Manual de organización para la gerencia de proyectos en la empresa distribuidora Aceros Max

Resumen

La presente investigación realizada en la Gerencia de Proyectos de la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A; consistió en analizar la estructura organizativa actual de la gerencia. Es una investigación de tipo descriptiva de diseño de campo no experimental; enfocándose en la descripción e implementación de las funciones que debe realizar cada cargo existente mediante información obtenida de la realidad utilizando la observación directa y entrevistas tanto estructuradas como informales. A través del diagnóstico de la situación actual, se determinaron los factores que se generan del problema con el uso del Diagrama Causa-Efecto y Matriz FODA; como respuesta a la presente problemática, se procedió a desarrollar una propuesta de Manual Organizacional Específico para la Gerencia de Proyectos, el cual aportaría una definición de cada cargo perteneciente a la gerencia y las respectivas asignaciones del mismo. El diseño de la propuesta del Manual Organizacional, se fundamenta en asegurar y suministrar al personal la información necesaria a nivel de organización, así como en facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los mismos lineamientos necesarios para el correcto desempeño de sus atribuciones.

Palabras Claves: Manual, Organizacional, Gerencia, Diagrama Causa-Efecto, Matriz FODA, Funciones, Cargo.

Introducción

Hoy por hoy en un mercado tan competitivo tanto las pequeñas, mediana y grandes empresas están enfocando sus esfuerzos y actividades en función a la mejora continua para el logro de resultados óptimos.

Estas técnicas y herramientas permiten que los procesos que se realizan dentro de las organizaciones puedan alcanzar el nivel más alto en cuando a su eficiencia y calidad, permitiendo así ofrecer productos y servicios conforme a las necesidades de los clientes lo que origina un incremento en los beneficios de cualquier organización.

Lo anteriormente expuesto, se puede lograr con facilidad mediante el uso de los manuales de organización, los cuales, sirven como un instrumento de apoyo para definir y establecer la estructura orgánica y funcional, formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución; además de esto, les proporciona dicha información a detalle a cada uno de los integrantes de la organización y personas ajenas a ésta.

Frecuentemente las personas que se encuentran interesadas por conocer cierto detalle de la naturaleza y funcionamiento de un organismo suelen encontrarse con la limitante de no contar con un documento descriptivo que estructure la organización en sí, que contenga la descripción de los cargos que componen su organigrama, funciones y procedimientos de forma ordenada y sencilla. Lo ideal para toda organización es que cuente con un manual de organización que sea fácil de entender tanto para el personal directivo como para empleados y personas ajenas a la empresa. En ello recae la importancia de realizar y presentar un manual de organización con los requerimientos básicos de la compañía o departamento para las unidades y cargos que la constituyen. Con esta herramienta se pretende lograr que los miembros de la organización, conozcan de forma clara y precisa sus responsabilidades, funciones, ubicación correcta, dentro de la estructura

organizativa, a fin de que cada quien desarrolle las responsabilidades que le competen a su puesto de trabajo de forma oportuna.

En la Gerencia de Proyectos de Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; no cuentan con un Manual de Organización, es por esto, que la investigación fue dirigida con el fin de diseñar y aplicar un manual de organización a dicha gerencia.

Este informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I: El Problema: Donde se explica la situación actual existente, se formulan los objetivos, se delimita y justifica la investigación. Capítulo II: Generalidades de la Empresa: Presenta una breve descripción de la empresa, misión, visión, valores y ubicación geográfica. Capítulo III: Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y sustento del estudio realizado. Capítulo IV: Diseño Metodológico: En este capítulo se describen el tipo y diseño de la investigación así como las técnicas e instrumentos utilizados. Capítulo V: Situación Actual: Se muestra la situación actual de la Gerencia de Proyectos mediante una encuesta estructurada, Diagrama Causa-Efecto y Matriz FODA. Capítulo VI: Análisis y Resultados: se presenta el análisis y los resultados obtenidos de la investigación de acuerdo a los objetivos planteados.

