Como aprender a manejar el uso de los formularios, carteles y planillas a cargo del empleador

Introducción

Siempre que a un empresario, nacional o extranjero, se
le plantea la necesidad de llevar y presentar una serie de
formularios, carteles y planillas, de inmediato surge una
animadversión, siquiera mínima. Por esta
razón, hemos considerado pertinente introducir este
estudio, planteando, y a la vez saciando, la siguiente
cuestión ¿Por qué tienen que llevar las
empresas ante la Secretaria de Estado de Trabajo estos
procedimientos, documentaciones y trámites? Porque El
Trabajo es una función social que se ejerce con la
protección y asistencia del Estado», según
reza el Principio Fundamental 1 del Código de Trabajo, de
modo que se hace necesario conocer los procedimientos y
trámites de los documentos que la Secretaria de Estado de
Trabajo exige a las empresas. El Estado «debe velar porque
las normas del derecho de trabajo se sujeten a sus fines
esenciales, que son el bienestar humano y la justicia
social» continúa diciendo el referido Principio.
Para garantizar la realización de estos fines y
formalidades, la Secretaria de Estado de Trabajo cuenta con una
serie de libros, planillas y carteles que las empresas
están en la obligación de llevar los cuales
presentamos más adelante.

De los carteles
del personal fijo o de planilla

1.- ¿Cuáles son los primeros
formularios que debe llevar una empresa para cumplir con las
formalidades requeridas por la Secretaria de Estado de
Trabajo?

Todo empleador está en la obligación de
presentar al Departamento de Trabajo en los primeros quince
días siguientes al inicio de sus actividades, una
relación certificada del personal que emplee con
carácter fijo por tiempo Indefinido o para una obra o
servicio determinado, Indicando el salario correspondiente a cada
trabajador. Su nombre, nacionalidad, ocupación,
número de la cédula de identidad y su sexo. Para
tal propósito la Secretaría de Estado de Trabajo ha
creado el Formulado DGT-3 y el Formulario DGT-3 ANEXO, los cuales
serán renovados anualmente y se depositarán ante el
Departamento de trabajo a más tardar el día quince
del mes de enero. Al hablar de la ocupación nos
referirnos, obviamente, a la posición que el empleado
está supuesto a ocupar en la empresa, lo mismo ocurre con
el salario.

2.- ¿Cuales son las menciones que
deberán tener estos formularios? El Formulario DGT-3
contendrá menciones generales relativas a la empresa,
tales como: La distribución del personal en cuanto a la
proporción de dominicanos y extranjeros que laboren en la
empresa; la distribución de salarlos en cuanto al
porcentaje percibido por dominicanos y por extranjero; la
cantidad de empleadas y empleados, al igual que el total de
trabajadores fijos; especificaciones relativas a la jornada de
trabajo y el descanso semanal; la cantidad de trabajados menores
de 16 años; el total de las sumas pagadas a todos los
trabajadores, que por no preverse ningún periodo,
sugerirnos que sea el total de sumas pagadas mensualmente. Para
la distribución del horario que figura en el referido
formulario existen cuatro filas o renglones que habrán de
ser usados de acuerdo a la cantidad de turnos u horarios de que
disponga la empresa; así, si la empresa tiene solo un
turno u horario, usará exclusivamente la fila o
renglón correspondiente al número uno. En estos
renglones se colocarán;

a) La hora en que se inician y terminan de las jornadas
de trabajo.

b) La hora de inicio y término del descanso
Intermedio diario, el cual deberá tener una
duración mínima de una hora de trabajo y/o una
duración de una hora y media después de cinco horas
de trabajo; y

c) El día y la hora en que será iniciado
el descanso semanal Resulta oportuno señalar que el
descanso semanal deberá tener una duración
mínima de 36 horas y que el mismo puede iniciarse
cualquier día de la semana, aunque a falta de acuerdo
previo, será iniciado a partir del mediodía del
sábado, Las labores rendidas durante el descanso semanal
deben ser pagadas con un incremento de un ciento por ciento
(100%). en caso contrario, y si el trabajador lo pide, se le
habrá de otorgar un descanso compensatorio en la semana
siguiente. igual al tiempo de su descanso semanal.

3.- ¿Cuando y como se ha de preparar el
Formulario DGT-3? Conjuntamente con el Formulario DGT-3
será presentado el Formulario DGT-3 ANEXO. En este
formularlo figura una columna, además de las menciones
precedentemente señaladas, destinada a colocar el turno u
horario en que cada empleado está supuesto a laborar de
modo que las empresas que cuenten con un solo turno u horario
tendrán que escribir la palabra:

PRIMERO o UNO, en dicha columna. SI cuentan con dos
turnos deberán escribir: SEGUNDO o DOS y así
sucesivamente, dependiendo de la cantidad de tumos u horarios que
tenga la empresa.

