Elaboración de un plan de mejoramiento del Perfil de Visitador Médico (página 3)

Conocimiento: Representaciones de hechos (incluidas generalizaciones y solución de problemas) y conceptos organizados para uso futuro. El conocimiento incluye las destrezas de saber cómo hacer uso efectivo de hechos. Rol: Conjunto de funciones, normas, comportamientos y derechos definidos laboralmente que se esperan que una persona cumpla o ejerza de acuerdo con su estatus en la compañía. Se conoce también como cargo, dentro del marco laboral. Impacto e influencia: Es la capacidad de comunicarse e influir en los demás, persuadirlos, y convencerlos para producir cambios y reforzar o reorientar acciones en función a los resultados esperados.

Planeación y organización: Capacidad de desarrollar actividades relacionadas con la definición de objetivos, metas, métodos, tareas, tiempos, estándares (formas deseables en cómo debe darse el proceso), instrumentos, indicadores (formas de medición posterior de los resultados), al tiempo que se acopian e integran dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

Liderazgo: Es la capacidad para inspirar una visión compartida, desarrollando el potencial de los asociados de valor y logrando que el plan estratégico se cumpla.

Automotivación: Es la capacidad de mantener el nivel de motivación en un estado óptimo, independientemente de las circunstancias.

Creatividad: Consiste en la habilidad de innovar, de plantear e implementar nuevas ideas y romper los paradigmas establecidos para el logro de los objetivos.

Actitud: Disposición psíquica y nerviosa, organizada por la experiencia, que ejerce una influencia orientadora o dinámica sobre las reacciones del individuo frente a todos los objetos y situaciones con los que está relacionado.

Aptitud: Hace referencia a las posibles variaciones entre individuos en los niveles liminares de dificultad de la tarea (o en medidas derivadas que se basan en tales niveles liminares) en los que, enfrentados en una clase de tareas, éstos rinden con éxito en cualquier ocasión dada en la que las condiciones sean favorables.

Personalidad: Conjunto de condiciones no situacionales del comportamiento que posibilitan un pronóstico sobre cómo actuará cada individuo en una situación dada. Implica un grado de estabilidad temporal y transituacional moderado, así como una contribución temperamental/genética que interactúa con la situación ambiental.

Carácter: Conjunto de cualidades o circunstancias propias de una persona o de una colectividad, que las distingue de las demás, por su modo de ser u obrar.

Visitador Médico: Representante de la industria farmacéutica, responsable de la promoción de medicamentos al cuerpo Médico. Profesional en las áreas de la salud, química farmacéutica y/o ciencias de la administración. Individuo con claras competencias en el área de la comunicación, con orientación hacia el logro, capacidad de trabajo en equipo y manejo del cambio.

Médico: Toda persona habilitada y autorizada legalmente para practicar la medicina humana y calificada para efectuar el tratamiento requerido, según el Artículo 112 del Código Sanitario.

Visita médica: Es un indicador empleado por la industria farmacéutica que mide el porcentaje de médicos visitados en un período determinado (ciclo) frente al total de Médicos objetivo (panel médico).

Industria farmacéutica: Sector de la economía dedicado a la investigación, desarrollo y comercialización de medicamentos.

Es la ciencia y práctica de la preparación, conservación, presentación y dispensación de medicamentos; también es el lugar donde se preparan, dispensan y venden los productos medicinales. Esta definición es la más universal y clásica que se solapa con el concepto de farmacia 

Dependiente de farmacia: Persona que labora en un establecimiento farmacéutico en donde se almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen medicamentos. Encargado de la venta de medicamentos de prescripción y la recomendación de productos de libre formulación.

Capacidad de negociación: Habilidad para establecer relaciones con otras personas ante un asunto determinado, con vistas a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para las dos partes.

Trabajo en manejo del cambio: Es la capacidad de adaptar el comportamiento ante cambios en el entorno, manteniendo la calidad en los resultados del trabajo. Involucra entender a diversas personas y situaciones, ajustar acciones o conductas propias, y proponer alternativas y estrategias para anticiparse a los cambios futuros.

Equipo: Es la habilidad para establecer alianzas y trabajar conjuntamente con otras personas en función de los objetivos organizacionales. Implica conciliar las diferencias individuales y los estilos personales para alcanzar las metas del equipo.

Ética empresarial: Competencia que consiste en conocer, cumplir y promover las normas internas, y las regulaciones legales, morales, sociales, y organizacionales valoradas dentro de la compañía, con la finalidad de alcanzar los resultados

organizacionales en función de los estilos respetados internamente. Implica alinear los valores personales, con los valores organizacionales.