Finalmente, se establecen las conclusiones y recomendaciones acordes al desarrollo de la investigación, las referencias bibliográficas utilizadas y por último los apéndices y anexos.

CAPÍTULO I

El problema

En este capítulo se describen los problemas observados en el área de trabajo, así como también, los objetivos que se desean alcanzar.

Planteamiento Del Problema

La empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; fue creada con el fin de satisfacer las necesidades del mercado en cuanto a la venta y distribución de materiales metálicos, en miras de crecimiento, la empresa planea ingresar al mercado productivo. Para que esto sea posible, se adquirió maquinaria y equipos especializados.

La Gerencia de Proyectos, carece de un manual de organización que describa a fondo las responsabilidades y obligaciones de cada puesto de trabajo, por lo cual, los integrantes de dicha gerencia no conocen el proceso de su puesto, debido a esto, se pueden presentar distintos problemas que afecten la estructura organizativa, la eficacia y eficiencia del sistema de producción y las condiciones del ambiente de trabajo en la organización.

El no contar con un manual de organización, es un elemento básico de referencia y de auxilio en cualquier empresa o departamento para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal, proporcionando deberes, responsabilidades, reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.

La ausencia de un manual de organización en la Gerencia de Proyectos es una de las causas por las que existe retrabajo y en algunas oportunidades un inadecuado desarrollo de las actividades por parte de los integrantes de la gerencia.

De continuar trabajando sin el manual de organización, puede provocar gran cantidad de errores y fallas en las actividades, lo que conlleva a la existencia de problemas en la relación entre los mismos trabajadores y los directivos de la gerencia, además de que implica y se refleja en pérdida de material de oficina u otra índole, estrés laboral, entre otros. Tomando en cuenta lo anterior, se logra evidenciar la relevancia y necesidad de que una organización posea un manual de organización correctamente estructurado donde se describan detalladamente cada una de las funciones correspondientes a un cargo en cada una de las unidades de la gerencia considerando la estructura jerárquica de la misma.

Por esto, es necesario crear e implementar un manual de organización que describa detalladamente las funciones de cada unidad y por consiguiente, de cada uno de los cargos que componen las mismas, lo cual permitirá coordinar, clasificar y regular el servicio ofrecido por los integrantes del departamento, además de que podrá ayudar en la instrucción de nuevo personal, sin incurrir en retrasos en los métodos de trabajo.

De acuerdo a esto, se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cuáles son los cargos de la Gerencia a estudiar? ¿Cuáles son las funciones a describir en la Gerencia de Proyectos? ¿Cuáles son los lineamientos a seguir para la elaboración del manual? ¿Cómo impactara la implementación del manual de organización en la Gerencia de Proyectos?

Alcance

La realización de esta investigación estuvo dirigida a estudiar la estructura organizativa de la Gerencia de Proyectos y como es la comunicación entre los equipos de trabajo, por lo cual, a través de la observación directa y revisión exhaustiva de este proceso se pueden detectar las raíces de ciertos problemas que pueda presentar la gerencia y así mismo buscar las soluciones más convenientes para reducir y en el mejor de los casos eliminar dichos causantes. Tomando como referencia los elementos de la administración se espera que esta investigación aporte beneficios a la Gerencia de Proyectos de la Distribuidora Aceros Max A36, C.A.; por lo tanto, se presentara un manual con los principios del proceso administrativo integrado por dos fases: la primera es la fase estructural: planeación (¿qué se quiere hacer?) Y organizativa (¿Cómo se va hacer?), Se espera que esta organización se motive a implementar la fase operativa: dirección (Ver que se haga) y control (¿Cómo se ha realizado?).

El estudio se realizó en la Distribuidora Aceros Max A36, C.A., con la coordinación de la Gerencia de Proyectos, la cual tuvo una duración de 16 semanas, comprendidas desde el 21 de junio hasta el 21 de octubre. Dicha gerencia se encuentra ubicada en la avenida Caracas vía a Core 8 Ud-335-0000, Zona Industrial Matanza Sur (entre Tonoro y Remagua); frente a materiales Gran Sabana. Galpón Inversiones Master 2008.

