Introducción a MS Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel.

Fórmulas de Excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como "Marzo".

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Constantes y referencias de celda

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado.  En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

Referencias de celda en fórmulas

Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.

Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será actualizado.

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.

De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.

Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.

Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.

=A1*2

Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera automática.

La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.

Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno.

Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de su misma columna.

Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:

=$A$1*2

Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas.

Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos. Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.

Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.

Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula:

=B2*E2

Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias, inclusive la que hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón obtenemos el valor cero.

Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:

=B2*$E$2

En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de modificar las fórmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.

Precedencia de operadores aritméticos

Un operador es un símbolo que especifica el tipo de
cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula,
por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene
varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores

Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:

• Porcentaje [%]

• Exponenciación [^]

• Multiplicación [*] y división [/]

• Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula:

=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado:

=5+12-3

El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de paréntesis con operadores aritméticos

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:

=(5+3)*4-6/2

Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:

=8*4-6/2

Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:

=32-3

Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido.

Comparar valores en Excel

Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparación. A través de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando.

Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresión.

El operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador Igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera que podamos diferenciar el operador Igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo podemos quitar los paréntesis y la fórmula funcionará correctamente.

El operador Mayor que (>)

El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos  una comparaciónMayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

El operador Menor que (<)

El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión sea menor que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una comparaciónMenor que o igual a (<=). Observa los resultados:

El operador Diferente de (<>)

El último operador de comparación es el operador Diferente de (<>). Este operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes,  en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor FALSO como es el caso de la celda C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Ingresar una fórmula manualmente

La manera más simple de introducir una fórmula
en Excel es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda
o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar
las flechas para movernos entre el texto así como realizar cualquier
edición con el teclado.

Ingresar fórmulas con el ratón

Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y menos susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de una fórmula.

Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar fórmulas con las flechas del teclado

Este método es similar que el anterior, pero la diferencia
es que en lugar de utilizar el ratón para seleccionar las celdas utilizamos
las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la
que deseamos crear una referencia en nuestra fórmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una función

Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la fórmula podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace más sencillo introducir el nombre de la función.

En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir las referencias de las celdas dentro de la fórmula.

Insertar nombres de rango en fórmulas

En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:

La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de diálogoPegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá nada.

Editar fórmulas en Excel

Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:

• Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.

• Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.

• Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.

Fórmulas de Excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como "Marzo".

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Asignar nombres a celdas o rangos

Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar  un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogoNombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo

Insertar funciones

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero  del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogoArgumentos de Función.

Ingresar los argumentos de la función

Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel. Una ventaja del cuadro de diálogoArgumentos de función es que provee una descripción de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

Trucos para la Autosuma en Excel

En esta ocasión te daré dos consejos para aplicar la Autosuma fácil y rápidamente en tus hojas de Excel. El primero de los trucos es el siguiente. 

Obtener la suma de una columna

Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinación de teclas ALT + = y Excel seleccionará y sumará correctamente los valores numércios de la columna:

Sumar todas las columnas y filas

Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extraño de Excel. Tomaré la misma tabla de datos de ejemplo y comenzaré a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel realmente no sabrá qué hacer:

Observa cómo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en lugar de la fila. El segundo truco que te mostraré ayuda a resolver la confusión de Excel y a sumar rápidamente tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores numércios e incluir una fila y una columna adicionales donde se colocará los resultados:

Después de seleccionar las celdas oprime el botón de suma ó el atajo de teclado que acabamos de revisar ALT + = y Excel sumará automáticamente tanto columnas como filas y colocará los resultados en las celdas vacías:

Ambos métodos te ayudarán a realizar las sumas de tus datos adecuada y rápidamente. Aprende otros métodos abreviados de teclado en el artículo

10 atajos de teclado útiles

En esta ocasión compartiré contigo algunos atajos de teclado que encuento útiles al momento de trabajar con Excel:

• Abrir cuadro de diálogo Formato de celdas: CTRL + 1

• Reptir la última acción: F4

• Editar el comentario de una celda: MAYÚS + F2

• Autosumar las celdas seleccionadas: ALT + "="

• Insertar una nueva hoja: MAYÚS + F11

• Editar la celda actual: F2

• Ocultar fila actual: CTRL + 9

• Ocultar columna actual: CTRL + 0

• Mostrar las filas ocultas de un rango: CTRL + MAYÚS + 9

• Mostrar las columnas ocultas de un rango: CTRL + MAYÚS + 0

Funciones de tiempo en Excel

Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato de tipo Hora.

Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente información:

La función HORA en Excel

Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.

La función MINUTO en Excel

Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:

La función SEGUNDO en Excel

Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior

La función REDONDEAR en Excel

La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear
un número a una cantidad de decimales  especificados. La cantidad de
decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o cero.

Sintaxis de la función REDONDEAR

La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

• Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado.

• Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.

Ejemplos de la función REDONDEAR

En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR es mayor a cero entonces el número se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el contrario, si especificamos un número negativo, entonces la función REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.

Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

Debes recordar que la función REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del número 5, de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:

REDONDEAR(4.845,2) = 4.85REDONDEAR(4.844,2) = 4.84

Redondear en Excel

Las funciones REDONDEAR, REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS son
de gran utilidad al momento de redondear números en Excel. Estas funciones
pertenecen a la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

Función REDONDEAR en Excel

Utilizamos la función REDONDEAR para trabajar
con los decimales de cualquier número. A diferencia de cuando se aplica
un formato a la celda para desplegar más o menos decimales, la función
REDONDEAR efectivamente modifica el valor almacenado por Excel. La sintaxis
de la función redondear es la siguiente:

REDONDEAR(número, núm_decimales)

La función solamente requiere de dos argumentos, el
primero de ellos el número que deseamos redondear y en segundo lugar
la cantidad de decimales que necesitamos. Considera las siguientes ejemplos:

• =REDONDEAR(3.1416, 0). Regresará el valor 3, ya
  que estamos indicando cero como la cantidad de decimales que necesitamos.

• =REDONDEAR(3.1416, 3). Regresará el valor 3.142
  al haber especificado 3 decimales.

Función REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS

Estas funciones tienen los mismos argumentos que la función REDONDEAR y la diferencia es que REDONDEAR.MAS siempre redondea el número especificado hacia arriba y la función REDONDEAR.MENOS hace el redondeo hacia abajo. En la siguiente imagen puedes observar la diferencia que existe entre cada una de las tres funciones al aplicar el redondeo al valor de la contante matemática PI.

Cada función aplica un redondeo diferente aun cuando se ha solicitado la misma cantidad de decimales. Observa cómo el resultado de la función REDONDEAR a veces concuerda con el resultado de REDONDERAR.MAS y a veces concuerda con el resultado de REDONDEAR.MENOS.

La próxima vez que necesites redondear en Excel sabrás que existen tres funciones que pueden ayudarte a obtener el resultado deseado.

La función SUMAR.SI en Excel

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer
una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera
excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis de la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

• Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.

• Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.

• Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si el Criterio es un texto es porque seguramente
necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos
de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos.
Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

Ejemplos de la función SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

Ventas de un vendedor

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.