Aprendizaje y desarrollo: Se trata del interés permanente por el aprendizaje, ya sea a través de entrenamientos formales, de la experiencia y la indagación de información, que permita adquirir nuevas conductas, habilidades y conocimientos para impactar positivamente en los resultados del trabajo. Esta competencia requiere combinar la capacidad para analizar datos, para autoevaluarse objetivamente, y para buscar retroalimentación sobre sus acciones.

Conocimiento del mercado: Se trata de conocer el entorno del negocio farmacéutico, y la búsqueda permanente de información relacionada con tendencias de mercado, con la finalidad de concentrar y complementar los esfuerzos hacia las actividades que generan valor agregado, y facilitar nuevas oportunidades de negocio.

Manejo del conocimiento: Se trata del uso efectivo de los conocimientos técnicos, relacionados con la posición, adquiridos durante la formación académica o la experiencia profesional. Tiene que ver con la adecuación de la información y la aplicación de esos conocimientos para alcanzar los resultados.

Proactividad: Capacidad de anticiparse a los hechos y cambiar el rumbo.

Visión de empresa: Conocimiento del Plan Estratégico Organizacional, planteamiento de objetivos individuales a partir de las estrategias de la empresa.

Competitividad: Capacidad de competir con empeño en la consecución del resultado. Eficiencia en la administración de recursos, eficacia en el logro de objetivos y efectividad comprobada para generar impacto en el entorno.

Indicadores de competencias: Representan cada una de las conductas observables esperadas en el personal. Establecen el grado de cumplimiento de cada persona dentro de los niveles de una competencia determinada. Se miden a través de su frecuencia de aparición: siempre, casi siempre, frecuentemente, con cierta frecuencia, algunas veces, casi nunca, nunca. Se selecciona siempre cuando la conducta se observe en más del 95% de las veces que se espera que ocurra. Nunca cuando la conducta sea observada con una frecuencia inferior al 5% de las ocasiones en que se espera que ocurra.

Diccionario/Directorio de competencias: Documento en el que se recogen y explican de forma ordenada conceptos e indicadores de cada una de las competencias.

Mapa de competencias: Plano donde se grafican los niveles de desempeño requeridos para cada una de las competencias en función a los roles y los niveles de cargo asociados a la complejidad de las tareas. A través de este mapa se identifican, visualmente, las fortalezas y las brechas que presenta un colaborador, en términos de competencias esperadas.

Competencias conductuales: Conjunto de características que identifican las conductas de las personas y que pueden interferir directa o indirectamente en la realización de sus actividades. Se definen también como competencias genéricas (David McClellan) (Saber estar).

Ejemplos: Inteligencia Emocional, Iniciativa/Autonomía, Dinamismo, Confiabilidad, Estabilidad.

Competencias funcionales/técnicas: Es la competencia relacionada con la ejecución de las tareas, las cuales dan como resultado el logro de las funciones asignadas a un trabajador. (Saber hacer).

Autoestima: Valoración, generalmente, positiva de sí mismo.

Perseverancia: Mantenerse constante en la persecución del objetivo propuesto.

Pensamiento analítico: Capacidad de hacer distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios y elementos.

Coaching: Es un estilo de liderazgo que impacta el compromiso y las competencias de los colaboradores, apuntando a desarrollar la excelencia en el desempeño y los resultados.

Indicadores de desempeño: Sistema de medición de resultados, en donde se comparan porcentualmente las cifras obtenidas frente a los objetivos propuestos.

Promedio Diario de visita médica: Es un indicador que mide el porcentaje de médicos visitados en un día frente al objetivo propuesto (Ejemplo: 11 médicos/día).

Frecuencia de visita médica: Es un indicador que mide el número de contactos o visitas realizadas en un año a un mismo médico, de acuerdo con los períodos (ciclos) definidos (Ejemplo: 9 contactos en 12 ciclos).

Gerente de Distrito: Profesional de la Gerencia media, quien tiene a su cargo un grupo de Visitadores Médicos en un área geográfica asignada.

Coordinador de visita médica: Profesional de la Alta Gerencia, quien tiene a su cargo un grupo de Gerentes de Distrito, a nivel nacional.

Está a la cabeza del grupo de Visitadores Médicos, quien supervisa y apoya en todas las actividades.

Cuota de ventas: Es un indicador que mide el porcentaje de cumplimiento en ventas frente al objetivo definido para un período determinado (mes, trimestre, semestre, año).

