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Guía de estudio de Microsoft Excel 2010



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Monografía destacada

    SESIÓN Nº 01

    Introducción a las Hojas de
    cálculo

    HOJAS DE CÁLCULO

    • UN POCO DE HISTORIA

    • a) Orígenes de las hojas
      de cálculo.

    En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de
    cálculo electrónica en el artículo
    BudgetingModels and SystemSimulation de Richard
    Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este
    tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en
    EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970.
    La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser
    una invención puramente matemática. Pardo y Landau
    ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de
    ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un
    algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de
    software.

    Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las
    hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un
    profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en
    una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que
    borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy
    tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar
    el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de
    cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
    intervenían en el proceso.

    Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja
    de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que
    el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo
    un hobby para entusiastas del computador para convertirse
    también una herramienta en los negocios y en las
    empresas.

    • Operaciones Aritméticas
      Básicas en Plantillas de Cálculo.

    • a) ¿Cómo diferencia
      la Plantilla una celda calculada de otro dato?

    Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible
    observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se
    alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo
    numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de
    la celda de forma automática.

    Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita
    hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario
    escribir el cálculo de un modo diferente.

    Existen operadores aritméticos básicos como la
    suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten
    realizar dichos cálculos, existen además funciones
    predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe
    anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de
    cálculos para que la plantilla "reconozca" a ese dato como
    una operación aritmética o función sobre
    determinado dato o grupo de datos.

    • a) Suma, Resta, Producto y
      Cociente.

    La multiplicación se realiza por medio del operador
    *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las
    celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos
    celdas.

    La división se realiza por medio del operador /.
    Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el
    de la celda c3.

    Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n,
    debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo,
    para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la
    fórmula =c4^3.

    Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas
    directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita
    restarse: =a1-b1-c1.

    • b) Símbolos de
      agrupación de operaciones

    Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones
    que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden
    usar paréntesis como en matemática para separar una
    operación de otra. Sin embargo, y también del mismo
    modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de
    Prioridad "natural" de operación. Primero se resuelven
    potencias y raíces. Después cocientes y productos; y
    finalmente sumas y restas.

    • c) Orden de Prioridad de las
      operaciones

    Todas las sub – expresionesentre paréntesis
    se evalúan primero. Las subexpresiones con paréntesis
    anidados se evalúan desde el centro hacia los
    extremos.Dentro de una expresión, los operadores se
    evalúan de la siguiente manera:

    • Se analiza la expresión de izquierda a
      derecha.

    • Si en la expresión existen paréntesis, lo
      que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda
      a derecha según orden de prioridad de los
      mismos.

    • Si en la expresión se encuentran más de un
      par de paréntesis, la evaluación se realiza
      comenzando con el paréntesis que se encuentra más a
      la izquierda en la expresión hasta llegar al par de
      paréntesis que se encuentra más a la derecha de la
      expresión.

    • d) Nociones de constantes y
      variables

    Un par de conceptos de vital interés en
    matemática, y en toda aplicación de esta ciencia a un
    área específica de conocimiento, es el de constante y
    variable. Para emplear una terminología simple, entenderemos
    por constante todo número (o más genéricamente
    todo valor) conciso.

    Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere,
    es una representación de un dato que puede no tener el mismo
    valor siempre.

    Así, cuando decimos La temperatura de
    ebullición del agua es de 100º C, estamos haciendo
    referencia a un valor constante para ese fenómeno en
    particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de
    calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el
    tiempo, los valores que toma la temperatura van variando hasta
    alcanzar la ebullición. En este segundo caso, a la
    temperatura se la considera variable.

    • e) Operaciones con
      constantes

    La Planilla de Cálculo Excel, por supuesto, puede
    manipular de forma directa valores específicos (constantes),
    de modo similar a una calculadora.

    Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12
    y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4
    respectivamente, será suficiente con posicionarse, por
    ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.

    Como se verá a continuación, esta forma de
    realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable.
    Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir
    el número erróneo, y además la fórmula en
    sí misma

    Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que
    en Ciencias de la Computación, la interpretación de
    constante y de variable es similar a la de matemática, pero
    tiene además un enfoque particular en lo referente a la idea
    de variable.

    Se considera que toda variable, en informática,
    almacena un valor. De este modo será mucho más
    ventajoso manipular una variable, y no su contenido
    específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular
    variables equivale a manipular celdas.