4.- ¿Existe algún formulario para
registrar la fecha de vacaciones de todos los trabajadores?
En el mismo Formulario DGT-3, figura la columna correspondiente a
la fecha del inicio y término de las vacaciones, en
ésta se deberá indicar el día y el mes con
que cada empleado habrá de iniciar y terminar sus
vacaciones, independientemente de que éste las disfrute o
no en dicho período. En esta columna habrá que
escribir cada fecha con dos dígitos, o sea, que si el
trabajador está supuesto a inicias sus vacaciones el
día 4 de mayo, se deberá escribir: 04/05. Colocando
siempre primero el día y luego el mes. De Igual manera, si
las vacaciones terminan el día 20 de mayo, se
deberá escribir: 20/05, y así
sucesivamente.

5.- ¿Cual es el curso a seguir una vez
Cumplidas estas formalidades? Una vez cumplidas estas
formalidades y luego que los formularlos han sido recibidos por
el Departamento de trabajo, éste expedirá una copla
al empleador en la cual estampará la siguiente
expresión «Recibida. Pendiente de
Comprobación. Luego, en un plazo no mayor de sesenta
días el Departamento de Trabajo comprobará la
veracidad de las declaraciones contenidas en las planillas y de
ser conectas se procederá a su registro, de esto
será informado el empleador para que presente la copia
conservada en su poder y sobre la cual se estampará la
expresión: «Planilla Registrada» o simplemente
«Registrada».

6.- ¿Que riesgo corre la empresa si en dicho
plazo del Departamento de Trabajo no

Comprueba la veracidad de estas declaraciones?
Esta planilla se considera registrada y aprobada. De igual modo,
si el Departamento de Trabajo no hace las objeciones que tenga y
las comunica al empleador en un plazo de sesenta días a
partir de la fecha de su depósito. Es conveniente aclarar
que el empleador no debe hacer ningún cambio, tachadura o
añadidura en las copias en su poder.

7.- ¿Deben los empleadores fijar en un lugar
Visible de la empresa, taller o establecimiento, La
relación contenida en el Formulario DGT-3 ANEXO? De
acuerdo a nuestro modo de ver, no es necesario fijar en un lugar
visible dentro de la empresa. Taller o establecimiento las
informaciones contenidas en el Formularlo DGT-3 ANEXO. Aunque el
Art. 186 del Código de Trabajo establece que los
empleadores deben fijar y distribuir durante los primeros quince
días del mes de enero, los períodos de vacaciones
de sus trabajadores, y que deben, además, en el mismo
plazo, enviar al Departamento de Trabajo copia de la
distribución y fijar otra en un lugar visible de sus
talleres o establecimientos, nada constriñe u obliga al
empleador a realizar dicha publicación mediante el
Formulario DGT-3 ANEXO, ya que ni siquiera dice el
artículo en cuestión que esta distribución
debe hacerse a través de un formularlo y mucho menos
elaborado por la Secretaría de Estado de Trabajo. De modo
que está en libertad la empresa de preparar dicha
relación con las menciones pertinentes y en el plazo ya
comentado, con lo cual le dada fiel cumplimiento a lo dispuesto
en el Art. 186 del Código de Trabajo.

8.- ¿Cuales desventajas podría recibir
el trabajador al que le sean publicadas entre sus
compañeros de trabajo Informaciones Relativas a su
salario? SI se autoriza fijar en un lugar visible el
Formulario DGT-3 ANEXO, documento contentivo de informaciones
exclusivas a cada trabajador, podría esta
divulgación afectar su intimidad. Estas informaciones
serian del conocimiento de los demás trabajadores y no
todos estarían de acuario con esto ya que
provocaría situaciones enojosas. No siempre el alto
empleado. por ejemplo, desea que se sepa cuanto gana, ni tampoco
la empresa, en algunas ocasiones, desea que se sepa. Entre los
empleados medios y ordinarios de la empresa no resulta saludable
la divulgación del salario ganado por cada uno. Ha sido
requerido por la Secretaria de Estado de Trabajo la
colocación en el Formularlo DGT-3 ANEXO del número
del Registro Nacional de Contribuyente (RNC) que corresponda a la
empresa o empleador, por lo que se hace más necesario
aún la adquisición del mismo.

De los cambios
posteriores en los contratos del personal fijo o de
planilla

1.- ¿Como hace, entonces, el empleador para
registrar los cambios surgidos en los contratos De los
trabajadores? Los cambios surgidos en los contratos de
trabajo, con posterioridad a la fe cha de su depósito y
registro serán presentados en un formulario especial el
cual se conservará conjuntamente con el Formularlo DGT-9 y
el Formularlo DGT3 ANEXO. En éste, enunciará la
fecha del cambio entre otras menciones, así como la clase
de cambio operado tal como lo puede ser un cambio de
posición o un aumento de salarlo. Se trata del Formularlo
DGT-4.

2.- ¿Como hacer para agregar los trabajadores
Nuevos o eliminar los que ya no trabajan Para la empresa?
Cualquier modificación que pueda alterar la
relación contenida en la planilla del personal fijo (DGT3
y DGT-3 ANEXO), se hará constar en el Formulario DGT-4,
indicando el nombre, nacionalidad, cédula de identidad,
ocupación, sexo, Fecha de entrada o salida, y salario de
los trabajadores entrantes y salientes.