Prescripción: Hace referencia a la orden médica, en donde se recomienda al paciente la administración de determinados medicamentos, de acuerdo con la patología (enfermedad) diagnosticada. Para el caso del Visitador Médico, su objetivo es persuadir al Médico de prescribir los medicamentos del laboratorio que representa, con base en eficacia, seguridad y tolerabilidad.

Capitulo III:

Metodología y Análisis de Resultados

• Tipo y diseño de investigación

La presente investigación es cualitativa-exploratoria de carácter aplicativo, en la cual se emplea el método combinado entrevista, encuesta y análisis del rol como investigación primaria. Igualmente se integra con investigación secundaria, a partir de la bibliografía disponible sobre la visita médica y el perfil del Visitador Médico.

Es importante destacar que el alcance de esta investigación no implica profundizar sobre las causas o razones de las respectivas competencias del sector farmacéutico u hospitalario. Ésto sería motivo de profundizar o dar tema a una nueva investigación.

Como técnica para definir el perfil de competencia de las Distribuidoras Farmacéuticas, se empleó una encuesta de tipo estructurado-focalizado. realizada a visitadores médicos de la empresa Química Ariston, en la ciudad de Panamá,

con el fin de valorar si los candidatos cuentan o no con las competencias que se requieren para el puesto de trabajo, por lo que se le pide que recuerden experiencias pasadas que fueron importantes según su punto de vista.

El papel del entrevistador es realizar un conjunto de preguntas abiertas y cerradas, preguntas en las que además pide al candidato que describa los hechos, lo que hizo, pensó, dijo y sintió durante esta experiencia concreta. De esta forma, el entrevistador no sólo conoce cómo ha actuado la persona ante un hecho concreto, sino también qué es importante para la persona, qué le motiva y puede predecir, además las competencias con las que cuenta la persona.

Ilustración 4 – Encuesta para Medición de Indicadores

• Técnicas de recolección de datos

• Fuentes para la obtención de la información

La información necesaria para esta investigación se obtiene
directamente de los Visitadores Médicos, empresa Química Ariston
con operación en la ciudad de Panamá. Para ello, se utiliza la
técnica de encuesta, teniendo en cuenta que ésta es una investigación
cualitativa, en la cual se pretende captar las competencias predominantes del
Visitador Médico vinculado con las compañías de mayor venta
en el sector farmacéutico. En cuanto a fuentes secundarias se recurre
a la Bibliografía disponible y a la información suministrada por
la empresa Química Ariston.

• Población

La población objeto de investigación está constituida
por Visitadores Médicos de la empresa Química Ariston, con operación
en la ciudad de Panamá.

• Muestra

Para efectos de la recolección de la información se toma
una muestra de seis (6) Visitadores Médicos con amplia experiencia.

Cabe anotar que, teniendo en cuenta el tipo de investigación,
más que requerir un extenso número de participantes, se busca
la descripción amplia de las competencias estudiadas para un perfil de
competencia.

Los criterios para la selección de la muestra de los Visitadores
Médicos fueron los siguientes:

Laborar en la ciudad de Panamá en el área de ventas en
Farma de la EQA, y contar con más de cuatro años de experiencia
en la industria farmacéutica.

• Selección de la muestra

Esta selección se llevó a cabo por conveniencia, teniendo
en cuenta no sólo que los entrevistados cumplieran con las características
requeridas, sino también su disposición de colaboración,
así como la posibilidad de reunirse y compartir la información
requerida.

• Análisis de resultados

Las competencias que se tienen en cuenta para la definición del
"Perfil Genérico de la Industria Farmacéutica" son aquellas
que, de acuerdo con las fuentes primarias y secundarias, garantizan un rendimiento
superior de los Visitadores Médicos, alineado con el Plan Estratégico
Organizacional, produciendo un valor económico apreciable, al tiempo
que fortalecen el compromiso y confianza de los colaboradores para con la empresa.

De los indicadores señalados (variables) del marco teórico; se enfocó que realizar doble preguntas a los indicadores Aprendizaje y Desarrollo, Manejo de Conocimiento e Impacto e Influencia, ya que se tenía sospecha de que estos indicadores podrían salir con una calificación baja al aplicar la encuesta.

Según el modelo de la encuesta aplicada a los Visitadores Médicos, que puede observarse en el anexo de la presente tesis, se obtuvieron los siguientes resultados: Como puede observarse, la escala de calificación adoptada considera una puntuación máxima de cinco (5) puntos por indicador, lo que da un total de cincuenta (50) puntos para una calificación máxima posible. Aplicado a la muestra de seis (6) encuestados, se tiene un total de trescientos como puntuación máxima para el total de la muestra.

