Control administrativo y toma de decisiones en las MYPES industriales del Perú (página 5)

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

SI

NO

N/A

OBS

1.

CAJA

1.1

PROTECCIÓN

1.1.1

La dependencia de caja es un área
restringida.

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y
sus documentos.

1.1.3

Es conocida la clave por personal deferente al
cajero, tesorero y gerente.

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del
día, hasta su depósito en bancos.

1.1.5

Se encuentran con pólizas de manejo el
tesorero y el cajero.

1.1.6

Se ha responsabilizado a una sola persona el
manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente
los nombres de los responsables.

1.1.7

Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos
los comprobantes que soportan tanto ingresos como
egresos.

1.1.8

Son adecuados los custodios para salvaguardar
físicamente el dinero en operación

1.2

Recaudo

1.2.1

Los valores recaudados diariamente son ingresados
a caja.

1.2.2

Son registrados en respectivo libro.

1.2.3

Se expiden los respectivos recibos de
caja.

1.2.4

Están debidamente clasificados de acuerdo a
su naturaleza los ingresos.

1.2.5

Están debidamente registrados los recaudos
en libro auxiliar.

1.2.4

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser
recibidos para evitar que se cobren en efectivo

1.2.5

Son adecuados los controles para asegurar que se
cubren las mercancías, servicios entregados o
vendidos.

1.2.6

Se depositan intactos los ingresos, es decir se
cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar
gastos.

1.2.7

Se listan los cheques y otros valores recibidos
por correspondencia por una persona diferente al cajero
antes de entregárselos a este.

1.3

Recibos de caja

1.3.1

Se expiden los recibos de caja al momento de
efectuarse la recepción de valores.

1.3.2

Existe numeración consecutiva y pre
numerada.

1.3.3

Los recibos anulados son conservados en forma
consecutiva.

1.3.4

Los recibos en blanco son guardados en la caja
fuerte.

1.3.5

Se confrontan los valores estipulados en
números y letras.

1.3.6

Se confrontan los originales con las copias
posteriormente.

1.4

Caja menor

1.4.1

Existe un fondo fijo para caja menor.

1.4.2

Están separadas las funciones de custodia y
manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de
pagos y registros contables.

1.4.3

Los gastos respectivos son autorizados por
funcionarios encargados para tal fin.

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe
autorización previa del funcionario responsable, y
una adecuada comprobación de las erogaciones
correspondientes.

1.4.5

Existen formatos específicos para
relacionar los gastos de caja menor.

1.4.6

Son archivados y sellados de manera adecuada los
recibos de caja menor.

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se
identifican con el nombre y firma del responsable que
efectuó el gasto.

1.4.8

Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el
cumplimiento de políticas y disposiciones
administrativas para este tramite.

1.4.9

Se cancelan los comprobantes con sello de pagado
en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de
caja menor.

1.4.10

El procedimiento de reembolso de caja menor es
suficientemente dinámico para evitar el exceso de
fondos o la falta de efectivo.

1.4.11

Está prohibido que los fondos de caja menor
sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o
proveedores.

1.4.12

Se expiden cheques de reembolso a favor de la
persona encargada de la caja menor.

1.4.13

Existen topes máximos para ser destinados
por gastos de caja menor.

1.4.14

Si se presentan anticipos para gastos que se
cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente
el tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento
para que pasado ese tiempo se solicite la devolución
del dinero o bien la comprobación del
gasto.

1.5

Arqueos

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos
recaudados.

1.5.2

Existen formatos apropiados para realizar los
arqueos.

1.5.3

Existen medidas correctivas cuando se presentan
inconsistencias.

2

BANCOS

2.1

Apertura de cuentas

2.1.1

Son autorizadas por la junta directiva cada una de
las cuentas corrientes.

2.1.2

Están registradas a nombre de la entidad
las cuentas de cheques que se manejan en ella.

2.1.3

Son estudiados los servicios prestados por cada
uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta
corriente.

2.1.4

Las firmas giradoras están debidamente
autorizadas.

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinación
específica, según la naturaleza del
gasto.

2.2

Protección

2.2.1

Es verificado el número de cheques, al
momento de entregadas cada una de las chequeras por parte
del banco.

2.2.2

Son guardadas en caja de seguridad las chequeras
en blanco.

2.2.3

Se encuentran debidamente protegidos los cheques
girados y no cobrados.