    De este modo, en el ejemplo anterior, será más
    eficiente escribir en la celda a5 la fórmula "con variables"
    =a1+a2+a3+a4, que la fórmula "con constantes" =12+13+12+14.
    En la primera, si se comete un error al cargar los valores de a1
    a a4, solamente se corregirá/n dicho/s error/es. Como la
    fórmula está escrita "en celdas" – o sea
    manipulando variables – la fórmula en sí misma
    recalculará el resultado correcto sin necesidad de ser
    corregida.

    • FÓRMULAS

    Referencias relativas. Referencias
    absolutas.

    • a) Referencias
      relativas

    Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea,
    podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de
    autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la
    derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la
    fórmula, y acercamos el mouse a ese punto hasta que el
    puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse
    el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto
    de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
    número de la fila de la celda inicial se va incrementando en
    uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera
    celda (la que contenía la fórmula), era c2, el
    autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7,
    (suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por
    ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El
    número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra
    de la columna. O sea que si la primera celda (la que
    contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por
    celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la
    última sea j2).

    • b) Referencias
      absolutas

    Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe
    afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de
    celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe
    multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras
    celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe
    multiplicar a varios importes que están en otro rango de
    celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo,
    para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar
    la fórmula de multiplicación para todas las celdas.
    ¿Por qué?, porque como el número de la fila
    aumenta (es relativa), ya la celda del precio no
    multiplicaría a todos los números.

    Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número
    en una celda por varios números que están en otras
    celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el
    precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay
    dos maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con
    el mouse o las teclas de dirección) delante de la celda que
    se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que
    nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos
    multiplicar por una primera cantidad de artículos que
    está en la celda c5. Cuando escribamos esa primera
    fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1
    que tiene el precio por artículo, colocamos el cursor
    delante de la celda b1 (es decir entre el signo "=" y la "b" de
    b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula
    quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está
    inmovilizada y al autollenar, no se modificará ni la letra
    "b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto,
    todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán
    multiplicados por lo que hay en b1.

    La otra manera de hacerlo es directamente tipear el
    signo $ delante de la b y el mismo signo delante del número
    1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la
    fórmula se podrá autollenar al resto de las
    celdas.

    • Ordenamiento de datos

    Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe
    seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede
    ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A),
    utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si
    se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera
    (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y
    todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el
    cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista
    desplegable por cuál rótulo de columna queremos
    ordenar, (puede ser la primera también), y a la derecha
    aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o
    descendente.

    • Programas de Hojas de Cálculo
      en el mercado.

    • Calc, integrada en OpenOffice.org

    • Microsoft Excel, integrada en Microsoft
      Office

    • Gnumeric, integrada en Gnome Office

    • Numbers, integrada en iWork de Apple

    • Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite

    • StarOfficeCalc, integrada en StarOffice.

    • Corel Quattro Pro, integrada en
      WordPerfect.

    • KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de
      Linux.

    SESIÓN Nº 02

    Introducción a Microsoft Excel y
    conociendo el entorno de trabajo

    MICROSOFT EXCEL 2010

    2.1 Introducción

    Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
    permite realizar operaciones con números organizados en una
    cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
    hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

    Una hoja de cálculo es
    un programa que permite manipular datos numéricos
    y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
    compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una
    matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad
    básica de información en la hoja de cálculo, donde
    se insertan los valores y las fórmulas que realizan los
    cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos
    complejos con fórmulas y funciones y
    dibujar distintos tipos de gráficas.

    Ahora vamos a ver cuáles son
    los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las
    barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
    Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para
    qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en
    algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
    conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a
    crear hojas de cálculo.

    2.2 Iniciando con Archivos de datos.

    La primera fase del manejo de un programa de hoja
    electrónica de cálculo se hará a través del
    manejo de archivos de datos generados por el programa Ms-Excel en
    la versión 2010. Entonces es en esta etapa en la que el
    alumno tiene adentrarse en el dominio de este programa y utilizar
    las herramientas para personalizar los datos.

    Iniciar Excel 2010.

    Cuando trabajamos bajo la plataforma del sistema
    operativo Windows en cualesquiera que sea su versión ya sea
    Windows 95, 98, 2000, XP, Vista, Seven, Point, etc.; para iniciar
    el aplicativo Microsoft Excel, lo podemos hacer de varias formas,
    a continuación voy a detallar algunas de esas formas y el
    que más lo entienda Ud. Puede utilizarlo para iniciar
    Excel.

    Monografias.com

    Desde el botón inicio de Windows
    XP

    • Clic en el botón inicio.

    • Clic en programas.

    • Clic en la carpeta Microsoft Office.

    • Clic en el icono Microsoft Excel 2010.

    • Ver ilustración 1.

    Desde el botón inicio de Windows
    SEVEN.