Tabla 12 – Resultados de encuesta

Con ésto definido se puede establecer una escala de calificación porcentual que dará diversos él porcentajes de cumplimiento para cada uno de los indicadores estudiados. Compilando la calificación total obtenida para la muestra, en el siguiente gráfico, tenemos:

Ilustración 5 – Resultados de la encuesta

Según los datos recopilados en la tabla y observados con mayor claridad en la gráfica, determinamos que los indicadores que deben ser atendidos con mayor interés es "Aprendizaje y Desarrollo", el cual obtuvo la puntuación más baja en nuestro sistema de calificación (77%).

A continuación de este indicador, le sigue el de "Manejo de conocimiento", el cual obtuvo una calificación de 83%.

El tercer indicador con la puntuación más baja es "Ética Profesional", con una puntuación de 87% en el sistema de calificación empleado.

Los indicadores "Automotivación" e "Impacto e influencia", cuentan con los valores en la escala de calificación más alto, por lo que los esfuerzos a mejorar, no debe apuntarlos a ellos sin que ésto signifique descuidarlos.

Capítulo IV:

Plan de Gestión y Propuesta de Ejecución del Proyecto

• Introducción del Plan de Gestión o Propuesta de Ejecución
  del Proyecto

En la actualidad, el mayor desafío que presentan las empresas
de distribución farmacéutica es mejorar las ventas, conquistar
el sector farmacéutico, satisfacer las necesidades hospitalarias públicas
y privadas, ya existe mucha competencia en el mercado, de ahí la necesidad
que las empresas implementen estrategias competitivas que contribuyan al óptimo
aprovechamiento de las oportunidades que el mercado ofrece.

En este capítulo se presenta y describe la propuesta de un Plan
un mejoramiento del perfil de Visitador Médico que resulte efectivo para
aumentar la competitividad en el Mercado hospitalario y farmacéutico
en la ciudad de Panamá.

La propuesta que aquí se describe se ha diseñado para
que pueda ser aplicada por las distribuidoras farmacéuticas e incluye
los objetivos, importancia y alcance de la propuesta. Además, contiene
desarrollo esquematizado de los pasos que conforman la propuesta, incluye las
estrategias, planes de capacitación, mecanismos de evaluación,
control que conlleva el mejoramiento del plan.

Se detalla también la implementación del cronograma de
actividades y el presupuesto correspondiente.

• Justificación del plan o propuesta

Una buena presencia, un buen servicio, son claves para alcanzar el éxito
empresarial, parte de aquí la necesidad de elaborar un plan de mejoramiento
a las distribuidoras farmacéuticas, que defina o marque tal diferencia
en el servicio de visitas médicas, la base de un buen fruto son los cimientos
para el crecimiento.

Se presenta la siguiente propuesta porque mediante soluciones estratégicas,
capacitaciones, planes de acción y desarrollo, se investigó mejorar
el sistema de servicio de visitas médicas para incrementar la competitividad
en mercado con los productos a la red de farmacias y hospitales, lo cual se
verá reflejado en los montos adjudicados de las licitaciones y órdenes
de compra.

Para realizar este trabajo de plan de mejoramiento, se escogió
este tema porque es de vital importancia, cómo influye en las ventas
de productos farmacéuticos, el cual ha ido ganando terreno e influencia
en la sociedad.

Así mismo la puesta en marcha de estrategias de ventas para la
visita médica, propuesta que no sólo representará ventaja
sobre los competidores, sino una herramienta eficaz para los recursos materiales
como humanos que lleve al éxito.

Mejora las condiciones de la empresa, con las implementaciones de la
propuesta se incrementan las utilidades, producto de los servicios brindados
a médicos y hospitales.

La propuesta brindará a las empresas una visión estratégica
de cómo, atención al cliente, hacer negocios, cerrar venta, dejando
atrás viejas costumbres que lleven al desarrollo de la empresa.

Por otra parte, contribuirá socialmente ya que generan fuentes
de empleo a muchas personas que laboran en diferentes áreas de las distribuidoras
farmacéutica, las cuales juegan un rol importante en el suministro de
sus productos farmacéuticos.

• Objetivos

• Lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de las visitas médicas

• Incrementar las ventas por medio de asesores médicos en un
  30% anualmente.

• Mantener el nivel más alto de satisfacción con los
  clientes a través de respuestas y soluciones a sus necesidades.

• Impacto, beneficios o aportes esperados

Con el mejoramiento del servicio de visitas médicas se estarán
beneficiando las empresas dedicadas a la venta de productos farmacéuticos,
beneficiándose en el crecimiento de mercado farmacéutico y hospitalario.

