Curso básico de contabilidad (página 3)

Gastos Publicidad 400.000,00

Bancos 200.000,00

Cuenta por pagar 200.000,00

Detalle: Se registra el contrato por publicidad, para lo cual se giró un cheque por el 50% del valor.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 06 – Fecha : 07/07/96

Gastos por intereses 1.500,00

Bancos 1.500,00

Detalle : Se registra cobro de intereses del Banco Alianza R.L. por sobregiro en la cuenta corriente.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 07 – Fecha : 08/07/96

Bancos 150.000,00

Cuentas por pagar 150.000,00

Detalle: Se registra préstamos hecho por el socio.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 08 – Fecha : 15/07/96

Gastos por Salarios 125.000,00

Bancos 125.000,00

Detalle: Se registran salarios de primera quincena.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 09 – Fecha : 17/07/96

Bancos 100.000,00

Cuentas por cobrar 100.000,00

Ingresos por Serv. Prestados 200.000,00

Detalle: Se registra contrato de servicios cancelado en un 50%.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 10 – Fecha : 23/07/96

Gastos de caja chica 111.000,00

Bancos 111.000,00

Detalle: Se registra reintegro de caja chica.

Nota : En este caso estamos registrando una sola cuenta de gasto, por razones didácticas. Un registro correcto por reintegro de caja chica, supone registrar cada uno de los documentos en las cuentas correspondientes.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 11 – Fecha : 30/07/96

Gastos por salarios 125.000,00

Cuentas por pagar 125.000,00

Detalle: Se registra pago de salarios cubierto por los socios.

MORACE S.A.

Asiento de Diario No. 12 – Fecha : 31/07/96

Bancos 500.000,00

Documentos por pagar 500.000,00

Detalle: Se registra préstamo hecho por el Banco Alianza R.L.

MAYORIZACION: CASO MORACE S.A.:

BALANZA DE COMPROBACION: CASO MORACE S.A.:

BALANZA DE COMPROBACION

MORACE S.A.

AL 31 / 07 / 1996

CASO 09: CAMISAS DEL SOL S.A.

Se constituyó esta empresa para que se dedique a la fabricación de las camisas y está actualmente ubicada en San Vito de Coto Brus. Con la información sobre las operaciones comerciales efectuadas en esta fábrica, se le pide a usted que realice: 1.) Los asientos de Diario. 2.) Que traslade los registros y mayorice en cuentas "T" y 3.) Prepare una Balanza de comprobación.

01 : Se constituyó la empresa con tres accionistas, cada uno aportó 600.000,00 en efectivo

02 : Se abre una cuenta corriente en el Banco con 1.000.000,00. Se habilita una caja chica con 50.000,00

03 : Se compró maquinaria industrial por valor de 650.000,00. Se emitió un cheque

04 : Se pagó en efectivo la suma 150.000,00 por el alquiler de tres meses.

05 : Se compró jabón en polvo por 5.000,00 que se pagan de caja chica

06 : Se realizaron ventas por 200.000,00. Este dinero se dejó en caja.

07 : Se pagó al ICE la suma de 12.500,00 por un depósito de una línea telefónica y se compró un apartado telefónico por la suma 225.000,00, Se emitió un cheque.

08 : Se pagó publicidad radial por un valor de 125.000,00. Se pagó de caja.

09 : Se realizó una venta de camisas por 250.000,00 por el cual se recibió el 50% que se depositó en el banco,

10 : Se pagó en efectivo los honorarios al contador por 110.000,00.

11 : Se pagó de caja chica 15.000,00 por el gasto de teléfono del mes.

12 : Se pagaron con fondos de la caja el reintegro de caja chica por 20.000,00.

13 : Se pagaron con un cheque los salarios por un monto total de 525.000,00

14 : Se firmó un pagaré para garantizar un préstamo se recibió del Banco del Sur S.A. por la suma de 2.000.000,00.

