Manual del Activo 20-30 (Libro Rojo)

Este manual para Oficiales, conocido dentro de Activo
20-30 como el "Libro Rojo", lleva el propósito de mostrar
a los Oficiales de los Clubes Activo 20-30 un cuadro completo de
lo que debe de ser la organización de un Club. Este
material informativo no lleva únicamente la
intención de servir de inspiración, sino
también de instruir a la directiva de cada Club sobre lo
que es la organización interna del mismo, su
relación y vínculos con Activo 20-30 Internacional
y con su comunidad.

Este manual no es solamente ideológico, sino
también práctico, o sea el "por qué y
cómo" de un Club Activo 20-30, pero de nada servirá
si los directivos, a quiénes se dedica, no lo estudian, lo
analizan, lo entienden y lo llevan a la
práctica.

No pretendemos que toda la información necesaria
éste recabada aquí, pero si creemos que contiene la
mínima indispensable para lograr un buen funcionamiento y
coordinación de los Clubes. Por consiguiente, lo sometemos
respetuosamente a la consideración de los Oficiales del
presente y del futuro, cuya responsabilidad primordial es la
buena marcha de la organización que honrosamente dirigen y
cuyo destino está en sus manos.

Por último, la información que aquí
recopilamos es el esfuerzo de muchos Clubes, Socios Activo 20-30
distinguidos tanto de épocas pasadas como
contemporáneas, así como de los Oficiales
Internacionales, y nuestro trabajo consiste en aportar esas
experiencias y unir las nuestras para un solo fin: EDUCAR EN
FORMA DEBIDA A LOS OFICIALES DE LOS CLUBES ACTIVO 20-30 SOBRE SUS
DEBERES.

Libro Rojo Activo 20-30
República Dominicana

Principal documento de consulta para
el beneficio de los socios, aspirantes, directores y oficiales
nacionales.

Re editado y Revisado en el 2012
por el Ing. Cesar Iván Rosario
Amézquita.

Presidente Nacional
2011-2012

Colaboración Especial y
Revisión del Lic. Miguel Grullón
Molina

Socio Vitalicio, Presidente
Internacional 2006-2007, Oficial de Educación
2011-2012

"La juventud para ser servida debe
servir"

y

"Uno nunca se enaltece tanto como
cuando se arrodilla para ayudar a un niño"

PARTE I

Principios
esenciales de activo 20-30

Cualquier organización en el sentido completo de
la palabra, debe tener sus propósitos y objetivos
definidos para alcanzar su meta, al igual que un marino debe
seguir su estrella como guía para llegar a su destino. El
éxito solamente lo alcanzan aquellos que tienen un
objetivo, por el cual nosotros, como miembros, estamos orgullosos
y podemos lanzarnos en pos de él con el conocimiento de
que nuestro objetivo se desenvolverá en el sentido
más alto de ciudadanía.

A. Objetivos Constitucionales.

Los objetivos básicos de todos los Clubes Activos
20-30 son idénticos. Están constatados en los
artículos de incorporación y en la
constitución de todos los Clubes afiliados, y son los
siguientes:

1. Formar Líderes para el Servicio a la
Comunidad.

2. Servir a la Comunidad y en especial a la
Niñez.

3. Desarrollar la amistad y promover la confraternidad
entre sus miembros.

4. Fomentar los más amplios principios Humanos,
Morales y Cívicos.

Si el presidente tiene ante sí estos objetivos
constantemente, su club no se desviará de su curso. Si
cada socio trata de realizar los objetivos de Activo 20-30, el
éxito de nuestra organización en cada comunidad
está asegurado.

B. Obligaciones.

Al reconocer y otorgar la carta constitutiva a un club,
Activo 20-30 Internacional delega todos los derechos, privilegios
y autoridad de un club Activo 20-30 afiliado, y por la
aceptación de su carta, éste asume todas las
obligaciones impuestas por los Estatutos Internacionales. Siendo
estas:

1. Cumplir los Principios, Objetivos, Estatutos,
Acuerdos y Resoluciones que adopte Activo 20-30 Internacional, y
la Asociación Nacional.

2. Pagar puntualmente las cuotas Internacionales y
Nacionales.

3. Celebrar juntas de asamblea general por lo menos dos
veces al mes. Preferentemente una vez a la semana, exceptuando
aquellos arreglos alternativos que puedan decidirse
localmente.

4. Presentar oportunamente todos los reportes requeridos
por la Asociación Nacional y por la
Organización.

5. Participar en las reuniones Internacionales y
Nacionales, si no pudiera hacerlo por causas justificada,
deberá otorgar sus votos por poder, y participar cuando
sea posible en el proceso de toma de decisiones.

6. Mantener un promedio de asistencia trimestral en sus
reuniones de asamblea general, no inferior al sesenta porciento
(60%).

