- Introducción a las Hojas de
cálculo - Introducción a Microsoft Excel y conociendo
el entorno de trabajo - Empezando a
trabajar con Excel - Modificando la
estructura de una hoja de cálculo - Formateando el
contenido de las celdas - Consolidando
datos con fórmulas - Insertando
funciones - Trabajando con
funciones matemáticas y
trigonómetricas - Trabajando con
funciones estadísticas - Funciones
lógicas - Trabajando con
la función buscarv - Realizando
análisis estadístico de datos con la hoja de
cálculo - Bibliografía
SESIÓN Nº 01
Introducción a las Hojas de
cálculo
HOJAS DE CÁLCULO
UN POCO DE HISTORIA
a) Orígenes de las hojas
de cálculo.
En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de
cálculo electrónica en el artículo
BudgetingModels and SystemSimulation de Richard
Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este
tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en
EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970.
La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser
una invención puramente matemática. Pardo y Landau
ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de
ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un
algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de
software.
Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las
hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un
profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en
una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que
borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy
tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar
el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de
cálculo para ver los resultados de las fórmulas que
intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja
de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que
el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo
un hobby para entusiastas del computador para convertirse
también una herramienta en los negocios y en las
empresas.
Operaciones Aritméticas
Básicas en Plantillas de Cálculo.
a) ¿Cómo diferencia
la Plantilla una celda calculada de otro dato?
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible
observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se
alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo
numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de
la celda de forma automática.
Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita
hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario
escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la
suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten
realizar dichos cálculos, existen además funciones
predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe
anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de
cálculos para que la plantilla "reconozca" a ese dato como
una operación aritmética o función sobre
determinado dato o grupo de datos.
LAS CUATRO OPERACIONES BÁSICAS
EN PLANTILLAS:
a) Suma, Resta, Producto y
Cociente.
La multiplicación se realiza por medio del operador
*. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las
celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos
celdas.
La división se realiza por medio del operador /.
Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el
de la celda c3.
Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n,
debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo,
para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la
fórmula =c4^3.
Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas
directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita
restarse: =a1-b1-c1.
b) Símbolos de
agrupación de operaciones
Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones
que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden
usar paréntesis como en matemática para separar una
operación de otra. Sin embargo, y también del mismo
modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de
Prioridad "natural" de operación. Primero se resuelven
potencias y raíces. Después cocientes y productos; y
finalmente sumas y restas.
c) Orden de Prioridad de las
operaciones
Todas las sub – expresionesentre paréntesis
se evalúan primero. Las subexpresiones con paréntesis
anidados se evalúan desde el centro hacia los
extremos.Dentro de una expresión, los operadores se
evalúan de la siguiente manera:
Se analiza la expresión de izquierda a
derecha.Si en la expresión existen paréntesis, lo
que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda
a derecha según orden de prioridad de los
mismos.Si en la expresión se encuentran más de un
par de paréntesis, la evaluación se realiza
comenzando con el paréntesis que se encuentra más a
la izquierda en la expresión hasta llegar al par de
paréntesis que se encuentra más a la derecha de la
expresión.
d) Nociones de constantes y
variables
Un par de conceptos de vital interés en
matemática, y en toda aplicación de esta ciencia a un
área específica de conocimiento, es el de constante y
variable. Para emplear una terminología simple, entenderemos
por constante todo número (o más genéricamente
todo valor) conciso.
Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere,
es una representación de un dato que puede no tener el mismo
valor siempre.
Así, cuando decimos La temperatura de
ebullición del agua es de 100º C, estamos haciendo
referencia a un valor constante para ese fenómeno en
particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de
calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el
tiempo, los valores que toma la temperatura van variando hasta
alcanzar la ebullición. En este segundo caso, a la
temperatura se la considera variable.
e) Operaciones con
constantes
La Planilla de Cálculo Excel, por supuesto, puede
manipular de forma directa valores específicos (constantes),
de modo similar a una calculadora.
Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12
y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4
respectivamente, será suficiente con posicionarse, por
ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma de
realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable.
Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir
el número erróneo, y además la fórmula en
sí misma
f) Operaciones con variables.
Ventajas
Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que
en Ciencias de la Computación, la interpretación de
constante y de variable es similar a la de matemática, pero
tiene además un enfoque particular en lo referente a la idea
de variable.
Se considera que toda variable, en informática,
almacena un valor. De este modo será mucho más
ventajoso manipular una variable, y no su contenido
específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular
variables equivale a manipular celdas.
De este modo, en el ejemplo anterior, será más
eficiente escribir en la celda a5 la fórmula "con variables"
=a1+a2+a3+a4, que la fórmula "con constantes" =12+13+12+14.