Justificación e Importancia Del Trabajo

La finalidad de esta investigación es brindar un Manual de Organización de tal forma que se pueda establecer cuáles son las actividades que debe cumplir cada personal del departamento, todo esto con miras a evitar el retrabajo e inadecuado desarrollo de las actividades, ya que genera pérdida de tiempo.

Esta investigación es de gran importancia debido a que permitirá identificar los elementos que se consideran necesarios y no necesarios dentro de la organización en cuanto al funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Adicionalmente se busca brindar soluciones a los problemas organizacionales que presenta la Gerencia de Proyectos de dicha empresa, tales como los inconvenientes ocasionados por la falta de personal en ciertas actividades realizadas diariamente, el retrabajo por parte de algunos integrantes de la gerencia, la falta de cumplimiento de los objetivos, entre otros.

Por lo tanto, se procedió a realizar un estudio organizacional enfocándose en plantear mejoras que favorecerán el sistema, además de aumentar la calidad y servicio en la Gerencia de Proyectos.

Objetivo General

Diseñar el manual de organización para la Gerencia de Proyectos en la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A.

Objetivos Específicos

• 1. Diagnosticar las condiciones actuales de la Gerencia de proyectos de Distribuidora Aceros Max A36, C.A.

• 2. Realizar la matriz FODA de la Gerencia de proyectos.

• 3. Realizar el Diagrama Ishikawa de la Gerencia.

• 4. Realizar un estudio organizacional, para establecer los niveles de responsabilidad y autoridad de la organización.

• 5. Evaluar los cargos de la Gerencia de Proyectos.

• 6. Describir los cargos de cada uno de los integrantes de la Gerencia de Proyectos.

• 7. Establecer las funciones correspondientes de cada integrante de la Gerencia de proyectos.

CAPÍTULO II

La empresa

El presente capítulo tiene como finalidad describir todos los aspectos que conforman a la empresa en estudio, desde su reseña histórica, que procesos llevan a cabo, que productos ofertan al público hasta misión y visión de la misma.

Ubicación Geográfica

La empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A., se encuentra ubicada en la avenida Caracas vía a Core 8 Ud-335-0000, Zona Industrial Matanza Sur (entre Tonoro y Remagua); frente a materiales Gran Sabana. Galpón Inversiones Master 2008, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.

Breve Descripción de la Empresa

Distribuidora Aceros Max A36, C.A., es una empresa venezolana que presta servicios de logística y transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada que opera en todo el territorio nacional. Se dedican específicamente al transporte y traslado de la mercancía.

La empresa en estudio, a futuro, busca incursionar en el mercado productivo metalmecánico, con la fabricación de estructuras metálicas. La fabricación de estos productos estará hecha de planchas de material original, bajo los más estrictos estándares de calidad, acorde a las exigencias técnicas y los requerimientos de nuestros clientes, a fin de satisfacer las necesidades de cada uno de ellos.

Misión

Somos una empresa dedicada a brindarles a nuestros clientes una diversidad de soluciones en el ramo Metalmecánico; Prestando un servicio óptimo en corte y mecanizado de piezas con la más avanzada tecnología en el área metalmecánica y productos de calidad, con personal altamente calificado y comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes.

Visión

Ser el principal proveedor de manera confiable a nivel nacional en la innovación de la creación y fabricación de piezas especiales por medio de la metalúrgica para la industria metal-mecánica, poniendo al servicio de nuestros clientes todo el conocimiento que nos hace expertos en metales.

Valores

Confiabilidad: Damos a nuestros clientes la seguridad de ser una empresa que brinda servicio de calidad.

Responsabilidad: Cumplimiento del total de los compromisos adquiridos con nuestros clientes de manera sustentable. Además de cumplir de manera puntual con nuestras actividades diarias, asumiéndolas con total responsabilidad.