    • Clic en el botón inicio.

    • Clic en Todos los programas

    • Clic en la carpeta Microsoft Office.

    • Clic en el icono Microsoft Excel 2010.

    • Ver ilustración 2.

    Monografias.com

    Ver Ilustración 1

    Desde el acceso directo del
    escritorio:

    • En algunas computadoras donde está instalado el
      paquete de Microsoft office el usuario lo configura los
      accesos directos que son iconos del programa que sirven para
      abrir el programa sin necesidad de seguir el procedimiento
      anterior, lo que tiene que hacer en este caso es lo
      siguiente:

    • Clic sobre el icono y luego presionar la tecla
      enter
      o

    • Doble clic sobre el icono del programa
      o

    • Anti clic sobre el icono y luego clic en
      abrir.

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    Ilustración 2

    2.3 La pantalla inicial

    Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como
    ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
    conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será
    más fácil entender el resto del curso. La pantalla que
    se muestra a continuación (y en general todas las de este
    curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
    ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
    quiere que se vean en cada momento, como veremos más
    adelante.

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    2.4.Elementos de Excel.

    2.4.1. La ficha Archivo.

    Haciendo clic en la pestaña Archivo que se
    encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
    podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
    las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
    Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

    A este menú también puedes acceder desde el
    modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
    opciones.

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    Contiene dos tipos básicos de
    elementos:

    Los que muestran un panel justo a la derecha con
    más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana
    Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor
    sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un
    efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para
    que sepas qué panel está activo.

    Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o
    Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
    observarás que tienen un efecto verde claro. El color
    sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que
    al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra
    el nombre de la acción en su barra de
    título.

     Para cerrar la ficha Archivo y volver
    al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra
    pestaña.

    2.4.2. Las barras.

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    Esta barra puede personalizarse para añadir todos
    los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y
    aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic
    sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la
    opción en la lista que te propone, puedes seleccionar
    Más comandos….

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    • La cinta de opciones

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    La cinta de opciones es uno de los elementos más
    importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
    programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una
    pestaña, accedemos a la ficha.

    Las fichas principales son Inicio, Insertar,
    Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
    Vista
    . En ellas se encuentran los distintos botones con
    las opciones disponibles.

    Pero además, cuando trabajamos con determinados
    elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
    herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
    gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de
    gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para
    realizar modificaciones en los gráficos. 

    Es posible que en la versión que tengas instalada
    en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más
    opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados
    en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si
    están programados para ello, añadiendo herramientas y
    funcionalidades.

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    Indica en qué estado se encuentra el documento
    abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de
    trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
    También dispone de tres botones para cambiar
    rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
    Profundizaremos en las vistas más adelante.

    SESIÓN Nº 03

    Empezando a trabajar con
    Excel

    3.1. MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA

    Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en
    la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las
    veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles
    en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
    documento rápidamente.

    Cuando no está abierto ningún menú, las
    teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
    son:

    MOVIMIENTO

    TECLADO

    Celda Abajo

    FLECHA ABAJO

    Celda Arriba

    FLECHA ARRIBA

    Celda Derecha

    FLECHA DERECHA

    Celda Izquierda

    FLECHA IZQUIERDA

    Pantalla Abajo

    AVPAG

    Pantalla Arriba

    REPAG

    Celda A1

    CTRL+INICIO

    Primera celda de la columna
    activa

    FIN  FLECHA ARRIBA

    Última celda de la columna
    activa

    FIN  FLECHA ABAJO

    Primera celda de la fila
    activa

    FIN  FLECHA
    IZQUIERDA o  INICIO

    Última celda de la fila
    activa

    FIN  FLECHA DERECHA

    Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se
    conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
    nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
    de la barra de fórmulas:

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    Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás
    escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
    INTRO.

    Aunque siempre puedes utilizar el ratón,
    moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar
    la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
    ésta.

    3.2. TIPOS DE DATOS.

    En una Hoja de cálculo, los distintos
    TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

    • VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
      introduce directamente en una celda. Puede ser un
      número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
      explicación más detallada sobre los valores
      constantes visita nuestro básico sobre los tipos de
      datos.

    • FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por:
      valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
      funciones, u operadores. Es una técnica básica para
      el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
      operaciones con los datos de las hojas de cálculo como
      +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
      mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
      operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
      barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo
      =.

    3.3. ERRORES EN LOS DATOS

    Cuando introducimos una fórmula en una
    celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
    tipo de error puede que Excel nos avise o no.

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    Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el
    cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
    más frecuente el que aparece a continuación:

    Monografias.com

    Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente
    y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el
    error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
    mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente
    (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás
    sumas).

    Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
    opción Ayuda sobre este error.

    Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
    saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
    opción Modificar en la barra de fórmulas.

    Si la fórmula es correcta, se utilizará la
    opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de
    la esquina de la celda.

    3.4. OPERACIONES CON ARCHIVOS:

    Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como
    abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder
    manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
    trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se
    encuentran en el menú Archivo.

    3.4.1. Guardar un libro de
    trabajo

    Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos
    poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo,
    imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior
    sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
    disco, esta operación se denomina Guardar.

    Monografias.com

    Existen dos formas de guardar un libro de
    trabajo:

    • 1. Guardar como. Cuando se guarda un
      archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
      existente.

    • 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios
      que haya podido sufrir un archivo, sobre –
      escribiéndolo.

    • 3. Para almacenar el archivo asignándole
      un nombre:Haz clic el menú Archivo y elige la
      opción Guardar como…

    Aparecerá el siguiente cuadro de
    diálogo:

    Monografias.com

    • 4. Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu
      trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se
      incluye en la ventana.

    • 5. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el
      nombre que quieres ponerle a tu archivo.

    • 6. Y por último haz clic sobre el
      botón Guardar. Para guardar los cambios realizados sobre
      un archivo: Selecciona la opción Guardar del menú
      Archivo.

    Monografias.com

    Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha
    sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo
    Guardar como… que nos permitirá darle
    nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar

    3.5. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO

    Monografias.com

    Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,
    convendrá salir de él para no estar utilizando memoria
    inútilmente. La operación de salir de un documento
    recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
    documento de varias formas.

    • 1. Una de ellas consiste en utilizar el
      menú Archivo

    • 2. Selecciona el menú
      Archivo
      y elige la opción Cerrar.

    En caso de detectar un archivo al cual se le ha
    realizado una modificación no almacenada, Excel nos
    avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo
    que nos dará a escoger entre tres opciones:

    Monografias.com

    Monografias.com

    3.6. EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE
    TRABAJO.

    Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia
    un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos
    trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo.
    Ésta operación se denomina Nuevo.

    Monografias.com

    Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo,
    deberás seguir los siguientes pasos:

    • Selecciona el menú Archivo y elige la
      opción Nuevo.

    • bien utilizar la combinación de teclas
      CTRL+U.

    Se mostrará, a la derecha del menú, un
    conjunto de opciones:

    Monografias.com

    Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la
    lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en
    el panel situado más a la derecha.

    3.7. ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO YA
    EXISTENTE.

    Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya
    guardado, la operación se denomina Abrir.

    Para abrir un archivo ya existente selecciona la
    opción Abrir del menú Archivo.

    Monografias.com

    Aparecerá el cuadro de diálogo
    siguiente:

    Monografias.com

    Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te
    interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el
    botón Abrir.

    Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que
    buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por
    escribir el Nombre de archivo en el recuadro
    . A medida
    que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado
    de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos.
    Simplemente haz clic sobre él.

    Nota: La forma de explorar las carpetas puede
    variar en función del sistema operativo que
    utilices.

    3.8. MANIPULANDO CELDAS.

    Vamos a ver los diferentes métodos de
    selección de celdas para poder modificar el aspecto de
    éstas, así como diferenciar entre cada uno de los
    métodos y saber elegir el más adecuado según la
    operación a realizar.

    3.9. SELECCIÓN DE CELDAS

    Antes de realizar cualquier modificación a una
    celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
    seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice
    la operación. A continuación encontrarás algunos
    de los métodos de selección más
    utilizados.

    A la hora de seleccionar celdas es muy importante
    fijarse en la forma del puntero del ratón
    para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
    otra operación. La forma del puntero del ratón a la
    hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca,
    tal como se ve a continuación:.

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    Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes,
    pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda
    a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
    mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
    después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
    aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

    También puedes indicar un rango a seleccionar, es
    decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una
    celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego
    pulsa la otra.

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    3.10. AÑADIR A UNA
    SELECCIÓN

    Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna
    celda o que queramos seleccionarceldas NO
    contiguas
    , para ello se ha de realizar la nueva
    selección manteniendo pulsada la tecla
    CTRL
    .

    3.11. AMPLIAR O REDUCIR UNA
    SELECCIÓN

    Si queremos ampliar o reducir una selección ya
    realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas,
    realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
    Shift, hacer clic donde queremos que termine la
    selección.

    Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a
    la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo
    para utilizar la más adecuada según la
    operación.