7. Cualquier otra obligación que le impongan los
Estatutos Internacionales, o los de la Asociación
Nacional.

El desconocer lo antes dicho es la razón por lo
que muchos clubes Activo 20-30 dejan de funcionar. Los clubes y
socios no solo deben aceptar los beneficios que les proporciona
la organización, sino que también debe asumir y
cumplir con todas las responsabilidades y obligaciones
correlativas. Los siete puntos expuestos deben aceptarse como
mandato. Es obligación del presidente estar pendiente de
que cada obligación sea cumplida a su debido tiempo.
Mediante la estrecha cooperación entre los clubes, la
Asociación Nacional y Activo 20-30 Internacional, se
podrá alcanzar el éxito buscado.

ELECCIÓN DE OFICIALES DE UN
CLUB

La elección estará sujeta a las
disposiciones de los estatutos internos de cada club. Activo
20-30 Internacional recomienda que los clubes adopten los
estatutos modelo para el club. (Disponibles en la Oficina
Nacional).

Con el sistema ahí recomendado, se tendrá
la ventaja de que los oficiales electos tengan tiempo suficiente
por anticipado, para preparar su plan de trabajo y exponerlo en
la toma de posesión, la que se verificará la
primera semana de enero o de julio, según el caso
particular de cada Club. Por ejemplo podrán preparar un
presupuesto de ingresos y egresos, proyectos de servicio
cívico, eventos sociales, nombramientos de comités,
etc.

Toma de Posesión de los Oficiales
Electos:

Para la toma de protesta y toma de posesión de
los oficiales electos, debe prepararse con anticipación un
programa agradable y, si es posible, hacer sesión con
damas e invitar a representantes distinguidos de otros clubes de
servicio, autoridades y personalidades de la comunidad. Dicha
ceremonia debe estar rodeada de un ambiente formal y distinguido,
esforzándose por que todo el programa se desarrolle sin
contratiempos ni errores. A los oficiales salientes debe
tributárseles una despedida cordial y amistosa,
expresándoles la gratitud de todos los socios por su
labor. Es costumbre obsequiar al presidente saliente un
distintivo de "Ex-Presidente" y que puede obtenerse por conducto
de la Oficina Nacional.

A continuación se sugieren los puntos más
importantes que deben incluirse en dicho programa:

1. La sesión debe iniciarla y presidirla el
presidente saliente.

2. Presentación de los invitados de honor, damas
y socios.

3. Variedad y esparcimiento.

4. Presentación y entrega del mando de la
sesión a la persona que tomará la protesta a los
oficiales electos. La persona que tome la protesta e instale a
los oficiales debe contar con experiencia y personalidad. Se
sugiere que sea un oficial de Activo 20-30, un Rotario, un
León o cualquier otra persona apta.

5. La toma de protesta para cada puesto se hará
dando una breve reseña de los antecedentes de la persona,
haciendo algún comentario simpático y valioso, y
felicitándola efusivamente. Se acostumbra, también,
imponerle una pequeña multa.

6. Orden de protesta: a) Sargento de Armas (sí es
por elección), b) Secretario, c) Tesorero, d) Directores
e) Vicepresidente (s) y f) Presidente. A partir del momento en
que le presidente electo rinda protesta, éste
continuará presidiendo la sesión hasta su
conclusión. Durante éste lapso, el nuevo presidente
deberá dar las gracias a los asistentes y agradecer el
honor de resultar electo, y además deberá esbozar
brevemente su plan de trabajo. Al terminar su discurso,
hará entrega al presidente saliente del distintivo de
"Ex-Presidente", con unas palabras alusivas.

7. Clausura de la sesión.

EL CALENDARIO DEL PRESIDENTE

El éxito del periodo del presidente se determina
por las realizaciones concretas de su club durante el
término oficiado. El éxito no puede obtenerse a
ciegas, sin objeto de razón, sino al contrario deben
hacerse planes definitivos. El presidente del club debe, como si
fuera a construir un edificio, formular sus planes detalladamente
antes de empezar la construcción y fijarse una meta. Los
planes, sumados al trabajo hecho, tendrá como resultado
una labor que será motivo de orgullo.

Es recomendable que el nuevo presidente elabore, al
iniciar su período, un programa o calendario que incluya
todas las actividades de servicio que deba desarrollar, mes a mes
para alcanzar la meta deseada. También debe anotar todos
aquellos deberes o asuntos internos de importancia que pudieran
olvidarse. Este calendario debe prepararse de manera que
proporcione al presidente una información completa de sus
actividades y obligaciones en forma rápida y general
éste programa, así preparado de antemano,
será de gran ayuda para lograr una administración
ordenada y obtener al mayor éxito posible.

A continuación se proporciona una guía
general en que el presidente deberá formular su
programa.

Enero o Julio

1. Obtener de la directiva, en su primera junta, la
aprobación de los comités previamente seleccionados
por el presidente, o bien hacer la designación
definitiva.

2. Anunciar, en sesión ordinaria, cuales fueron
os comités nombrados y quiénes los integran, e
instruirlos sobre sus deberes.

a. Sesionar con el Comité de Finanzas para fijar
el presupuesto.

b. Sesionar con el Comité de Programas para
planear lo relativo.