Compromiso: gozamos de un estricto cumplimiento de las normas legales, tiempos y costos dentro de la ejecución de nuestros proyectos, contribuyendo con nuestro trabajo y participando activamente en la toma de decisiones.

Lealtad: Amamos nuestro trabajo, nos identificamos con las metas y objetivos de la empresa y procuramos también la lealtad recíproca de nuestros clientes y proveedores, contribuyendo al desarrollo común.

Respeto: Sabemos valorar los intereses y necesidades de todos los  integrantes de la organización y de nuestros clientes.

Estructura Organizativa

El Organigrama de la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., es de tipo funcional ya que enfoca los canales formales de la comunicación, muestra la mutua dependencia entre los departamentos e individuos; a continuación se muestra la estructura organizativa de la empresa (ver figura 2.1).

Figura 2.1 Estructura Organizativa

Fuente: Empresa

CAPÍTULO III

Marco teórico

En este capítulo se desarrollara una serie de conceptos que sirven de base para realizar el trabajo de investigación. Por lo tanto, servirá de apoyo para efectuar un estudio organizacional eficiente en la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A.

CONCEPTOS BÁSICOS

• Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

• Organización: es un grupo social compuesto por personas, tareas y administración que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes o servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común.

• Estudio Organizacional: el sistema de comunicación y los niveles de responsabilidad y autoridad de la organización, necesaria para la puesta en marcha y ejecución de un proyecto. Incluye organigramas, descripción de cargos y funciones.

Pasos Básicos para Organizar

Los pasos a seguir para iniciar un proceso de organización son:

• DIVISIÓN DEL TRABAJO: Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad, y por consiguiente permite la especialización, ya que cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

• DEPARTAMENTALIZACIÓN: Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización.

• JERARQUÍA: Desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo. Cuando se ha dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía.

• COORDINACIÓN: Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la organización.

• ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN:

Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Tipos de jerarquías en las Organizaciones

• Jerarquía dada por el cargo:

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas

posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.

Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

• Jerarquía del rango:

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.

• Jerarquía dada por la capacidad:

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

• Jerarquía dada por la remuneración:

Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo. La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante, su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compañía fundamentalmente operativa, por ejemplo, la

explotación petrolera en nuestro país un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable por la función de personal es un ejecutivo de alta valía e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.

Propósitos de la Organización

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de comunicación.

• Representar la estructura oficial de la empresa.

Principios de Organización

• Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, genera confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

• Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

• Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

• Equilibrio de Dirección – Control: Consiste en diseñar una estructura, de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

• Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

Técnicas de Organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

• LOS ORGANIGRAMAS:

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una organización, se fundamenta en la condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus estratos jerárquicos. Pero tal propósito no resulta fácil, porque el organigrama es una figura plástica que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera organización. En consecuencia, no está exento de interpretaciones erróneas. Los colores se usan en la pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los hechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por las limitaciones que les imponen las normas y condiciones que rigen su funcionamiento y elaboración.

El organigrama, aparte de los diferentes fines para los cuales se utiliza, según se ha señalado, tiene alcances mayores y otros propósitos; por ejemplo, para relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, etc.

Clasificación de los organigramas

• Según la forma como muestran la estructura, son:

Analíticos: Son los específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso, se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

Generales: facilita una visión muy sucinta de la Organización; se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.

Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. Son complementos de los analíticos.

• Según la forma y disposición geométrica de los organigramas estos pueden ser:

Verticales (Tipo Clásico): es el de uso más frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

Horizontales: son una modalidad del Organigrama vertical, porque representa a la estructura sin mayor alteraciones, pero con una disposición en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este organigrama consiste en que los hombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). También es usual describir las funciones principales de las unidades más importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que muestra la estructura.

Horizontal con variante: es igual que el anterior pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros.

Escalar: este organigrama no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de las cuales se colocan los nombres. Además, en un mismo plano se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no puede mostrar las relaciones funcionales.