En la primera, si se comete un error al cargar los valores de a1
a a4, solamente se corregirá/n dicho/s error/es. Como la
fórmula está escrita "en celdas" – o sea
manipulando variables – la fórmula en sí misma
recalculará el resultado correcto sin necesidad de ser
corregida.
FÓRMULAS
Referencias relativas. Referencias
absolutas.
a) Referencias
relativas
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea,
podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de
autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la
derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la
fórmula, y acercamos el mouse a ese punto hasta que el
puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse
el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto
de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
número de la fila de la celda inicial se va incrementando en
uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera
celda (la que contenía la fórmula), era c2, el
autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7,
(suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por
ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El
número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra
de la columna. O sea que si la primera celda (la que
contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por
celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la
última sea j2).
b) Referencias
absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe
afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de
celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe
multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras
celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe
multiplicar a varios importes que están en otro rango de
celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo,
para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar
la fórmula de multiplicación para todas las celdas.
¿Por qué?, porque como el número de la fila
aumenta (es relativa), ya la celda del precio no
multiplicaría a todos los números.
Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número
en una celda por varios números que están en otras
celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el
precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay
dos maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con
el mouse o las teclas de dirección) delante de la celda que
se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que
nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos
multiplicar por una primera cantidad de artículos que
está en la celda c5. Cuando escribamos esa primera
fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1
que tiene el precio por artículo, colocamos el cursor
delante de la celda b1 (es decir entre el signo "=" y la "b" de
b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula
quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está
inmovilizada y al autollenar, no se modificará ni la letra
"b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto,
todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán
multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es directamente tipear el
signo $ delante de la b y el mismo signo delante del número
1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la
fórmula se podrá autollenar al resto de las
celdas.
Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe
seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede
ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A),
utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si
se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera
(la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y
todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el
cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista
desplegable por cuál rótulo de columna queremos
ordenar, (puede ser la primera también), y a la derecha
aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o
descendente.
Programas de Hojas de Cálculo
en el mercado.
Calc, integrada en OpenOffice.org
Microsoft Excel, integrada en Microsoft
OfficeGnumeric, integrada en Gnome Office
Numbers, integrada en iWork de Apple
Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
StarOfficeCalc, integrada en StarOffice.
Corel Quattro Pro, integrada en
WordPerfect.KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de
Linux.
SESIÓN Nº 02
Introducción a Microsoft Excel y
conociendo el entorno de trabajo
MICROSOFT EXCEL 2010
2.1 Introducción
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en una
cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Una hoja de cálculo es
un programa que permite manipular datos numéricos
y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una
matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad
básica de información en la hoja de cálculo, donde
se insertan los valores y las fórmulas que realizan los
cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos
complejos con fórmulas y funciones y
dibujar distintos tipos de gráficas.
Ahora vamos a ver cuáles son
los elementos básicos de Excel 2010, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para
qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en
algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a
crear hojas de cálculo.
2.2 Iniciando con Archivos de datos.
La primera fase del manejo de un programa de hoja
electrónica de cálculo se hará a través del
manejo de archivos de datos generados por el programa Ms-Excel en
la versión 2010. Entonces es en esta etapa en la que el
alumno tiene adentrarse en el dominio de este programa y utilizar
las herramientas para personalizar los datos.
Iniciar Excel 2010.
Cuando trabajamos bajo la plataforma del sistema
operativo Windows en cualesquiera que sea su versión ya sea
Windows 95, 98, 2000, XP, Vista, Seven, Point, etc.; para iniciar
el aplicativo Microsoft Excel, lo podemos hacer de varias formas,
a continuación voy a detallar algunas de esas formas y el
que más lo entienda Ud. Puede utilizarlo para iniciar
Excel.
Desde el botón inicio de Windows
XP
Clic en el botón inicio.
Clic en programas.
Clic en la carpeta Microsoft Office.
Clic en el icono Microsoft Excel 2010.
Ver ilustración 1.
Desde el botón inicio de Windows
SEVEN.
Clic en el botón inicio.
Clic en Todos los programas
Clic en la carpeta Microsoft Office.
Clic en el icono Microsoft Excel 2010.
Ver ilustración 2.
Ver Ilustración 1
Desde el acceso directo del
escritorio:
En algunas computadoras donde está instalado el
paquete de Microsoft office el usuario lo configura los
accesos directos que son iconos del programa que sirven para
abrir el programa sin necesidad de seguir el procedimiento
anterior, lo que tiene que hacer en este caso es lo
siguiente:
Clic sobre el icono y luego presionar la tecla
enter oDoble clic sobre el icono del programa
oAnti clic sobre el icono y luego clic en
abrir.