3. Obtener de la directiva la aprobación del
presupuesto y programas.

4. Visitar a otros clubes de servicio.

5. Asistir al Concilio Distrital.

6. Asistir a la Convención Internacional.
(Julio)

7. Elaborar y enviar el Reporte Oficial
Semestral.

8. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

Febrero o Agosto

1. Asistir a la Convención de Área.
(Febrero)

2. Sesión con el Consejo de
Directores.

3. Patrocinar algún proyecto
cívico.

4. Sesión con el Comité de
Membresía.

5. Iniciar un concurso de asistencia.

6. Asistir a la reunión Distrital.

7. Elaborar y enviar al Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

Marzo o Septiembre

1. Sesión con el Consejo de
Directores.

2. Patrocinar una fiesta de beneficio.

3. Sesión con el Comité de
Camaradería.

4. Sesión conjunta con otros clubes de
servicio.

5. Asistir a la reunión Distrital.

6. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

Abril u Octubre

1. Sesión con el Consejo de
Directores.

2. Patrocinar festejo del día del
Niño.

3. Patrocinar una campaña pro-limpieza de la
ciudad.

4. Asistir al concilio Distrital.

5. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

Mayo o Noviembre

1. Patrocinar un torneo deportivo.

2. Sesionar con el Comité de
Nominaciones.

3. Asistir a la Convención Nacional
(Mayo).

4. Dedicar una sesión a los Boys-Scouts o
cualquier otra organización juvenil similar.

5. Patrocinar el festejo del día de las Madres
(Mayo).

6. Sesión con el Consejo de
Directores.

7. Asistir a la reunión Distrital.

8. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

Junio o Diciembre

1. Elección de Oficiales.

2. Organizar para enero o julio una sesión
especial para la toma de protesta de la nueva
directiva.

3. Finalmente, rendir ante la asamblea el reporte del
presidente, el secretario, del tesorero y de cualquier otro
comité que se juzgue de importancia.

4. Celebrar una junta con ambas directivas, la entrante
y la saliente.

5. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente
al mes anterior.

EL PRESIDENTE DEL CLUB ACTIVO 20-30
INTERNACIONAL

Dado a que la creación de un club, su desarrollo
y estabilidad, son en gran parte la labor de Activo 20-30
Internacional, los presidentes deben esforzarse por mantener las
relaciones adecuadas con la Oficina Nacional. La experiencia ha
demostrado que aquellos clubes que cooperan estrechamente con la
Oficina Nacional, que han procurado la ayuda y
colaboración de Activo 20-30 Internacional, y que se han
preocupado por el fortalecimiento y expansión de Activo
20-30 han logrado ser los de mayor éxito. Con objeto de
que el club guarde las relaciones, propias con la
Asociación Nacional, es necesario que los oficiales y en
especial el presidente, tengan conocimiento sobre lo que es la
Organización, para así obtener las máximas
ventajas de las muchas que ofrece Activo 20-30.

A. ¿Por qué existe la
Organización Internacional?

Al principio solamente existía un club que era
manejado y conducido a voluntad debido a que se trataba puramente
de una organización local. Sin embargo, a medida que
Activo 20-30 empezó a extenderse y el número de
clubes aumentó fue necesario crear el Consejo
Internacional, cuyos propósitos son:

1. Formular y dirigir un programa definido de
expansión.

2. Crear un cuerpo coactivo que haga respetar los
principios de Activo 20-30 Internacional, para garantizar que
todas las Asociaciones Nacionales, así como sus clubes
cumplan con los requisitos básicos.

3. Concentrar, seleccionar y ordenar las ideas y
pensamientos mejores, organizados en los varios clubes para que
puedan ser diseminados y aprovechado por los demás
clubes.

B. ¿Qué es la Organización
Internacional?

Cada año en la Convención Internacional,
los delegados de los clubes eligen al Presidente y Vicepresidente
Internacional, quienes en conjunto con los Presidentes Nacionales
de cada Asociación y el Secretario – Tesorero forman el
Consejo Internacional de Activo 20-30. Y es el que adopta o
rechaza durante su periodo, leyes y programas para beneficio
general de Activo 20-30. Así pues la Organización
Internacional no es un cuerpo gubernativo superior que dicta
órdenes a los clubes, sino que más bien es el medio
de poder llevar a cabo los deseos y aspiraciones de cada club y
cada socio Activo 20-30.El Consejo Internacional no es un cuerpo
impuesto a la fuerza de los clubes, es una correlación de
fuerza derivada del poder de todos los clubes y socios Activo
20-30

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LA ASOCIACION
NACIONAL

A medida que Activo 20-30 continuó
expandiéndose, se descubrió que había
ciertas actividades en la que algunos debido a que esas
actividades concernían mayormente o exclusivamente a su
territorio y no a todo Activo 20-30 Internacional. También
al crecer la membresía se hizo patente la necesidad de una
guía y especial atención, cosa que la
Organización Internacional no podía hacer debido a
la magnitud de la tarea, esto motivó la creación de
las Asociaciones Nacionales, que han sido de beneficio para todos
los clubes.