3.-Si un trabajador percibe un salarlo variable, o
Sea, que aumenta o disminuye mes por mes, (tal El caso de los
vendedores que ganan Comisiones), ¿Como se indica ese
cambio en el Formulario DGT-4? Las variaciones sufridas en el
salario pagado por comisión deberán ser reportadas
en el Formulario DGT-4, de acuerdo a su promedio mensual ya que
no se trata de un salario básico fijo, y siempre que se
trate de un contrato de trabajo de naturaleza permanente. Aunque
otra salida pudiere ser, y así recomendamos,
señalar el porcentaje aplicable por concepto de salario
por comisión, si es en adición a un salarlo
básico fijo.

4.- Los incentivos, primas, bonos y salarios de
Estimulo, ¿deben colocarse en el Formulario DGT-4
considerándolos como parte del Salario ordinario? Toda
remuneración recibida regularmente por el trabajador de
parte del empleador por concepto del servicio prestado es,
indiscutiblemente, salario ordinario; el cual es, incluso, el que
se toma como base para pagar los demás derechos y
prestaciones derivadas del contrato de trabajo. De modo que los
incentivos, primas, bono, y salarios de estimulo, si son pagados
con regularidad constituyen parte del salario ordinario por lo
que si habría que registrarlos en el Formularlo DGT-4 bajo
la misma condición sugerida para la comisión en la
pregunta anterior.

5.- ¿Cuando ha de ser depositado este
Formularlo DGT-4 en el Departamento De Trabajo? Este
Formulario DGT-4 debe ser depositado dentro de los cinco
días siguientes a la terminación de cada mes en el
Departamento de Trabajo o ante la autoridad local que ejerza sus
funciones, quien entregará una copla certificada al
empleador como constancia de haber recibido oportunamente dicha
notificación. El Formulario DGT-4 refuerza. Complementa o
actualiza al Formularlo DGT 9 y al Formularlo DGT 3. El Art. 159
del Código de Trabajo establece que: «"todo
empleador está obligado a fijar en un lugar visible de si
establecimiento, un cartel sellado por la autoridad local d
trabajo con estas Indicaciones:

1) Las horas de principio y fin de la jornada de cada
trabajador,

2) Los periódicos de intermedios de descanso en
jornada,

3) Los días de descanso semanal de cada
trabajador

Quedan exceptuados de esta disposición los
trabajadores del campo. Pero dado a que estas informaciones
están contenidas en el Formularlo DGT-3 o Panilla de
Personal Fijo, entendemos que debe ser éste el cartel a
fijar en un lugar visible y con lo cual se le daría pleno
cumplimiento a lo establecido en el Art. 159 del Código de
Trabajo ya referido.

De los registros
del personal móvil u ocasional

1.-Este procedimiento es exigido también
cuando se trata de trabajadores móviles u ocasionales?
Cuando por naturaleza de la explotación o para responder a
circunstancia accidentales de la empresa, el empleador utilice
trabajadores móviles u ocasionales, está obligado a
presentar por separado, dentro de los cinco días
siguientes a la terminación de cada mes, una
¡elación certificada del personal que empleó
en dicho mes, con la indicaciones contenidas en el formulario
DGT-4 que registra los Cambios en el Personal Fijo o de
Planilla.

2,,- ¿Contiene este nuevo Formularlo alguna
novedad que lo diferencie del Formularlo DGT-4? Esta
Relación Certificada del Personal Móvil u Ocasional
será presentada en el Formulario DGT-5 cumpliendo los
requisitos establecidos para el Formulario DGT-4 o de Cambios en
el Personal Fijo o de Planilla, con la única novedad de
que tendrá que indicar la cantidad de días trabajos
por estos trabajadores y el total de las sumas pagadas a los
mismo. En cuanto al salario, si éste es por ajuste. Se
deberá determinar promedio mensual.

3.- Si una empresa coloca a un trabajador en la
Relación Certificada del Personal Móvil u Ocasional
(FORM. DGT-5), para ejecutar una Labor determinada, y luego lo
vuelve a contratar Para otra labor determinada, ¿debe
inscribir a Este trabajador en la Planilla del Personal Fijo o
Debe inscribirlo en la Planilla del Personal Móvil U
Ocasional? Indiscutiblemente que si se trata de un trabajador
contratado para una labor determinada habrá que
registrarle en el Relación Certificada del Personal
Móvil u Ocasional o Formulario DGT5, por tratarse de una
labor ocasional. Las Planillas de Cambio del Personal Fijo o
Formulario DGT-4. Sólo serán utilizadas para los
trabajadores sujetos a contrato de trabajo por tiempo indefinido
o de naturaleza permanente.

4.- Si un trabajador es contratado para varias
labores determinadas u ocasionales,

y no media un periodo de dos meses entre una labor y
la otra, ¿En que formulario debe inscribirse el mismo?
Tratándose de contratos de trabajo realizados mediante
labores sucesivas separadas por períodos menores de dos
meses y con un mismo empleador. hay que admitir que no se trata
de un contrato para una obra determinada, sino de un contrato de
trabajo por tiempo indefinido. Por lo que la planilla
correspondiente para registrar a este trabajador lo es el
Formulario DGT-3 ANEXO y el formulario DGT-4, según la
fecha en que este contrato sea iniciado.