Ilustración 2
2.3 La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como
ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será
más fácil entender el resto del curso. La pantalla que
se muestra a continuación (y en general todas las de este
curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
2.4.Elementos de Excel.
2.4.1. La ficha Archivo.
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se
encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo
Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el
modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de
opciones.
Contiene dos tipos básicos de
elementos:
Los que muestran un panel justo a la derecha con
más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana
Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un
efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para
que sepas qué panel está activo.
Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o
Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observarás que tienen un efecto verde claro. El color
sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que
al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra
el nombre de la acción en su barra de
título.
Para cerrar la ficha Archivo y volver
al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra
pestaña.
2.4.2. Las barras.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos
los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y
aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic
sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la
opción en la lista que te propone, puedes seleccionar
Más comandos….
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más
importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una
pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar,
Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y
Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados
elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un
gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de
gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para
realizar modificaciones en los gráficos.
Es posible que en la versión que tengas instalada
en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más
opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados
en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si
están programados para ello, añadiendo herramientas y
funcionalidades.
Indica en qué estado se encuentra el documento
abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de
trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -.
También dispone de tres botones para cambiar
rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.
SESIÓN Nº 03
Empezando a trabajar con
Excel
3.1. MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en
la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las
veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles
en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las
teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja
son:
MOVIMIENTO | TECLADO |
Celda Abajo | FLECHA ABAJO |
Celda Arriba | FLECHA ARRIBA |
Celda Derecha | FLECHA DERECHA |
Celda Izquierda | FLECHA IZQUIERDA |
Pantalla Abajo | AVPAG |
Pantalla Arriba | REPAG |
Celda A1 | CTRL+INICIO |
Primera celda de la columna | FIN FLECHA ARRIBA |
Última celda de la columna | FIN FLECHA ABAJO |
Primera celda de la fila | FIN FLECHA |
Última celda de la fila | FIN FLECHA DERECHA |
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se
conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
de la barra de fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás
escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón,
moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar
la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.
3.2. TIPOS DE DATOS.
En una Hoja de cálculo, los distintos
TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se
introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una
explicación más detallada sobre los valores
constantes visita nuestro básico sobre los tipos de
datos.FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por:
valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Es una técnica básica para
el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como
+, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la
barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo
=.
3.3. ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una fórmula en una
celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el
cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el
más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente
y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el
error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente
(por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás
sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la
opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la
opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de
la esquina de la celda.
3.4. OPERACIONES CON ARCHIVOS:
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como
abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder
manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se
encuentran en el menú Archivo.
3.4.1. Guardar un libro de
trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos
poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo,
imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior
sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
disco, esta operación se denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro de
trabajo:
1. Guardar como. Cuando se guarda un
archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno
existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios
que haya podido sufrir un archivo, sobre –
escribiéndolo.
3. Para almacenar el archivo asignándole
un nombre:Haz clic el menú Archivo y elige la
opción Guardar como…
Aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
4. Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu
trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se
incluye en la ventana.5. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el
nombre que quieres ponerle a tu archivo.
6. Y por último haz clic sobre el
botón Guardar. Para guardar los cambios realizados sobre
un archivo: Selecciona la opción Guardar del menú
Archivo.
Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha
sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como… que nos permitirá darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar
3.5. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo,
convendrá salir de él para no estar utilizando memoria
inútilmente. La operación de salir de un documento
recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
1. Una de ellas consiste en utilizar el
menú Archivo2. Selecciona el menú
Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha
realizado una modificación no almacenada, Excel nos
avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo
que nos dará a escoger entre tres opciones:
3.6. EMPEZAR UN NUEVO LIBRO DE
TRABAJO.
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia
un libro de trabajo vacío, pero supongamos que ya estamos
trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo.
Ésta operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo,
deberás seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la
opción Nuevo.bien utilizar la combinación de teclas
CTRL+U.
Se mostrará, a la derecha del menú, un
conjunto de opciones:
Lo habitual será seleccionar Libro en blanco en la
lista de opciones y a continuación hacer clic en Crear, en
el panel situado más a la derecha.
3.7. ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO YA
EXISTENTE.
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya
guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la
opción Abrir del menú Archivo.
Aparecerá el cuadro de diálogo
siguiente:
Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te
interesa, selecciónalo con un clic y después pulsa el
botón Abrir.
Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que
buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por
escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida
que vayas escribiendo, se mostrará un pequeño listado
de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos.
Simplemente haz clic sobre él.
Nota: La forma de explorar las carpetas puede
variar en función del sistema operativo que
utilices.
3.8. MANIPULANDO CELDAS.
Vamos a ver los diferentes métodos de
selección de celdas para poder modificar el aspecto de
éstas, así como diferenciar entre cada uno de los
métodos y saber elegir el más adecuado según la
operación a realizar.
3.9. SELECCIÓN DE CELDAS
Antes de realizar cualquier modificación a una
celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice
la operación. A continuación encontrarás algunos
de los métodos de selección más
utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante
fijarse en la forma del puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
otra operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca,
tal como se ve a continuación:.
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes,
pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda
a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar,
después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas
aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
También puedes indicar un rango a seleccionar, es
decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una
celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego
pulsa la otra.
3.10. AÑADIR A UNA
SELECCIÓN
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna
celda o que queramos seleccionarceldas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva
selección manteniendo pulsada la tecla
CTRL.
3.11. AMPLIAR O REDUCIR UNA
SELECCIÓN
Si queremos ampliar o reducir una selección ya
realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas,
realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
Shift, hacer clic donde queremos que termine la
selección.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a
la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo
para utilizar la más adecuada según la
operación.
3.12. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL
PORTAPAPELES
La operación de copiar duplica una celda o rango de
celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar.
La operación de Copiar duplicará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos
que hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las
celdas a copiar:
Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C.
O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de
la barra Inicio.
Observarás como aparece una línea punteada que
la información que se ha copiado en el
portapapeles.
Además, en la versión Excel 2010 se ha
incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma
en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen,
aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir
los datos seleccionados en una única imagen.
En un segundo tiempo las trasladamos del
portapapeles a la hoja:
Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los
datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la
opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la
combinación de teclas Ctrl + V.
3.13. PEGADO ESPECIAL
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor
de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la
fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir,
elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el
botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la
pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un
menú con más opciones para pegar. Deberás elegir
Pegado especial….
Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial
en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al
pegado que quieras realizar:
Todo: Para copiar tanto la fórmula como
el formato de la celda.Fórmulas: Para copiar únicamente la
fórmula de la celda pero no el formato de
ésta.Valores: Para copiar el resultado de una
celda pero no la fórmula, como tampoco el
formato.Formatos: Para copiar únicamente el
formato de la celda pero no el contenido.Comentarios: Para copiar comentarios
asignados a las celdas (no estudiado en este
curso).Validación: Para pegar las reglas de
validación de las celdas copiadas (no estudiado en este
curso).Todo excepto bordes: Para copiar las
fórmulas así como todos los formatos excepto
bordes.Ancho de las columnas: Para copiar la anchura
de la columna.Formato de números y fórmulas: Para
copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones
de formato de números de las celdas
seleccionadas.Formato de números y valores: Para
copiar únicamente los valores y todas los opciones de
formato de números de las celdas
seleccionadas.
Como hemos visto, al hacer clic sobre la
flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a
parte de la opción Pegado especial, aparecen
las opciones más importantes de las vistas
anteriormente.Sólo tendremos que elegir el tipo de
pegado.
3.14.MOVER CELDAS UTILIZANDO EL
PORTAPAPELES
La operación de mover desplaza una celda o rango de
celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles
entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar.
La operación de Cortar desplazará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
información del portapapeles a donde nos encontramos
situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue
los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en
el botón Cortar oBien, utiliza la combinación de teclado CTRL +
X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor
de las celdas cortadas indicándonos la información
situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde
quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que
si se selecciona una única celda, Excel extiende el
área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del
área cortada. La celda seleccionada será la esquina
superior izquierda del área pegada).
Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el
botón Pegar.
Bien, utiliza la combinación de teclado CTRL +
V.Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no
vacías, se borrará el contenido de éstas
últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en
el tema anterior.Tampoco se modifican las referencias relativas que
se encuentran en la fórmula asociada a la celda que
movemos.
3.15. Mover celdas utilizando el
ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra
posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a
mover.
Situarse sobre un borde de la
selección.El puntero del ratón se
convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .Pulsar el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.Observa como aparece un recuadro que
nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón.Suelta el botón del ratón
cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.
Si queremos mover algún rango
de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a
mover.Situarse sobre un borde de la
selección.El puntero del ratón se
convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .Pulsar el botón del ratón y
sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar
el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a
la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja
activa.Una vez situado en la hoja deseada
soltar la tecla ALT.
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