15 : Se compró telas por un valor de 3.000.000,00. Sobre lo cual se emitió un cheque por la suma de 1.500.000,00 y el resto se acordó cancelarlo a 30 días plazo.

UNIDAD 04

Proceso de Ajustes Contables

• Concepto de Ajuste

El principio de Negocio en marcha establece que la vida de un negocio se realiza sin interrupción através de los años, sin embargo, deben pagar mensual y anualmente algunos impuestos; a los accionistas se les deben dividendos y los gerentes y administradores deben tener reportes sobre el progreso de su negocio. Por estas razones es que el "negocio en marcha" debe dividirse en "Períodos Contables". Estos períodos contables varían para cada empresa, en algunas estos períodos abarcan un tiempo de un año, otras de un mes, algunas sus períodos contables son semanales.

Es normal que después de registrar las transacciones del período contable, aún cuando estas hayan sido registradas correctamente, los saldos de las cuentas en los estados financieros no reflejen la realidad de la empresa. Esto se debe, principalmente, como consecuencia del paso del tiempo.

Al final del mes, al cierre de los estados financieros, normalmente expiran algunos gastos que no han sido registrados y que por lo tanto, las cuentas del balance de comprobación no reflejan la realidad de la empresa. Los casos típicos que vamos analizar son los siguientes:

• Ajustes típicos

• 1.) Gastos pagados por adelantado: Como su nombre lo indica, este es un gasto que la empresa pagó por adelantado, como a la hora de pagarse genera un derecho a favor de la empresa, entonces se registra como un activo (otros activos). Con el paso del tiempo el derecho disminuye proporcionalmente, convirtiéndose, esa disminución del derecho en un gasto. Ejemplo de los gastos pagados por adelantado son:

• i) Alquileres pagados por adelantado

El asiento contable para este Gasto es:

Gasto por alquiler XXX

Gasto Diferido Alquileres XXX

• ii) Inventario de suministros de oficina

El asiento contable para este Gasto es:

Gasto por suministros oficina XXX

Inventario suministros oficina XXX

• 2.) Gastos por Depreciación: Cuando una empresa compra un edificio, un automóvil, maquinaria, equipo de oficina y cualquier otro activo fijo, lo hace pensando que estos bienes le va a generar utilidades. Esto es cierto. Pero también es el hecho que el uso diario de estos bienes los desgastan. Este desgaste generan un gasto que debe registrarse y que es conocido como gasto de depreciación. Este gasto de depreciación reduce el valor del activo comprado y aumenta el gasto de la empresa.

El asiento contable para este Gasto es:

Gasto por depreciación XXX

Depreciación Acumulada XXX

• 3.) Gastos acumulados: Muchos gastos se registran cuando se pagan, pero existen algunos gastos que no se han registrado porque no se han pagado o porque su plazo para pagarlos no han vencido. Estos gastos pendiente de pago porque su plazo no han vencido, se llaman "gastos acumulados". Los casos típicos son intereses sobre préstamos, comisiones por pagar, cargas sociales (aguinaldo, preaviso y cesantía). Los registros serían así:

• i) Intereses sobre préstamos

El asiento contable para este gasto es:

Gasto por intereses XXX

Intereses por pagar XXX

• ii) Comisiones sobre ventas

El asiento contable para este gasto es:

Gasto por comisiones XXX

Comisiones por pagar XXX

• iii) Cargas sociales

El asiento contable para este gasto sería:

Gasto por Cargas sociales XXX

Cargas sociales por pagar XXX

• 4.) Ingreso no devengado: Un ingreso no devengado se origina cuando se recibe un pago por adelantado con relación a bienes o servicios que se habrán de entregar o prestar en el futuro.

Cuando se recibe el pago por adelantado se contabiliza de la siguiente forma:

Caja XXX

Honorarios por pagar XXX

Cuando se presta el servicio o se entrega el bien, según el principio de reconocimiento, el ajuste debe realizarse así:

Honorarios por pagar XXX

Honorarios ganados XXX

• 5.) Ingreso acumulado: Es aquel que ya ha sido ganado, pero que aún no ha sido cobrado debido a que el pago aún no está vencido.

