Control administrativo y toma de decisiones en las MYPES industriales del Perú (página 4)

SI

NO

N/A

Filosofía de la
Dirección de las MYPES INDUSTRIALES

1. La Dirección muestra interés de
apoyar al establecimiento y mantenimiento del control
interno en la entidad a través de políticas,
documentos, reuniones, charlas y otros medios

2. La Dirección reconoce y promueve los
aportes del personal que mejoran el desarrollo de las
actividades laborales

3. La Dirección incentiva el desarrollo
transparente de las actividades de la entidad

4. Se toman decisiones frente a desviaciones de
indicadores, variaciones frente a los resultados contables,
dejándose evidencia mediante actas

5. La Dirección proporciona el apoyo
logístico y de personal para un adecuado desarrollo
de las labores de control

6. La Dirección demuestra una actitud
positiva para implementar las recomendaciones de auditoria
interna

Integridad y valores éticos en las MYPES
INDUSTRIALES:

7. La entidad cuenta con un código de
Ética debidamente aprobado, y difundido mediante
talleres o reuniones

8. La administración ha difundido el
Código de Ética de la empresa

9. Se comunican debidamente dentro de la entidad
las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones
éticas

10. La Dirección demuestra un
comportamiento ético, poniendo en práctica
los lineamientos de conducta de la entidad

11. Se sanciona a los responsables de actos
ilegales de acuerdo con las políticas definidas por
la Dirección

Administración Estratégica de las
MYPES INDUSTRIALES:

12. La Dirección ha difundido y es de
conocimiento general la visión, misión, metas
y objetivos estratégicos de la entidad

13. La Dirección asegura que todas las
Áreas, Departamentos formulen, implementen y
evalúen actividades concordantes con su plan
operativo institucional

14. Los planes estratégicos, operativo y de
contingencia se elaboran, conservan y actualizan
según procedimiento documentado

15. Todas las unidades orgánicas
evalúan periódicamente su plan operativo con
el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar
posibles desvíos

16. La entidad ha formulado el análisis de
la situación con participación de todas las
gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de
los servicios de la entidad.

17. Los resultados de las mediciones efectuadas a
los planes operativos en los últimos dos semestres
están dentro de los niveles esperados

Estructura organizacional de las MYPES
INDUSTRIALES.

18. La estructura organizacional se ha
desarrollado sobre la base de la misión, objetivos y
actividades de la entidad y se ajusta a la
realidad

19. El Manual de Organización y Funciones
(MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la
entidad y están debidamente delimitadas

20. La entidad cuenta con un Reglamento Interno de
Trabajo (RIT)

21. Todos las personas que laboran en la entidad
se encuentran con contrato laboral

22. La Dirección se asegura de que los
trabajadores conozcan los documentos normativos (PEI, POI,
PPTO, MOF, RIT y demás manuales) que regulan las
actividades de la entidad

23. Se han elaborado manuales de procesos con sus
respectivos flujos de información

Administración de los Recursos
Humanos

24. La entidad cuenta con mecanismos,
políticas y procedimientos adecuados para la
selección, inducción, formación,
capacitación, compensación, bienestar social,
y evaluación de personal

25. Se cuenta con un programa de inducción
al personal que ingresa relacionados con el puesto al que
ingresa y de los principios éticos

26. Las unidades orgánicas cuenta con la
cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo
sus actividades

27. La entidad elabora anualmente un plan de
formación y capacitación del personal, con la
participación de todas las áreas y se da
cumplimiento al mismo

28. La escala remunerativa está en
relación con el cargo, funciones y responsabilidades
asignadas

Competencia profesional en las MYPES
INDUSTRIALES:

29. Se han identificado las competencias
necesarias para cada cargo y han sido plasmadas en un
documento normativo (perfil del cargo)

30. El personal que ocupa cada cargo de trabajo
cuenta con las competencias establecidas en el perfil del
cargo

31. El gerente, funcionarios y demás
servidores son conocedores de la importancia del
desarrollo, implantación y mantenimiento del control
interno

Asignación de autoridad y
responsabilidad en las MYPES INDUSTRIALES:

32. La autoridad y responsabilidad del personal
están claramente definidas en los manuales,
reglamentos u otros documentos normativos

33. Estos documentos normativos son revisados
periódicamente con el fin de ser actualizados o
mejorados

34. Todo el personal conoce sus responsabilidades
y actúa de acuerdo con los niveles de autoridad que
le corresponden

Órgano de auditoria interna en las MYPES
INDUSTRIALES:

35. El Órgano de auditoria interna
evalúa los controles de los procesos vigentes e
identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de
trabajo