2.2.4

Se encuentran debidamente custodiados los diversos
sellos restrictivos

2.2.5

Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas
donde aparecen las firmas autorizadas para expedir
cheques.

2.2.6

Se mantienen permanentemente actualizados, en el
banco y en las oficinas de la entidad, el registro y
autorización para expedir cheques.

2.2.7

Se encuentran archivados en orden secuencial los
cheques anulados.

2.3

Giro de cheques

2.3.1

Están pre numerados todos los
cheques.

2.3.2

Se giran en orden secuencial

2.3.3

Se giran para toda clase de pagos excepto los de
caja menor.

2.3.4

Se lleva su registro en libros auxiliares de
bancos.

2.3.5

Existe verificación de soportes antes del
giro.

2.3.6

Se realiza verificación de cifras y
números antes de su firma.

2.3.7

Se utiliza sello restrictivo para pago para el
primer beneficiario.

2.3.8

Existe más de una firma en el giro de pagos
por cheque.

2.3.9

Se expiden cheques con firmas
mancomunadas

2.3.10

Se realiza confirmación telefónica
por parte del banco para pagos por sumas superiores a
$500.000.

2.3.11

Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a
la vista.

2.3.12

Son entregados los cheques previa
presentación de la respectiva autorización
del beneficiario.

2.3.13

Existen horarios y días especiales para la
entrega de cheques.

2.3.14

Se utiliza sello protector de cheques.

2.3.15

Existe alguna clase de política que
contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo
determinado aquellos cheques en transito que no hayan sido
cobrados.

2.4

Conciliaciones

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera
periódica.

2.4.2

Se descuentan oportunamente las notas
débito.

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las
conciliaciones.

2.4.4

El funcionario que realiza el pago y el que
concilia son diferentes.

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de
elaborar las conciliaciones.

2.5

Boletines diarios

2.5.1

Se elaboran diariamente los boletines de caja y
bancos.

2.5.2

Llevan una numeración estrictamente
consecutiva.

2.5.3

Se determinan claramente los conceptos por
ingresos y por pagos.

2.5.4

Existe soporte documental sobre todo ingreso o
egreso para conocer su origen y
autorización.

2.5.6

Se elaboran informes y programas de flujo de
efectivo para prever tanto la inversión de
excedentes, como la obtención de créditos
para cubrir necesidades.

2.5.7

Se archivan con los documentos justificativos para
informes o consultas posteriores.

3

GENERALES A CAJA Y BANCOS

3.1 

Están separadas adecuadamente las
actividades de ingresos y egresos.

3.2

Se procura tener niveles adecuados a las
circunstancias, en lo relacionado al dinero en
operación.

3.3 

Las monedas extranjeras propiedad de la entidad,
se valúan para efectos del balance general, a
precios de cotización a la fecha del
referido.

Nº

PREGUNTA

REF/

PT

Hecho

por

Fecha

Termino

1.-

Practicar un arqueo sorpresivo a los fondos fijos
y a la caja general.

2.-

Verificar si se prepara una relación de los
cheques recibidos diariamente antes de pasarlos.

3.-

Verificar las cuentas bancarias inactivas o que se
dejen sin saldar

4.-

Verificar las anotaciones en los libros o
registros de bancos, ya que pueden figurar traspasos o
transferencias de efectivo con el objeto de ocultar
faltante en cuenta bancarias

5.-

Cotejar los reembolsos de caja chica con el
sustento de comprobantes que ya se encuentren
restituidos.

6.-

Revisar los reportes diarios de caja en el que se
refleje el movimiento del efectivo.

7.-

Conciliar y/o efectuar a comparación entre
las liquidaciones y cobranzas con los depósitos al
banco para determinar si todas las recaudaciones del
día se entregan a los bancos.

8.-

Efectuar un cuadro de la reposición del
fondo fijo para determinar la frecuencia del uso y
determinar si cumple con los procedimientos de control
interno.

9.-

Hacer un seguimiento por los depósitos en
transito vía extracto bancarios.

10.-

Verificar los descuentos por pronto pago, rebajas
y otras deducciones efectuados a clientes en el momento de
la liquidación.

11.-

Practicar un arqueo físico de los
documentos, cartas fianzas o valores negociables en caja
fuerte.