Circulares o concéntricos: en este tipo de organigrama los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a afuera y en orden de importancia. Se colocan en círculos concéntricos las unidades de Igual jerarquía Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales y tradicionales con esa forma de disposición de las unidades, las cuales están colocadas una arriba y otra abajo.

Existen diversos criterios para clasificar los organigramas. Una gran cantidad de tactos se limita a describir muchos tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad de los mismos. Son muchas las formas utilizadas y que se pueden utilizar para representar una estructura de la organización, pero se entiende que son formas caprichosas y particulares, la mayoría de ellas utilizadas por propietarios que desempeñan las formas clásicas y más conocidas.

Manual de organización

El objetivo de un manual de organización es servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su título, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Para la elaboración de los manuales de organización debemos utilizar:

• Diagrama Funcional: Establece la dirección del área estudiada, sus macrofunciones, las relaciones de estas con el contexto interno y externo á la empresa, y su objetivo funcional o razón de ser.

• Organigrama Funcional: Permite diferenciar las funciones básicas de dirección y de cada una de las macro-funciones que han sido determinadas.

• Organigrama de misiones: Es un modelo que expresa gráficamente cada una de las áreas de línea y staff que conformarán la unidad objeto de estudio con sus respectivas misiones. El diagrama de Misiones constituye una herramienta útil para:

• Evitar solapamiento entre las misiones de las áreas definidas.

• Asegurar que todas las misiones establecidas correspondan y contribuyan al logro de la misión de la unidad, y en consecuencia, al logro de la misión de la empresa.

• Organigrama de Posición Macro: Contempla los cargos con sus respectivos niveles jerárquicos, considerando las diferentes nomenclaturas para las distintas áreas de la empresa.

• Organigrama de Posición dimensionado: Se presenta en forma completa la estructura organizativa del área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo el número de personas para cada cargo.

• Descripción de unidades: Es un documento donde se considera a la unidad administrativa como un conjunto fundamental de la estructura de cualquier organización, y puede definirse como algo concreto y específico que mantiene cierta independencia y que actúa separadamente o formando una totalidad funcional o fluyente que es la organización.

• Descripción de cargos: Es el proceso que permite descomponer el puesto de trabajo en todas sus partes para luego relacionarlas e integrarlas con base a su objetivo básico. Las descripciones de cargos proporcionan el propósito, naturaleza y objetivos del mismo, los motivos que facilitan o retrasan el logro de resultados y las actividades a desarrollar en el puesto de trabajo.

Finalidad del Manual de Organización y Funciones

La finalidad de este documento es constituir un instrumento de gestión institucional que oriente a los trabajadores en la ejecución de las funciones específicas y responsabilidades que debe realizar. También, tiene como finalidad ayudar a mejorar los canales de comunicación, coordinación y de gestión administrativa de la institución.

Objetivos del Manual de organización y funciones

• a) Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional

• b) Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

• c) Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

• d) Constituir un instrumento eficaz para organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades en general.

Aspectos positivos del uso de manual de organización

• Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

Contenidos y formas de los manuales de organización

Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores.

En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector público; departamentos, secciones y divisiones para el sector privado.

El manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales de cada una de ellas.

Esta manera de describir un puesto es poco frecuente además presenta el inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso.

Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia, así se sabe cuál unidad es subalterna a otra.

Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general.

La administración

La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestión de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios científicos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.

• La planeación: Es la primera etapa, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

• La organización: es la segunda fase y está comprendido por un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

• La dirección: Es la tercera etapa, consiste en la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

• El control: Es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.

Matriz FODA

Es una matriz de análisis y una conocida herramienta estratégica que estudia la situación de una empresa. El principal objetivo de aplicar la matriz FODA en una organización, es ofrecer un claro diagnóstico para poder tomar las decisiones estratégicas oportunas y mejorar en el futuro. Su nombre deriva de las iniciales formadas del término FODA: fortalezas, oportunidades debilidades Y amenazas.