36. Son de comprobada competencia e idoneidad
profesional los miembros que conforman el Órgano de
auditoria interna.

37. El Órgano de auditoria interna
evalúa periódicamente el sistema de control
administrativo interno y externo de la entidad

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Planeamiento de la Administración de
Riesgos

1. Se ha desarrollado un plan de actividades de
identificación, análisis o valoración,
manejo o respuesta y monitoreo y documentación de
los

riesgos

2. La gerencia ha establecido y difundido
lineamientos y políticas para la
administración de riesgos

3. El planeamiento de la administración de
riesgos es especifico en algunas áreas, como en la
asignación de responsabilidades y monitoreo de los
mismos

4. La entidad cuenta y ha puesto en
práctica el Plan de Administración de
Riesgos

Identificación de Riesgos

5. Están identificados los riesgos
significativos por cada objetivo

6. Se han identificado los eventos negativos
(riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las
actividades

7. Se ha participado en la identificación
de los riesgos de las actividades de las diferentes
unidades orgánicas o procesos

8. En la identificación de riesgos se ha
tomado en consideración aspectos internos (de la
entidad) y externos (fuera de la entidad)

Valoración de riesgos

9. En el desarrollo de sus actividades se ha
determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran
los riesgos identificados (probabilidad de
ocurrencia)

10. En el desarrollo de sus actividades se ha
cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos
identificados (impacto)

11. Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,
impacto y cuantificación han sido registrados por
escrito

Respuesta al riesgo

12. Se han establecido las acciones necesarias
(controles) para afrontar los riesgos evaluados

13. Se han definido lineamientos para efectuar
seguimiento periódico a los controles desarrollados
con respecto a los riesgos.

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Procedimiento de
Autorización y Aprobación

1. Los procedimientos de autorización y
aprobación para los procesos, actividades y tareas
están claramente definidos en manuales o directivas
y son realizados para todos los procesos y
actividades

2. Los procedimientos de autorización y
aprobación para los procesos, actividades y tareas
han sido adecuadamente comunicados a los
responsables

Segregación de funciones

3. Las actividades expuestas a riesgos de error o
fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos
de trabajo

4. Se efectúa rotación
periódica del personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude

Evaluación
Costo-Beneficio

5. El costo de los controles establecidos para sus
actividades está de acuerdo a los resultados
esperados (beneficios)

6 Se toma en cuenta que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que se puede
obtener

Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos

7. Se han establecido políticas y
procedimientos documentados que se siguen para la
utilización y protección de los recursos o
archivos

8. El acceso a los recursos o archivos queda
evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre
otros

9. Periódicamente se comparan los recursos
asignados con los registros de la entidad (por ejemplo
arqueos, inventarios u otros)

10. Se ha identificado los activos expuestos a
riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido
medidas de seguridad para los mismos

11. Los documentos internos que genera y reciben
las unidades orgánicas están debidamente
numerados y protegidos

Verificaciones y conciliaciones

12. Las unidades orgánicas
periódicamente llevan a cabo verificaciones sobre la
ejecución de los procesos, actividades y
tareas

13. Periódicamente se comparan los
resultados con los registros de los procesos, actividades y
tareas utilizando para ello distintas fuentes

Evaluación de
desempeño

14. La entidad cuenta con indicadores de
desempeño para los procesos, actividades y
tareas

15. La evaluación de desempeño se
hace con base en los planes organizacionales, disposiciones
normativas vigentes

Rendición de cuentas

16. La entidad cuenta con procedimientos y
lineamientos internos que se siguen para la
rendición de cuentas

17. La administración exige
periódicamente la presentación de
declaraciones juradas a su personal

18. Conoce sus responsabilidades con respecto de
las rendiciones de cuenta

Documentación de procesos, actividades y
tareas

19. El personal conoce qué procesos
involucran a su unidad orgánica y qué rol le
corresponde en los mismos

20. Los procesos , actividades y tareas de la
entidad se encuentran definidas, establecidas y
documentadas al igual que sus modificaciones

Revisión de procesos, actividades y
tareas

21. Se revisan periódicamente con el fin de
que se estén desarrollando de acuerdo a lo
establecido en la normativa vigente

22. Se implementan las mejoras propuestas y en
caso de detectarse deficiencias se efectúan las
correcciones necesarias

Controles para las tecnologías de
Información y comunicaciones

23. Se cuenta con políticas y
procedimientos escritos para la administración de
los sistemas de información

24. Es restringido el acceso a la sala de computo,
procesamiento de datos, a las redes instaladas, así
como al respaldo de la información
(backup)