5.- Luego de llenarse el Formulario DGT-5,
¿Debe ser este comunicado al Departamento De Trabajo?
Si, los empleadores están en la obligación de
comunicar al Departamento de Trabajo dentro de los primeros
quince días del inicio de cada estación, una
relación certificada de los trabajadores
estaciónales o de temporadas, con la indicaciones que para
estos fines son requeridas en la Planilla de Personal o
Formularlo DGT-3. Las autoridades de trabajo deberán, por
su parte comprobar la veracidad de las declaraciones y luego
proceder a su registro en la forma establecida para los casos del
personal fijo.

6.- ¿Que Formulario deberá usar la
empresa para darle cumplimiento a lo dispuesto en la pregunta
anterior? La Secretaría de Estado de Trabajo no ha
presentado todavía un formulario mediante el cual pueda
ser registrado, en los primeros quince días del inicio de
la estación, el trabajador móvil u ocasional, pero
consultando con algunos incumbentes fuimos informados de que el
mismo está pendiente de su elaboración.

Del cartel de las
horas extraordinaria de trabajo

1.- En cuanto a las horas extraordinarias,
¿Debe la empresa reportarlas a través
de

Algún formulario en panicular? Claro que
sí, en todos los casos en que se trabajen horas
extraordinarias, el empleador esta en la obligación de
notificar al Departamento de Trabajo o a la autoridad local que
lo represente, dentro de los primeros diez días de cada
mes, las horas extraordinarias trabajadas durante el mes anterior
y los valores pagados por este concepto a cada empleado. Con este
fin el Departamento de Trabajo ha creado el Formulario DGT-2 o
Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo.

2.- ¿Cuales menciones deberá contener
el Formularlo DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinarias de
Trabajo? En el mismo se Indicará el nombre del
trabajador que haya laborado durante la jornada extraordinaria
del mes; su cédula de Identidad; la fecha o el mes a que
corresponda dicha jornada extraordinaria; la cantidad de horas
rendidas en exceso, por cada trabajador de acuerdo a la tanda en
que las mismas fueron ofrecidas (mañana, tarde o noche);
el porcentaje pagado, según el caso (35% o 100%); la causa
de la prolongación de la jornada y el monto total del
dinero pagado por este concepto. El Formularlo DGT-2
deberá ser preparado en dos originales, de los cuales el
uno se quedará en poder del Departamento de Trabajo y el
otro en poder del empleador.

3.- ¿Cuales son las causas más comunes
Por las cuales se puede prolongar la Jornada Ordinaria de
Trabajo? Sólo para evitar una grave
perturbación en el funcionamiento normal de la empresa,
podrá ser elevada excepcionalmente la jornada ordinaria de
trabajo, y tomando como base los motivos siguientes:

a) Accidentes ocurridos o Inminentes.

b) Trabajos imprescindibles que deben realizarse en las
maquinarias o en las herramientas, y cuya paralización
pueda causar perjuicios graves.

e) Trabajos cuya Interrupción pueda alterar la
materia prima.

4) En caso fortuito o de fuerza mayor

4.- ¿Son estas las únicas causas por
las cuales puede ser elevada la Jornada Ordinaria de Trabajo?
No. la jornada ordinaria de trabajo también puede ser
excepcionalmente elevada para permitir que la empresa haga frente
a aumentos extraordinarios de trabajo. ? En caso de
prolongación de la jornada para hacer frente a aumentos
extraordinarios de trabajo, el número de horas
extraordinarias no podrá exceder de ochenta horas
trimestrales. Pero, cada vez que se presente la necesidad de
extender la jornada ordinaria de trabajo el empleador está
en la obligación de dar cuenta Inmediatamente al
Representante Local de Trabajo, para que compruebe si el caso se
ajusta a las excepciones citadas en la pregunta anterior. En caso
de prolongación de la jornada ordinaria de trabajo el
empleador deberá fijar en un lugar visible de la empresa
el Formulario DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinaria de Trabajo,
debidamente recibiendo por el Departamento de Trabajo.

5.- El Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo, o
Formulario DGT-2, ofrece Dificultad para ser llenado a maquinilla
o en computadoras.

¿Existe algún mecanismo que permita
cumplir con esta obligación sin que resulte tan
difícil? Por supuesto que si, nada se opone a que los
mismos sean llenados a mano con letras de molde y/o en letras
legibles. Si se trata de un número mayúsculo de
trabajadores y resulta complicado preparar dicha relación
en la forma indicada, la empresa puede elaborar este formulario
si cuenta con sistemas electrónicos de computación
u otros similares, siempre que su contenido se ajuste a lo
dispuesto en el formulario original y se cumplan con las
formalidades requeridas por la Secretaria de Estado de
Trabajo.

6.- ¿Este Cartel de Horas Extraordinarias de
Trabajo o Formulario DGT-2, se lleva realmente en las empresas
dominicanas? Todas las empresas en donde sean prolongadas las
jornadas ordinarias de trabajo están en la
obligación de llevar el Cartel de Horas Extraordinarias de
Trabajo, todas. Pero, hay que reconocer que no todas lo han
estado llevando como manda la ley, por lo que exhortamos llevar y
así evitar consecuencias desagradables.