• Para las empresas

Es evidente que toda la planificación estratégica que
persigue un grupo de metas financieras y de mercado, quedarían en papel
si no fuera en buena medida, por la ejecución que la visita médica
lleva a cabo directamente día a día en su trabajo o apoyando en
actividades e iniciativas dirigidas a estos objetivos macro. Por esta razón,
para el desempeño profesional de muchos funcionarios, como Gerentes de
producto, de distrito o ventas, el Visitador a Médico resulta de vital
importancia, así como para toda la compañía.

• Para hospitales públicos y privados

La implementación del Plan de Mejoras ayuda a las empresas de
distribución farmacéutica a hacer más eficiente el sistema
de servicio de visitas médicas, no le vende al que consume el producto,
si no al que lo médica, informa a médicos, resuelve sus objeciones,
recuerda a los médicos acerca de los productos que se encuentran dentro
del Vademécum, logra y mantiene una óptima relación con
el personal médico, jefaturas, personal administrativo y de apoyo (enfermeras,
recepcionistas, secretarias y otras) Además, de los procesos de compra
de los hospitales. También, el Visitador Médico promociona en
ferias hospitalarias, congresos, aniversarios y diferentes actividades, dando
diferentes patrocinios en representación de la empresa para estas actividades
que promueven la salud.

También, el Visitador Médico deja al médico una
serie de muestras médicas para que éste los utilice en sus pacientes
y para que refuerce en su mente la opción del medicamento que se intenta
promocionar. Cuando no se dejan muestras médicas, la mayoría de
las veces, el Visitador Médico deja objetos promocionales con la marca
del producto, a manera de regalo y suelen ser cosas de utilidad que van desde
tapetes para ratón de computadora, plumas, tazas, relojes y otra. Una
parte importante es lo que en la jerga de ventas se conoce como papel terapia,
ésto es, la literatura médica especializada donde se describe
la información para prescribir el producto.

• Para las farmacias

La propuesta es importante para asegurar la existencia oportuna de los
productos. Nunca sucedería si los representantes (Visitadores Médicos),
no ejecutarán su parte y para ello es fundamental la prescripción
médica.

Indirectamente a ellos se da la promoción con el apoyo del visitador,
lo que hace posible la rotación del producto en períodos cortos
y se realicen pedidos constantes en el área de ventas de las distribuidoras.

• Para el paciente

El Visitador Médico lleva evidencia científica actualizada
o recordatorios de la evidencia ya establecida sobre posibles tratamientos para
numerosas patologías, ésto repercute directamente en la salud
de millones de pacientes que tras obtener un diagnóstico acertado, son
tratados con éxito, gracias a la información que hizo posible
la prescripción de su tratamiento y en muchos casos salvan o prolongan
vidas, se han preguntado ¿cómo sería el mundo para un paciente
cuyo médico no conoce la última evidencia disponible u olvida
la ya establecida?

Definitivamente para la vida del paciente y sus familias el Visitador
a Médico resulta muy importante.

• Para la sociedad

Finalmente, podríamos decir que esta cadena de beneficios derivados
del trabajo del Visitador Médico influye positivamente en la salud, la
ciencia, la economía y la familia, en resumen, en la sociedad.

La visita médica puede beneficiar a la sociedad de muchas formas
y a través de múltiples vías interconectadas. Algunas de
estas vías implican directamente, a través de la invención,
el ensayo y la comercialización de nuevos fármacos, vacunas, dispositivos
médicos y equipamiento, habitualmente protegidos por patentes, que pueden
proporcionar mejores diagnósticos y tratamientos a los pacientes. Las
patentes biomédicas, a menudo, citan los artículos científicos,
por lo general consistentes en investigación básica más
que en observaciones clínica

• Cronograma de actividades

Ilustración 6 – Cronograma de actividades

• Presupuesto

Tabla 13 – Presupuesto

• Plan de acción

Para la implementación del Plan de Mejoramiento propuesto, se
requiere una serie de decisiones y acciones específicas acorde con los
objetivos, entre las cuales se encuentran:

• Presentación de la propuesta

La propuesta del Plan de Mejoramiento del perfil competitivo del Visitador
Médico será presentada por los asesores en mercadeo a los dueños
y Gerentes de las empresas distribuidoras farmacéuticas, con el propósito
de explicar cada una de sus etapas y dar a conocer los beneficios de implementar
la propuesta.

• Revisión de la propuesta

Se leerá y analizará la propuesta para poder adaptarla,
de mejor manera, a los requerimientos y necesidades de las empresas distribuidoras
de productos farmacéuticos; lo cual será realizado por los dueños
y Gerentes de las empresas junto con los autores de la propuesta, para determinar
si se implementará o no el Plan de Mejoramiento.