A. ¿Por qué existen las Asociaciones
Nacionales?

Porque ofrecen, primordialmente, la oportunidad de que
un club tenga trato personal más frecuente con otros
clubes Activo 20-30 dentro de su territorio, logrando de esta
manera ayudarse mutuamente. La Asociación Nacional
también actúa como una unidad ideológica y
educativa transmitiendo los propósitos y plan de trabajo
de Activo 20-30 Internacional a través del intercambio de
ideas y el contacto más estrecho en las convenciones
nacionales.

B. Convenciones y Concilios de la Asociación
Nacional.

Las Convenciones Nacionales a las que se refiere el
párrafo anterior, se celebran anualmente en el lugar
seleccionado en convención anterior, y antes de la
celebración de la Convención Internacional. Cada
club es representado en la Convención Nacional por un
Delegado en cuya ausencia lo substituye un Subdelegado del club.
El presidente nacional es el oficial que preside estas
convenciones.

Las Convenciones Regionales de la Asociación
Nacional, se celebran en el lugar seleccionado en la
convención inmediata anterior, y antes de la
celebración de la Convención Nacional. Cada club es
representado en la Convención Regional por un Delegado en
cuya ausencia lo substituye un Subdelegado del club. El Director
de Área es el oficial que preside estas
convenciones.

Los Concilios Distritales en la Asociación
Nacional, se celebrarán anualmente en dos ocasiones como
mínimo en el lugar seleccionado en el concilio inmediato
anterior. Cada club es representado por sus oficiales en los
Concilios Distritales. El Gobernador de Distrito es el oficial
que preside estos Concilios.

C. El Delegado a la Convención.

El Delegado es designado por el Presidente del club con
la recomendación y autorización del consejo de
directores. El delegado será el único responsable
de las votaciones y decisiones del Club que sean tomadas en las
convenciones, así como los reportes que de estas se rindan
ante el club. El Delegado deberá rendir ante su club en la
primera sesión inmediata a su regreso, un informe sobre su
gestión, así como un informe completo sobre las
estadísticas de otros clubes. Esto se hace con el objeto
de que los socios no asistentes a las convenciones, y el club en
general, comparen las estadísticas de otros clubes de la
Asociación con las propias, lo que servirá de
estímulo para incrementar sus esfuerzos. El presidente del
club será su representante ante los concilios Distritales,
es el responsable de los reportes que el Club rinda ante estos.
Es obligación del club dar a su presidente las
estadísticas verídicas, el presidente deberá
rendir un informe completo sobre las actividades de su club,
finanzas, asistencia, etc., así como de cualquier idea que
pueda ser de valor para otros clubes.

D. El Presidente Nacional.

Al frente de la Asociación y como principal
autoridad de la misma, existe un oficial que conocemos como
Presidente Nacional.

El Presidente Nacional es la mano derecha del Presidente
y Vicepresidente Internacional, y es su deber el llevar a cabo
los deseos, ideas y planes del Presidente Internacional en
funciones. Así mismo es su obligación impulsar al
trabajo a los Clubes por medio de correspondencia y visitando en
lo posible a todos los Clubes de la Asociación. Anualmente
y antes de la Convención Internacional, la
Asociación Nacional deberá celebrar su
convención en la que elegirá al Presidente Nacional
que estará en funciones para el período
administrativo e iniciarse un año después de la
siguiente Convención Internacional, denominándosele
Presidente Nacional Electo.

El período del cargo de Presidente Nacional es de
un año. El individuo para ocupar éste cargo debe
ser escogido por su capacidad y sinceridad de propósito, y
por que éste imbuido de una ardua tarea, la de elevar a un
nivel más alto, más respetable y más digno a
los Clubes de la Asociación, controlarlos en los trabajos
y coordinarlos.

E. La Oficina Nacional.

Cada Asociación Nacional, mantiene una Oficina
Nacional en donde los asuntos de la Asociación son
administrados. La Oficina matriz de Activo 20-30 Internacional,
está localizada en la ciudad de Sacramento California.
E.U.A.

Cada Oficina Nacional debe encargarse de surtir a los
clubes de su Asociación de campanas, mazos, estandartes,
equipos, distintivos de solapa, formas de contabilidad, etc.
Estas Oficinas son sostenidas para beneficio de los clubes y
Socios de Activo 20-30, por lo que todos los problemas
serán debidamente considerados.

F. Contacto con la Oficina Nacional

1. REPORTES: Es obligatorio mandar los reportes
mensuales a la Oficina Nacional, con copia al Presidente Nacional
así como al Director de Áreas y Gobernador de
Distrito respectivo. El Presidente del club debe estar pendiente
de que estos reportes sean enviados inmediatamente después
de que hayan sido aprobados por el consejo de directores en la
última sesión de cada mes. El obtener la
aprobación del consejo de directores, garantiza que el
secretario reporte debidamente todas las actividades del club, y
a la vez, la directiva se entere de la verdadera situación
de su club. Los reportes deben recibirse en la Oficina Nacional
los primeros días de cada mes.