12.-

Verificar que todo desembolso de cheque este
debidamente respaldado con la documentación
sustentatorio.

13.-

Efectuar un aprueba sobre las firmas autorizadas
para endoso.

14.-

Efectuar la confirmación de saldos de todas
las cuentas en bancos y preparar un resumen de los
resultados y/o respuestas obtenidas.

15.-

Determinar los cheques girados y no cobrados por
los beneficiarios y analizar su antigüedad.

16.-

Verificar que existan registros de bancos por los
ingresos y egresos.

17.-

Determinar que manejo se da a los cheques
anulados.

18.-

Verificar que todos los cheques girados cuentan
con un voucher-cheque o comprobante de pago.

Respecto al Control
Interno.

REF.

P/T.

HECHO

POR

FECHA

TERMINO

 El análisis de crédito se
dedica a la recopilación y evaluación de
información de crédito de los solicitantes
para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la
empresa.

 1. Verificar la existencia y
aplicación de una política para el manejo de
las cuentas por cobrar.

 2. Determinar la eficiencia de la
política para el manejo de las cuentas por
cobrar.

 3. Verificar que los soportes de las cuentas
por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las
disposiciones legales.

 4. Observar si los movimientos en las
cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

 5. Revisar que exista un completo sistema de
control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a
las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas
por cobrar sean correctamente autorizadas por quien
corresponda.

 8. Verificar que las cuentas por cobrar
estés adecuadamente respaldadas.

 9. Comprobar que las cuentas por cobrar
estés vigentes y que las medidas de seguridad se
apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de
cheques)

 10. Verificar la existencia de un manual de
funciones del personal encargado del manejo de las cuentas
por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de
éste por parte de los clientes y
deudores.

 11. Controlar el efectivo recibido de
proveedores.

 12. Efectuar compensaciones de cuentas a
pagar contra cuentas a cobrar.13. Controlar Notas de
débito y de crédito (Rebajas por
volúmenes de compras, etc.).

 14. Mantener cheques anulados con orden de
no pago, devueltos y emitidos de nuevo.

Procedimientos:

 1. Verificar físicamente junto con la
persona responsable de las cuentas por cobrar los
documentos que respalden los documentos por
cobrar.

 2. Comprobar físicamente la
existencia de títulos, cheques, letras y documentos
por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de
títulos en empresas relacionadas.

 4. Comparar el resultado de la
comprobación física con el mayor de
Inversiones en Empresas Relacionadas.

 5. Verificar con los estados financieros de
las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a
repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas
relacionadas.

 6. Verificar que los datos de los deudores
sean correctos, nombre, RUC, domicilio particular y
laboral, etc.

 7. Comprobar la validez de los documentos,
es decir, que los documentos estén legalizados con
firma, timbre y estampillas, ante Notario.

 8. Verificar datos de los avales en caso que
existieran, nombre, RUC, domicilio, etc.

 9. Verificar que los avales, en caso que
existieran, hayan firmado debidamente los
documentos.

10. Verificar el historial de todos los documentos
por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos
e instituciones financieras (como factoring, por
ejemplo).

 11. Verificar qué cuentas por cobrar
han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han
sido pagadas o protestadas.

 12. Examinar las autorizaciones para la
venta que originó el respectivo documento por
cobrar.

 13. Examinar la boleta de venta que
originó el documento por cobrar, chequear que
correspondan los valores y plazos y ver si
coinciden.

 14. Examinar las facturas de clientes,
así como otros documentos justificativos de las
cuentas por cobrar.

 15. Seleccionar un número de
documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y
comprobar las entradas de aquellos en los registros
contables.

 16. Analizar esta partida y conciliar su
saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar,
Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.

 17. Chequear que existan los registros de
deudas para con la empresa de los propios trabajadores de
la empresa.

 18. Verificar que exista factura o boleta a
los trabajadores que son deudores de la empresa.

 19. Verificar que los montos cobrados por
concepto de intereses hayan sido debidamente
calculados.

 20. En caso de existir arriendos por cobrar,
verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y
si el monto coincide con el canon de arriendo.

 21. En el caso que existan reclamaciones por
cobrar a compañías de seguros, verificar las
condiciones de la póliza y monto asegurado ante un
determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas por
cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que,
después de haber realizado una compra de
mercaderías y haberla pagado, tal mercancía
resultó defectuosa o llegó con algún
faltante, y el proveedor atenderá el reclamo
mediante una nota de crédito.