7.-Debería la Secretaría de Estado de
Trabajo sustituir o modificar este formulario? Muchas han
sido las quejas del sector empresarial en cuanto al manejo de
este formularlo, de modo que se hace necesario una pronta
revisión que lo adecué y ofrezca menos
complicaciones, aunque tenemos entendido que ya las autoridades
competentes están tratando de resolver estos
inconvenientes.

8.- ¿Como la Secretaria de Estado de Trabajo o
los propios trabajadores o sus representantes podrían
evitar que se burle el objetivo de este formulario en los bancos,
supermercados, Hoteles y restaurantes, tiendas de venta al
público en general, etc.? Si el objetivo del
Formulario DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo es
burlado, se estaría ante una violación a la
ejecución de los contratos, convenidos, leyes y
reglamentos de trabajo, por lo que el Departamento de "trabajo
investigará las denuncias que deberá presentar la
parte interesada, para luego proceder con el sometimiento
judicial correspondiente.

De la cartilla de
aptitud para el trabajo en los menores de edad

1.- ¿Qué formulario está
obligada a presentar la empresa cuando se trate de la
contratación de un menor de edad? El Formulario DGT-7
o Cartilla de Aptitud para el Trabajo, responde a lo establecido
en el Titulo II del Libro IV del Código de Trabajo
relativo al trabajo de los menores de edad. El Art. 248 contenido
en el mencionado Libio IV establece que: todo menor de
dieciséis años que pretenda realizar labores en
empresas de cualquier clase, acreditará su aptitud
física para desempeñar el cargo de que se trate con
una certificación médica expedida gratuitamente por
un facultativo que preste servicios al Estado. Al Distrito
Nacional o a un municipio».

2.- ¿Donde obtiene la empresa esta
cartilla? La iniciativa para celebrar un contrato de trabajo
con la intervención de un menor de edad está
supuesta a provenir de éste último o de quien lo
represente. Ya que él es el que debe acreditar su aptitud
física para desempeñar el cargo de que se trate,
aunque como hemos visto el formularlo elaborado por la
Secretaría de Estado de Trabajo requiere de la firma del
empleador. No necesariamente es el empleador quien debe promover
su consecución, sino la parte interesada.

3.- ¿Quien habrá de conservar la
Cartilla de Aptitud para el Trabajo? En vista de que es el
empleador quien debe demostrar en este caso, que no ha violado la
ley con la contratación de un menor de edad, es
lógico que sea la empresa quien conserve la Cartilla de
Aptitud Para el Trabajo o Formularlo DQT7, y quien gestione su
renovación trimestral o anualmente según las
prescripciones médicas.

4.- ¿Cuales menciones deberá tener la
Cartilla de Aptitud para el Trabajo o Formulario DGT-7 de la
Secretaria de Estado de Trabajo? La Cartilla de Aptitud Para el
Trabajo o Formulario DGT? preparado por la Secretaria de
Estado de Trabajo. Presenta las menciones que debe tener la
certificación médica que habrá de expedir
gratuitamente un facultativo al servicio del Estado y que exige
el Art. 248 anteriormente citado.

5. – ¿Este formulario debe ser preparado por
el empleador o por alguna otra persona o Institución?
Este formulario deberá ser presentado en dos originales,
de los cuales el uno se quedará en poder del Departamento
de Trabajo y el otro en poder del empleador, será llenado
por el médico luego de evaluar la aptitud física
del menor firmado por la autoridad laboral competente, lo cual le
dará fe pública. y finalmente firmado
también por el empleador o su representante. A nuestro
modo de ver entendemos que tratándose del resultado de la
evaluación de un médico, más que Rimado por
el empleador o su representante, debería estar firmado por
el médico actuante, responsable del examen en
cuestión, y aprobado por las autoridades administrativa de
trabajo.

6.- Si una empresa contrata a un menor de edad sin
cumplir con las formalidades de este Formulario, ¿que
riesgos corre esa empresa? Corresponde al Departamento de
"trabajo despachar iodo lo relativo a la protección del
menor en materia de trabajo. Por lo que el cumplimiento de esta
formalidad evidentemente debe estar supervisado por este
departamento. Constituye una falta muy grave, sujeta a sanciones
penales y a sanciones civiles, la falta de protección de
los menores, en consecuencia, la empresa o la persona que tenga
la dirección de la misma será sancionada con una
multa de 7 a 12 salarios mínimos, sin perjuicio de las
sanciones civiles que le sean aplicables.

7.- ¿Existe algún plazo Indicado por la
Ley, Dentro del cual las autoridades de trabajo Deban ratificar
el Formulario DGT-7? Al menor o a su representante
corresponde gestionar la aprobación, por parte el
Departamento de "trabajo. Del resultado de la evaluación
realizada por el médico actuante, en cuanto a su aptitud
física para el trabajo. No ha sido previsto un plazo que
rija las actuaciones del Departamento de "trabajo en este
sentido. De modo que la parte interesada se encargará de
diligenciar su más pronta aprobación o
ratificación.

De la
formación profesional de los
trabajadores

1.- ¿Está la empresa en la
obligación de Capacitar y formar profesionalmente a sus
trabajadores? Si, la formación profesional será
obligatoria y gratuita para el trabajador, siempre que
éste sea requerido por la empresa para mejorar su
desempeño laboral. El aprendizaje de los trabajadores
podrá llevarse a cabo por medio de un contrato.