2. FINANZAS: El presidente debe gestionar la
rápida aprobación del consejo de directores y del
comité de finanzas, del cumplimiento de las obligaciones
financieras del Club con la Asociación Nacional y las
organizaciones a las que está afiliada.

3. INFORMACION: Sugestiones para los comités.
Mensualmente, la Oficina Nacional manda a todos los clubes
diversa información y es deber del presidente vigilar que
esta no vaya a parar al cesto de la basura del secretario, sino
que se aproveche al máximo toda la información y
sugestiones ahí contenidas.

G. Las Obligaciones del Presidente hacia la
Asociación.

El Presidente de un club puede darse cuenta de la enorme
necesidad de la existencia de una Asociación Nacional,
así como de los deberes que el club tiene que asumir para
formar parte de la Asociación Nacional. Por lo tanto
¿Cuáles son estos deberes? Simplemente, el
presidente como cabeza del Club es responsable de:

1. La asistencia de los delegados y otros socios del
club a las convenciones nacionales y regionales, así como
a los concilios distritales.

2. Supervisar los informes a rendir en los concilios
así como los reportes de las convenciones que presenten
los delegados.

3. Ofrecer franca y completa cooperación al
Distrito, a la Región de Área, y a la
Asociación Nacional, así como también a los
Oficiales.

4. Promover el sentimiento de camaradería y
amistad entre el club y los demás clubes de la
Asociación.Entonces es deber del presidente imbuir en la
mente de los miembros de su club ese espíritu y ayuda
mutua tan vital en el crecimiento de Activo 20-30 Internacional,
que se logra por medio de la asistencia a concilios y
convenciones.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y EL CONSEJO DE
DIRECTORES

A pesar de que la democracia es un espléndido
ideal, no siempre da buenos resultados desde el punto de vista
práctico. Casi todos los clubes opinan que es mejor tratar
la minoría de los asuntos ante la asamblea en
sesión ordinaria y tratar la mayor parte de los negocios
ante el consejo de directores para ser resueltos por estos. Por
lo tanto, los miembros del consejo de directores asumen el papel
de gerentes del club y es su trabajo, su cooperación y su
habilidad la que hace o destruye un club.

Las obligaciones de éste grupo son muchas y muy
variadas. Muchos problemas surgirán en el club que
deberán ser resueltos y el consejo de directores debe
estar preparado para hacerles frente inmediatamente.

Debido a la delicada misión del consejo de
directores, el club debe elegir a los mejores elementos y
otorgarles pleno apoyo, respaldo y máxima confianza. Por a
imposibilidad de que todos y cada uno de los socios funjan como
administradores, esta tarea estará limitada
únicamente al consejo de directores; hay que recordar que
entre menos opiniones haya, las decisiones se harán con
mayor rapidez.

Los miembros del consejo de directores son electos por
el voto de todos los socios del club, lo que equivale a
otorgarles un voto de confianza; por lo tanto es recomendable que
los socios se sometan y acepten las resoluciones de los
directores. Como todo ser humano, los directores alguna vez
cometen errores, pero a pesar de ello, son los más aptos y
mejor preparados para resolver los problemas del club.

En síntesis, el consejo de directores es el
órgano supremo del club, el gobierno del mismo, por
decirlo así, y es el sentir general que sus decisiones
deben acatarse y respetarse.

Si alguna resolución del consejo no es del agrado
de los socios, estos pueden solicitar una
"reconsideración" del asunto por el mismo consejo, y
éste, escuchando las opiniones y sugestiones de los
socios, puede modificarla o anularla. Pero éste derecho
por parte de los socios no equivale a obligar al consejo a
modificar una resolución, sino simplemente a
reconsiderarla, pues el consejo puede incluso confirmar su
primera resolución si juzga que está en lo
correcto, teniendo, naturalmente, el deber de explicar a los
socios inconformes las razones que normen su proceder.

La opinión general es que contra una
resolución del consejo no hay recurso alguno, por ejemplo,
la apelación. Pero si algún club pensara en forma
diferente, puede reservarse el derecho de apelar contra una
resolución del consejo, pero con la condición
irrenunciable de que dicha reserva éste incluida y
prevista expresamente en los estatutos del club. El procedimiento
a seguir para el caso de apelación, será
también explicado en los estatutos del club, y los
requisitos y formalidades del mismo se observarán
estrictamente por todos los socios apegándose
también a las reglas de Orden de Roberts; procedimiento
parlamentario simplificado.

El presidente del club tiene las siguientes relaciones y
deberes con el consejo de directores:

1. Convocar a juntas del consejo, notificando con
anticipación en forma debida a sus integrantes. Es
indispensable que el presidente tenga preparado el orden o agenda
de la junta.

2. Presidir dichas juntas con ecuanimidad, actuando en
forma de árbitro y sin usar su influencia personal a favor
o en contra de uno u otro bando.