• Divulgación de la propuesta

Cuando el Plan de Mejoramiento de perfil de Visitador Médico haya
sido aprobado, deberá comunicársele y presentarse a todos los
Visitadores Médicos de la empresa de distribución farmacéutica
a través de reuniones informativas para que pueda ser adoptado por todos.

• Capacitación del personal

Para la implementación del Plan de Mejoramiento del Visitador
Médico, el personal involucrado debe recibir información y ser
capacitado sobre el contenido y las partes que comprenden el mismo para que
no haya dudas acerca del papel y actividades a desarrollar por cada uno de ellos
y así tener éxito en la puesta en marcha de la propuesta.

• Esquema de la propuesta

Ilustración 7 – Esquema de propuesta

• Fases de la propuesta

• Fase I: Diagnóstico situacional.

Para el desarrollo del plan del mejoramiento de visitas médicas es necesario conocer el ambiente interno y externo de las empresas distribuidoras de productos farmacéuticos. Es importante conocer la situación actual de la empresa para obtener un diagnóstico preciso de diferentes aspectos que estén afectando positiva o negativamente la gestión en el mercado farmacéutico y hospitalario.

El análisis o diagnóstico situacional, es de gran ayuda; ya que, a través de este, se identifican las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa; este análisis se convierte en una herramienta de planificación para la toma de decisiones.

Para llevar a cabo el análisis FODA, es necesario identificar primeramente las variables internas de las empresas de servicios de visitas médicas:

Fortalezas:

Considerar todas las capacidades especiales, habilidades y actividades que desarrollan positivamente las empresas distribuidoras de productos farmacéuticos, para tener reconocimiento en el mercado, calidad de los productos y servicios que ofrecen.

• Profesionales calificados Identidad

• Voluntad de trabajo en equipo

• Compromiso de los médicos con su servicio.

• Continua capacitación mediante jornadas y seminarios

• Atención abierta: Hospitales públicos, privados y farmacias.

• Atención amable

• Buen trato a los clientes

• Resolver y agilizar las inquietudes.

Debilidades:

Son los factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia: recursos de los que carece la visita médica, líneas de productos que no maneja técnicamente, personal no capacitado, actividades que no desarrolla positivamente.

También es necesario identificar las variables externas que afectan a las empresas farmacéuticas en la visita médica:

• Demasiada demanda que lleva a ocupar espacios de prescriptores médicos no adecuados

• No contar con los médicos diarios suficientes para ofrecer atención rápida, en caso de que haya un gran número de pacientes que deben ser atendidos.

Oportunidades: Considerar todos los factores que resultan favorables, explorables, en el entorno donde se desenvuelven las empresas y que podría representarle una ventaja, tales como: convenios comerciales, alianzas estratégicas.

Amenazas: Evaluar situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar el desarrollo de las distribuidoras farmacéuticas incluso la permanencia de éstas en el mercado: la competencia, factores económicos.

También aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización en el mercado.

A continuación, ejemplo de Análisis Situacional (FODA) Química Ariston

Cuadro donde se presentar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

Tabla 14 – FODA – fase I de la propuesta

(Química Ariston, 2005)

• Fase II Definición de la propuesta

Los objetivos organizacionales son acciones deseadas que las empresas intentan lograr, es una imagen que la empresa pretende alcanzar en el futuro para ellos. Es necesario que los objetivos cumplan las siguientes características:

• Claros y flexibles motivadores

• Medibles, realistas

• Coherentes.

Para establecer los objetivos de esta fase son necesarias las siguientes actividades:

Tabla 15 – Pasos – fase II de la propuesta

• Descripción de las actividades Por desarrollar

Determinar lo que se quiere alcanzar:

Los dueños o Gerentes de las empresas de Distribuidoras farmacéuticas
deben tener claro qué quieren alcanzar, qué quieren lograr con
la gestión de ventas.

Establecer el tiempo en que desea alcanzar el objetivo:

Se debe determinar límites de tiempo para la consecución
de los objetivos; cuando se definen lapsos de tiempo se crea un sentido de urgencia
para realizar las acciones, los objetivos pueden fijarse a corto, mediano y
largo plazo.

Determinar qué cantidades desea lograr:

Es necesario ser específico en los que se desea lograr, capacitaciones,
entrenamientos y talleres específicos a alcanzar, no sólo decir
qué logrará, sino cuánto logrará el Visitador Médico.