Cuando se realizó el servicio o se entrega el bien se debe contabilizar, según el principio de realización, de la siguiente forma:

Cuenta por cobrar XXX

Honorarios ganados XXX

Cuando se cobra el servicio, el ajuste debe realizarse así:

Caja XXX

Cuentas por cobrar XXX

• 6.) Arreglo de cuentas: Estos ajustes en las cuentas de la contabilidad se dan cuando por alguna razón se detecta que el saldo de una cuenta es incorrecta, entonces las cuentas que se deben utilizar depende de las cuentas mismas. Así por ejemplo, suponga que…

• i) Las comisiones por pagar que tenemos registradas son 5.200.000,00 y que las comisiones que realmente debemos pagar son 5.000.000,00, entonces el ajuste que hay que correr, sería:

Comisiones por pagar 200.000

Gasto por comisiones 200.000

• ii) Las comisiones por pagar que tenemos registradas son 5.000.000,00 y que las comisiones que realmente debemos pagar son 5.200.000,00, entonces el ajuste que hay que correr, sería:

Gasto por comisiones 200.000

Comisiones por pagar 200.000

• iii) Los intereses por pagar que tenemos registradas son 400.000,00 y que los intereses que realmente debemos pagar son 750.000,00, entonces el ajuste que hay que correr, sería:

Gasto por intereses 350.000

Intereses por pagar 350.000

• iv) Que tenemos salarios por pagar registradas por 1.400.000,00 y que los salarios que pagamos fueron 1.250.000,00, entonces el ajuste que hay que correr, sería:

Salarios por pagar 150.000

Gasto de salarios 150.000

• v) Que al registrar los salarios, nos damos cuenta que lo que tenemos registrados por pagar con 1.400.000,00 y que lo que se pagó fueron 1.250.000,00, entonces el ajuste que hay que correr, sería:

Salarios por pagar 1.400.000

Caja 1.250.000

Gasto de salarios 150.000

• Ajuste Costo de mercadería Vendida

En la contabilidad de una empresa comercial en la que se venden bienes o mercadería, obtienen su utilidad através de la venta de sus artículos deduciendo, además de los gastos de operación, el costo de los artículos que se vendieron, de modo que su utilidad neta se determinaría así:

Ingreso por ventas 6.000

Menos costo de los artículos vendidos 2.500

Utilidad Bruta 3.500

Menos los gastos de operación 2.000

Utilidad neta 1.500

La facilidad para determinar el costo de los artículos vendidos, depende del tipo de artículo que se venda; por ejemplo en una venta de autos o en una venta de tractores es fácil ubicar el costo de estos artículos, por que tienen costos altos y porque son artículos de baja rotación. En esos casos por cada venta se puede identificar y por lo tanto registrar, el costo de cada uno de ellos.

Diferente es el caso cuando nos referimos al costo de los artículos vendidos en los negocios dedicados a vender abarrotes, en farmacias o en tiendas. La cantidad de artículos son enormes, los precios bajos y son de muy alta rotación. En estos casos el costo los costos de los artículos se registran una sola vez al final del período contable.

Para este último método de registro se necesitan tres datos:

• a.) Costo de la mercadería al inicio del período contable.

• b.) Costo de la mercadería que se compró durante el período.

• c.) Costo de la mercadería que no se vendió al final del período.

La fórmula para determinar el costo de los artículos vendidos es la siguiente:

Mercadería al inicio del período 2.000

Más: Compras realizadas durante el período 3.500

Mercadería que tuvimos disponible para vender 5.500

Menos: mercadería que no pudimos vender al final 3.000

Costo de la mercadería que vendimos 2.500

La mercadería al inicio del período es el inventario inicial, las compras realizadas lo forman toda la mercadería nueva que recibidos para vender durante el período contable que estamos registrando y la mercadería que no pudimos vender al final del período, constituye el inventario al final del período contable.