2.- ¿A través de que contrato puede la
empresa Gestionar la formación profesional

de sus trabajadores? La empresa puede gestionar
la formación profesional de sus trabajadores a
través del Contrato de Formación Profesional o
Formularlo DGT-10, el cual se caracteriza por que el trabajador
se obliga, simultáneamente, a prestar un servicio y a
recibir formación, y el empleador a retribuir el trabajo
y, al mismo tiempo, a proporcionar a aquél una
formación que le permita desempeñar un puesto de
trabajo.

3.- ¿Quien se encarga de materializar este
Aprendizaje o enseñanza?El Instituto Nacional de
Formación Técnico Profesional (INFOTEP) se
encargará de reglamentar y realizar el aprendizaje de los
jóvenes trabajadores, por medio de un contrato, cuya
reglamentación ha sido sometida a la Secretaria de Estado
de Trabajo. y aprobada mediante la Resolución Núm.
20/9 5 de fecha 19 de abril del año 1995. El empleador
podrá establecer sus propios planes de formación
profesional o adherirse a los planes y programas formulados por
el Instituto Nacional de Formación Técnico
Profesional (INFOTEP), pero éste no quedará en
ningún caso, liberado de sus obligaciones frente al
INFOTEP.

4.- ¿Qué salario debe ser pagado al
aprendiz? La retribución a pagar al trabajador
aprendiz puede ser convenida libremente en el contrato, pero en
ningún caso ésta será menor al salario
mínimo legalmente establecido.

5.- ¿Puede una empresa contratar un aprendiz
Sin tener que usar el Contrato de Formación Profesional o
Formulario DGT-1O? EI empleador podrá establecer sus
propios planes de formación profesional o adherirse a los
planes y programas formulados por el INFOTEP. Si la Ley establece
que el aprendizaje de los jóvenes trabajadores
podrá Llevarse a cabo por medio de un contrato, cuyos
principios, métodos y estipulaciones serán
reglamentados por el INFOTEP y sometido posteriormente a la
aprobación de la Secretaria de Estado de Trabajo, es
porque no es obligatorio suscribir este tipo de contrato tomando
en cuenta el Formularlo DGT-1O. Al decir: Podrá llevarse a
cabo…. » y « podrá establecer sus propios
planes….» deja explícitamente entendido que
podrán usarse otras alternativas. No dice en ningún
caso, que deberá llevarse a cabo exclusivamente mediante
el contrato que para estos fines elabore la Secretaria de Estado
de Trabajo.

6.- Si una empresa contrata a un aprendiz y no Cumple
con las exigencias requeridas Por el Formulario DGT-1O,
¿Corre el riesgo de ser sancionada? Hemos dicho que la
empresa tiene la alternativa de preparar su propio contrato de
formación profesional. Por lo que basta con que se sujeten
sus términos a las previsiones de fondo establecidas para
esta clase de contratos, por lo que en la medida en que
ésta cumpla con el voto de la Ley no podrá ser
sancionada por ninguna autoridad.

De la
suspensión de los contratos de trabajo

1.- ¿En que consiste la suspensión del
contrato de trabajo y como puede ser? La suspensión es
la Imposibilidad temporal de cumplir con las principales
obligaciones del contrato de trabajo y sus efectos. Su origen
puede estar en la empresa o en el empleado, de acuerdo al hecho
que la motive. Puede ser total o parcial, según afecte a
todos o parte del personal de la empresa. La suspensión se
origina con el hecho que la motiva y termina cuando cesa este
hecho, Será legal cuando obedezca a una causa
legítima de suspensión, ilegal en caso contrario,
No implica la terminación del contrato de trabajo ni
compromete el hecho que la origina.

2- Si una empresa solicita autorización para
Suspender alguno o todos los contratos de Trabajo,
¿está en la obligación de usar algún
Formulario de la Secretaria de Estado de Trabajo? Con la
finalidad de hacer más fácil el procedimiento de la
suspensión de los contratos de trabajo, la
Secretaría de Estado de Trabajo ha preparado varios
formularlos que tienden a minimizar el trabajo que tendría
que realizar la empresa de estos casos. Para ello ha preparado el
Formulario DGT-9. El cual contiene una solicitud de
suspensión de contratos de trabajo, una relación de
los trabajadores afectados por la suspensión y un informe
de Inspección de trabajo, con el cual finaliza. Nada se
opone a que las empresas ofrezcan las informaciones requeridas en
estos casos a través de documentaciones por ellas
preparadas, siempre, claro está, que su contenido se
ajuste a los requisitos planteados por la Secretaria de Estado de
Trabajo y el Código de Trabajo.

3.- ¿Podría la empresa solicitar la
suspensión de los efectos del contrato utilizando una
Simple carta o comunicación? Ciertamente. La Empresa
puede solicitar la suspensión de los efectos de los
contratos de trabajo mediante una simple carta o
comunicación, acompañando dicha comunicación
con los documentos que la justifiquen.