25. Los sistemas de información cuentan con
controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a
la información

26. La entidad cuenta con un Plan Operativo
Informático

27. El Área de informática cuenta
con un Plan de Contingencias

28. Se han definido los controles de acceso
general (seguridad Física y Lógica de los
equipos centrales)

29. Se han creado perfiles de usuario de acuerdo
con las funciones de los empleados, creación de
usuarios con accesos propios(contraseñas) y
relación de cada usuario con el perfil
correspondiente

30. Los programas informáticos (software)
de la entidad cuentan con licencias y autorizaciones de
uso

31. La entidad cuenta con un adecuado servicio de
soporte técnico para las Tecnologías de la
Información y Comunicación (TIC)

32. Se lleva el control de los nuevos productos
ingresados a desarrollo así como de las
modificaciones de los existentes en carpetas
documentadas.

33. La entidad ha definido políticas sobre
el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y
cuando el personal se desvincule de las
funciones.

34. La entidad ha establecido controles para la
adquisición paquetes software

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Funciones y características de la
información

1. La información Gerencial es
seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la
toma de decisiones

2. Se han definido niveles para el acceso del
personal al sistema de información

Información y
responsabilidad

3. Los gerentes y funcionarios identifican las
necesidades de información de todos los procesos y
han implementado los controles necesarios en las
áreas respectivas

4. Se cuenta con políticas y procedimientos
que garantizan el adecuado suministro de información
para el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades

Calidad y suficiencia de la
información

5. La información interna y externa que
maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en
el desarrollo de sus actividades

6. Se han diseñado, evaluado e implementado
mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la
información

Sistemas de información

7. La entidad está integrada a un solo
sistema de información y se ajusta a las necesidades
de sus actividades

8. Periódicamente se solicita a los
usuarios opinión sobre el sistema de
información registrándose los reclamos e
inquietudes para priorizar las mejoras

Flexibilidad al cambio

9. Se revisan periódicamente los sistemas
de información y de ser necesario se
rediseñan para asegurar su adecuado
funcionamiento

Archivo institucional

10. La entidad cuenta con una unidad
orgánica que se encarga de administrar la
documentación e información generada por la
entidad

11. La administración de los documentos e
información se realiza de acuerdo con las
políticas y procedimientos establecidos para la
preservación y su conservación (archivos
electrónicos, magnéticos y
físicos)

12. Los ambientes utilizados por el archivo
institucional cuenta con una ubicación y
acondicionamiento apropiado

Comunicación interna

13. La entidad ha elaborado y difundido documentos
que orienten la comunicación interna

14. La administración mantiene actualizado
a la Dirección respecto al desempeño,
desarrollo, Contraloría General de la
República riesgos, principales iniciativas y
cualquier otros eventos resultantes

15. La entidad cuenta con mecanismos y
procedimientos para la denuncia de actos indebidos por
parte del personal

Comunicación externa

16. La entidad cuenta con mecanismos y
procedimientos adecuados para informar hacia el exterior
sobre su gestión institucional

17. El portal de transparencia de la entidad se
encuentra adecuadamente actualizado

18. La entidad cuenta con mecanismos y
procedimientos para asegurar la adecuada atención de
los requerimientos externos de información (Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública)

Canales de comunicación

19. Se ha implementado alguna política que
estandarice una comunicación interna y externa,
considerándose diversos tipos de
comunicación: memorando, paneles informativos,
boletines, revistas

20. Estos canales de comunicación permiten
que la información fluya de manera clara, ordenada y
oportuna

ELEMENTOS

SI

NO

N/A

Actividades de prevención y
monitoreo

1. En el desarrollo de sus labores, se realizan
acciones de supervisión para conocer oportunamente
si éstas se efectúan de acuerdo con lo
establecido, quedando evidencia de ello

2. Las unidades orgánicas realizan acciones
para conocer oportunamente si los procesos en los que
interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos
establecidos (monitoreo)

Seguimiento de resultados

3. Las deficiencias y los problemas detectados en
el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los
responsables con el fin de que tomen las acciones
necesarias para su corrección

4. Cuando se descubre oportunidades de mejora, se
disponen medidas para desarrollarlas

5. Se realiza el seguimiento a la
implementación de las mejoras propuestas a las
deficiencias detectadas por la auditoria interna

Compromiso de mejoramiento

6. La entidad efectúa periódicamente
autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora
que son ejecutados posteriormente

7. Se implementan las recomendaciones producto de
las autoevaluaciones realizadas

8. Se implementan las recomendaciones que formulan
los Órganos de control, las mismas que constituyen
compromisos de mejoramiento.