Determinar de qué estrategia se valdrá para logar los
objetivos:

Se debe definir de qué manera pretende alcanzar los objetivos,
en qué mercado o sector debe enfocarse el Visitador Médico (público
o privado), farmacéuticos, con qué productos.

Formular sus objetivos:

Lo que pretende alcanzar debe tenerlo claro y ponerlo por escrito, para
luego revisarlos y compararlos para determinar si lo que se planeó hacer,
se está logrando.

• Diseño de estrategias

Por definición la estrategia es el patrón de los movimientos
de la organización y de los enfoques de la gerencia, que se usa para
lograr los objetivos organizativos y luchar por la misión de la empresa.

Es decir, que la estrategia representa el plan de actuación que
la empresa debe poner en práctica para asegurar una ventaja competitiva
a largo plazo.

En la formulación de una estrategia debe tomarse en cuenta que:

• El diseño de la estrategia es un proceso consciente y debe
  hacerse de manera formal y controlada.

• La estrategia debe ajustarse específicamente a cada situación
  particular.

• Debe existir una secuencia en el proceso: primero el análisis,
  después la reflexión y por último la acción.

La estrategia empieza con:

Hacer un análisis de las situaciones internas y externas de la empresa:

Esta fase busca identificar las amenazas y oportunidades que el medio ambiente plantea la empresa y analizar las capacidades del perfil de Visitador Médico a fin de identificar sus fortalezas y debilidades.

La relación de estos dos aspectos conduce a la creación de la estrategia, identificar sus fortalezas y debilidades.

La relación de estos dos aspectos conduce a la creación de la estrategia.

La siguiente etapa es la elección: es decir, seleccionar la opción, un perfil de Visitador Médico que logre el mejor aprovechamiento de las oportunidades del mercado, a la vez que se busca reducir el impacto potencial de los peligros competitivos.

A continuación, se presentan las estrategias propuestas para la EQA. de distribución farmacéutica:

Tabla 16 – Estrategia de Visita Médica

Tabla 17 – Estrategias de capacitación

Tabla 18 – Estrategia de producto

Tabla 19 – Estrategia de publicidad

Tabla 20 – Estrategia de ventas

Tabla 21 – Estrategia de ventas (Postventa)

• Esquema de datos

Ilustración 8 – Esquema de datos

• Fase III: Mecanismos de evaluación y control

Para determinar la efectividad del Plan de Mejoramiento del perfil del Visitador Médico, es necesario evaluar los resultados obtenidos de la implementación de dicho plan, cuyo objetivo es mejorar las ventas de los productos farmacéuticos en la red de hospitales públicos, privados y farmacias de la ciudad de Panamá.

La medición de resultados se obtendrá a través de indicadores que permitan determinar que lo planeado se está cumpliendo, así como para detectar deficiencias en su aplicación, para hacer los ajustes necesarios.

La periodicidad con la que deberá evaluarse el Plan de visitas será cada seis meses, dando suficiente tiempo para el desarrollo pleno de las estrategias y para comenzar a ver los primeros resultados de su implementación.

El procedimiento para revisar el trabajo efectuado se desarrollará de la siguiente manera:

• Analice la diferencia entre lo planeado y lo implementado

• Analice si se han cumplido los objetivos de la empresa.

• Determine si han mejorado las ventas.

• Evalúe los resultados obtenidos.

• Verifique si todos cumplen con sus funciones.

• Determine los posibles errores.

a) Corregir errores: En caso de detectarse errores o desviaciones de lo planeado, es necesario identificar la etapa en la que se están teniendo dificultades e implementar medidas de ajuste para corregir o mejorar la forma que se está desarrollando el trabajo; así como también buscar soluciones alternas.

b) Continuar trabajando de igual forma: Si los resultados obtenidos de la evaluación son los esperados se debe seguir trabajando de igual manera; en caso contrario, hacer las modificaciones pertinentes.

Para verificar los resultados obtenidos a través de la ejecución del Plan de Mejoramiento continuo en las visitas médicas es necesario contar con controles internos que permitan disponer de información oportuna para su respectivo análisis. Los controles internos a utilizar deberán contar con criterios que puedan medir la eficiencia y eficacia de las estrategias, así como del trabajo de los empleados. Se presentarán modelos para el control y evaluación de resultados, los cuales pueden ser ajustados en algunos elementos oportunos, a fin de que el perfil este de acuerdo a las necesidades y funcionamiento de la empresa.

