambiente de control fuerte por sí mismo, no asegura la efectividad del sistema de control interno.
b) Riesgos: Proceso mediante el cual, se identifica, analiza y manejan los riesgos importantes para el logro de los objetivos de la empresa.
c) Procedimientos de Control: Constituye los procedimientos de control, las políticas, los sistemas y procedimientos que establece la administración para obtener una razonable certeza que los objetivos específicos son alcanzados. Los que encontramos en los manuales, reglamentos o directivas internas materia de evaluación por el auditor para determinar su eficacia y eficiencia, no solamente a través del documento formal sino verificando su aplicación en la práctica.
d) Información y Comunicación: Alcanza a la alta dirección de la empresas o gerentes, así como a los trabajadores, en sus diferentes áreas y niveles, pero en diferentes formas. El gerente requiere de información apropiada, confiable y oportuna para tomar decisiones: Estados Financieros, Presupuestos, Evaluación de Ejecución de las Actividades, informes o reportes de costos, etc. Los niveles intermedios elaboran y reciben información en la forma y oportunidad establecida, es así como los sistemas producen información, ya sea financiera, operacional y de cumplimiento de metas, que sirve para uso interno y algunas veces también para uso externo (organismos, estatales, bancos, clientes, proveedores, etc.)
e) Supervisión y Seguimiento: La función de la gerencia debe mantener la vigilancia en la implantación de los controles en sus diferentes áreas funcionales, y ver que ellos funcionen en la práctica, para lo cual, revisará y evaluará permanentemente los componentes y elementos el control interno para introducir mejoras. La supervisión y seguimiento son de competencia de la administración y de los respectivos jefes de áreas funcionales. La alta dirección encomienda este trabajo al órgano de control interno.
La auditoría externa orienta sus mayores esfuerzos a la evaluación crítica de cómo operan los componentes, elementos y principios de control interno para determinar la extensión y alcance de los procedimientos o tamaño de las muestras, así como para formular recomendaciones oportunas que le permita a la empresa superar las deficiencias que detecte.
f) Control Interno administrativo y financiero: El Control Interno va más allá de los aspectos contables financieros, abarca en otros aspectos el planeamiento, organización, políticas, métodos y procedimientos de la alta dirección y de las áreas funcionales.
g) Control Interno Administrativo: Es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que están vinculados principalmente con la eficiencia de las operaciones y la observancia de las políticas administrativas, y por lo general tienen relación sólo indirectamente con los registros financieros. Tiene que ver con los procesos de decisión que conllevan a la autorización de transacciones y actividades por parte de la administración; esto último constituye la función administrativa básica para lograr los objetivos de la entidad y es el punto inicial para establecer el control contable de las transacciones.
h) Control Interno Financiero: Incluye el control contable puede definirse como "el plan de organización, y los procedimientos y registros que se relacionan con la custodia de los bienes y la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros".
El enfoque de este control debe estar proyectado para dar seguridad razonable de que:
Las transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
Las transacciones se registran en la forma necesaria para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la obligación de dar cuenta de los bienes.
El acceso a los bienes se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.
Los asientos contables que se hacen en cumplimiento de la obligación de responder por los bienes, y que además se comparan periódicamente con los bienes físicamente existentes.
ELEMENTOS BASICOS DE CONTROL INTERNO
Plan de Organización.
Niveles de Autorización.
Prácticas Sanas.
Personal Idóneo.
Auditoría Interna.
PRINCIPIOS BASICOS DE CONTROL INTERNO
Responsabilidad delimitada.
Separación de funciones de carácter incompatible.
Evitar tener responsabilidades de transacciones completas.
Selección de servidores hábiles y capacitados.
Aplicación de pruebas de exactitud.
Rotación de trabajadores.
Fianzas de servidores que manejan recursos financieros.
Instrucciones por escrito.
Uso de cuentas de control.
Uso de equipo mecánico y/o electrónico con dispositivo de seguridad.
Partida doble.
Uso de formularios prenumerados.
Uso limitado de dinero en efectivo.
Uso mínimo de cuentas bancarias.
Depósitos intactos e inmediatos.
CONTROLES CLAVES
Los controles claves se ubican donde se realizan las transacciones claves, que no necesariamente tiene que referirse solo a operaciones por montos significativos, sino también aquellas vulnerables que puede representar un alto grado de error.
"Son aquellos controles importantes que están relacionados con los controles de mayor jerarquía e independientes que tienen vinculación directa con la validación de las afirmaciones reflejadas en los estados financieros y por consiguiente nos proporcionarán satisfacción en una auditoría.
25. EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONTROL INTERNO
La NIA 400 indica al respecto:
El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente de los sistemas de control interno y contable para planear la auditoría y desarrollar un efectivo enfoque de auditoría. El auditor deberá aplicar su juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos que aseguren su reducción a un nivel aceptablemente bajo.
"Riesgo de auditoría" significa el riesgo que el auditor emita una opinión de auditoría inapropiada en el caso que los estados financieros contengan errores importantes. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
"Riesgo inherente" es la susceptibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de transacciones contengan errores que puedan ser importantes, individualmente o al acumularse con errores de otros saldos o transacciones, antes de considerar a los controles internos relacionados.
"Riesgo de control" es el riesgo de que un error presentarse en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y que sea importante individualmente o al acumularse con errores de otros saldos o transacciones, no pueda ser prevenido o detectado y corregido en el período adecuado por los sistemas de control interno y contable.
"Riesgo de detección" es el riesgo de que los procedimientos sustantivos del auditor no detecten un error que exista en el saldo de una cuenta o clase de transacciones, que pueda ser importante individualmente o al acumularse con errores de otros saldos o transacciones.
"Sistema contable" significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio de las cuales las transacciones son procesadas con el propósito de mantener registros financieros. Dicho sistema identifica, compila, analiza, calcula, clasifica, registra, sumariza y reporta transacciones y otros eventos.
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