 23. Verificar las notas de créditos
emitidas por el proveedor y ver si coincide con los
documentos que respalden la devolución.

 24. Verificar si existen depósitos en
garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo
cuando la empresa es contratada para realizar cualquier
obra o prestar un determinado servicio, y el contratante
exige que se haga un depósito garantizado que el
objetivo de tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda
a la garantía citada en el punto
anterior.

 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a
los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda
que los accionistas hayan contraído con la empresa
por conceptos diferentes a lo que todavía deban del
capital que suscribieron.

 27. Verificar si existen anticipos a
proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en
la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar
el abastecimiento de mercadería o de la
prestación del servicio. A esta empresa le surge,
por lo tanto, un derecho que será cobrado en el
momento en que sea recibida la mercadería o el
servicio que ha comprado.

 28. Chequear que el monto recepcionado a
cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los
documentos que respalden esta situación.

 Respecto a los Deudores
Incobrables

 1. Verificar la ubicación
física de documentos incobrables.

 2. Revisar los documentos o antecedentes de
los documentos incobrables para verificar que se usaron
todas las instancias para el cobro de
éstos.

 3. Verificar que se ha usado el
método adecuado en el cálculo de la
estimación de deudores incobrables.4. Comprobar si
la base para la estimación se ajusta a las
disposiciones legales.

 5. Revisar en el Mayor la cuenta
Estimación de Deudores Incobrables.

 6. Verificar que los ajustes a la cuenta
deudores incobrables por concepto de inflación y/o
corrección monetaria sean calculados y
registrados.

 7. Verificar si ha habido deudores
incobrables que se hayan presentado a cancelar una
deuda.

 8. Comprobar que esta situación
aparezca en los registros contables.

Nº

PREGUNTA

REF/

PT

Hecho

por

Fecha

Termino

1.-

Verificar los recibos provisionales de
caja.

2.-

Verificar si existe la destrucción de
facturas y/o otros comprobantes de pago.

3.-

Verificar la existencia de clonación de
recibido en operaciones de efectivo.

4.-

Verificar el Incremento de gastos de viaje y
representación.

5.-

Corroborar la creación de activos o pasivos
ficticios.

6.-

Examinar si existen los pagos dobles a
proveedores.

7.-

Analizar si existen cargos indebidos a
clientes.

8.-

Verificar la existencia de omisión de
control consecutivo en el manejo de de
títulos,  facturas o documentos
negociables.

9.-

Examinar el orden de los asientos contables y la
fecha de operaciones descritas.

10.-

Verificar que los activos que se muestran en el
balance son propiedad de la empresa.

11.-

Examinar el libro de Actas General del Directorio
y verificar la autorización para las adquisiciones e
inversiones y ventas de activos fijos que representan
desembolsos considerables.

12.-

Efectuar la inspección ocular, para
determinar la existencia física de los activos
fijos.

13.-

Observar la toma de inventarios físicos y
aclarar diferencias habidas.

14.-

Verificación de precios oficiales o
autorizaciones de desviaciones a la lista de
precios

15.-

Verificación del cargo en la cuenta
corriente del cliente.

16.-

Verificar la autorización del
crédito con Vº Bº del jefe de
crédito.

17.-

Verifique la secuencia numérica de las
facturas emitidas y obtenga explicación por
faltantes y/o reemplazantes.

18.-

Verificar las variaciones por amortización
y/o aumento en la cuenta de ganancias diferidas durante el
ejercicio de la auditoria.

19.-

Verificar el registro de aportes o acciones,
efectuar la suma y comparar con el saldo del
balance.

20.-

Revisar el libro de actas de las juntas Generales
para verificar la información a los socios o
accionistas sobre las variaciones producidas en el capital
social.

21.-

Verificar que la facturación con la
guía de remisión estén firmadas por el
cliente

22.-

La verificación de las notas de abono y
cargo aplicadas a las facturas en forma selectiva y su
debida aprobación.

23.-

Verificar la relación que existe entre las
cuentas de resultados que se ocupan y las cuentas de
resultados con las que están
relacionados.

24.-

Verificar la documentación de los gastos
realizados para determinar su relación con el giro
del negocio.

25.-

Verificar que todas las cantidades representen
gastos y que no contengan activos.