Tabla 22 – Formulario para evaluación de la estrategia

Tabla 23 – Formulario de nivel de satisfacción

Escala del 1 al 10

En una organización se necesita medir la eficacia del trabajo y ajustar las tareas y responsabilidades de cada puesto, con el fin de optimizarlo tomando las decisiones y medidas adecuadas. El éxito en el desempeño de un puesto de trabajo, en especial de la visita médica depende de la motivación, y ésto depende de sus necesidades y sus prioridades, por lo que hay que estar a atento a cómo influye la empresa en estas circunstancias. Todo esto se puede analizar a través de una evaluación de satisfacción o desempeño.

• Recomendaciones de la propuesta

• Determinación de responsabilidades

Tabla 24 – Determinación de responsabilidades

• Recursos y materiales

Para el desarrollo del Plan de Mejoramiento es necesario contar con recursos tangibles que servirán para el buen desempeño de las actividades implicadas en la puesta en marcha de dicho plan, entre las que se pueden mencionar: papelería y útiles, productos promocionales, computadora con acceso a Internet, teléfono, fax, impresora, fotocopiadora, entre otros.

Para poner en marcha el Plan de Mercadeo, las empresas comercializadoras de insumos médicos deberán contar con recursos económicos disponibles para invertirlos en el desarrollo del plan, por lo que es necesario definir un presupuesto con los costos estimados en que se incurrirá. Será necesario destinar un porcentaje específico al inicio del ejercicio para la ejecución de la propuesta.

Conclusiones

Del estudio de tesis realizado se puede concluir lo siguiente:

• 1. Se elaboró un plan de propuesta de forma que, el perfil del Visitador Médico pueda incrementar.

• 2. De acuerdo con los registros de las visitas médica, se debe cotejar que cumplan con los parámetros de efectividad organizacional.

• 3. Indicadores como el Aprendizaje y desarrollo, manejo de conocimiento y ética profesional son los de especial interés para las empresas que contraten los servicios de Visitadores Médicos para la promoción y venta de sus productos.

Recomendaciones

• 1. Se sugiere altamente la aplicación del plan de acción de manera que se pongan en práctica las estrategias para mejora del perfil de Visitador Médico.

• 2. Hay que prestar especial atención a los indicadores de Aprendizaje y desarrollo, manejo de conocimiento y ética profesional; ésto es realizando capacitaciones continuas para la fuerza de trabajo, realizar evaluaciones luego de realizadas las capacitaciones y mejorar el clima organizacional de forma tal que los Visitadores Médicos se sientan comprometidos con las empresas para las cuales trabajan.

• 3. Antes de realizar una expansión o crecimiento de los puntos de venta de la empresa, es importante atender bien a los clientes que ya se tienen, de manera que no se vean afectados por querer acaparar mercado para el cual no se tiene la oferta adecuada.

Bibliografía e Infografía

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Thomson, S. (2008). Manual del Visitador Medico para Mercados de Alta Competencia.

Wikipedia. (s.f.). Wikipedia, La Enciclopedia Libre. Obtenido de www.wikipedia.org

Anexos

Modelos de cronogramas de visitas médicas semanal

Fuente: «Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

Ejemplo de rutas de visitas médicas

Fuente: «Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

Control experimental de Médico Categorías

Fuente: «Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

Proyecto final de graduación presentado como requisito parcial para optar por el título de Maestría en Administración de Negocios con Énfasis Dirección Empresarial en la Universidad Latina de Panamá

Dedicatoria

A Dios; quien ha forjado mi camino dirigiéndome por el sendero correcto, proveedor de mi fuerza y sabiduría, el guía de mi destino.

A mi madre, Ana Iris Miranda Moreno, por ser un apoyo incondicional en todo momento, mi principal cimiento en la construcción de mi vida profesional, su gran amor y corazón me inspira cada día a más.

A mi novio: Rolando Aron Villarreal, su apoyo ha sido fundamental al estar conmigo, incluso, en los momentos más turbulentos, no fue fácil, pero estuviste motivándome con amor y ayudándome hasta donde tus alcances lo permitían, te lo agradezco muchísimo.

Yennifer Rovira

Agradecimiento

En el desarrollo de esta trayectoria quiero agradecer el apoyo de mis compañeras Janice Chung, Julissa Santamaria y Yolanda Davis, quienes sin duda me apoyaron ofreciéndome sus conocimientos y disposición, un gran valor amistoso; quiero brindarles un especial reconocimiento por esa gran muestra de cooperación.

Agradezco a los profesores facultados que permitieron el asesoramiento para llegar a este proyecto funcional, para mi vida profesional.

Y a todas las personas que participaron de forma directa o indirecta en la realización de este proyecto.

Autor:

Yennifer Adriana Rovira Miranda

UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ

CENTRO DE ESTUDIOS DE POSTGRADOS Y MAESTRÍAS

Panamá, República de Panamá 2017