De la fórmula anterior se desprende que el costo de la mercadería vendida es el resultado de una ecuación matemática.

Esta fórmula la podemos resumir así:

Inventario inicial 2.000

Más Compras 3.500

Menos Inventario final 3.000

Costo mercadería vendida 2.500

• i) El registro contable del Costo de mercadería vendida es:

Inventario final 3.000

Costo de mercadería vendida 2.500

Inventario inicial 2.000

Compras 3.500

Con este asiento se deben eliminar el inventario inicial porque esa mercadería ya no existe en la empresa, en su lugar se debe registrar la mercadería que si está (inventario final); se debe eliminar la cuenta de compras que es un equivalente a un gasto, porque en su lugar se debe registrar el costo de mercadería vendida, la cual tiene relación directa con las ventas registradas.

CASOS PARA PRÁCTICA

CASO 10: COMPAÑIA XYZ S.A.

Balanza de Comprobación

Al 30 de enero, 2009

SOLUCION CIA. XYZ S.A.

ASIENTOS DE AJUSTE

A.1) Registro de depreciación

Gasto por depreciación 551.272

Deprec. Acum. Mob. y Equipo 216.564

Deprec. Acum. Equipo Cómputo 91.456

Deprec. Acum. Instalaciones 243.252

Detalle:

Mob. y Equipo= 25.987.654 * 10% / 12 = 216.564

Equipo Cómputo = 5.487.357 * 20% / 12 = 91.456

Instalaciones = 145.951.357 * 2% / 12 = 243.252

A.2) Ajuste inventario herramientas

Gasto de herramientas 848.805

Inventario de Herramientas 848.805

Detalle:

Datos según registro contables = 3.548.805

Datos según conteo físico = 2.700.000

Diferencia 848.805

A.3) Ajuste intereses por pagar

Gasto por intereses 3.269.458

Intereses por pagar 3.269.458

Detalle:

BCR = 150.000.000 * 9.25% / 12 = 1.156.250

BNCR = 225.408.808 * 11.25% / 12 = 2.113.208

3.269.458

A.4) Ajuste comisiones sobre ventas

Gasto por comisiones 824.315

Comisiones por pagar 824.315

Detalle:

Comisiones registradas = 500.215

Comisiones según sistema = 1.324.530

824.315

A.5) Ajuste ventas

Ventas 2.920.335

Cuentas por cobrar 2.920.335

Detalle:

Ventas registradas = 68.770.550

Ventas según sistema = 65.850.215

2.920.335

A.6) Ajuste Costo mercadería Vendida

Inventario (final) 25.000.000

Costo mercadería Vendida 45.400.951

Inventario (inicial) 37.850.951

Compras 32.550.000

Detalle:

Inventario al inicio del período = 37.850.951

Más compras realizadas = 32.550.000

Mercadería disponible 70.400.951

Menos Inventario al final 25.000.000

COSTO MERCADERIA VENDIDA 45.400.951

MAYORIZACION EN HOJA DE TRABAJO

Cada uno de los Asientos de Ajustes deben tener un tratamiento idéntico a los asientos de registro de transacciones, sea que deben mayorizarse (Trasladar a las cuentas "T" y sacar saldos en cada una de las cuentas). Para fines prácticos y didácticos vamos a realizar esta mayorización de "Hojas de Trabajo". Así

Cada uno de los asientos de Ajustes se trasladaron a la "cuenta T de Ajustes". Se usa la cuenta de gastos de operación para registrar todos los ajustes que ajusta gastos

BALANZA DE COMPROBACION AJUSTADA

• Las dos últimas columnas del cuadro anterior es la "Balanza de Comprobación Ajustada". Esta se determina por una simple sumatoria horizontal en cada una de las cuentas

• Puede comprobar que los saldos de las cuentas ajustadas están con los saldos correctos: a saber : Inventario de herramientas – Inventario de mercadería – comisiones por pagar – Ingresos por ventas

• Las cuentas de depreciación acumulada y las cuentas de intereses por pagar presentan nuevos saldos

• Quedó registrado el Costo de los Artículos vendidos

Caso 11: Farmacia del Sur S.A.