En tal sentido, el FODA lo podemos definir como una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos a la empresa y por tanto controlables, tales como fortaleza y debilidades, además de factores externos a la misma y por tanto no controlables, tales como oportunidad y amenazas.

Para una mejor comprensión de dicha herramienta estratégica, definiremos las siglas de la siguiente manera:

• Fortaleza: Son todos aquellos elementos positivos que me diferencian de la competencia.

• Debilidades: Son los problemas presentes que una vez identificado y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

• Oportunidades: Son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para todas las empresas, que se convertirán en oportunidades de mercado para la empresa cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas.

• Amenazas: Son situaciones o hechos externos a la empresa o institución y que pueden llegar a ser negativos para la misma.

La importancia en la realización de este análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en que aspectos la empresa o institución tiene ventajas respecto de su competencia y en qué aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva

Las áreas funcionales de todas las organizaciones tienen fuerzas y debilidades. Ninguna empresa o institución tiene las mismas fuerzas o debilidades en todas sus áreas. Las fuerzas y debilidades internas, sumadas a las oportunidades y amenazas externas, así como un enunciado claro de la misión, son las bases para establecer objetivos y estrategias.

Los objetivos y las estrategias se establecen con la intención de capitalizar las fuerzas internas y de superar las debilidades.

En tal sentido, el análisis FODA es una herramienta que se utiliza para comprender la situación actual de una empresa u organización. El objetivo de esta herramienta es ayudarlo a diagnosticar para, en función de ello, poder pronosticar y decidir.

Técnica FODA

La técnica FODA se orienta principalmente al análisis y resolución de problemas y se lleva a cabo para identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la organización, así como las Oportunidades (aprovechadas y no aprovechadas) y Amenazas reveladas por la información obtenida del contexto externo.

Componentes de un análisis FODA

El análisis FODA consta de cuatro (4) componentes; dos (2) componentes positivos, los cuales son las fortalezas y oportunidades; y dos (2) componentes negativos, los cuales son las debilidades y amenazas (ver tabla 3.1).

Tabla 3.1 Componentes de un análisis FODA

Fuente: elaboración propia

Las Fortalezas y Debilidades se refieren a la organización y sus productos, mientras que las Oportunidades y Amenazas son factores externos sobre los cuales la organización no tiene control alguno. Por tanto, deben analizarse las condiciones del FODA Institucional en el siguiente orden: 1) Fortalezas; 2) Oportunidades; 3) Amenazas; y 4) Debilidades. Al detectar primero las amenazas que las debilidades, la organización tendrá que poner atención a las primeras y desarrollar las estrategias convenientes para contrarrestarlas, y con ello, ir disminuyendo el impacto de las debilidades. Al tener conciencia de las amenazas, la organización

aprovechará de una manera más integral tanto sus fortalezas como sus oportunidades.

Las Fortalezas y Debilidades incluyen entre otros, los puntos fuertes y débiles de la organización y de sus productos, dado que éstos determinarán qué tanto éxito tendremos poniendo en marcha nuestro plan. Algunas de las oportunidades y amenazas se desarrollarán con base en las fortalezas y debilidades de la organización y sus productos, pero la mayoría se derivarán del ambiente del mercado y de la competencia tanto presente como futura.

Diagrama de Ishikawa

El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal, se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha.

Causa

El problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidad de productos y servicios, fenómenos sociales, históricos, organización, etc. A este eje horizontal van llegando líneas oblicuas –como las espinas de un pez– que representan las causas valoradas como tales por las personas participantes en el análisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que representa una posible causa, recibe otras líneas perpendiculares que representan las causas secundarias. Cada grupo formado por una posible causa

primaria y las causas secundarias que se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza común. Este tipo de herramienta permite un análisis participativo mediante grupos de mejora o grupos de análisis, que mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones de creatividad, y otras, facilita un resultado óptimo en el entendimiento de las causas que originan un problema, con lo que puede ser posible la solución del mismo.