De los
formularios en desuso (DGT- 1 y IXT-6)

1.- ¿Cual es la función habilidad del
Cartel de Vacaciones que anteriormente estaban contenidos en el
Formularlo DGT-1? Este formulario ha sido fusionado con el
Formulario DGT-3 ANEXO, de modo que ya no es necesario llevarlo
de manera independiente. Las menciones contenidas en el
Formulario DGT1 o Cartel de Vacaciones han sido reproducidas en
el Formulario DGT-3 ANEXO, por lo que el Cartel de Vacaciones ha
caído en desuso. El aviso sobre la fusión de estos
formularios fue publicado por la Secretaria de Estado de Trabajo
en el Periódico Listín Diario en fecha 13 del mes
de enero del año 1993.

2.- ¿Como puede enfrentar una empresa a un
Inspector de trabajo que le quiera someter por no llevar el
Cartel de Vacaciones o Formularlo DGT-1? Aunque resulte
extraño estos casos pueden darse cuando el empleador menos
lo espere, pero de todos modos, las menciones, que debía
llevas el Cartel de "vacaciones están contenidas en e]
Formulario DGT-3 y en el Formulario DQT-3 ANEXO, por lo que con
ello se cumple satisfactoriamente el voto de la Ley.
Además, y de considerarlo prudente, sería
recomendable portar el Aviso publicado por la Secretaría
de Estado de Trabajo y que ya referirnos.

3.- ¿Debe la empresa llevar el Cartel de
Horario de Trabajo contenido en el Formulario DGT-6? Este
formulario al Igual que el Formulario DGT-1 ha caído en
desuso, producto de la fusión de que fue objeto por parte
de la Secretaría de Estado de Trabajo en el Formulario
DGT-3 y el Formulario DGT-3 ANEXO, por lo que sus menciones
elementales se encuentran contenidas en éstos y no se hace
necesario una duplicación de informaciones.

De los libros de
visita

1,,- ¿Donde deben los inspectores de trabajo
hacer Constar el resultado de las investigaciones en las
empresas? Con el propósito de registrar las visitas
realizadas por los inspectores de trabajo a las empresas y de que
el resultado de estas visitas o Investigaciones conste, la
Secretaría de Estado de Trabajo diseña y vende un
Libro de Visitas o Formulario DGT8 que las empresas tienen que
llevan 2.- ¿Cuales menciones figuran en este Libro de
Visitas o Formulario DGT-8? Este Libro de Visita o Formulario
DGT-8 contiene 50 formularios con sus respectivas copias, en las
cuales figurarán menciones relativas a las documentaciones
de la empresa, la jornada de trabajo, el salario mínimo,
la contratación de menores, los reglamentos, pactos y
sindicatos, además informaciones relativas a los
comités de higiene y seguridad industrial, y finalmente la
advertencia o notificación procedente en caso de que no se
le haya dado cumplimiento a algún precepto legal. En la
actualidad circulan aún Libros de Visita o formulario
DGT-8 diseñados conforme al Código de Trabajo del
año 1951, aunque lo mismo ocurre con otitis formularios.
El empleador no puede elaborar por su cuenta estos formularios,
diferente a otros que sí puede elaborar sujeto a los
requisitos de las autoridades de trabajo.

3.- ¿Durante cuanto tiempo tiene la empresa
que conservar el Libro de Visitas o Formulario DGT-8, si este ha
sido agotado por completo? Cuando el Libro de Visitas o
Formularios DGT-S se haya agotado los empleadores lo
deberán conservar durante un plazo mínimo de cinco
años.

4.- ¿C6mo se hará constar el resultado
de las investigaciones practicadas por los inspectores de
trabajo? Las comprobación practicadas por los
inspectores de trabajo se harán constar
simultáneamente por duplicado, quedando la copla en poder
del inspector actuante para su constancia y archivo en la
Representación Local de Trabajo
correspondiente.

5.- Si existe un Libro de Visitas o Formulario DGT-8
que permite reportar las violaciones cometidas por la empresa,
¿para que existen también las actas de
infracción levantadas por los inspectores de trabajo?
Las Actas de Infracción levantadas por los inspectores de
trabajo funcionan con la finalidad de apoderar al tribunal cuando
la empresa Incurra en violaciones que ameriten su sometimiento
por ante las autoridades judiciales, no es una simple acta
descriptiva de la falta cometida, como lo es el Libio de Visitas
o Formulario DGT-8, en ella se le pueden dar plazos a la empresa
para corregir las anomalías encontradas, pero
también sirven para apoderar al Juzgado de Paz cuando la
empresas sean sorprendidas violando las disposiciones del
Código de trabajo.

6.- ¿Utilizan los Inspector es de trabajo
debidamente estos Libros de Visita

o Formularlos DGT-S? En muchas ocasiones los
inspectores tienden a ignorar su función habilidad,
realizan visitas de comprobación en las empresas y olvidan
hacer las anotaciones correspondientes en lo cual no debe caer el
empleador porque constituye una prueba valiosísima en caso
de que el inspector actuante luego quiera decir lo contrario. En
caso de Informaciones contrarias entre el Libro de Visita y las
Actas de Infracción que los inspectores de trabajo, esto
pueden ver comprometida su responsabilidad civil, si las mismas
afectan a las partes envueltas (trabajador y/o empleador), sin
perjuicio de las sanciones disciplinarias que les sean
aplicables. El conocimiento de las violaciones civiles cometidas
por los inspectores de trabajo, compete en este caso a los
tribunales ordinarios,

De los contratos
de trabajo

1,- ¿Es obligatorio formalizar el contrato de
trabajo por escrito? El contrato de trabajo puede ser
celebrado por escrito u oralmente si se trata de un contrato por
tiempo indefinido, es decir, de naturaleza permanente, Pero, los
contratos de trabajo celebrados por cierto tiempo o para una obra
o servicio determinado deben ser celebrados obligatoriamente por
escrito, en caso contrario se reputarán como contratos de
trabajo por tiempo indefinido.