Esta empresa está dedicada a la venta de medicamentos, consulta médica, venta de perfumería, confitería y otros. La Balanza de comprobación que se detalla a continuación, presenta las transacciones ya registradas al día 30 de setiembre del 2009. Antes de preparar los Estados Financieros definitivos para dicho mes, se deben realizar los "Asientos de Ajustes" para ese mes en particular.

La información para los ajustes es la siguiente:

• 1.) Se efectuó un inventario de la mercadería no vendida que valuada al costo ascendió a ¢35.000.730,00. Registre el Costo de Ventas

• 2.) La depreciación del Mobiliario y Estantería es del 10% anual, Equipo digital y sistemas de un 20% anual y Mejoras a instalaciones a un 33% anual. Registre un mes de depreciación.

• 3.) El inventario de herramientas actual fue valorado en ¢220.000,00.

• 4.) El documento por pagar al Banco Farmaceutico SRL fue pactado con una tasa de 11.25% anual, al cierre de setiembre se debe solamente el último mes de intereses.

• 5.) Al revisar las comisiones adeudadas al cierre de los estados financieros, se determinó que el monto pendiente de cancelación es la suma de ¢465.540,00.

• 6.) Existen ventas a crédito no registradas por la suma de ¢2.500.000,00

• 7.) Haga los Asientos de cierre

Con esta información ustedes deben preparar…

• a.) Los Asientos de ajuste, con su detalle respectivo

• b.) Realizar los ajustes en la Hoja de Trabajo

• c.) Determinar los "Montos Ajustados"

Caso 12: Centro de compras Alvany S.A.

Esta empresa está dedicada a la distribución artículos de tienda y bazar.

La Balanza de comprobación que se presenta en la siguiente página, representan las transacciones al 30/09/2009. Realice los "Asientos de Ajustes" para ese mes en particular.

DATOS IMPORTANTES

• 1.) Inventario mercadería al 30/09/2009 ¢9.785.250,00. Registre Costo Mercadería Vendida

• 2.) Depreciación de Ley: Mobiliario y Equipo= 10%. Instalaciones= 2%.

• 3.) El documento por pagar tiene una tasa de 15% anual, se deben tres meses

• 4.) Existen ventas no registradas por la suma de ¢2.500.000,00

• 5.) Se adeudan los aguinaldos sobre salarios pagados por ¢950.000,00

Caso 13: Corporación CEDAGO S.A.

La CEDAGO S.A. es una empresa dedicada a la venta de medicamentos, consulta médica, venta de perfumería, confitería y otros.

La información para los ajustes es la siguiente:

• 1 Se efectuó un inventario de la mercadería no vendida que valuada al costo ascendió a ¢15.760.730,00. Registre el Costo de Ventas (4 puntos)

• 2 La depreciación del Mobiliario y Estantería es del 10% anual, Equipo digital y sistemas de un 20% anual y Mejoras a instalaciones a un 33% anual. Registre el gasto del año(4 puntos)

• 3 El inventario de herramientas actual fue valorado en ¢65.000,00. (2 puntos)

• 4 El documento por pagar al Banco fue pactado con una tasa de 15% anual, al cierre de setiembre se debe solamente el último mes de intereses. (2 puntos)

• 5 Al revisar las comisiones adeudadas al cierre de los estados financieros, se determinó que el monto pendiente de cancelación es la suma de ¢465.540,00. (2 puntos)

• 6 Todas las ventas son a crédito y según facturación fueron ¢77.7654.125 (2 puntos)

Con esta información ustedes deben preparar:

Los Asientos de ajuste, con su detalle respectivo

Realizar los ajustes en la Hoja de Trabajo

Determinar los "Montos Ajustados"

SOLUCION CEDAGO S.A.