3. Abstenerse de votar en los asuntos que trate el
consejo salvo en los casos de empate en la votación en que
tendrá que hacerlo para desempatar.

4. Invitar a todos los socios a asistir a la junta de
directores pero sin derecho a votar.

5. Los únicos con derecho a votar en una junta de
la directiva son: El expresidente inmediato anterior, los
vicepresidentes, los directores y, solo en caso que sea necesario
el desempate, el presidente.

A. Deberes.

1. Nombramiento de Comité. El presidente
debe tener preparada una lista con los comités a nombrarse
y sus respectivos integrantes para presentarle al consejo para
consideración, en la primera junta ordinaria de la
directiva después de la toma de posesión. Este es
el paso más importante del presidente en su
período, y la directiva debe examinar a fondo todas las
recomendaciones y hacer los cambios que en su opinión sean
necesarios.Debe haber discusión libre de los
méritos de cada socio en lo particular y asignar a los
miembros del comité que más puedan
colaborar.

2. Plan de Actividades. Al principio de cada
período el consejo de directores debe ayudar al presidente
a formular el "Calendario del Presidente". Desde luego, el
calendario no podrá ser formulado en forma exacta y
rígida pero cuando menos se podrá hacer un plan
flexible de las actividades del periodo, que será de gran
ayuda para los oficiales ejecutivos.

3. Finanzas. El fracaso de muchos clubes se debe
directamente al consejo de directores, por su inhabilidad y
descuido en las cuestiones financieras del club. El Consejo de
Directores debe ser el guardián de las finanzas. Es su
obligación vigilar que al principio del período el
Comité de Finanzas formule un presupuesto y después
aprobarlo reformarlo o rechazarlo. Esto debe hacerse en forma de
negocio, los integrantes de la directiva deben exponer sus puntos
de vista, discutirlos, y asegurarse que el presupuesto sea
verdaderamente el más conveniente para el club;
posteriormente, en el transcurso del período, el club debe
apegarse al presupuesto lo más estrictamente posible. El
consejo de directores debe dar su visto bueno para cada compra
que se haga o para cualquier otro desembolse. La directiva debe
exigir al tesorero reportes y estados financieros frecuentes,
así como de practicarle auditorias
periódicas.

4. Nuevos Socios. La vida de un club depende
gravemente de la calidad de sus socios y un mal elemento puede
llevar al fracaso al club. La responsabilidad de aceptar a un
socio recae sobre el consejo de directores. Es indispensable que
únicamente se acepten socios de calidad indiscutible, y
hay que asegurarse de que los que se rechacen no lo sean por
razones personales. Discútanse franca y abiertamente cada
solicitud y tómese una decisión cuidadosa y
concienzuda.

5. Disciplina. El consejo de directores debe
disciplinar a los socios, cuando surja la necesidad tanto por no
pagar cuotas, como por falta de asistencia o por conducta
indigna. Hay que disciplinar sin temor ni favoritismos,
escuchando antes de tomar una determinación, todos los
aspectos del caso.

6. Generales. De acuerdo con la política y
actividades que un club desarrolle, así será
conocido. La directiva será quien decida todo lo referente
al bienestar del club, por lo que las decisiones deberán
hacerse sin prisas y hasta que hayan sido estudiadas y
deliberadas completamente.

7. El Consejo de directores debe actuar como un
catalizador del club, pues en algunas ocasiones el presidente
puede salirse del plan de trabajo, llevado por su propio
entusiasmo. Esto fácilmente se observa en lo que respecta
a finanzas, ya que muchos presidentes no se dan cuenta que el
exceso de gastos puede llevar a la bancarrota y, por ende, acabar
con el club. Sin embargo, el consejo de directores no debe actuar
como "ancla", ya que en Activo 20-30 no hay lugar para semejante
cosa.

B. Miembros del Consejo.

Si el consejo de directores ha adoptado los estatutos
modelo que la Asociación Nacional sugiere, la directiva
estará integrada por el Presidente, el Ex presidente
inmediato anterior, los Vicepresidente y cuatro Directores. Si el
club no ha adoptado los estatutos modelo se les recomiendo los
estudien, modifiquen según sus necesidades, y adopten, ya
que todos los clubes se rigen por ellos con mucho
éxito.

A las juntas de la directiva debe invitarse a los ex
presidentes, ya que su experiencia puede ser de gran ayuda a la
actual directiva. Es buena política invitar a los
demás socios a sesionar con la directiva y en cualquier
oportunidad pedirles sus comentarios y sugestiones de los asuntos
que se estén tratando, además, si alguno de esos
socios llega a ocupar en el futuro el puesto de director, ya
tendrá experiencia de la forma en que debe
conducirse.

C. Juntas del Consejo de Directores.

1. Frecuencia. Las juntas deben celebrarse una
vez al mes o cuando sea necesario, procurando no hacerlas muy
frecuentes, ya que de esa manera se corre el peligro de
convertirlas en juntas sociales, y los ideales y principios
sufrirán menoscabo, además de las probabilidades de
que su interés decaiga. Sin embargo, pueden y deben
celebrarse sesiones cortas después de las sesiones
ordinarias del club, con cierta frecuencia, para aprobar los
pagos de los gastos o facturas a cargo del club y tratar
cualquier otro asunto de rutina. Es importante que las cuentas
sean pagadas con prontitud y puntualidad para que el
crédito del club siempre este abierto.