2.- De ser celebrado por escrito el contrato de
trabajo, ¿cuales menciones sustanciales debe contener?
El contrato de trabajo celebrado por escrito deberá
enunciar:

1) Los nombres y apellidos, nacionalidad, edad, sexo,
estado civil, domicilio y residencia de los contratantes y las
menciones legales de sus cédulas de identidad
personal.

2) El servicio que el trabajador se obliga a prestar y
las horas y el lugar en que deba hacaerlo.

3) La retribución que habrá de percibir el
trabajador con indicación de lo que gana por unidad de
tiempo, por unidad de obra o cualquier otra manera, y la forma,
tiempo y lugar del pago.

4) La duración del contrato, si es por cierto
tiempo, la indicación de la obra o servicio que es objeto
del contrato, si es para una obra o servicio determinado, o la
mención de que se hace por tiempo indefinido,
y.

5) Lo demás que las partes puedan convenir de
acuerdo con la ley. Contendrán, además, las firmas
de las partes o sus huellas digitales y las firmas de los
testigos, de no saber firmar las partes.

3- ¿Los Contratos de Trabajo serán
también vendidos por las Autoridades de Trabajo o por
alguna otra Institución? Los contratos de trabajo
serán elaborados por la parte interesada, regularmente son
preparados a diligencia del empleador o empresa con las menciones
señaladas en la pregunta anterior, conteniendo, por
supuesto, la voluntad de las partes.

4.- ¿El contrato de trabajo tiene que ser
legalizado por un abogado notarlo? Esta formalidad no es
requerida por la Ley, pero aunque nada se opone a que las firmas
sean legalizadas" por un abogado notario, las partes pueden
convenir legalizarlo con la finalidad de darle más
carácter.

5.- ¿Debe ser comunicado y registrado, el
contrato de trabajo, ante las autoridades de trabajo?
¿Cuando? ¿Cómo? De todo contrato de
trabajo por escrito se harán cuatro originales, uno para
cada una de las partes, y los otros dos para ser remitidos al
Departamento de "trabajo o a la autoridad local que ejerza sus
funciones, dentro de los tres días de su fecha de
efectividad, La autoridad local archivará uno de los
originales, después de ser registrado en el libro que
llevará con tal propósito, y enviará el otro
original, en los tres días de haberlo recibido, al
Departamento de Trabajo para su registro y archivo en esta
oficina. Resulta oportuno señalar que el contrato de
trabajo no es, necesariamente, el que consta en un escrito, sino
el que se ejecuta en hechos, es decir, los hechos determinan las
condiciones y términos reales de cualquier contrato de
trabajo.

Disposiciones
finales

1.- ¿Que tipo de empresa esta supuesta a
llevar todos estos documentos, formularlos, planillas y enteles
que acabamos de conocer? Todas. Todas las empresas tienen la
obligación de llevar los documentos, formularios,
planillas, y carteles anteriormente señalados,
independientemente de la cantidad de empleados que posean y de la
posición y salario que éstos puedan tener En esta
consideración están incluidos los salones de
belleza, las barberías, las sastrerías, los
talleres de mecánica, cafetería y todo
establecimiento que tenga trabajadores bajo su dependencia. Si,
todo empleador está en la obligación de preparar,
comunicar, registrar y conservar todos los documentos relativos a
las estipulaciones, ejecución y modificación del
contrato de trabajo, tales como planillas, carteles y
demás formularios que para estos fines no sólo
exige el Reglamento de trabajo Núm. 258-93, dictado por el
Poder Ejecutivo el día 1 de octubre del año 1993.
Sino que también penaliza el Art. 720 y siguientes del
mismo Código de Trabajo, al sostener que están
sujetas a sanciones penales las violaciones en que se Incurra
cuando se desconozcan obligaciones meramente formales o
documentales.

2.- ¿Como pueden las empresas adquirir estos
formularlos? Las empresas pueden proveerse de estos
documentos comprándolos en la Secretaria de Estado de
Trabajo al precio fijado por sus autoridades.

3.- ¿Es ésta la única forma de
adquirirlos? No, el Reglamento Núm. 258-93 para la
aplicación del Código de Trabajo, establece que:
«Las empresas que cuenten con sistemas electrónicos
de computación u otros similares, pueden elaborar las
planillas de personal fijo y las relaciones certificadas
mencionadas en los artículos precedentes, siempre que su
contenido se ajuste a lo dispuesto por este Reglamento y se
cumplan las formalidades requeridas por la Secretaría de
Estado de Trabajo.