ASIENTOS DE AJUSTE

Caso 14: CASO CORPORACIÓN BETA S.A.

La Corporación Beta S.A. es una empresa que se dedica a la distribución de artículos de bazar, librería y tienda, la siguiente es la Balanza de Comprobación antes del cierre del período fiscal al 30 de setiembre del 20__.

BALANZA DE COMPROBACION

AL 30 DE SETIEMBRE DEL 20__

Es necesario que con la información que se brinda a continuación, prepare usted los asientos de ajuste que sean necesarios para que presentar una Balanza de Comprobación Ajustadada a la misma fecha

• 1.) Se efectuó un inventario de la mercadería no vendida, la cual valuada al costo ascendió a ¢15.760.000,00.

• 2.) Según la legislación tributaria la depreciación de los activos fijos se deben realizar según las siguientes tasas: Mobiliario y Estantería al10% anual, el Equipo digital y sistemas a 20% anual y las "mejoras a instalaciones" a un 33% anual. Registre el gasto del año.

• 3.) Al actualizarse el inventario del inventario de herramientas fue valorado en ¢265.000,00.

• 4.) El documento por pagar al Banco fue pactado con una tasa de 12.25% anual, al cierre de setiembre se debe solamente el último mes de intereses.

• 5.) Al revisar las comisiones adeudadas al cierre de los estados financieros, se determinó que el monto pendiente de cancelación es la suma de ¢520.000,00.

• 6.) Todas las ventas que realiza la empresa son a crédito y según el informe anual las ventas totales ascendieron a ¢33.250.000,00.

Por favor prepare …

• a.) Los Asientos de ajuste, con su detalle respectivo

• b.) Realizar los ajustes en la Hoja de Trabajo

• c.) Determinar los "Balanza de Comprobación Ajustada"

SOLUCION CORPORACIÓN BETA S.A.

ASIENTOS DE AJUSTE

CASO 15: VETERINARIA MONTES DE ORO S.R.L.

En este año se formó la empresa "Veterinaria Monte de Oro S.R.L." la cual se dedicará a la venta de medicamentos veterinarios, alimentos para animales, compra-venta de animales domesticados y a la asistencia médica de animales. También tendrán el servicio de sala de operaciones.

Con el objeto de conocer los aspectos financieros-contables de la empresa, lo han contratado a usted para que realicen los registros contables y emitan la Balanza de comprobación ajustada para el primer mes de operación.

Para ello deben realizar los registros contables de todas las transacciones que se hicieron:

TRANSACCIONES REALIZADAS

Día 01) Se constituyó la empresa con tres socios: cada uno aportó a la Caja ¢3.000.000,00

Día 01) Se abrió una cuenta corriente en el Banco de Costa Rica con la suma de ¢8.500.000,00

Día 02) Se alquiló local frente a la carretera principal, por el cual se pago una mes de alquiler por la suma de ¢250.000,00 y se dejó un depósito por la misma suma. Esto se pagó con cheque.

Día 02) Se compró Mobiliario y Equipo por la suma de ¢3.250.000,00. Se pagó con cheque.

Día 03) Se compró mercadería (Medicinas, alimentos y otros) por un valor de ¢4.825.000,00, se pagó con cheque la suma de ¢1.000.000,00 y el resto a 60 días.

Día 04) Se compra a crédito la papelería y suministros de oficina, estimada para tres mes de operación, la compra total fue de ¢150.380,00.

Día 05) Se compró materiales de limpieza por un valor de ¢17.000,00 que se pagaron en efectivo (Caja).

Día 07) Se giró un cheque para pagar publicidad en un periódico especializado, la suma de ¢325.000,00.