2. Día de la Junta. Por lo regular, en las
juntas de directores que preceden a la sesión ordinaria
del club, no hay suficiente tiempo para tratar y deliberar sobre
algunos asuntos importantes que tengan que resolverse.

Por lo tanto, se recomienda que las juntas de directores
en que vayan a tratarse asuntos de suma importancia que requieran
tiempo limitado, se verifiquen en otro día diferente a la
sesión ordinaria del club.

3. Lugar para Sesiones. Las sesiones del consejo
deben efectuarse en un lugar adecuado y privado para que los
problemas puedan ser tratados y discutidos abiertamente.No debe
haber interrupciones, por lo que se recomienda que las sesiones
se verifiquen en la casa u oficina de alguno de los socios,
tratando con amplitud los asuntos que así lo
requieran.

4. Conducta. Las sesiones deben ser dirigidas y
llevadas en forma y con carácter de negocios. El consejo
responderá y respaldará a aquel presidente que
limite las discusiones y las lleve con imparcialidad y
precisión. Una junta del consejo de directores no es lugar
para discutir otros asuntos que no sean los relacionados con el
club, y por todos conceptos debe observarse puntualidad para
principiarlas.

5. Asistencia. Muchos presidentes se quejan de la
falta de asistencia de los directivos a las juntas, pero esto se
puede remediar si los miembros son notificados con
anticipación, y si las sesiones se conducen tratando
asuntos interesantes, sin excesivas discusiones y pérdida
de tiempo.

6. Orden de Negocios. a) Apertura puntual de la
sesión. b) Pasar lista de presentes. c) Lectura del acta
de la sesión anterior por el Secretario, que podrá
ser: 1] Aprobada tal como fue leída, o 2]Aprobada con
correcciones o adiciones. d) Informe del Tesorero. e) Estudio de
cuentas pendientes. g) Lectura de la correspondencia recibida.
h)Lectura, por el secretario, de las solicitudes de ingreso de
nuevos socios y tramitación individual en su orden de
recibo. i)Clausura de la sesión.

El reporte mensual sobre el número de socios
activos, porcentaje de asistencia a las sesiones, actividades y
comentarios que es obligación del club mandar, por
conducto de su secretario, a la oficina nacional, debe ser
aprobado por el consejo de directores; la lectura de éste
reporte ante el consejo hará crecer el interés de
la directiva por las actividades de su club.

El secretario debe levantar el acta de la junta del
consejo de directores, la cual debe contener todos los puntos
anotados más adelante en la sección "D" de "El
Secretario", mismo que dará un breve informe de los
acuerdos tomados a la asamblea en general en la siguiente
sesión ordinaria del club. La asamblea tiene pleno derecho
de conocer todos los asuntos y resoluciones tomadas por el
consejo de directores, por lo que es necesaria una breve
información; además aumentará el
interés de los socios en los asuntos del club.

EL PRESIDENTE Y OTROS OFICIALES DEL
CLUB

A. El Ex presidente Inmediato
Anterior.

En el pasado, al terminar el período de un
presidente prácticamente marcaba el fin de su carrera
Activo 20-30 en el club. Aquel hombre apto que fue presidente y
que cumplió satisfactoriamente con su deber,
definitivamente es un hombre que puede prestar gran ayuda al
club, por lo que sus servicios no deben ser desaprovechados. Como
miembro del consejo de directores, en todos los asuntos debe
solicitársele su consejo el cual pude ser ampliamente
aprovechado por el nuevo presidente para desarrollar una mejor
labor.

B. El Vicepresidente.

En muchos clubes, se ha pensado que el puesto de
vicepresidente es solo un cargo decorativo, y éste
concepto es verdaderamente erróneo. En ausencia del
presidente, el vicepresidente debe presidir as sesiones,
razón por la cual debe de estar enterado a fondo de todas
las actividades del club. Es deber del vicepresidente asistir a
todas las juntas de la directiva. Muchos clubes designan al
vicepresidente como director del comité de programas, lo
que ha sido de gran beneficio ya que formular y preparar los
programas requiere de magníficas facultades mismas que
serán de gran valor para él en caso de que
posteriormente corra para el puesto de presidente.

El club Activo 20-30 es una institución de
trabajo y servicio, y todos sus oficiales deben tener una tarea
definida que ejecutar; hay mucho trabajo que efectuar y el
vicepresidente debe ser competente para desarrollar cualquier
trabajo que se le asigne. Desde luego, el vicepresidente puede
ser director de cualquier otro comité, según se
prefiera y con mayor razón cuando existan en el club dos
vicepresidentes.