    3.12. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL
    PORTAPAPELES

    La operación de copiar duplica una celda o rango de
    celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
    entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar.
    La operación de Copiar duplicará las celdas
    seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
    información del portapapeles a donde nos encontramos
    situados.

    Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos
    que hacerlo en dos tiempos:

    • En un primer tiempo copiamos al portapapeles las
      celdas a copiar:

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    Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C.
    O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de
    la barra Inicio.

    Observarás como aparece una línea punteada que
    la información que se ha copiado en el
    portapapeles.

    Además, en la versión Excel 2010 se ha
    incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma
    en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen,
    aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir
    los datos seleccionados en una única imagen.

    • En un segundo tiempo las trasladamos del
      portapapeles a la hoja:

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    Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los
    datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la
    opción Pegar
    de la barra Inicio, o bien pulsa la
    combinación de teclas Ctrl + V.

    3.13. PEGADO ESPECIAL

    En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor
    de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la
    fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir,
    elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
    proporciona el Pegado especial.

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    Para utilizar esta posibilidad:

    Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el
    botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la
    pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un
    menú con más opciones para pegar. Deberás elegir
    Pegado especial….

    Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial
    en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al
    pegado que quieras realizar:

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    • Todo: Para copiar tanto la fórmula como
      el formato de la celda.

    • Fórmulas: Para copiar únicamente la
      fórmula de la celda pero no el formato de
      ésta.

    • Valores: Para copiar el resultado de una
      celda pero no la fórmula, como tampoco el
      formato.

    • Formatos: Para copiar únicamente el
      formato de la celda pero no el contenido.

    • Comentarios: Para copiar comentarios
      asignados a las celdas (no estudiado en este
      curso).

    • Validación: Para pegar las reglas de
      validación de las celdas copiadas (no estudiado en este
      curso).

    • Todo excepto bordes: Para copiar las
      fórmulas así como todos los formatos excepto
      bordes.

    • Ancho de las columnas: Para copiar la anchura
      de la columna.

    • Formato de números y fórmulas: Para
      copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones
      de formato de números de las celdas
      seleccionadas.

    • Formato de números y valores: Para
      copiar únicamente los valores y todas los opciones de
      formato de números de las celdas
      seleccionadas.

    Como hemos visto, al hacer clic sobre la
    flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a
    parte de la opción Pegado especial, aparecen
    las opciones más importantes de las vistas
    anteriormente.Sólo tendremos que elegir el tipo de
    pegado.

    3.14.MOVER CELDAS UTILIZANDO EL
    PORTAPAPELES

    La operación de mover desplaza una celda o rango de
    celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
    entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar.
    La operación de Cortar desplazará las celdas
    seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
    información del portapapeles a donde nos encontramos
    situados.

    Monografias.com

    Para mover unas celdas a otra posición, sigue
    los siguientes pasos:

    • Seleccionar las celdas a mover.

    • Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en
      el botón Cortar o

    • Bien, utiliza la combinación de teclado CTRL +
      X.

    Observa como aparece una línea de marca alrededor
    de las celdas cortadas indicándonos la información
    situada en el portapapeles.

     A continuación seleccionar las celdas donde
    quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
    seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que
    si se selecciona una única celda, Excel extiende el
    área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del
    área cortada. La celda seleccionada será la esquina
    superior izquierda del área pegada).

    Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el
    botón Pegar.

    • Bien, utiliza la combinación de teclado CTRL +
      V.

    • Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
      vacías, se borrará el contenido de éstas
      últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en
      el tema anterior.

    • Tampoco se modifican las referencias relativas que
      se encuentran en la fórmula asociada a la celda que
      movemos.

    3.15. Mover celdas utilizando el
    ratón

    Para desplazar un rango de celdas a otra
    posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
    portapapeles, seguir los siguientes pasos:

    Seleccionar las celdas a
    mover.

    Monografias.com

    • Situarse sobre un borde de la
      selección.

    • El puntero del ratón se
      convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
      izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

    • Pulsar el botón del ratón y
      manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
      mover el rango.

    • Observa como aparece un recuadro que
      nos indica dónde se situará el rango en caso de
      soltar el botón del ratón.

    • Suelta el botón del ratón
      cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
      celdas.

     Si queremos mover algún rango
    de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
    pasos:

    Monografias.com

    • Seleccionar las celdas a
      mover.

    • Situarse sobre un borde de la
      selección.

    • El puntero del ratón se
      convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
      izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

    • Pulsar el botón del ratón y
      sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar
      el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a
      la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
      seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja
      activa.

    • Una vez situado en la hoja deseada
      soltar la tecla ALT.

    • Partes: 1, 2

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