C. El Tesorero.

Al tesorero debe instruírsele, al tomar
posesión de la forma como debe llevar su contabilidad, de
acuerdo con los lineamientos de Activo 20-30 Internacional. El
tesorero debe cobrar, con puntualidad, las cuotas o cualquier
otra deuda que tengan los socios con el club, anotando
debidamente los ingresos en su libro y depositándolos,
posteriormente, en el banco. Es obligación del tesorero
pagar todas las cuentas del club, previa autorización de
la directiva, sin demora. Todos los pagos deben hacerse por medio
de cheque autorizados bajo firmas mancomunadas de dos socios, que
por lo regular son el presidente y el tesorero. De todas las
transacciones que se hagan, el tesorero deberá llevar un
registro completo y guardar en orden las notas o recibos. Es
indispensable que los libros de tesorería estén
siempre al día y detallados, ya que cualquier socio puede
solicitarlos para inspección en cualquier momento. Se
recomienda que periódicamente, según lo acuerde la
directiva, se practiquen auditorias a la tesorería por un
Contador Público. El tesorero debe preparar un informe
mensual que someterá a consideración de la
directiva para su aprobación.

D. El Secretario.

Una función administrativa importante del
presidente es asegurarse que el secretario éste cumpliendo
con su deber, ya que cuando éste no cumple con su
obligación puede perjudicar seriamente al club. El trato
entre el presidente y el secretario debe ser continuo. El
secretario es el punto vital de unión entre el club y la
Asociación Nacional y en general con el exterior del club.
Es deber del presidente vigilar que los boletines de la oficina
nacional y de otros oficiales de Activo 20-30 lleguen a manos de
los comités correspondientes, de los oficiales y de la
directiva. Uno de los principales deberes del secretario es
enviar, después de la última sesión del mes,
en la forma que sistemáticamente envía mensualmente
la oficina nacional, un informe sobre la membresía,
porcentaje de asistencia y actividades de club en el mes
inmediato anterior; éste es uno de los medios más
eficaces para el mantenimiento de la Organización, y la
información ahí contenida es también
utilizada para publicación en la revista "Activo Veinte –
Treinta". Así mismo, semestralmente en enero y julio,
deberá regresar a la oficina nacional debidamente
requisitada, la forma del reporte semestral en la que debe
proporcionar: nombres y direcciones del presidente, secretario y
tesorero y fechas en que tomaron posesión; lugar,
día y hora en que sesiona el club, y los nombres,
direcciones y clasificaciones de todos los socios integrantes del
club.

Sobre éste último reporte, la oficina
nacional se basa para formular los directorios así como
para facturar las cuotas per-capita ordinarias y de
afiliación.

Además es obligación del secretario
remitir sin delación cualesquiera otros reportes
solicitados por la Asociación Nacional, los Oficiales de
Activo 20-30, o por la Organización Internacional. El
secretario tiene la obligación de levantar las actas de
todas las sesiones ordinarias del club y del consejo de
directores. Para mayores detalles sobre lo que deben contener las
actas que el secretario formule, puede consultarse las "Reglas de
Orden de Roberts" procedimiento parlamentario simplificado para
Activo 20-30 Internacional, sus Asociaciones Nacionales, y sus
clubes asociados, pero en síntesis deben
contener:

1) Fecha, lugar y hora de la sesión. 2) Si es una
sesión ordinaria o extraordinaria. 3) Nombre de la persona
que preside. 4) Nombre del secretario (si es un grupo reducido,
puede incluir lista de todos los presentes y su
representación). 5) Todas las Mociones Principales, hayan
sido aprobadas o rechazadas (Las mociones que hayan sido
retiradas no se registran). 6) Nombre de los proponentes de
mociones y de quiénes las secundaron. 7) Puntos de
orden.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LOS COMITES

El éxito del período del presidente
depende en gran parte de su visión para seleccionar los
integrantes de los diferentes comités. Es natural que un
presidente, por más activo que sea, no tenga suficiente
tiempo para desempeñar el trabajo de rutina del club, por
lo que deberá designar comités que verdaderamente
sean capaces de desarrollar las obligaciones que le son
asignadas. Se tratará aquí brevemente, sobre los
comités y sus relaciones con el presidente, y más
adelante, en éste mismo libro, se hablará
ampliamente sobre las obligaciones de cada
comité.

A. Comités.

Se recomienda que el presidente nombre los siguientes
comités:

1. Asistencia.2. Proyectos.

3. Deportes.

4. Historia del Club.

5. Educación Activo 20-30.

6. Compañerismo.

7. Finanzas.

8. De Casa.

9. Socios Ex – Activos.

10. Membresía y Clasificación.

11. Programas.

12. Enfermos y Cortesía.

13. Relaciones Inter – Clubes.

14. Publicidad.

15. Expansión.

Se entiende, desde luego, que pueden nombrarse
comités adicionales para llevar a cabo funciones o
actividades especiales del club. Vale la pena crear cualquier
comité que satisfaga un propósito
definido.

Los clubes formados por una cantidad reducida de socios
pueden combinar, si es necesario, dos o más comités
en uno procurando que sean los más afines.